学术研讨会流程策划.doc

1、建筑与土木工程学院学术研讨会流程策划。一、 学术研讨会主题八月前确定学术研讨会的主题、原则、目的，并选定研讨会的举办时间、地点。 二、 会议前准备 工作人员分为以下三组，同时进行工作 1）联络嘉宾组1、与学院内领导、教授商讨拟定研讨会受邀人员的名单，八月一日发送邀请函，告知对方学术研讨会的时间、地点，统计可以参加研讨会的嘉宾。2、确定与会嘉宾后，通知嘉宾研讨会的主题，请对方提前准备研讨会的发言内容。3,、九月一日联系与会嘉宾，提醒研讨会的时间、地点。联系之前不能确定是否与会的嘉宾，询问是否能参与研讨会。4、 九月十五日再联系嘉宾，并询问抵达厦门的时间、是否需要接机、对住宿饮食是否有特殊要求等等

2、。5、 九月二十日工作人员根据与会嘉宾的到来情况在机场、车站等地专人专车接站。6、 在预定好的九点进行来宾登记并统一安排三餐。2）物资准备组1、提前预定与会嘉宾的下榻酒店及三餐2、预定和安排接站及接送嘉宾参加研讨会的车辆3、预定研讨会要使用的会议室并确保灯光、音响、投影等多媒体设备可以使用4、准备会议的相关资料及宣传手册，审定后印刷。 5 购买赠送给与会嘉宾的纪念品3）宣传组1、通过传单、海报等方式在校内、院内宣传 在九月前设计好海报，审定后打印，贴在食堂前宣传栏、四号楼一楼、学生宿舍个园区宣传栏上。2、通过厦门大学建筑与土木工程学院网站、厦门大学网站、微博、人人等网络工具进行宣传2、 联系校内外新闻媒体对学术研讨会进行记录和报道。三、 应急预案1、 与会嘉宾未到 与嘉宾联系并了解情况。若嘉宾有重要发言则安排其他人代述。2、多媒体设备出现问题不能使用 启用备用设备。若是都不能使用则更换会议室3、紧急医疗 在学术研讨会过程中设立紧急医疗点，提供简单的医疗服务 2、 火灾地震等 在学术研讨会会议室内张贴紧急疏散路线图，一旦发生紧急情况即使疏散与会人员。