办公用品管理制度Word格式文档下载.docx
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烟、酒、茶、礼品等。
第二章办公用品采购
2.1申请范围：
办公用品申请以部门为最小单位，各部门按需每月25日提交采购申请计划到综合办，综合办根据申请计划统一安排采购；
2.2审核及审批：
由申请部门填写《办公用品申请单》报综合办核实后，提交总经理批准后方可购买。
2.3采购安排：
（1）各部门所需办公用品，需经综合办统一购买，其它部门不得擅自购买。
（2）采购分为定期采购和临时应急采购。
综合办根据批示意见，在规定时间内完成采购。
（3）距离公司较远项目部，可根据批准的申请单在当地购买办公用品和设备，同时需要向综合办存根备案。
第三章办公用品入库
3.1入库登记
办公用品采购到位后，由综合办核对、入库，办理入库后，建立办公用品台账，对年度办公用品采购情况进行整体统计。
3.2入库物品明细单
每次采购入库后，需制作入库明细单，综合办负责人签字确认，明细单备案存档。
第四章办公用品领用
4.1耐用品由综合办一次性发放各部门申请的物品。
部门办公用品由部门指定人员签字领用。
4.2易耗品于每月1至5日领用，除特殊情况，其他时间不发放或领用办公用品。
4.3生活类办公用品由综合办统一调控使用。
4.4招待用品由部门负责人按需领用。
4.5耐用品的领用、管理实行部门负责制。
耐用品由部门负责人指定专人或使用人领取，部门负责人需签字确认，综合办存根备案。
4.6员工工作变动或者离职，应及时到综合办办理领取物品的归还手续。
项目部物品归还手续交由项目部经理负责。
第五章办公用品日常管理
5.1易耗品统一由综合办负责申请、采购、发放。
综合办定期进行盘点（半年一次）、整理、成本核算，做出后期调整计划。
5.2耐用品的管理，主要是指办公用品/设备的维护：
（1）耐用品的维修对象为员工个人使用电脑及电脑外部设备、网络设备、通讯设备等，报修人应详细描述并登记故障现象，综合办联系维修人员排查并解决问题，故障解决后填写《设备报修记录单》并由报修申请人签字确认后综合办归档保存，作为日后保养维修费用结算的凭据，此费用纳入办公物品耗损维修保养费内。
（项目部耐用品维保由项目部自行处理，费用纳入项目成本）
（2）各部门耐用办公用品的保养，主要由使用人进行维保事项。
公共设施或设备，由综合办统一管理维保。
（3）其他办公设备（办公桌、沙发）等出现故障，各部门应及时与综合办联系，由综合办负责协调是否维修或更换。
5.3办公用品领用必须认真履行手续，应填写《办公用品领用单》后领用和发放，严禁先借后领的行为。
5.4各类办公用品应爱惜使用、节约能源，打印或复印资料时，如非正式或非对外文件可使用背面打印；
回形针、大头针不得随意丢弃。
5.5商务往来办公用品的购买、管理与赠送（或发放）同易耗品，由综合办统一办理。
5.6办公用品管理工作流程图
第七章办公用品费用成本控制
7.1各部门需做出年度预算，并且分解个人指标配额。
7.2综合办需严格控制办公用品的申请、领用、使用过程等。
7.3办公文具实行限额管理办法。
各部门每人每年办公文具按个人计划指标配发，特殊情况超过限额的，需写书面报告说明情况，并报上级领导审批。
除办公文具以外的办公用品采购按规定时间和流程提交采购申请，经上级领导审批后，综合办安排采购。
7.4各部门电脑、打印机、复印机、传真机、碎纸机等办公设备的耗材及维修费用，由综合办统一管理，年终计入各部门办公用品总费用当中。
7.7凡调出或离职人员在办理离职或交接手续时，应将所领用的办公用品（一次性消耗品除外）如数归还。
有缺失的应照价赔偿，否则不予办理有关手续。
7.8公司办公用品应做公用，私用或带出公司者应按办公用品两倍的价格从当月工资中扣除。
员工应自觉爱护各类办公用品，如因不正当或不合理使用而损坏物品应照价赔付。
第十章附则
1、本制度由综合办负责修订并解释。
2、本制度自颁布之日起执行。
附件一：
办公用品申请计划单
附件二：
办公用品入库登记表
附件三：
办公用品领用登记表（易耗品）（耐用品）
附件四：
办公用品交接清单
附件五：
办公设备报修登记表
部门：
时间：
年月日
序号
名称
规格
需求
数量
单位
预估单价（元）
预估总价（元）
说明
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
申请部门（人员）
部门负责人意见
综合办核实意见
总经理审批意见
备注：
1.一般情况下实际价格不可超于预估价格；
2.采购申请由部门提出，由公司统一采购后，由申请人领用；
附件二：
物品名称
规格
单价
金额
入库日期
入库人员
部门
备注
16
17
18
19
20
登记人签字确认
附件三：
办公用品领用登记表（易耗品）
规格型号
领用部门
领用人签名
领用时间
21
22
1、办公用品领用时，请把低值易耗品和耐用设备分开登记，便于清还查账和管理。
1、物品领用一律要登记，物品名称和规格型号一定要写清楚，行政部负责存档保管。
办公用品领用登记表（耐用品）
部门经理签字
1、耐用品领用，部门负责人必须签字确认，便于清还查账和管理。
2、物品领用一律要登记，物品名称和规格型号一定要写清楚，综合办负责存档保管。
附件四：
办理
日期
移交
部门
规格及
交接人
签字
接管人
备
注
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