海外接待指导手册Word文件下载.docx
《海外接待指导手册Word文件下载.docx》由会员分享,可在线阅读,更多相关《海外接待指导手册Word文件下载.docx(5页珍藏版)》请在冰豆网上搜索。
接送需要提前半小时以前通知到对方,确定接的时间和等待地点。
提前将接送地点、时间发送给司机,规划路线,错开拥堵路段。
随时保持和行政部的沟通,以保证用车的顺利。
3、餐宴确认:
订餐前,确定海外客户的宗教信仰,注意饮食禁忌或过敏食物。
之前一定要问:
Doyouhaveanythingthatyoudon’teat?
(有没有什么你是不吃的?
)老外的体质跟中国人有很大的不同,他们对很多东西都会过敏。
本次接待中,有一位女士对面粉、淀粉过敏,所有面食不能吃。
如果有素食主义者或者穆斯林人,对于他们,如果他没有自己带食物来中国吃,那就要给他特殊点全素的食,或者在选择酒店的时候,选择连锁星级酒店,这样的酒店可以进行分餐,并且大厨能够充分考虑烹饪过程,同时,在点菜的时候要特别关照下点菜员。
参考各国饮食禁忌:
美国人不喜欢吃麻辣味,也不喜欢吃蒸和红烧的菜肴。
他们一般情况下忌食肥肉和各种动物的内脏,不喜欢吃像蒜、韭菜这种气味大的食物。
美国人相当爱护自己的牙齿,当异物残留在牙缝时,他们通常用牙线剔牙,很少使用牙签。
英国人只吃动物的肉,而不吃动物的内脏、头、蹄、血等部分。
在口味方面,他们喜清淡、酥香,不爱辣味,较少吃海鲜。
德国人喜欢肉食,尤其是香肠,但他们不吃猪蹄等。
他们讲究食物的新鲜营养,不吃有化学成分的食物。
德国人很节俭,多数时候会把食物吃得很干净,不吃咀嚼后需要再吐出来的东西,比如螃蟹、河鱼等。
法国人不吃肝脏之外的动物内脏、无鳞鱼和带细刺的鱼,不吃味精,也不爱吃辣味的菜肴。
接待穆斯林,最好是鱼,虽然他们也吃牛羊肉,但是对加工的方法很讲究,推荐中国菜,海鲜比较好。
印度人不吃牛肉、猪肉。
南京可分餐、定制的星级酒店和标准:
酒店名称
分餐标准
联系人
南京威斯汀酒店
400元/客
邓力13401988981
南京金奥费尔蒙酒店
500元/客
王敏18051089253
南京夫子庙状元楼酒店
300元/客
52202555
南京绿博园花园1号酒店
牛经理18705168034
南京紫峰绿地洲际酒店中餐厅
500以上
83538888-8762
(其他酒店待补充)
午餐:
如果上午、下午都要会议交流,建议午餐以干净、快捷、简单为主,无需喝酒。
外国人午餐时间较迟,早了他们吃不下,因此早上会议可以推迟进行,中午午餐最好安排在12:
30以后。
晚餐:
晚餐开始前,最好送客户回酒店简单收拾一下再接送到用餐地点,不仅公司领导需要时间总结一天的内容,讲究的客户需要回去换衣服,才会觉得舒服。
酒店上菜:
上菜前要提醒下服务员,鸡要去头去脚再端上来。
鱼也尽量不要点鱼头之类的菜(也别点什么吃活鱼活虾)。
提醒酒店准备刀叉,矿泉水提前放桌上备用。
发送给领导的参宴安排表如下:
时间
用餐地点
来宾人员
陪同人员
5月9日晚7点
红酒餐厅1号包间
4人
**,**
4、会场准备:
外国人喜好冰水、饮料、咖啡、红茶,因此在会议室准备相应饮品。
泡茶或者冲咖啡用瓷杯,避免使用一次性纸杯。
咖啡尽量使用现磨咖啡,准备奶包、方糖(外国人不喜欢喝速溶咖啡)。
开会时间较长,且由于语言障碍,需要长时间凝神集中听汇报,可以准备糕点、甜点、巧克力,用于补充能量和体力。
不建议水果,一是由于切好的水果长期放置容易氧化,二是外国人到新环境,吃水果容易造成肠胃不适。
开会前提前10分钟打开空调降温,外国人体质不同,更喜欢强劲冷气。
5、实验室参观:
明确参观路线,提前通知实验室讲解人员做好接待准备,参观陪同人员需提前熟知路线,并于下一个参观开始前5分钟电话或短信通知讲解员。
6、拍照合影:
合影留恋,对外国人来说都是很重要的,他们很少来到中国,所以,希望能够在中国留下美好的记忆。
因此,合影后,如果能够及时发送到客户邮箱,或者制作成相片给客户带走,是客户和公司之间一个维系的纽带。
7、座位席卡:
在国际性正式会议中,例如联合国会议,所有席卡都是中英文打印,便于领导记忆姓名。
8、礼品赠送:
通常在会议结束的最后一天晚上,安排欢送晚宴,既是对前面会议的总结,也是双方进一步合作的很好的暗示,因此需要准备当地特色礼品,例如云锦、雨花石,这是给客户和公司之间一个维系的纽带。
9、参观游览:
提前了解客户考察之余的游览需要,并适时安排。
三、准备会议材料,明确参会人员
客户来访的整个议程主要分为参观实验室、观看视频了解公司的发展历程、公司情况PPT介绍、项目合作讨论等部分,这几个部分交错或同时进行,需要注意:
1、会议材料及参会人员:
外国客户参加会议,所有汇报材料需要准备中英文。
公司宣传视频,若无法实现全英文解说,就要提前准备英文字幕。
实验室讲解,需要提前安排专业技术人员做好英文接待准备。
所有的汇报材料必须是经过领导审核确认的PPT资料,才能向客户演示并讲解。
在汇报过程中,讲解尽量要放慢速度,并适时询问客户是否理解或是否需要停顿,因为外国客户不一定能够习惯中国式的汇报方式,且外国客户在汇报时,通常都是提纲式PPT,发散性东西较多,不同于中国人汇报内容多而全。
因此要充分考虑外国客户的接受理解程度。
参会人员:
提前通知参会人员到达会议室准备,在接待方案中,要明确各部门参会人员,提前发送议程确认参会。
2、双方参会人员介绍:
客户落座及所有参与接待人员坐定后,汇报人(该客户对应的联系人员,同时也是会议的主持人)应先做自我介绍,然后按照职级依次向客户介绍我公司参会人员,介绍完毕后再用中文依次向我公司领导介绍客户方人员。
3、会议纪要:
接待人员应随时做好会议全部内容的详细记录和整理工作,会议结束后一天内,立即做好会谈纪要,并请客户和部门负责人审核确认。
参考英文纪要格式如下:
MeetingMinute
Subject:
Participants:
PartyA:
PartyB:
Time:
2016-5-9,13:
30-17:
30
Location:
Conferenceroom1208
Recorder:
Topic1indetail:
Topic2indetail:
Topic3indetail:
Signature:
Date:
4、客户接待的全过程中间,应随时协助提供茶水、咖啡、饮料、资料、辅助设备、辅助人员等的补充工作,同时进行现场图片的拍摄及录像工作。
四、会议后期工作
接待结束后,纪要员需要将双方确认的纪要翻译成中英文两份,并和相关领导、技术人员就提出的问题确认并解答,会后整理出详细的纪要发送给客户,并抄送我公司所有参会领导。
五、接待注意事项
1、服装:
接待时张弛有度,不卑不亢,突出重点,点到即止,注意后期跟进更重要,和客户会谈的过程时要注意自己的穿着得体,不要打扮得过度。
2、语言:
不管何时看到客户,都要跟对方打招呼,外国人打招呼方式比较简单,Hello,Nicetomeetyou都可以让对方感到舒服,同时,引领外国客户去见领导或者引导至会议室时,都要带着微笑,千万不要让对方感觉接待是一件非常为难的事情。
3、成本管控:
所有费用,提前规划,并交由部门负责人审核确认。
4、接待总结:
接待结束后,要提交一个简单的汇报,主要阐明来访效果、总结和经验。
5、熟悉流程:
客户接待从最初的联系到接待结束整个过程,主要参与接待的人员必须熟悉每一个环节的安排,能够随时向领导提供任何一个餐宴地点、接送司机和行程安排。
六、接待常用英语
1、你需要什么饮料吗?
茶或者咖啡?
Whatwouldyoulike?
TeaorCoffee?
2、今天中午在食堂就餐。
Wewillhavelunchinourcanteen.
3、我建议休息一下来点咖啡,如何?
MayIsupposethatwehaveabreakforcoffee?
4、我将在7点在酒店接您,送您去机场。
车牌号是:
8888.
I’llpickyouupat7atthehallthengotoairport.Thecarlicenseis8888.
5、我是张婧,来自苏交科。
我来这里接您去酒店,车在停车场。
I’mZhangJing,fromJSTIGROUP.I’mheretopickyouuptohotel.Thecarisinparkinglot.
6、去酒店之前你需要做一些其他事情吗?
Isthereanythingyouwouldliketodobeforewegotothehotel?
7、确认说话意图。
Canyousaythatagain,please?
Couldyouwriteitdown?
Youmean……isthatright?
Excusemeforinterruptingyou.
8、我们的晚餐安排在酒店36楼中餐厅,包间号是77号。
OurdinnerisarrangedinChineserestaurantat36floor,theroomnumberis77.
5