GBT23331文件与文件控制程序文档格式.docx

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㈡文件的分类

1、能源管理体系文件分为三个层次：

⑴能源管理手册；

⑵能源程序文件；

⑶第三层文件。

2、能源管理手册是阐述企业的能源方针、目标，对组织的机构、职责权限以及标准要求进行总体描述的文件。

3、能源程序文件是能源管理手册的支持性文件,是为满足能源管理体系标准要求所规定的过程方法。

4、第三层文件是程序文件的支持性文件，是除能源管理手册、能源程序文件以外的其他控制管理作业文件。

5、有关能源法律法规等外来文件的控制，按《法律、法规与其它要求获取和确认及合规性评价控制程序》执行。

㈢文件的编制、批准和发布

1、能源管理手册由环保科技中心负责组织编制，能源管理负责人审核，最高管理者批准后发布实施。

2、能源程序文件由环保科技中心组织有关专业/单位人员编制，相关部门负责人进行会审，报能源管理负责人批准后发布实施。

3、第三层文件由各单位编写，经单位负责人或分管领导批准后实施。

涉及其他部门/单位共用或全矿使用的文件,由矿分管领导审批后发布实施。

4、上级来文由办公室报分管领导批准后登记、发放控制；

其他外来文件由接收部门领导批准后登记、发放控制。

㈣文件标识、编号和发放

1、受控能源管理手册、能源程序文件盖“受控”印章并注发放号，非受控能源管理手册、能源程序文件盖“非受控”印章。

第三层文件，列全编号、发放号、数量等标识；

对外来文件以下发的最新版本为有效版本。

2、文件编号具体按以下执行：

⑴能源管理手册的文件编号：

XM/NYGLSC—2008A

注：

DXC——

NYGLSC——能源管理手册

2012——年代号A——版本号（用A、B、C、……）

⑵能源程序文件的文件编号：

XM/DXC—XX

DXC——

DXC——能源管理程序文件

XX——程序文件序号

⑶第三层文件编号（文件、外来文件除外）：

NYTWJ—SS—##

NYTWJ——第三层体系文件

SS——单位/部门编号

##——序号（用01、02、03、……表示）

3、能源管理手册发放范围由最高管理者批准，能源程序文件的发放范围由能源管理负责人批准，其他文件发放范围由各单位领导或分管领导批准。

4、能源管理手册、能源程序文件由环保科技中心负责标识、编号和发放；

各单位自编第三层文件，由各单位按规定标识编号和发放。

5、文件的发放由发放单位填写文件发放登记表，领用单位收到后列入受控文件清单进行受控管理。

受控文件清单应有现行有效状态栏，版次用“A、B、C……”表示，修改次数用“0、1、2、3……”表示。

㈤文件的更改

1、文件需要更改时，应由文件更改部门填写文件更改申请单，写明更改前及更改后条款、内容，并说明更改理由，文件更改的审批由原审批部门负责，若指定其他部门审批时，该部门应获得审批所需依据的有关背景资料。

2、在文件出现下列情况时，需更改：

⑴能源管理体系职能有变动；

⑵内部审核和管理评审对能源管理体系提出必要的改进要求；

⑶发现文件有差错或条文意义不明确；

⑷作为文件制定依据的有关标准、法律、法规、方针、政策的修改；

⑸管理方式、技术方法的更新等其它需更改的原因。

3、文件更改的实施，由文件发放部门下发文件更改通知单，相关单位接到文件更改通知单后，按通知单要求进行更改，并按更改后内容执行。

㈥文件的会签

程序文件的会签，由环保科技中心组织相关部门以会议的方式会审后签字。

㈦文件的换版和作废

1、文件更改次数较多，修改版面达到整个文件的1/3时，应进行换版。

2、换版时说明换版原因，能源管理负责人审核，最高管理者批准后，组织人员实施换版。

3、凡失效或作废的文件，由原文件发放单位统一收回销毁，并填写文件销毁申请单。

对由于法律或其他原因需作资料参考的作废文件，应报认证办公室批准后，并标识清楚，防止失效版本误用（档案管理用文件资料按档案有关规定执行）。

作废的文件，要在清单中注明作废日期。

㈧文件的管理

1、各单位应建立专门的能源管理体系文件橱，并设资料管理员管理本单位使用的文件。

2、各单位资料管理员具体负责文件的领用、发放、借阅、更改，并检查本单位所使用文件的有效性情况。

3、电子版本的受控文件应进行标识、编号登记管理；

4、需临时借阅文件的人员，要办理文件借阅手续，按期归还。

5、当文件丢失时，文件使用人必须作出说明，经负责人批准，补发新文件并做好记录。

6、当文件损坏，严重影响使用时，文件使用人到文件发放单位交回破旧文件，经负责人批准，换发新文件并做好记录。

7、文件需复印时，必须由负责文件控制的发放单位负责人批准方可复印。

8、管理手册、程序文件被批准后，文件原稿由环保科技中心统一归档。

㈨文件的评审

1、内部审核前环保科技中心及相关部门内审员首先对体系文件进行评审，并提出修改意见，以确保文件的适用性。

2、在管理评审时，由各部门根据实际情况提交体系文件的修改意见,对体系文件进行评审,确保文件适用性和充分性。

3、各专业、部门（单位）使用的文件，由专业领导、单位负责人负责评审，确保文件的适用性。

4、如出现特殊情况时随时对文件进行评审，以评价体系文件运行的充分性和适用性。

5、对评审后需要更改的文件按文件更改规定执行。

五、相关文件

《记录控制程序》

《法律、法规与其它要求获取和确认及合规性评价控制程序》

六、记录

文件和资料清单

文件更改申请单

文件更改通知单

外来文件登记表

文件评审记录

文件发放登记表

文件发放、回收记录

编号：

DXC－4.1－01

序号

文件名称

编号

分发号

版本

发放记录

回收记录

部门

签收

日期

份数

签回

文件借阅、复制记录

DXC-4.1-02

时间

受控状态

签名

归还时间

部门受控文件清单

部门：

编号：

DXC-4.1-03

备注

文件更改申请

DXC-4.1-04序号：

更改位置及原因：

更改后内容：

受此影响引起的其它更改文件名称：

申请人：

日期：

所在部门意见：

签名：

审批部门意见：

文件销毁申请

DXC-4.1-05序号：

销毁原因：

文件保管部门意见：

管理者代表意见：