某专卖店采购管理制度.docx
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某专卖店采购管理制度
制度文件
专卖店采购管理
年月日起生效
文件号
编制
审核
批准
版次
1
日期
日期
日期
共页
第页
1目的及适用范围
1.1为规范和指导专卖店向总部的采购行为，特制定本制度文件；
1.2本文件适用于所有专卖店的采购活动；
1.3本文件由某总部业务部负责制定、解释、修改；
1.4本制度文件从年月日开始实行。
2专卖店采购管理制度
为保证专卖店采购作业的顺利进行，某总部定期将产品的价格、新增种类、产品销售价格等信息发布给各专卖店。
专卖店也可以通过某的网站，随时随地获取相关信息。
专卖店结合需求计划和某的供应信息进行采购时，需遵守的管理办法如下：
1、专卖店月度计划采购作业管理
2、专卖店补充采购作业管理
3、专卖店紧急采购作业管理
4、专卖店收货验货发现问题的处理办法
5、专卖店间库存调配方法
6、附录：
采购流程中的相关表格
专卖店月度计划采购作业管理
一、月度计划采购作业规定
1．月度计划采购是指专卖店每月向某总部预期订购商品的采购活动，是专卖店采购的主要形式；
2．专卖店每月订货一次，于每月十五前上报月度计划采购单，所采购的产品必须满足公司对种类覆盖面和最低采购量的规定。
期货采购的到货周期预计为六十天；
3．公司总部在订单上报的三天内确认订单，并回传各专卖店。
专卖店对确认单进行核实无误后，盖章，作为执行订单回传公司总部，并付订金（暂定：
订货额的30%）。
此后，执行订单经盖章不可更改；
4．公司汇总各专卖店的执行订单，向日方（厂家）订货。
在货到后，通知各专卖店汇款，总部收到汇款后发货。
二、月度采购计划的制定
专卖店月度采购计划的制定，必须建立在对市场需求和库存情况深入了解的基础上，科学有序的进行。
在采购计划制定之前，销售代表应同下级经销商充分交流，准确预测月度市场需求，并将市场预测通报给店面管理员；仓库保管员同时将库存情况通报店面管理员；店面管理员综合销售代表的预测、店面零售情况、库存情况和最低库存量来制定月度采购计划，上报专卖店经理批准后执行。
销售代表
店面管理员
需求预测
库存情况
零售情况
月度的计划采购订单
专卖店经理
最终月度订单
月度采购计划制定示意图：
仓库保管员
三、月度计划采购流程（见下页）
专卖店
某业务部
某财务部
某责任人
表单备注
当月15日前提交订单
确认
订单
交付
订金
确认？
收取
订金
汇总
订单
收到？
2
1
接受
货物
汇出
款项
买到？
退还订金
及利息
按单
分货
收到？
接收
汇款
损缺货
处理
损缺？
完成
处理
3
4
5
迟滞款
处理
集中
采购
是
否
是
否
是
否
无
有
是
否
会计人员
会计人员
销售人员
销售人员
会计人员
采购人员
出货人员
储运人员
损缺处理人员
会计人员
1、月度计划采购单
2、确认单
3、货到缴款通知单
4、出库单
5、发运通知单
否
专卖店补充采购作业管理
一、
购买
货物
补充采购作业规定
1．补充采购是指特许经销商因为弥补月度采购计划的误差，而需要对部分产品进行补充订货，采购到货周期一般为2-3周，是月度计划采购的必要补充；
2．补充采购是一种非计划的采购行为，某总部不能完全保证产品的供应，但是总部会积极组织商品货源；同时为提高专卖店的订货水平，要求专卖店每月的补充定货不超过4次；
3．总部在收到专卖店补充订货单后，通过补充库存和包括《专卖店间库存调配方法》等各种手段组织货源，并尽快将组织好的货物出库单通知专卖店；
4．专卖店在收到出库单后，应在24小时内付款，总部收到汇款后立即发货；
5．逾期不付款，总部按照专卖店取消本次补充订货处理。
二、补充采购流程（见下页）
专卖店
某销售部
某财务部
某责任人
表单备注
收到无货通知
有
无
4
3
完成
采购
损缺？
接受
货物
1
交付
采购款
上报补充订单
取消此次订货
总部组织
货物
否
是
有
无
损缺货
处理
按单
发货
2
调配成功？
专卖店间库存调配
有货？
总部确认
订单
否
是
接收
汇款
24小时内收到？
销售人员
采购人员
销售人员
会计人员
出货人员
销售人员
储运人员
1．补充订货单
2.出库单
3.无货通知单
4.发运通知单
专卖店紧急采购作业管理
一、紧急采购作业规定
1．紧急采购作业指专卖店在个别或少数产品紧缺，或有不常用件的紧急需求的情况下，需要立即补货的活动，一般在一周之内完成的采购作业；
2．紧急采购是某提供给加盟专卖店的一种服务，但是它一种非正常的行为，有可能是专卖店不重视月度计划采购，甚至是逃避经营风险，所以公司总部规定：
专卖店每月紧急采购不得超过2次，每次的采购量不得高于上月同类产品销售额的10%；
3．某总部在收到专卖店紧急采购申请后，首先会核对专卖店的紧急采购资格，对符合规定的申请，总部将通过调用紧急库存和包括专卖店间库存调配等方法，尽速组织货源，维护专卖店的利益；
4．专卖店在收到总部的出库单后，应在24小时内按照紧急采购价付款，总部收款后立即发货。
5．紧急采购流程同补充采购流程
需求方专卖店
某业务部
供给方专卖店
某责任人
表单备注
紧急订单
总部确认
订单
协调库存调配
有货？
申请调配？
2
1
汇出货款
收到无货通知
成功？
接收
汇款
发货
接受货物
3
4
有
无
是
否
无
有
是
否
一般采购作业流程
收到无货通知
通知需求方专卖店汇款
缺损？
完成调配
缺损货处理
4
订单处理人员
订单处理人员
订单处理人员
损缺货处理人员
1.补充采购单、紧急采购单
2.无货通知单
3.库存调配出库单
4.发运通知单
专卖店收、验货及发现问题的处理办法
一、收验货规定
1．专卖店和总部双方都应严格按照此规定进行收货、验货，以便顺利处理收验货过程中肯能发现的问题；
2．总部发货：
总部出货人员按照出库单清点货物，在出库单上签字存档后，将出库单附于货物内；
3．与承运商办理货物托运手续：
承运商负责填写货运单，详细列明托运的货物种类、数量、包装；
4．总部以发运通知单通知专卖店接货；
5．专卖店接货：
专卖店收到货物，在确认货运外包装无破损后，排除承运商责任后，按照出库单和承运商的货运单，核对实物；
6．发现实物与清单不符，以及货物质量问题，专卖店应立即把发运通知单回传总部。
二、处理原则
双方配合、实事求是、分清责任、公正处理
专卖店间库存调配方法
一、专卖店间库存调配规定
1．专卖店间库存调配，是为满足部分专卖店补充采购和紧急采购的一种手段，是某特许经营系统为加盟专卖店提供的降低经营风险、提高经营效率的一种服务；
2．需求方专卖店在补充采购单、紧急采购单中申请在总部无货的情况下，由总部安排库存调配，专卖店间不得自行进行库存调配；
3．总部在了解其它专卖店库存的情况下，考虑运输成本、方便性等因素，联系供给方专卖店，根据供给方自愿的原则进行调配；
4．需求方收到总部调配确认后，采用建议调配价（供方进价*1.05--1.1）从供方采购商品，并负担商品的运费。
附录：
《专卖店月度计划采购订单》
《专卖店月度计划采购确认单》
《专卖店补充采购单》
《专卖店紧急采购单》
《出库单》
《发运通知单》
《专卖店间库存调配出库单》
某汽配贸易有限公司
订单—专卖店月度计划采购
购货单位：
单位编号：
订货单号：
订单页数：
序号
产品号
产品名称
单位
单价
数量
金额
备注
合计金额：
运输方式：
制单人：
日期：
某汽配贸易有限公司
确认单—专卖店月度计划采购
购货单位：
单位编号：
订货单号：
订单页数：
序号
产品号
产品名称
单位
单价
数量
金额
备注
合计金额：
应缴纳订金金额：
预计到货日期：
运输方式：
专卖店业务员签字：
专卖店负责人签字：
盖章：
某汽配贸易有限公司
专卖店补充采购单
购货单位：
单位编号：
订货单号：
订单页数：
序号
产品号
产品名称
单位
单价
数量
金额
备注
合计金额：
*若总部无货，是否考虑专卖店间库存调配：
是否（调配价=原价*1.05）
运输方式：
专卖店业务员签字：
专卖店负责人签字：
盖章：
某汽配贸易有限公司
专卖店紧急采购单
购货单位：
单位编号：
订货单号：
订单页数：
序号
产品号
产品名称
单位
单价
数量
金额
备注
合计金额：
*若总部无货，是否考虑专卖店间库存调配：
是否（调配价=原
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