合同档案管理办法Word文档格式.doc
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本制度所指的合同档案是公司在业务经营中形成的各种协议、合同文本(不包含劳动合同)。
3.合同档案管理原则
3.1合同档案由公司人事行政部集中统一管理,以确保档案的完整、完全和有效利用。
3.2人事行政部应指定专人负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同文档,并负责监督指导各部门的合同管理工作。
3.3需以公司名义订立各种履约性质的协议、文件的部门,为合同承办部门,承办部门应根据合同项目需要指定承办人,试用期内员工非经总经理允许不得作承办人。
4.合同文档的管理办法
4.1合同文档以部门名称结合签署日期年月份进行分类编号。
4.2合同编号规则:
承办部门名称首字母(名称缩写,选三个字母)
-合同签署年、月份(六位)-顺序号(三位)。
示例:
CWB-201402-001(财务部2014年2月份第1号合同)
4.3合同管理实行承办部门与相关部门审查会签相结合的制度,承办部门对合同订立、履行全过程负全部责任。
承办部门主管为第一责任人,承办人为直接责任人。
审查会签部门对应当提出相关意见而未提出的,应当承担相应的责任。
4.4公司内各职能部门一律不得以个人名义对外发出要约,作出承诺,签订合同或具有履约性质的书面文件。
4.5合同承办部门和人事行政部应分别建立合同台账,实行履行跟踪报告责任制,合同履行及原始资料必须由人事行政部保管,承办部门只留存影印件。
4.6保存的合同文档每年清理核对一次,如有遗失、损毁,要查明原因,及时处理,并追究相关人员责任。
4.7人事行政部要加强对合同档案的统计工作,要以原始记录为依据,编制合同统计清单,以有效开展合同文档的查询、利用工作。
4.8各部门员工可在人事行政部查阅合同文档,确因工作需要须借出查阅,须进行登记,方可在人事行政部办理相关借阅手续,以影印件借出。
合同原件无特殊情况不得外借。
4.9借阅人不得涂改、伪造、撕毁合同档案材料,违者视情节予以处罚。
5.合同文档的移交
5.1各部门在正式签署合同后,须在一周内将合同正本原件移交人事行政部存档。
5.2移交的合同文档必须注明合同编号并保证齐全、完整,必须层次分明,符合其形成规律。
倘若合同发生变更,则合同编号不予改变。
5.3合同文档移交时,必须编制合同移交清单并当面清点。
以双方签字认可后方可完成交接手续。
合同管理台账
序号
合同编号
合同名称
合同当事人名称
签订人
签订日期
单价
总价
合同份数
存档人
合同档案移交清单
移交日期
移交人
附件资料
页数
接收人
备注