XXXX公司档案资料管理规定(试行)Word格式文档下载.doc

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5.公司历史沿革、大事记及印信启用文件；

6.下级单位报送年度工作计划的总结、重要工作请示、报告及批复；

7.人事管理；

8.秘书工作、档案工作和行政工作等工作中形成的重要文件及材料；

9.公司房产租赁合同、买卖合同及其他行政工作中形成各类合同、各类资质原件；

10.公司各类大型会议、专题会议等所拍摄的图片、声像等资料；

11.以公司名义对外签定的各类函件等；

12.各类接待的有关文字、图片、声像等材料；

13.其它有关重要的文件资料；

15～50年

（含永久）

14.物资采购；

15.考勤资料；

16.一般性函件。

5年

党

、

团

工

会

文

化

中

心

务

1.上级党委对公司党委工作的指示、决定、通知和重要电话记录；

2.党委工作年度计划、总结，党委会议文件材料；

3.本级党代表大会、代表会议文件；

4.党员奖惩、处分、表彰，以及撤销决定和转移组织关系介绍信存根；

5.公司领导深入基层调查研究形成的重在文件材料、简报、照片、录音、录相等；

6.各级党组织成立、撤销及成员增减请示、报告及批复等；

7.推荐入党团员的有关规定及推荐材料；

8.其它有关重要的文件材料。

1.工会年度工作计划与总结；

2.本级职工代表大会的文件材料；

3.各级工会建立、成员组成、增减的请示、报告及批复；

4.关于工会工作的请示、报告及批复；

5.关于工会财务经费开支及管理等有关规定、标准；

6.对职工奖励、先进个人、先进集体等的评选规定及办法；

7.上级关于工会工作的指示、决定、通知、规定；

8.有关劳动保护、职工福利方面的相关规章制度；

9.女工、计划生育工作重要文件及需存档的资料；

10.其它有保存价值的文件材料。

共

青

1.共青团年度工作计划与总结；

2.青年文明号及共青团其他活动的记录；

3.对团员奖惩、处分以及撤销的决定、通知、通报；

4.其他有关重要的文件材料。

1.公司组织、参加的各类大型文化活动的有关文字、图片、声像资料等；

2.公司参选社会各类活动所获奖牌、奖杯、奖状、荣誉证书等及其他有关文字资料等；

3.其他有关重要的文件材料。

企业

管理部

1.成立分支机构的申请及各种报批文件和附件；

2.公司企业管理及日常工作中形成的各类重要文件材料；

3.对外签订的各类物业管理合同、协议及其有关的经公司盖章或领导签字的材料等；

4.其他相关的重要文件材料；

5.以公司名义对外签定的各类合同；

6.各类招投标资料（含工程）及相关的重要文件；

7.各类供应商资料；

8.部门文件；

9.部门会议记录等。

品质部

1.重大投诉记录、处理情况；

2.日常工作中形成的各类重要的文件材料等；

3.ISO9000质量评审工作中形成的各类文件；

4.每季度绩效考核结果；

5.品质检查工作中形成的有关文字、图表、图片等材料；

5～10年

安全生产

办公室

1.重大事件资料；

2.重要文件；

3.安全检查工作中形成的有关文字、图表、图片等材料；

4.安全生产管理的记录、处理情况；

发展部

1.各类招投标资料；

2.公司参加物业管理项目的投标书；

3.其他相关的重要文件材料；

3.前期介入项目管理资料。

备注

下属单位的按规定由本部批准的合同，复印件交由本部备案。

永久

㈡、管理处

项目

行政资料

1.上报公司及以管理处名义上报的各类请示、报告及各类函件等；

2.区级以上政府部门颁发的表彰证书、牌匾等奖品（街道办及以下颁发的自行保管）；

3.物业规章制度、通知、通报等文件；

3.与外单位签订的各类合同、协议；

4.物业接待、参观记录等。

规划资料

1.项目批准文件

2.用地批准文件

3.投资许可证、建筑许可证、开工许可证

4.拆迁安置资料

5.房地产平面图

程

技

术

1.竣工图、总平面图，建筑、结构、设备及附属工程及隐蔽工程的全套图纸

2.地质勘查报告、工程建设投标文件

3.工程合同及竣工报告、竣工验收证明书

4.工程预决算

5.图纸会审记录

6.工程设计变更通知及技术核定单（包括质量事故处理记录）

7.隐蔽工程验收签证

8.沉降观察记录

9.钢材、水泥等主要材料的质量保证书

10.新材料、构配件的鉴定合格证书

11.水电气、空调、卫生器具、电梯等设备的检验合格证书

12.砂浆、混凝土试块试压报告

13.供水、供气、空调的试压报告

14.园林绿化图纸和清样

15.设备清单、设备供货合同，设备安装调试记录，使用注意事项、说明，质保书和保修单

16.工程监理报告

日常管理资料

1.物业资料（含物业基本资料、物业清册等）；

2.业主资料；

3.装修资料；

4.员工管理资料；

5.维修资料；

6.设备管理资料；

7.社区文化活动资料；

8.消防管理资料；

9.治安交通管理资料；

10.绿化养护资料；

11.清洁、保洁资料；

12.服务质量反馈资料；

13.日常巡查资料；

14.一般性投诉资料。

㈢、专业公司

1.上报公司及以分公司名义上报的各类请示、报告及各类函件等；

3.行业、部门规章制度、通知、通报等文件；

工程技术

资料

1.设备台账；

2.设备供货合同，设备安装调试记录，使用注意事项、说明，质保书和保修单；

3.各类记录表单（抄表记录、维保记录等）。

第六条不必立卷归档的文件

（1）已归档的重复文件；

（2）无查考利用价值的临时事务性文件；

（3）上级普发的不涉及单位业务的文件材料；

（4）平行单位来文中不需要办理答复的文件材料；

（5）未经领导审批或会议讨论通过的未定稿材料、未生效文件；

（6）参考性的资料；

（7）下级单位送来的不必备案的文件材料。

第七条档案编号规则

档案编号依据档案各级分类办法，以简洁易懂的字母和数字作为代码，使每份立卷档案都有一个专属代码。

一级类目是公司档案分类的最高层位。

其标识方法采用类目名称主词的汉语拼音的第一个大写字母（如：

“XZ”即“XingZheng”（行政类）的简称）。

二级类目是一级类目的细分，其标识采用“双位制”。

各大类的综合类为“11”，其余的二级类目依次为12、13……99，但10、20等带“0”的数字不用。

三级类目的设置原则、标识方法与符号和二级类目相同。

各单位可根据情况自行决定，但所列类目必须事先设置并列表入档。

主分类表只设置到二级类目：

㈠、类目

1、机关职能部门

一级类目

二级类目

代码

内容

DQ

党群类

11

党务综合

12

组织宣传

13

纪检监察

14

工会工作

15

团组织工作

16

妇女工作

XZ

行政类

行政综合

会议工作

人事管理

物资采购

股东会、董事会

法律事务

17

合同、协议

18

标书、方案

19

规章制度

21

品质考核

22

业务分包

23

其他

SX

声像类

照片底片

录音带

录像带

软盘光碟

SW

实物类

证照

赠品

奖品

证书

手迹

ZC

资产类

固定资产

经营资源

2、管理处。

除依据机关职能部门类目外，还应有如下类目：

GH

规划综合

项目批文

用地批文

各类许可证

GC

工程综合

各类图纸

合格证明

质量保证书

合格证书

设备资料

监理报告

WY

物业资料

基本资料

分区资料

商业网点

娱乐设施

YH

业主资料

租赁合同

ZX

装修资料

装修方案

装修施工图

安全责任书

巡查记录

验收记录

WX

维修资料

计划方案

维修申报表

派工单

回访记录

QJ

保洁资料

检查记录

LH

绿化资料

养护记录

XF

消防资料

巡视记查

动火申请表

运行记录

ZA

治安交通资料

交接班记录

查岗记录

车辆管理

巡逻签到

来访登