公文种类Word下载.docx

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通知在不同情况下属于平行文或下行文。

会议纪要在不同场合分属下行文和上行文。

函一般属平行文，但有时也属上行文（如请示较小事情的函），有时也属下行文（如答复下级机关询问的函）。

按照保密程度分类

按照保密程度来分，行政公文可以分为绝密文件、机密文件、秘密文件。

按照紧急程度分类

按照紧急程度分类，行政公文可分为“特急”、“急件”两类。

按照具体职能分类

按照具体职能的不同，行政公文可以分为：

法规性公文

法规性公文是用来颁布法令、法律或对有关问题作出规定的公文。

指挥性公文

指挥性公文是直接体现上级机关的决策意图，对有关事项的处理、有关工作的进行起着指令或指导作用的公文。

一、公文的种类

党的机关公文的常用种类：

（一）决议：

用于经会议讨论通过的重要决策事项。

（二）决定：

用于对重要事项作出决策和安排。

（三）指示：

用于对下级机关布置工作，提出开展工作的原则和要求。

（四）意见：

用于对重要课题提出见解和处理办法。

（五）通知：

用于发布党内法规、任免干部、传达上级机关的指示、转发上级机关和不相隶属机关的公文、批转下级机关的公文、发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或同知的事项。

（六）通报：

用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。

（七）公报：

用于公开发布重要决策和或者重大事件。

（八）报告：

用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议、答复上级机关的询问。

（九）请示：

用于向上级机关请求指示、批准。

（十）批复：

用于答复下级机关的请示。

（十一）条例：

用于党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和党员行为的规章制度。

（十二）规定：

用于对特定范围的工作和事务制定具有约束力的行为规范。

（十三）（十四）办法、细则：

用于对中共中央、中央纪委、中央各部门和省委制定、发布的党内法规提出贯彻实施意见。

（十五）函：

用于机关之间商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的主管部门提出请求等。

（十六）会议纪要：

用于记载会议主要精神和议定事项。

文种比较：

1同一名称的文种在不同机关适用范围不尽相同。

2文种独立性不同。

法规类文种尽管单独成类，但很少单独使用，一般组合使用。

3功能相同或相似但使用文种不同。

4请示与报告的异同：

（1）共同点：

行文方向一致；

报送要求一样；

签署形式一样。

（2）区别：

行文目的不同；

行文时限不同；

结束语不同。

公文的种类简称文种。

一九八一年二月，国务院办公厅发布的《国家行政机关公文处理暂行办法》将国家行政机关的公文归纳为九类十五种，即命令、令、指令、决定、决议、指示、布告、公告、通告、通知、通报、报告、请求、批复、函。

这些文种近视眼行文关系、文件去向，可分为上行文、平行文、下行文：

上行文──下级机关向所属上级机关的发文，如请求、报告。

平行文──平行机关或不相隶属的机关之间的发文，如通知、函。

下行文──上级机关对所属下级机关的发文，如命令、令、指令、决定、决议、指示、布告、公告、通告、通知、通报、批复等。

延华集团和各成员企业使用频率较高的文种只有请示、报告、通知、通报、函五种。

请示和报告

一、请示。

请示是向主管上级机关请求对某项工作或问题作出指示、给予答复、审核批准时所使用的公文。

请示与报告的区别：

请示是要求上级机关给予答复的文件，而报告则是不要求答复的文件。

（一）什么事情应该请示？

一般而言，凡向上级请示的问题，应属于以下几种情况：

1、属于主管上级单位明确规定必须请示批准才能办理的事项。

2、对现行方针、政策、法令、规章、制度等不甚了解，有待上级单位明确答复才能办理的事项。

3、工作中发生了新情况，而无章可循，有等上级明确指示才能办理的事项。

4、因情况特殊难以执行现行规定，有待上级重新指示才能办理的事项。

5、因意见分岐，无法统一，难于工作，有待上级裁决才能办理的事项。

6、有章可循，有法可依，可以开展工作，但因事由重大，为防止工作中失误，需请示上级审核的事项。

7、按上级明文规定，完成一个任务，需报请上级审核的有关事项。

（二）撰写请示需掌握的三个要领：

1、详细、准确地写明请示事由。

不仅应在标题上写清，还要在在正文里写明请示什么问题，为什么要向上级请求。

请示事项要专题专文，以便上级及时答复。

2、明确提出本单位对解决这一问题的意见，供上级参考。

意见要写得有理有据，必要时可引证有关的现行政策、规定条文。

如本单位意见分岐，要分别陈述不同意见的内容，并加以分析比较，还可提出倾向性的意见，供上级权衡、批复。

3、具体提出对上级的要求。

包括希望按某个最佳方案批示；

由于时间限制，或事态严重，希望上级尽快答复，甚至务请在什么时限内答复；

提请上级批复时需要注意或强调的问题，否则可能引起什么不良后果；

在上级正式批复前，建议上级同意暂先按什么原则进行工作；

等等。

向上级提出上述要求的目的，是为了得到上级及时、准确的批复，但行文中切勿使用要挟的言辞。

二、报告。

报告是陈述性文件。

它的种类很多，按内容可分为专题报告、综合报告、总结报告；

按时间可分为年度报告、季度报告、月份报告和工作进程报告等。

为了陈述清楚，报告的拟写方式一般可分为四个部分：

一、情况；

二、经验；

三、问题；

四、今后意见。

如果属于自我批评、工作反省的专题报告，也可分为四个部分：

二、原因；

三、责任；

四、处理情况和意见。

通知

通知是一种使用范围较广的文体。

凡需要特定机关和人员知道、办理的事宜，都可以用通知。

但也不能因为通知便于使用而滥用通知。

通知可分为“批示性通知”、“指示性通知”、“一般性通知”、“会议性通知”、“任免通知”五种。

这里仅介绍“一般性通知”、“会议性通知”、“任免通知”三种。

一、一般性通知。

在上级机关的有关事宜需要使下级机关知道或办理时，如：

庆祝某个节日，成立、调整、合并、撤销某个机构，启用印章，更正文件差错，请下级机关报送有关材料等，都可使用这种通知。

这种通知，要交待清楚所通知的事项，如何办理，有什么要求等。

二、会议通知。

上级机关要召开比较重要的会议时，一般都要提前通知所属有关单位，这就是会议通知。

这种通知要求写得明确具体，交待清楚会议名称、主持单位、会议内容、起止时间、参加人员、会议地点、报到地点、携带材料以及其他有关事宜。

如果这些事项交待不清，丢三拉四，就可能影响会议的按时召开和正常进行。

三、任免通知。

上能机关在任免下级机关的领导人或上级机关的有关任免事项需要下级机关知道时要发任免通知。

这种通知的写法比较简单，一般只要写清楚决定任免的时间、机关、会议或依据文件，以及任免人员的具体职务即可。

不论哪种类型的通知，都应该注意以下几点：

一、通知一般都要有一个符合标题“三要素”（即发文机关、事由、文种）的标题，使人一看标题就知道是通知什么事情或要求做什么事情。

有些机关简单地使用“通知”作标题，这是不确切的，应尽量避免，更不应提倡。

二、被通知单位就是文件的主送单位，有的通知往往不写被通知单位，这是不妥当的。

三、如果所通知的事项需要被通知的单位尽快知道，可在“通知”之前加“紧急”二字，这就是常见的“紧急通知”。

通报

通报是把工作情况、经验教训、好坏典型事例等，通知所属下级单位的文件。

通报的作用在于沟通消息，互通情报，使有关单位和组织了解工作的进程，树立全局思想，安排自己的工作；

或使其学习他地、他人的经验，见贤思齐，推动自己的工作；

或使其记取他地、他人的教训，引以为戒，警惕类似问题的发生。

因此，撰写此类公文，要放眼全局，

拿准所通报内容的普遍意义。

要事实准确，把时间、地点、人物、数据、事例、背景都书写清楚。

要目的明确，对其原因、影响、经验、教训进行科学地总结，使人得到教益。

版权归属原作者谢谢合作通报采用叙事的写法，总的要求：

叙事清楚，简明扼要。

函

函，即信；

公函即公务信件。

它是上下级和平行机关或不相隶属机关之间在商洽和联系工作、询问和答复问题时所使用的文体。

函的特点是不受公文规定的严格限制，如不用正式文件头，也可不编文件号，有时还可不拟标题，因此用起来极为简便。

公函大体有以下几种用法：

一、下级机关向上级机关询问一般事宜，或上级机关答复或催办下级机关有关事宜。

二、平行机关或不相隶属机关之间商洽有关事宜，

三、用函来通知一般事项。

如通知开一般性的会议、要求下级机关报送某项材料或统计某些数字等时，也常用公函。

四、向上级机关请示较小事宜也常用函。

函件采用书写、复印、打印、传真等传递方式均可。

机关公文的制发程序

凡以机关名义制发的各类文件，均须按以下程序处理：

制发文件单位拟稿

送机关办公室核稿

呈领导审阅签发

机要员登记编号

打字校对付印装订

机要员用印留存

发文单位发出文件

2019年1月22日

办公室主任应具备的素质

无论什么机关的办公室主任，都是那个机关领导者的耳目、参谋和助手。

一个称职的办公室

主任，应该具备以下素质：

一、具有正确领会领导意图的理解能力。

领导的意见、指示一般都是通过办公室主任上传下达的。

因此办公室主任必须要正确理解领导的意图，以便准确地上传和下达领导的意见、指示。

二、具有组织大型会议和大型活动的组织能力。

大型会议和大型活动，一般都由办公室出面组织，需要办公室主任作出详尽的计划与周密的安排，包括会议通知、材料准备、会场布置、食宿安排等等，凡涉及到的所有细小末节的事情都必须安排得十分周到，否则就会贻误工作。

三、具有妥善处理事务的能力。

因为办公室主任有时候是代表领导者处理事务的，所以，无论是领导交办的事务还是领导没有交办的机关其他事务，都必须一件一件处理得恰到好处，不能因事务处理得不妥当而损害领导的形象。

四、具有很强的驾驭文字的能力。

办公室主任不仅要做好会议记录、综合文字材料等简单的文字工作，更重要的是要参与审定或者亲自撰写领导讲话文稿、审核并修改以机关名义发文的各类文稿。

所有这些出台的文字材料，都代表着机关的形象。

因此，办公室主任应该具备很强的驾驭语言文字的能力，并不断努力提高自己的写作水平。

五、要有很强的综合、平衡、协凋能力。

机关办公室是具有综合、平衡、协调职能的机构，很多时候都代表领导者综合情况、平衡关系、协调工作。

因此，办公室主任要全面地了解和掌握全局情况，站在领导者的立场和角度做好全局各项工作。

六、要有一定的公关能力。

办公室主任经常接待来访人员和来客，领导不在场要接待得十分得体；

领导在场时，不能喧宾夺主。

代表领导者到外面办事，要想方设法克服一切困难，千方百计把事情办成。

七、要有超前的预测和参谋能力。

某些事预计领导会想到，要提前作好准备；

某些事领导暂时还没有想到而办公室主任想到了，要提醒领导；

领导办某一件事，办公室主任要注意学习领导的办事方法，设身处地想想这件事要是由自己来处理该怎么处理，必要时还可为领导当参谋，出主意。

一、公文种类的新旧对比

《党政机关公文处理工作条例》（以下简称《条例》）第八条规定，公文共有15个种类。

这里所称“公文”是狭义的公文，而不是广义泛指的包括总结、计划、简报、方案等在内的所有公务文书。

《条例》是法规性文件，因此通常也可以把《条例》规定的15个种类的公文称之为法定文种；

其他如总结、计划、简报、方案等1