如何做好电算化会计档案管理工作最新年文档Word文档下载推荐.docx

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在传统手工会计工作环境下，科目汇总表、资产负债表、借贷试算平衡以及相关的财务报表分析均需要进行人工汇总计算，使得财务人员的工作量很大，同时也容易造成数据上的计算错误。

在电算化会计环境下，只需录入原始数据或通过外部系统转入机制凭证，并在计算机财务软件的指导下进行会计分录，通过凭证的审核、修改、确认由计算机自动完成打印输出，科目汇总、借贷平衡等工作均由计算机自动完成，同时可以根据需要生成会计报表.大大降低了财务人员的工作量，也避免了计算加总等工作岀现的错误。

lo2数据记录方式和保存介质发生了变化

手工会计方式下，数据记录主要依靠工作人员的手工记录，出现记录错误的可能性加大,而且同一类数据可能会重复多次记录。

数据保存介质是“纸〃介质，保存这些介质需要占用很大的空间，还需进行防火、防水、防潮、防盗等工作.在电算化会计工作环境下，数据保存介质是“磁盘”，磁性介质.磁性介质的采用节约了数据的保存空间，也使数据的存取方便了许多，同时通过数据拷贝、转入等方法避免了手工记录屮岀现重复记录的现象。

磁性介质的保存除了需要纸介质保存所需的部分工作外，还要进行防病毒、防磁化等工作。

由于磁盘存在着物理易损性，需要对磁盘进行备份工作。

2会计电算化会计档案的特点

众所周知，传统的会计档案是指会计凭证、会计账簿和会计报表等会计核算专用材料，它是记录和反映经济业务的重要史料和证据.这些史料和证据具有严格的数据平衡性、时序性和严肃性，不得随意篡改。

在企业信息化建设的过程中，财务保障范围的拓展和管理要求的提高，迫切需要会计档案管理手段的变革和管理效能的提高。

建设电子财务档案，实现财务档案的网络化管理，是搞好企业财务档案管理的必然选择.各级企事业单位实行会计电算化以后，由于产生了许多依附于计算机磁性介质上的数据与文件，财务人员的所有日常工作以及历年会计资料的调阅均在计算机上完成，随之赋予了会计档案许多新的特点。

根据工作的实践，笔者总结出会计电算化会计档案具有以下一些显著特占

八、、•

第一，较之传统的财务档案，会计电算化档案存储的范围和领域扩大了.

第二，传统的会计档案具有直观可视性，而存储在磁性介质上的会计档案必须在特定的计算机硬件与软件系统环境屮才可以使用，也才具有生命力.即会计电算化档案的调用需要一定的软硬件环境。

第三，会计电算化档案的载体不仅是通过打印等输岀的传统意义上的纸张，更主要的是磁性介质或光盘。

即会计电算化档案的保管不仅是作为会计资料信息载体的纸张，而且更主要的是磁性介质或光盘。

第四，电子财务档案便于计算、分析,快捷获得所需结果。

如果电子财务档案上网，通过计算机操作和网络交流，不仅满足了日常条件查询、统计分析、制作数据报表、开展数据交换的需要,达到档案信息资源共享、无纸化查阅和方便快捷的目的，节约了办公成本，避免了原始档案由于频繁翻阅而带来的磨损，还有利于专业管理，便于档案资源的统一整合，极大地提高了工作效率和工作质量.

第五，电子财务档案易于修正、拷贝和重置，便于纠错、携带和传递。

正如上面所述，电子财务档案或财务档案信息化有很多优点，但也有不足的一面.如具有系统依赖性，即需要一定的软硬件环境支持，只能在特定的条件下才能打开，不具备传统档案的直接可视性，还具有易遭毁损、难查痕迹的特点，同时它们又受载体的质量、载体存放环境、载体存储信息的有效期等条件的影响，即对会计电算化档案的安全性、完整性要求更高。

实行电算化的时间越长，会计档案与财务软件的版本数越多，即会计电算化档案更需要科学地管理。

因此，即使实现了财务档案管理的信息化,在归档屮也需要实行所谓的“双套制〃，即将同一份档案的纸质版和电子版同时归档.

3电算化会计档案工作的内容

3o1搞好数据的挖掘和整理，建好数据库，并及时采集动态数据

档案信息的数字化是整个档案管理信息化的基础，其他的一切工作都是建立在此基础Z上.传统的档案大都以纸质为载体，实现档案管理的信息化，必须向数字化档案管理转变。

未来的财务档案室就是财务档案的数据采集源泉和基地，是数据存储、管理、处理、查询、检索、传递的数字化信息服务工作基地。

在财务档案数字化的基础上，必须建立企业财务档案数据库，可以按企业财务档案的内容分类建立若干个主要的数据库，如按标准制度、原始凭证、会计账簿、指标文件、工作资料等，建立几个主要基本数据库。

数据库一经建立,立即着手数据的录入，将本单位的财务档案资料都录入计算机。

3.2搞好财务档案信息网络建设，提高档案使用效率

档案的最大价值在于利用,档案管理信息化的实现将为档案信息的充分利用提供广阔天地。

建立完善的财务档案信息网络，一方面可以将业务上级的文档，以及本级各单位的相关文件直接进入或转换进入档案数据库，减少档案人员的重复录入工作，保证档案信息的完整性。

另一方面可以提供联机公共目录查询、光盘远程检索服务，也可以通过电子邮件或BBS等方式开展财务档案信息咨询.总Z,网络财务档案的在线管理和使用功能,可以大大减少档案在形成、调阅上的时空差，实现财务档案管理由静态管理向动态管理的跨越，整合财力资源、人力资源，提高财务档案管理能力和质量。

3o3搞好财务档案管理辅助决策系统建设，做到定量分析与定性分析相结合，科学管理使用档案

财务档案信息通过采集整理和网络传输，最终要提供给各级领导、决策部门、财务人员处理和运用。

由于信息量大、保障要求高，仅凭有关人员的经验来处理问题是不行的，必须依赖于先进的、智能化程度较高的辅助决策系统。

以管理科学、计算机科学、行为科学和控制论为基础，以计算机技术、人工智能技术、经济数学等为手段，建立决策支持系统.该系统能对一个问题提出多种方案，并对方案进行比较、分析和优化，最大限度地提高财务保障的决策水平和决策质量。

4如何做好电算化会计档案工作

4.1加强企业财务档案管理的基础设施建设

软硬件基础设施是档案信息化建设不可缺少的基本条件，是档案信息资源开发利用和信息技术应用的基础，而其核心是档案信息网络.它是档案信息传输、交换和资源共享的必要手段。

在工程规划初期，应该由财务部门和档案部门人员共同协商,分别从财务管理角度和档案管理角度提出设计思路，考虑各方面的需要，从而避免在系统运行过程中出现空缺或重叠，提高效率。

在财务软件方面，应采用一定的安全保密措施，实行电子签单制度,建立健全财务档案管理责任制、电子文件签入、签出制度、安全日志制度，从而保障财务档案不被篡改或便于追溯使用过文件的人员。

此外，为便于财务软件升级，保证不同开发商提供的软件能够相互兼容，必须提高财务数据存储形式的标准性、一致性和可续性。

4.2做好电算化会计档案的收集

所谓电算化会计档案的收集是指在一定的时间间隔内（如一个会计年度），把计算机系统中的所有会计数据拷贝（备份）存储到磁性介质或光盘上，从而形成脱离于原计算机系统的会计档案.财务部门应把财务数据的备份文件保存好，以防计算机硬件系统损坏后能在最短的时间内，在最小的损失下恢复原有的会计电算化系统。

除了备份Z外,还应收集计算机硬件系统的型号、存储空间的大小、外部设备的配套类型等;

计算机操作系统、网络操作系统以及汉字操作系统;

财务软件的编程语言、数据库系统类型；

财务软件的系统名称、版本号；

财务软件的销售与维护公司的名称、地址、电话与联系人以及与会计电算化软件系统相配套的各种说明书及使用手册。

4.3做好电算化会计档案的管理与保存

由于电算化会计档案是存储在磁性介质或光盘上的，根据这些信息载体的物理特性，在形成这些档案时应准备双份即采用“AB备份法〃进行数据的备份，并且每份上要注明形成档案的时间与操作员姓名，并贴上些保护措施，存放在两个不同的地点，以防止地震或火灾等意外情况引起整个会计电算化系统的毁灭与系统的不可恢复性。

在保存这些档案时应远离磁场，注意防潮、防尘等。

对采用磁性介质保存的档案，还应定期检查，定期复制，防止由于磁性介质的损坏，而使会计档案丢失，造成无法挽救的损失。

此外，还应注意电算化会计档案与对应的财务软件版本的一致性。

因为在不同版本软件下形成的会计档案其会计数据的结构有可能不同，这就有可能产生会计档案不能被调阅或者产生某些预料外的错误。

因此,本文建议会计电算化档案除保存各版本的备份财务数据外，还应保存对应版本的会计电算化软件系统版本,二者的一致性是非常必要的.显然，其收集与管理工作也是比较艰巨的.

4.4做好电算化会计档案的整理和利用

电算化会计档案通过整理有着与传统意义上的会计档案无法比拟的优势。

通过整理可以利用历年的数据对本单位、本部门进行历史会计数据的比较与分析，从而为企业或部门的决策者提供可靠的决策依据，另外还可以得出本单位、本部门甚至某一地区过去、现在与将来的发展情况与发展趋势,使决策者在遵循市场经济规律的前提下，制定出适合自身发展的行为规范，改善经营管理、提高经济效益。

还可以利用会计电算化会计档案的数据设计出一些有利于管理与决策的数据模型，建立一整套比较完善的决策支持系统，以实现会计电算化会计档案的再利用。

在长期开展会计电算化的过程屮，随着软件系统的不断升级，我们所调阅的会计档案会有下述两种情况:

①所调阅的会计档案的版本号与当前会计电算化系统版本号一致，此时只需将您所需调阅的档案通过电算化软件系统屮的档案调阅（或数据恢复）功能进行调阅即可;

②所调阅的会计档案的版本号与当前会计电算化系统版本号不一致，此时您只需在另外一台计算机上安装与此档案相对应版本的电算化系统，然后再进行调阅。

4o5提高财务档案管理人员的信息化素质

财务档案管理信息化是不断完善、优化的过程,始终要依赖于档案人员素质的提高。

建设一支高素质的财务档案干部队伍，是财务档案管理信息化的重要基础。

财务部门要补充具有计算机、通信、微电子等学历背景的技术人员，逐步改变现有业务人员队伍专业结构单一的情况，满足信息化建设工作的需要；

加强财务档案人员的继续教育，以分层次、分阶段和根据业务需要进行培训为原则，着重加强财务档案管理人员的信息化技术培训及应用新技术、新设备、新方法的培训，提高他们掌握和运用信息技术和信息手段的意识和技能。

建立合理的财务档案管理人员的效绩考核评价规定，对财务档案管理信息化能力强、成绩好的单位和个人要及时进行表彰，激励大家学信息化、用信息化。

另外，也要对计算机信息化技术人员进行一定的档案工作、财务管理工作知识和技能的介绍，使其了解财务档案工作的客观规律，更好地为财务档案管理信息化提供技术支持。

5电算化会计档案应注意的问题

5o1实行会计电算化之后，存储在硬盘上的会计数据必须建立软盘备份

根据《账务系统管理制度》和《报表系统管理制度》的规定，账务数据和报表数据的备份由数据管理员建立。

备份次数每月不得少于一次，备份的软盘与档案管理员办理存档手续.用做备份的软盘必须妥善保管，备份软盘