赛诺克文件管理制度.docx

赛诺克文件管理制度.docx

《赛诺克文件管理制度.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《赛诺克文件管理制度.docx（14页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。

赛诺克文件管理制度

浙江赛诺克机械科技有限公司

文件编号：

SNK2-ZH001-2012

版次：

A/0

题目：

文件管理制度

范围：

ALL

文件改动记录：

版次

生效日期

备注

A/0

新规制成

受控印章

核准

姓名

签署

日期

编制

张广

审核

张广

批准

王宏波

浙江赛诺克机械科技有限公司

文件编号：

SNK2-ZH001-2012

版次：

A/0

9页之1

题目：

文件管理制度

范围：

ALL

1.目的

通过对公司内部文件控制流程进行管理，使文件管理控制工作更加系统、科学、规范、高效，以保证各部门及职员及时、正确地使用有效文件，提高工作效率。

2.适用范围

本制度中的“文件”包括公司日常运营过程中产生或所需的文件资料、公司业务往来公文以及公司对内发布的所有流程、制度、作业标准与规范、作业指导书、表单以及工程设计方案、形象广告VI等文件及其电子版。

根据公司各类文件的性质进行纵向层级划分，可分为下列五级文件。

具体如下表所示：

文件等级

文件内容

一级文件

公司章程、员工手册、质量手册等体系文件、公司营运资质证照、形象广告VI设计方案等

二级文件

公司核心的业务流程、管理流程、管理制度等

三级文件

各部门、车间内部相关管理文件

四级文件

各类记录、表单

3.管理职责划分。

3.1各级主管、副总主要负责所辖职责范围内的文件进行审核、批准工作，其中，总经理负责最终定稿一级文件的批准，还承担着对公司各类体系文件进行定期评审的职责。

3.2总经办主要负责公司一级文件的组织编制、审核，以及二级文件的会审组织工作。

3.3行政部负责本制度的编制、解释与修订工作，并由其文控档案员负责公司营运、资质类文件资料的保管；并由其负责公司各类体系文件的统一编号、收发、存档、作废等管理事宜。

3.4各职能部门负责对各归口职能和分管业务线的有关文件的编制和副本保管工作。

3.5行政部负责定期对档案文控室以及各级职能部门的文件保存、管理方式进行检查。

4.公司内部文件的编码主要由以下五个部分组成。

4.1第一部分：

公司代号，代码为×××。

4.2第二部分：

层级分类代码，代码分别为1、2、3、4。

4.3第三部分：

大类代码，代码分别为ZH（综合管理类）、SC（生产制造类）、XS（市场营销类）、YF（研发类）等。

4.5第四部分：

文件流水号，代码为001～999。

4.6第五部分：

年份号，20××

4.7公司内部各级文件编码示例如下（以行政部文件为例），注：

技术部的工程图纸受控时以图纸的图号为受控号。

4.7.1一级文件：

SNK1-001-2012。

4.7.2二级文件：

SNK2-ZH-001-2012。

4.7.3三级文件：

SNK3-ZH-001-2012。

4.7.4四级文件：

SNK4-ZH-001-2012。

4.7.5表单文件编号于表单的右下角，不需要年份号。

如该份文件配置多个表单的，在流水号后—1/2/3序列号。

浙江赛诺克机械科技有限公司

文件编号：

SNK2-ZH001-2012

版次：

A/0

9页之2

题目：

文件管理制度

范围：

ALL

5.公司各级文件编制、审核、审批规定

5.1公司一级文件，由公司总经理办公室组织相关人员进行编制。

一级文件编制完成后，需经副总经理审核后，交由总经理审批。

5.2公司二级文件，由各业务归口部门协同流程作业部门共同编写。

二级文件编制完成后，由副总经理组织相关部门及人员进行会审。

经会审后，二级文件需交总经理审批。

5.3公司三级文件，若其覆盖范围超过2个（含2个）职能部门，其编制工作由各归口管理职能部门组织，并交主管副总审核后，交总经理审批。

具体分工如下。

5.3.1目标类、计划类三级文件由总经办负责组织编制，交副总经理审核。

5.3.2人事、行政、总务类三级文件由行政部负责组织编制，交副总经理审核。

5.3.3财务类三级文件由财务部负责组织编制，交分管的财务经理审核。

5.3.4生产制造类三级文件由制造部组织编制，交副总经理审核。

5.3.5市场营销类三级文件由销售部及相关部门组织编制，交营销副总审核。

5.3.6供应类三级文件由物控部及相关部门组织编制，交副总经理审核。

5.3.7公司三、四级文件的编制、审核、审批规定如下表所示：

文件类别

覆盖范围

编制主管部门

审批人员

部门发文

分管业务线的专业性文件，如设备部的《设备操作保养卡》以及技术部的《工艺作业指导书》、生产部的各工序《生产作业指导书》等

归口职能部门

副总经理

各类机械、技术图纸、形象广告VI设计

归口职能部门

总经理

部门、车间内部文件

仅限于本部门、本车间，此类文件的内容应保证与公司各项流程和制度不相冲突

各部门、各车间

内部安排

副总经理

各类记录

参与质量体系文件中的《记录控制程序》

5.3.8除部门、车间内部文件外，其它公司内部文件在内容审核后，必须交行政部或档案文控室进行有关文档格式、文件内容重复性与冲突性的二次审核。

二次审核合格后，各文件编制部门方可送交相关批准人批准方可在内部流转使用。

6.文件发放、保存管理规定

6.1所有公司内部发布的管理制度文件均需由行政部制定分发号，加盖“受控”状态标识才能发放、生效。

每份文件不同的复印件必须注明不同的分发号，以便追溯。

6.2体系文件需由体系档案文控室负责发放管理工作，其它内部文件的发放由行政部负责实施。

浙江赛诺克机械科技有限公司

文件编号：

SNK2-ZH001-2012

版次：

A/0

9页之3

题目：

文件管理制度

范围：

ALL

6.3根据文件发放批量划分，文件发放主要两种情况：

大批发放与零星发放。

6.3.1大批发放时，应建立《公司内部文件配置、发放与回收登记表》，并报各文件归口职能部门的副总审批。

6.3.2零星发放时，应建立《公司内部文件发放与回收登记表》。

6.4文件领用人应在《公司内部文件配置、发放与回收登记表》或《公司内部文件发放与回收登记表》上签名后，方可领取注有分发号和“受控”状态标识的文件。

6.5领用部门领到文件后，应及时建立《收文登记表》。

6.6文件发放完毕后，行政部专员或文控档案室文控员应及时对文件进行分类、归档保存，并更新《公司内部文件清单》。

具体保存要求如下：

6.6.1各级职能部门编制定稿的文件，必须原稿报送行政部或档案文控室进行保存，副本由编制部门保管。

6.6.2行政部或档案文控室按文件级别、职能部门进行分类保存。

6.6.3各职能部门编制的各级定稿文件底稿，一律存放于是用电脑的F盘，并分类命名建立文件夹保存更改后的文件，更改前的文件，及时删除。

如需查询报废前文件，需到档案文控室查询。

6.6.4机械图纸、技术图纸的设计方案定型底稿，需刻录光盘并明确标注。

7.公司内部文件使用与借阅规定

7.1文件使用部门应及时向相关人员进行文件内容宣贯、培训，将文件放置在适当的位置（场所），确保相关人员能够及时、正确地使用文件。

7.2当出现以下情况时，使用部门可填写《文件领用、借阅申请表》，申请更换或增发。

7.2.1文件破损严重影响使用时。

7.2.2根据使用需要须新增、改版时。

7.2.2文件丢失需重新领用时。

7.2.2《文件领用、借阅申请表》需经行政部或总经办审批后方可实施更换或增发。

更改或重新领用时，使用原文件分发号；增发时，应按原分发号顺序新增一个分发号。

7.3公司内部文件借阅规定如下。

7.3.1当其他公司或个人需借阅文件时，应填写《文件领用、借阅申请表》，经行政部或文控档案室管理员批准后，行政专员或文控员方可办理借阅手续，并负责催讨。

7.3.2借阅时最长时间不得超过半个月。

7.3.3公司内部各部门、各车间需借阅文件时，应经行政部或文控档案室管理员审批和登记后，方可办理借阅手续。

借阅时，行政专员或文控员要负责明确借阅期限与催讨工作。

8.公司内部文件更改、回收、作废与评审规定

8.1公司内部文件在使用时若遇到下列情形之一的，应进行修改。

浙江赛诺克机械科技有限公司

文件编号：

SNK2-ZH001-2012

版次：

A/0

9页之4

题目：

文件管理制度

范围：

ALL

8.1.1公司现行文件与有关国际标准、国家标准、地方标准和法规及行业标准相冲突时。

8.1.2文件内容与客户的需要相矛盾或不能满足客户的要求时。

8.1.3文件的内容不正确、不适合或操作性不强时。

8.1.4有更合适、更先进的或更具可操作性的产品标准、操作方法、管理手段时。

8.2文件修改程序规定如下。

8.2.1公司一级文件修改或其它各级文件大批修改时，公司应专门成立文件修改小组进行运作，修改完后的审核、批准、发放使用以及旧文件回收均按本制度的相关条款执行。

8.2.2文件需要更改时，由文件编制部门填写《文件变更审批表》并附具体修改内容，交文件原审核人审核、原批准人批准后方可进行文件更改。

8.2.3文件更改由行政部行政专员或文控员按《文件变更审批表》上报总经办或权责部门组织实施。

更改可采取划（改）或换页等方式，同时要做好修改状态标识的更改，在修改处加注“更改”字样，更改应覆盖该文件发放的所有场所。

如采取换页的形式，应将原未更改的页面回收。

8.3文件回收与作废规定如下。

8.3.1当文件改版或修改时，会产生大量的作废和失效文件。

行政专员或文控员应做好作废文件的回收、登记和标识区分工作。

8.3.2作废文件应进行定期处理。

行政专员或文控员应填写《作废文件审批表》交部门主管批准后方可处理，将作废文件保留一份，并另加盖“报废文件”标识，归档保存一年备查，重要性技术文件、财务文件保存至少一年以上，其他的进行销毁。

8.4文件评审规定如下。

8.4.1总经办应定期组织行政部等相关部门的相关人员做好文件评审工作。

8.4.2文件评审的时间可与体系文件的管理评审相结合，评审内容包括现有文件的充分性、适宜性和有效性，确定文件修改清单和文件新增清单，以持续改进文件的可操作性和科学性。

9.附则

9.1本制度由行政部编制，解释权归行政部所有。

9.2本制度经副总审核、总经理审批后，自发布之日起开始执行。

10.附录

10.1文件管制流程10.6文件配置、发放与回收登记表（文件分发卡）

10.2标准文件格式一览表10.7文件借阅申请表

10.3标准文件封面10.8文件控制印章

10.4标准文件内页

10.5工程（文件）改动变更申请

浙江赛诺克机械科技有限公司

文件编号：

SNK2-ZH001-2012

版次：

A/0

9页之5

题目：

文件管理制度

范围：

ALL

10.1文件控制流程

文件制订者

审核者

行政/档案文控室

收文部门

备注

浙江赛诺克机械科技有限公司

文件编号：

SNK2-ZH001-2012

版次：

A/0

9页之6

题目：

文件管理制度

范围：

ALL

10.2标准文件格式一览表

标准文件名称

标准文件编号

用途

标准文件封面

/

所有受控文件（包括客户文件和客户图纸）需附有标准文件封面，而工程改动通知、偏离通知及工程图纸不包括在内，标准文件封面不计算在总页数内。

标准文件内页

/

所有受控文件内文需使用标准文件内页，BOM、客户文件、相关附录数据可选择不使用标准文件内页。

工程（文件）变更改动通知表格

/

在工程项目设变和受控文件作废时发出，若其它文件有大规模改动，也可选择使用发出说明。

文件分发卡

/

所有受控文件发出前，文件制订者必须准备文件分发卡交予行政部或档案文控室。

工程图纸标准表格

不适用

内部工程图纸表格

10.3标准文件封面

浙江赛诺克机械科技有限公司

文件编号：

版次：

题目：

范围：

文件改动记录：

版次

生效日期

备注

受控印章

核准

姓名

签署

日期

编制

审核

批准

浙江赛诺克机械科技有限公司

文件编号：

SNK2-ZH001-2012

版次：

A/0

9页之7

题目：

文件管理制度

范围：

ALL

10.4标准文件内页

浙江赛诺克机械科技有限公司

文件编号

版次：

页之

题目：

范围：

10.5工程（文件）变更通知表

浙江赛诺克机械科技有限公司

文件编号：

页之

题目：

范围：

工程（文件）变更通知

文件编号

文件名称

版次（由至）

更改原因：

受影响文件

参考文件□yes□no

文件编号

版次

文件编号

版次

附加后页

由

至

□yes□no

□yes□no

□yes□no

□yes□no

评核

行政部或档案文控室

核准

姓名

签署

日期

发出者

审核

批准

浙江赛诺克机械科技有限公司

文件编号：

SNK2-ZH001-2012

版次：

A/0

9页之8

题目：

文件管理制度

范围：

ALL

10.6文件分发卡

文件分发卡

文件编号：

文件版次：

文件题目：

适用范围：

分发部门

文件分发

文件回收

备注

分发号

数量

签收人

分发号

数量

收回签认

交回签认

准备者：

文件原作者：

浙江赛诺克机械科技有限公司

文件编号：

SNK2-ZH001-2012

版次：

A/0

9页之9

题目：

文件管理制度

范围：

ALL

10.7文件借阅申请表

浙江赛诺克机械科技有限公司

文件借阅申请表

借阅部门

借阅人

借阅文件名称

借阅文件编号

借阅文件

□原件□复印件

借阅时间

借阅期限

归还时间

借阅事由

借阅部门审批意见

行政部

或档案文控室审批

总经办审批

10.8受控印章