学术研讨会流程策划.doc

学术研讨会流程策划.doc

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建筑与土木工程学院学术研讨会流程策划。

一、学术研讨会主题

八月前确定学术研讨会的主题、原则、目的，并选定研讨会的举办时间、地点。

二、会议前准备

工作人员分为以下三组，同时进行工作

1）联络嘉宾组

1、与学院内领导、教授商讨拟定研讨会受邀人员的名单，八月一日发送邀请函，告知对方学术研讨会的时间、地点，统计可以参加研讨会的嘉宾。

2、确定与会嘉宾后，通知嘉宾研讨会的主题，请对方提前准备研讨会的发言内容。

3,、九月一日联系与会嘉宾，提醒研讨会的时间、地点。

联系之前不能确定是否与会的嘉宾，询问是否能参与研讨会。

4、九月十五日再联系嘉宾，并询问抵达厦门的时间、是否需要接机、对住宿饮食是否有特殊要求等等。

5、九月二十日工作人员根据与会嘉宾的到来情况在机场、车站等地专人专车接站。

6、在预定好的九点进行来宾登记并统一安排三餐。

2）物资准备组

1、提前预定与会嘉宾的下榻酒店及三餐

2、预定和安排接站及接送嘉宾参加研讨会的车辆

3、预定研讨会要使用的会议室并确保灯光、音响、投影等多媒体设备可以使用

4、准备会议的相关资料及宣传手册，审定后印刷。

5购买赠送给与会嘉宾的纪念品

3）宣传组

1、通过传单、海报等方式在校内、院内宣传

在九月前设计好海报，审定后打印，贴在食堂前宣传栏、四号楼一楼、学生宿舍个园区宣传栏上。

2、通过厦门大学建筑与土木工程学院网站、厦门大学网站、微博、人人等网络工具进行宣传

2、联系校内外新闻媒体对学术研讨会进行记录和报道。

三、应急预案

1、与会嘉宾未到

与嘉宾联系并了解情况。

若嘉宾有重要发言则安排其他人代述。

2、多媒体设备出现问题不能使用

启用备用设备。

若是都不能使用则更换会议室

3、紧急医疗

在学术研讨会过程中设立紧急医疗点，提供简单的医疗服务

2、火灾地震等

在学术研讨会会议室内张贴紧急疏散路线图，一旦发生紧急情况即使疏散与会人员。