Word使用技巧归纳.docx
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Word使用技巧归纳
一、使用格式刷重复复制格式1
二、选定文字的技巧1
1.用鼠标快速选定。
1
2.使用选定栏。
1
3.选定一列文字。
1
4.使用快捷键f8。
1
5.SHIFT。
1
三、给跨页的表格自动添加表头1
1.选定第一页的表头（表头有多行时要选定多行）；2
2.在Word2000的“表格”选单上，单击“标题行重复”。
2
四、编辑时的快速定位2
五、快速输入大写中文数字2
六、将姓名按姓氏笔划排序2
七、在Word中插入当前的日期和时间2
八、锁定插入的日期和时间2
九、利用拖放的方式复制网页3
十、巧用“选择性粘贴”中的“无格式文本”3
十一、去除自动添加的超级链接3
1.即时方法。
3
2.长期方法。
3
3.取消其它位置的超级链接。
3
十二、特殊符号的输入4
1、软键盘法。
4
2、自动更正法。
4
3、用“插入→符号”命令。
4
十三、如何将Word文档转换成为幻灯片4
十四、换页时不再频繁敲回车键4
十五、巧用Alt键调整表格5
十六、超级链接的直接插入5
十七、更改超级链接文字的外观5
十八、特殊图形与文字的处理5
十九、快速清除Word页眉横线的两则方法7
1. 更改样式快速清除横线8
2、通过边框和底纹方法清除横线8
3. 将“边框”菜单下的“自定义”设为“无”即可。
9
二十、九条操作小技巧9
1、文章快速定位9
2、随时查看字数9
3、更新语法字库10
4、快速选择文字10
5、恢复错误操作10
6、回收系统资源10
7、自动插入页码10
8、即时英汉互译11
9、快速全部替换11
二十一、Word长文档目录及正文页码设置11
二十二、Word快捷键14
Word使用技巧
一、使用格式刷重复复制格式
只要双击“格式刷”按钮，用户可以将选定格式复制到多个位置。
再次单击格式刷或按下“Esc”键即可关闭格式刷。
二、选定文字的技巧
1.用鼠标快速选定。
双击鼠标左键，在Word2000中可选定一个默认的词；三击鼠标左键，选定一段正文。
2.使用选定栏。
选定栏是文档窗口左边界和页面上文本区左边界之间不可见的一栏，当鼠标指针移到选定栏上时，指针形状会自动变成一个指向右上方的箭头，这时单击鼠标左键可以选定指针所指行的整行文字，双击鼠标左键可以选定指针所指段的整段文字，三击鼠标左键可以将正在编辑的文档全部文字选定。
3.选定一列文字。
将光标置于欲选定列的任意一角，按住alt键后，拖动鼠标指针至该列的对角处，可选定一列文字。
4.使用快捷键f8。
按f8第一次，打开“扩展”模式；按第二次，选中当前词；按第三次，选中整个句子；按第四次，选中当前段落；按第五次，选中整个文档。
5.SHIFT。
三、给跨页的表格自动添加表头
如果你在Word中制作的表格有多页，往往需要从第二页开始的每一页都有与第一页相
同的表头，这时，可按以下步骤进行操作：
1.选定第一页的表头（表头有多行时要选定多行）；
2.在Word2000的“表格”选单上，单击“标题行重复”。
四、编辑时的快速定位
按下shift＋f5组合键可以将插入点返回到上次编辑的文档位置。
Word能够记忆你前三次的编辑位置，第四次按shift＋f5组合键插入点会回到当前的编辑位置。
如果是在打开文档之后按shift＋f5，可以将插入点移动到上次退出Word时最近一次的编辑位置。
五、快速输入大写中文数字
在一些特殊领域，例如银行等金融部门，经常需要输入中文的数字，这里介绍一种快速输入中文数字的方法：
执行“插入”菜单上的“数字”命令，在弹出的“数字”对话框中输入需要的数字，如输入1231291，然后在“数字类型”里面选择中文数字版式“壹、贰、…..”，单击“确定”。
六、将姓名按姓氏笔划排序
首先将需要排序的姓名写出来，每个姓名要占一行，即输入结束后需按“回车”换行，选中所有需要排序的姓名，执行“表格“菜单上的“排序”命令。
然后在“排序文字”对话框里，“排序依据”项选择“段落数”，“类型”项里根据各自的要求，可以选择“笔划”、“数字”、“日期”、“拼音”四种排序方式，在其后的二选一框里选择“递增”或者“递减”方式，单击“确定”。
七、在Word中插入当前的日期和时间
用户可以随时使用快捷键在Word文档中插入当前的日期或时间。
方法很简单，只需要将光标置于需要插入日期或时间的位置，按下Alt+Shift+D组合键即可插入日期，而按下Alt+Shift+T可插入当前时间。
也可以执行“插入”菜单上的“日期和时间”来完成同样的工作。
八、锁定插入的日期和时间
在上面的例子中，我们介绍了如何插入“日期和时间”，如果在插入日期和时间的时候在“日期和时间”对话框中选择了“自动更新”的话，则每次打开该文档时日期和时间都会变成当前的日期和时间。
如果用户并不需要日期和时间的自动更新，可以单击时间和日期处，按下Ctrl+F11组合键，这样就可以锁定时间和日期了。
还有一种一劳永逸的方法，就是按下Ctrl+Shift+F9组合键使时间和日期变为正常的文本，自然就不会自动更新了。
九、利用拖放的方式复制网页
选中网页上的内容，按住鼠标左键不放，拖到Word窗口，然后释放鼠标左键，网页的内容就被完整复制了。
十、巧用“选择性粘贴”中的“无格式文本”
用户在制作文档时经常会用到复制和粘贴的方法，但是直接粘贴的文本有时会出现不希望的格式，如从复制的网页文字粘贴到文档后，四周留下了表格边框；从其它文档粘贴过来的文字延续了源文件中的格式。
通过“选择性粘贴”我们可以让这些文字按照设置好的格式出现。
将需要的文字复制到剪贴板后，执行“编辑”菜单上的“选择性粘贴”命令，在弹出的对话框中选择“无格式文本”。
单击“确定”按钮后，粘贴的文字就是无格式的，也就是说它会按照粘贴光标位置的格式出现。
十一、去除自动添加的超级链接
Word有很多自动功能，这无疑给用户的操作增添了无数的便捷，但有时也会感到有些不方便，比如仅仅是输入了一个网址或E-mail地址后，Word会自动将其转换为一个超级链接，对于不需要这一链接的用户来说如何去除自动添加呢？
有三种方法：
1.即时方法
在Word将网址或E-mail自动转换为超级链接域后，按下Ctrl+Z组合键，即可取消该自动转换。
2.长期方法
执行“工具”菜单上的“自动更正选项”命令，在弹出的对话框中选择“键入时自动套用格式”选项卡中，去除“Internet及网络路径替换为超级链接”复选框的选择。
需要提醒用户注意的是，使用此方法后，当用户再输入网址或E-mail地址时，Word就不会自动将其转换为超级链接了。
3.取消其它位置的超级链接。
如果想把文档中某个已经存在的超级链接域转换为正常文本，只需在按住Ctrl键的同时单击该超级链接，然后按下Ctrl+Shift+F9组合键即可。
十二、特殊符号的输入
在WORD2000/XP中可以有多种方法输入一些特殊符号，我们以“※”为例，看看如何输入特殊符号：
1、软键盘法
右击中文输入法的“软键盘”（一般输入法均带有“软键盘”），选“特殊符号”选项，直接点击符号“※”所在的字母键即可；
2、自动更正法
用“工具→自动更正”命令，打开“自动更正”对话框，在“替换”框中输入“mh”，在“替换为”框中输入“※”，先后按“添加”和“确定”按钮。
以后你在文档中输入“mh”及后面的文字时，系统会自动将其更正为“※”，如果你确实需要输入字母“mh”（不会这么巧吧！
），你可以先输入“mha”及后面的文字，再将“a”删除即可；
3、用“插入→符号”命令
打开“符号”对话框，在“广义标点”子集中会找到“※”，双击它即可输入。
十三、如何将Word文档转换成为幻灯片
我们经常需要制作内容相同的Word文档和PowerPoint文档，同时又不想重新进行输入和制作，这个时候就需要用到Word的文档转换功能。
例如需要将Word文档转换成PowerPoint文档时，启动PowerPoint，单击“文件”菜单栏，选择“打开”命令，在打开文件的对话框中把文件类型设置为“所有文件”，然后选择已经编辑好的Word文档，单击“确定”即可实现不同文档格式的自动转换。
十四、换页时不再频繁敲回车键
在编辑文档时，经常会遇到换页的情况，大多数的用户都会敲很多次回车键以生成新的页面，这实际上是一个非常不好的习惯，因为当用户对前面的内容再作修改时，会直接影响到版面，所以用户应当使用下面的方法：
当编辑到需要换页的位置时，按住“Ctrl”键后再按下回车键，插入一个分页符，这样就完成了换页的工作。
十五、巧用Alt键调整表格
用户在调整表格高度与宽度时，通常都是使用鼠标来进行拖动，但是这种方法不够精确；也可以在表格属性里设置，这种方法可以保证精确，但是不够直观，能否将二者结合起来呢？
在调整宽度或高度的时候，用户可以按住Alt键不放然后使用鼠标进行拖动调整，这样就会在标尺处显示表格的长或宽的数值大小，既精确又直观。
另外，Word中的其它调整如分栏的栏宽调整、首行缩进等都可以用此方法进行。
十六、超级链接的直接插入
利用中文Word提供的“插入”功能直接在文档中插入一个超级链接是创建超级链接最基本的方法，其具体的操作步骤为：
将光标移至希望插入超级链接的位置，单击“插入”菜单栏中的“超级链接”命令，打开“插入超级链接”对话框，在“链接到”列表框中选择适当的链接范围（如“本文档中的位置”、“新建文档”、“Web页”等），这里我们选择“原有文件或Web页”选项。
在“要显示的文字”栏中输入超级链接的名称（如“首都在线”）。
在“请键入文件名或Web页名称”栏中输入超级链接的网址（这里应输入首都在线的网址）。
单“屏幕提示”按钮，打开“设置超级链接屏幕提示”窗口。
输入系统对该超级链接的屏幕提示（如“263”）。
单击“确定”按钮，关闭所有对话框。
这样，首都在线的网址就会作为超级链接插入到用户正在编辑的文档中，它在默认情况下会采用蓝色、并加下划线方式显示“首都在线”几个字样，我们只需将鼠标放到该超级链接上，系统就会显示出用户设置的屏幕提示“263”，而单击该链接则可启动系统默认的浏览器打开首都在线的网址（链接其他文档或网址的效果与此完全一样），使用十分方便。
十七、更改超级链接文字的外观
通常情况下，Word会将用户在文档中插入的超级链接显示为蓝色带下划线的形式，而将已经访问过的超级链接显示为紫色带下划线的形式，这就与正文的显示方式不太一样，起到了醒目的作用。
不过有些用户可能会对Word这种默认的超级链接外观感到不满意，而希望对其进行修改。
为此，我们只需使用Shift+左右光标键将超级链接定义为块，然后执行“格式”菜单的“字体”命令，打开“字体”对话框，最后我们就可以利用它对超级链接的外观（包括字体、字号、颜色、下划线的种类等）进行设置了，使用非常方便。
十八、特殊图形与文字的处理
有一些图象，里面既包括图像，又包括文字，又如何处理呢。
笔者举一个公司组织结构图为例。
其效果图:
操作步骤:
首先，单击菜单栏的“插入”---“对象”，在弹出的对话框中选择“新建”---“位图图像”，点击文字工具栏，输入“公司组织结构图”，点矩形工具栏，画出一个矩形。
其效果图如下:
其次，点选定工具，选定矩形，将矩形复制8份并分别移动到合适的位置。
其效果图:
再次，点击文字工具栏，在矫形中分别输入名称。
其效果图如下:
最后，点直线工具栏，在图中画线，整个组织结构图就完成了。
其效果图如下:
可见，画图编辑器对处理特殊图形、文字有很大的灵活性，对图形、文字的任意移动和组合，是十分方便的。
读者在word文档中处理文件时，如果能够熟练运用之，可很快处理各种比较特殊的图形和文字，使工作效率得到有效提高。
十九、快速清除Word页眉横线的两则方法
经常使用Word进行办公处理的朋友们应该都知道，Word支持一个页眉页脚功能，但每次在页面中设置了页眉之后，Word总会自己在它的下面添加一条横线，有时我们不希望这根横线出现，但可惜的是Word并没有直接提供清除它的办法。
于是，不少朋友就自己研究出了清除它的办法，如建个图文框盖住它，或删除掉页眉后面的段落标记。
但笔者觉得这些操作都过于繁琐，而且在新版本Word中根本就无效。
现在笔者提供给大家两个快速清除页眉横线的方法：
1、更改样式快速清除横线
首先双击进入页眉、页脚编辑模式，并全选页眉文字；其次，将“样式”切换到“正文”模式，如图1所示。
此时页眉下方的横线便已经消失，而且页眉文字也能像其他正文文字一样授受用户的编辑了。
图1
2、通过边框和底纹方法清除横线
首先双击进入页眉、页脚编辑模式，并全选页眉文字；然后执行“格式”菜单→“边框与底纹”命令，弹出如图2所示的“边框与底纹”对话框。
图2
3、将“边框”菜单下的“自定义”设为“无”即可。
二十、九条操作小技巧
最近使用Word的时候总结了一些常用的小技巧，特地贡献出来，希望能对经常使用Word的朋友有所帮助。
这里所有的小技巧均以Word中文版为例，适用于各个Word版本。
1、文章快速定位
当编辑比较长文档时，经常需要大段翻页，使用鼠标拖滚动条的速度太慢，键盘的光标键或翻页键又不能精确定位，如果页数太多的话效率也比较低。
这里告诉大家一个简单的方法：
按着SHIFT键在滚动条上你想让滚动条到达的位置点鼠标左键，滚动条就会立刻到达你所点的位置。
这样的翻页方法又快又准确。
2、随时查看字数
经常写文章的朋友都需要随时在写作过程中查看文章的字数，如何最快速的知道整篇文章到底有多少字呢？
方法是点“工具”菜单里的“字数统计”，文章到底包含多少字、多少字符就全出来了，而且还分带空格和不带空格两种信息。
3、更新语法字库
Word有一项非常有用的功能就是可以自动检查输入的内容是否含有语法错误，这是由默认安装的微软输入法的词库支持的。
在写作过程中经常会遇到Word自动检测出一些词库中没有的特殊语法，如何让这些特殊用法可永久性被微软输入法识别呢？
方法就是把这个特殊语法加到输入法的词库中：
在被识别的错误语法上点右键，选“语法”，然后选择“词典”，在出现的“更新微软拼音输入法”对话框的 “自造词”一栏里填上特殊用法的词，最后点“注册”即可。
4、快速选择文字
有时候需要对某些文字进行编辑，如改变字体大小格式等，如何才能快速选择要编辑的文字呢？
方法如下：
选择某行：
把鼠标移动到要选择的行最前面的空白处（鼠标的形状会改变），单击鼠标左键即可选中整个行；如果要选择多行，则使用同样的方法先选择第一行，从第二行起按着CTRL键在要编辑的每一行前单击鼠标左键；选择某段：
在要选择的段前面的空白处（鼠标的形状会改变）双击鼠标左键即可选择整个段；选择所有文字：
直接按着CTRL键，同时将鼠标移动到文章的左面空白处（鼠标的形状会改变），并按下左键，或者直接在鼠标形状改变后连击三次左键。
5、恢复错误操作
不小心进行了错误的操作，如删除了不该删除的文字、进行了不正确的格式排列等，如何才能恢复到误操作前的状态呢？
Word提供了免费的后悔药：
CTRL+Z。
进行了错误的操作后，可以按键盘上的CTRL+Z组合键来进行恢复，并且多次按下CTRL+Z组合键时，还可以按时间先后的相反顺序进行多次恢复。
这个后悔药从打开Word文档一直到关闭都有效。
6、回收系统资源
当进行了“复制”、“剪贴”操作后，被复制或剪贴的内容会被保存到剪贴板里，而且剪贴板不会自动清空，直到关闭Word文挡。
这样剪贴板里的内容会占用系统资源，影响系统的运行速度。
如果长时间不用他们的话，可以清空剪贴板来回收系统资源。
方法是依次打开“编辑”----“Office剪贴板”（或者连续按下两次CTRL+C组合键），这时候就会在右面出现剪贴板的窗口，点“全部清空”即可。
7、自动插入页码
当被编辑的Word文档较长时，就需要为其加上页码，以方便浏览和进一步编辑。
手动给每一页加上页码很单调和麻烦。
如何让Word文挡自动为被编辑的文档加上页码呢？
方法如下：
依次打开“插入”----“页码”，会出现页码编辑对话框。
在这里还可以选择文档中页码的位置、格式等。
8、即时英汉互译
Word里附带了英汉词库，可以进行英汉互译，这的确是一项很体贴的功能。
使用方法：
依次打开“工具”----“语言”----“翻译”，在最上面的对话框输入要翻译的内容，中文或英文均可，然后选择相应的翻译方式，再回车就可以在下面看到已经翻译过来的内容。
这个内容十分丰富，包括该词的本意、同义词、词组、简单用法等。
合理利用Word的这个功能，对提高英文水平很有帮助。
9、快速全部替换
有时候需要把整个Word文档中的某个字符串全部替换为另一字符串，这样的工作是非常单调和容易出错的，更何况如果要替换的地方非常多时，不但工作量大，而且容易出现纰漏。
这里就为大家介绍一个快速全部替换的办法：
依次打开“编辑”----“查找”，在出现的“查找与替换”对话框中选择“替换”标签在“查找内容”一栏里填写要查找的内容，在“替换为”一栏里填写被替换后的内容，最后点“全部替换”即可。
这个功能还可扩展为快速全部删除某内容，方法如上，只需保持“替换为”一栏为空即可。
二十一、Word长文档目录及正文页码设置
用WORD撰写书稿时，往往会在书籍完稿之后给书籍的前面加上一个目录。
添加目录的方法大家都知道：
直接在文件的开头执行“插入→引用→索引和目录”后，在图1中点击“索引”标签并进行相关设置确认即可。
但这样会有一个问题：
书籍正文的第一页在目录中竟然显示为“3”或者更大（如图2）！
这显然不符合一般书籍正常排版的规定——所插入目录独立编页码，正文一般均从第1页开始编页号。
这可怎么办呢？
下面我们就来介绍Word中长文档的目录及正文页码设置方法。
第一步：
在正文页的前面插入分节符，依次单击“插入”菜单下的“分隔符”，在弹出的对话框中选择“分节符”中的“下一页”，如图3。
注意：
不能用“分页符”替代“分节符”。
第二步：
显示“页眉/页脚”工具栏，将光标移动到正文的第一页（即本例中文档的第3页），单击“视图”菜单下的“页眉/页脚”（也可以在页面的“页眉/页脚”处双击鼠标左键），显示出“页眉/页脚”工具栏。
第三步：
设置页码格式，如图4，单击“页眉/页脚”工具栏中的“设置页码格式”按钮，弹出如图5所示的页码格式对话框。
在下方的“页码编排”单选项中选择“起始页码”并在后面的文本框中输入“1”，单击“确定”按钮。
第四步：
更新目录域，如果你还没有在正文之前插入目录，那现在就插入目录。
如果以前已经插入了目录，只是现在想修改其中的正文的页码编排方式的话，请回到文档开头，用鼠标右键单击目录区域，并选择“更新域”，弹出如图6所示的对话框，选定“只更新页码”后“确定”即可。
看！
正文的页码已经从第1页开始了（如图7）。
另外，如果想在书籍的前面即整个文档的第一页位置加一个封面页，怎样使首页不显示页号呢？
我们同样可以用“在封面页后插入“分节符”的办法来实现目的。
因为我们设置的“页眉/页脚”的文字内容，只是对本节内容起作用的而非对整个文档起作用。
因此插入分节符后，只要封面页中的“页眉/页脚”处留为空即可。
二十二、Word分页符和页眉页脚使用技巧
关于页眉页脚有这样的要示：
1）封面不编码；
2）中文摘要、英文摘要、目录的页码格式用大写罗马字（I、II、III...），页码编在每页的下方居中；
3）前言以后的页码格式为阿拉伯数字（1,2,3...）。
前言之的设置页眉，页眉内容：
XXX大学毕业论文（在左角），页码在页眉右方如：
第10页；方法：
1、用分页符断开
需要单独编页码的页要用分页符断开，这样才不会始终从第一页开始算页码。
例如，
封面不编码，则在封面那页最后或下一页开头插入分页符；摘要和目录单独编码，就在目录那页最后或下一页开头再用分页符断开。
这样，整篇论文就分成三部分，每一部分都可单独编码。
另外，一般情况下分页符是不显示的，可以在Tools－>Options－>View－>Formattingmarks中选显示全部的选项，也可以切换到NormalView模式。
2、取消页眉页脚间的链接
默认设置是页眉页脚是全部链接到一起的，就好像页码1、2、3...那样连接下来一样。
修改任一页眉页脚都会影响到其他页。
页眉页脚的工具栏有一“链接到上一页”的按钮，需要单独设置页眉页脚的页要取消与其他页的链接。
具体设置参照分页符的设置。
二十三、Word快捷键
Shift+F4:
重复上次查找命令.
Shift+F5:
跳转到文档中的上一次编辑位置.
F6:
在文档和任务窗格或其他Word窗格之间切换.
Ctrl-F6:
在打开的文档之间切换.
Alt-F8:
显示"宏"对话框.
F12:
打开另存为.
F8:
打开Word的选择模式!
Ctrl+B组合键：
使字符变为粗体
Ctrl+I组合键：
使字符变为斜体
Ctrl+U组合键：
为字符添加下划线
F1：
帮助
F2：
移动文字或图形用回车确认
F4：
重复上一次的操作
F5：
编辑里的定位
F12：
选择"文件"菜单上的"另存为"命令
Shift+F2组合键：
复制文本
Shift+F3组合键：
改变字母大小写
Shift+F4组合键：
重复"查找"或"定位"
Shift+F12组合键：
选择"文件"菜单上的"保存"命令
Ctrl+F2组合键：
打印预览
Ctrl+F4组合键：
关闭窗口
Ctrl+F12组合键：
选择"文件"菜单上的"打开"命令
Ctrl+Shift+F12组合键：
选择"文件"菜单上的"打印"命令
Ctrl+Shift+F组合键：
改变字体
Ctrl+Shift+P组合键：
改变字号
Ctrl+Shift+>组合键：
增大字号
Ctrl+Shift+<组合键：
减小字号
Ctrl+]组合键：
逐磅增大字号
Ctrl+[组合键：
逐磅减小字号
Ctrl+Shift+C组合键：
复制格式
Ctrl+Shift+V组合键：
粘贴格式
Ctrl+1组合键：
单倍行距
Ctrl+2组合键：
双倍行距
Ctrl+5组合键：
1.5倍行距
Ctrl+0组合键：
在段前添加一行间距
Ctrl+E组合键：
段落居中
Ctrl+J组合键：
两端对齐
Ctrl+L组合键：
左对齐
Ctrl+R组合键：
右对齐
Ctrl+M组合键：
左侧段落缩进
Ctrl+Shift+M组合键：
取消左侧段落缩进
Ctrl+T组合键：
创建悬挂缩进
Ctrl+Shift+T组合键：
减小悬挂缩进量
Ctrl+Q组合键：
取消段落格式
Ctrl+Enter组合键：
分页符
Alt+Ctrl+C组合键：
版权符号
Alt+Ctrl+R组合键：
注册商标符号
Alt+Ctrl+T组合键：
商标符号
Alt+Ctrl+.组合键：
省略号
Shift+右箭头：
右侧的一个字符
Shift+左箭头：
左侧的一个字符
Ctrl+Shift+右箭头：
单词结尾
Ctrl+Shift+左箭头：
单词开始
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