合同保管及归档制度.docx

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合同保管及归档制度

合同保管及归档制度

篇一：

合同发放与保管制度

合同发放与保管制度

第一章总则

一、为了规范公司合同档案管理，有效地收集合同签订和履行过程中的有价

值材料，维护公司的经济利益，降低经营风险，特制定本管理制度。

二、公司合同档案由签订和履行合同过程中形成的协议及与此相关的具有保存

价值的材料形成。

第二章合同分类

一、xx合同：

解释说明二、xx合同：

解释说明

第三章合同管理的责任分配

一、合同管理的归口部门为xx部。

xx部合同管理专员负责所有文件编号归档；合同相关档案资料的收集、整理；所负责文件合同档案的借阅、保存和销毁。

二、各部门负责本部门合同或协议的编号分配、档案资料的收集整理。

第四章合同归档要求

一、文件合同编号规则

合同号是合同档案唯一的保管单位。

1．年度号：

年度号由四位阿拉伯数字组成，指文件材料形成的年度。

2．分类号：

分类号是档案号的主体,分别依照合同类别拼音首字母给予

识别代码。

3．顺序号：

顺序号4位，用阿拉伯数字表示：

0001、0002……，表示

公司当年某一类合同的序号。

4．部门代码:

部门代码仅限销售合同，为各部门的汉语拼音简称；二、合同签订人在合同上签字后，由签订人或经办人办理合同手续；经领导审

批后，到合同管理员处编号并登记并盖章。

合同在双方均盖章生效后须将原件一份送到合同管理员处存档。

三、合同签订人或经办人负责将合同相关档案资料及时提交给合同管理员，并

按月将合同的所有档案资料提交完整。

四、所有以公司名义签订的有效合同原件一律要求在公司归档，各部门及平台

只留复印件备查。

合同管理员每月初将统计出各部门签订的合同中尚未收回合同的清单，以电子邮件或传真的形式发给各部门，各部门须将合同按要求归档。

五、档案管理员每月汇总上月度的完整合同档案资料，制作《合同档案汇总表》提交相关部门。

第五章合同档案保管期限及销毁

一、正式形成的合同档案以合同签订之日起开始计算档案保管期限。

三、档案销毁

1．任何组织或个人未经允许无权随意销毁公司档案材料。

2．各合同管理人员应定期对合同进行检查。

3.合同文档的保存条件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以确保合

同文档的安全。

第六章合同借阅发放

一、公司合同原件，一般不予借出。

二、特殊原因需要借阅公司合同的，若借阅本部门签订的合同，应填写借阅申

请单，经部门经理审核后，到合同管理员处办理借阅手续。

若借阅非本部门签订的合同，则除本部门经理签字外，还要报公司主管业务负责人批准方可发放借阅。

三、合同发放借用期限为一周。

借阅人应到期归还。

确因工作需要继续借用的，

必须再次办理借阅手续（续借）。

对逾期1周仍不归还者，由合同管理员催还。

四、借阅人应注意档案安全和保密，严禁涂改，转借、损坏、遗失。

第七章责罚制度

一、公司各部门凡违反本制度，无故延期或不交应归合同材料的，一经发现，

限期上交，经催交仍拖延不交的，除责令其部门负责人和单位领导写出书

面检查外，各罚款xx元，并予以批评。

二、公司所有员工凡违反第六章第四条，泄露公司档案机密的，涂改、拆散或

未经相关部门批准转借、复印或携带档案外出的，视具体情况，对其部门领导和当事人各罚款xx-xx元，并予以批评；

三、公司所有员工违反第六章第三条，不按借阅期限归还的，限期归还并责令

其当事人写出书面检查，并对借阅人进行绩效处罚xx元；

四、一般合同资料若出现丢失、损坏、缺页等情况，应立即报告档案归档部门

并办好补办手续，同时对借阅人进行绩效处罚xx元；如因遗失档案，泄露公司商业秘密，造成恶劣后果者，扣除借阅人及部门负责人一个月绩效工资，并视情况严重程度追究其相关责任。

六、对借阅公司档案用于非工作需要造成重大损失或影响的，公司将追究其法

律责任。

第八章附则

一、本制度由xx部门负责解释及修改，由总经理办公会批准后执行。

该规定

可以依据实际情况进行随时或定期修订,修订的版本获得总经理办公会批准后生效,且自动替代以前的版本。

公司全体员工应遵循最新版本的规定。

二、本制度自下发之日起执行。

三、附件

附件1《合同借阅单》

附件2《合同登记本》

附件1：

附件2：

合同登记本

篇二：

合同档案管理规定（定稿）

合同档案管理规定

一、目的

为了加强营销合同档案管理，使营销合同档案管理工作程序化、规范化、科学化、便捷化，特编制本规定。

二、范围

本规定中的合同资料适用于公司对外经营过程中所签订的合同及相关书面资料档案，包括销售合同、工程合同、与销售工程合同相关的各种书面文件资料、以及为执行上述合同的相关信息资料等。

三、责任部门及责任人

合同管理科负责各科室提交的合同档案的收集、整理、保管及向公司各相关部门分发合同档案资料；定期对部门内的合同档案进行清理核对；合同管理科合同管理人员负责上述具体工作。

四、合同档案流转管理

（一）合同资料提交管理：

1、凡对外签订的营销合同及相关资料都应由责任部门提交合同科统一归档保管，原则上各签约科室和个人不得分散存放保管。

2、提交的合同资料符合以下要求：

（1）文字清晰、禁止使用铅笔、圆珠笔等抄录及修改；如有修改，必须加盖相应的合同修正章。

（2）合同资料完整、准确、齐全，合同和配套资料（原合同复印件、主件和附件、报告和批复等）应一并归档。

（3）合同资料需按照规定份数及是否原件提交；特殊情况下暂缺失或需要补交的，必须由合同评审人员进行评审登记方可先行提交。

（4）修改协议的提交：

营业科室需提交修改协议书3份，修改协议申请表1份，若有技术规格表和土建资料随之提交。

（5）归档的合同资料，由合同经办人在合同管理人员处登记《合同移交签收表》，并经双方当面清点，核对无误后方可签收，以备存查。

（二）、合同资料移交管理：

1、根据合同履行规定，需向公司相关部门移交合同资料，基本情况如下：

（1）合同资料的移交：

2、移交流程：

（1）正常情况下，营业科室提交完整的合同、修改协议等合同资料后一个工作日内采用人工传递、快递等方式进行资料移交；

（2）若有紧急合同，由营业科室发起经其科室领导审批，营业技术科确认技术资料无误，再经合同科领导批准，走OA电子版合同传递流程，纸质合同随后移交相关部门以备存查。

3、移交合同签收要求

（1）合同科向各部门移交合同资料时，附《合同移交签收表》，各部门应在收到后当日内签收并传真给合同科留档，备以存查。

（2）若先使用电子版合同传递的，签收日期以收到电子版合同日期为准。

五、合同资料归档管理

1、合同档案编号及排列归定

（1）合同号编制：

归档合同以年份和合同形成时的编号为原则，例如11000（转载于:

wWW.xlTkWJ.Com小龙文档网:

合同保管及归档制度）1、110666合同。

（2）柜编号：

合同库的文件柜以英文字母进行排序，例如：

A、B...AA、AB柜等。

（3）盒编号：

按柜内文件盒的排列以数字进行编排，例如1、2、19、20等，每个文件柜一般存放40个文件盒。

（4）合同档案排序：

按盒內存放的合同的合同序号排列，每个文件盒内存放20~30个合同。

（5）合同的整理单位：

归档的合同档案以一份完整的合同为单位，进行整理、分类、编号、排列、编目、装订、装盒。

（6）一份完整的合同的装订顺序：

电梯合同审查表、商务分析表、买卖合同、技术规格表、土建资料、调试或安装合同、运输费/调试费/安装费申请单、承诺函/保证函、身份证复印件/房产证/组织机构代码证/修改协议及其他与合同相关的资料。

2、合同档案电子化检索编制及执行

（1）编制目的：

电子化的入库合同目录可便于对合同在库情况的管理，便于查找，提高工作效率。

（2）期望效果：

可达到快速地查找到已提交合同的具体位置，不进入合同库也可以准确的知道合同在库情况以及其传递、修改、借阅等情况。

（3）更新时间：

每周一更新一次，将相应更新的统计表发给科室中相关人员，相互配合工作。

（4）相关信息：

入库时间、在库位置、是否在库、修改记录、借阅记录等方面。

3、保管事项

1、合同管理人员接收移交的文件材料后，应按规定分门别类进行系统的加工整理、装订、鉴定、编号入库保管并开展利用。

2、合同档案管理员必须加强责任心，对每天处理的合同要及时归档入库，并对现存合同档案经常检查，发现破损及时修补。

3、做好库房清洁工作、八防工作（防火、防盗、防虫、防潮、防有害气体、防光、防高温、防霉），档案室须由专人进行管理。

每天下班前要检查门窗是否锁好。

4、一般情况下，本规定中的合同资料在应在执行完毕且无纠纷后再进行一年的保留期，上述期限过后正式封存，另行保管；特殊合同按实际情况确定具体的保管期限。

六、合同档案借阅规定

本公司内部人员因工作需要，临时或定时借阅合同资料原件，借阅者要爱护合同，妥善保管，不得进行转借、拆除、涂改、抽换等，并需遵循以下规定进行借阅：

1、内部查阅：

即借阅者临时借阅合同合同资料查阅，借阅当天下班前归还。

需到合同管理员处填写《合同借阅登记簿》，注明需借阅合同的合同号、借阅事由、内容、借阅日期等，归还时登记注销。

2、外借使用：

即借阅人将合同资料原件带出公司使用

（1）由借阅人员在OA系统上发部门工作联系单，注明需借阅合同的合同号、借阅事由、内容、借阅日期；

（2）借阅人员科室领导审批；

（3）合同科科长审批，若科长不在由其授权人审批；

（4）借阅人员将所借内容复印留底并保证及时归还（借阅期限一般为7天），并填写《合同借阅登记簿》；如需要延长借阅期限的，必须办理续借手续（续借手续即按同样的流程再申请一次）。

（5）合同归还后，合同管理员要认真检查，及时处理工作联系单并将合同归档。

七、合同档案保密规定

1、公司工作人员必须保证对合同档案的绝对保密，未经许可，不准私自抄录和复制，更不准擅自将合同档案携带出外转让和扩散。

2、库房门、窗必须牢固，工作人员进出档案室必须进行登记；非合同管理人员，未经允许，不得随意进入合同档案室。

八、生效情况

本规定自颁布之日起生效，如有疑问由合同管理科负责解释。

合同管理科

2011年5月10日

附表：

1、合同管理汇总登记表（总表）概况及检索用

2、合同资料归档登记表（一级子表）详细情况登记3、合同资料流转登记表（一级子表）详细情况登记4、合同资料借阅登记表（一级子表）详细情况登记5、欠缺资料登记表（二级子表）-----即资料欠补详细情况6、合同提交登记表（二级子表）-----即资料收取详细情况7、合同修改登记表（二级子表）-----即合同修改资料情况8、合同移交登记表（二级子表）-----即资料移交详细情况9、合同借阅记录薄（二级子表）-----即资料借阅详细情况

10、合同内附记录（综合三级子表）-----单个合同内附入库、修改、补交、借阅详细情况

篇三：

合同档案管理制度

合同档案管理制度

一、合同档案管理原则

本合同档案管理制度所指的是公司在业务经营中形成的涉及合同的资料总和，其构成包括项目建议书、可行性研究报告、章程、资信调查材料、意向书、合同正本，以及有关合同修改补充、转让、变更、解除、协调、终止等方面的材料，都必须及时归档，个人不得擅自留存。

这是企业为维护自身的合法权益而采取的必要手段，通过对合同的档案管理，可以保存与合同有关的相关证据材料，一旦发生纠纷，可以及时运用档案记载的内容，依法维护单位的权益。

二、合同档案管理办法

为进一步加强合同文档管理工作，提高合同管理水平，逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定合同档案管