项目管理制度及流程文档格式.docx

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5.6学生作业管理

6.英语学习跟进

7.海外留学申请管理

7.1合作院校清单及录取条件（内部）

7.2学生留学申请指导手册

7.2.1海外院校申请培训操作流程

7.2.2留学签证申请培训操作流程

第一部分:

内部管理

一、管理组织架构

二、部门责任划分

Ø

销售部

市场部

项目管理部

工作阶段

工作事项

性质

项目成立

市场信息搜集、市场决策

●

项目整体策划

编写、设计对外宣传内容、物料

海外院校代理合作协议签署

国内院校合作协议签署

所有合同的拟写、生效合同的存档和管理

销售

渠道开拓和管理、渠道合作协议签署

制作对外宣传内容、物料

教学管理

学生面试录取（理制度及流程）

教学管理（制度及流程）

学生学籍管理（理制度及流程）

师资管理（制度及流程）

学生退学

三、财务流程

1、校方培训费结算

1）项目收费：

“金融硕士研修班”课程：

培训费79200元，报名费800元；

以上费用为上海交通大学南洋商学院标准收费，并且金额会根据学院情况酌情给予折扣和浮动，其他合作院校收费以合同约定为准。

同时以上费用不包含第三方费用（学员的交通和住宿费、生活费、国外学校申请费、签证服务费等）。

所有培训费和报名考试费由校方统一收取并及时开具相应票据（即行政事业单位统一银行收据）。

2）校方和项目方按核实项目培训费用入账总额的20%：

80%比例分配,校方为20%，项目方为80%，项目方分成比例中包含前期招生宣传费用，以及项目方应得利润。

3）费用结算办法：

正式开学后一个月内，校方向项目方支付该班级已收培训费总额的70%。

每开一个班由项目方财务专人负责结算对接。

学员拿到结业证书后一周内（如学生因为自身原因未能完成课程，以书面形式确认视作放弃），校方向项目方支付该班级已收培训费总额的10%。

每班结业后由项目方财务专人负责结算对接。

2、合作伙伴代理费结算、师资费用结算

合作伙伴按照合同约定完成招生并顺利开班，在正式开学后两个半月内，项目办公室向合作

伙伴支付已收学费65%的30%；

课程过半后，校方向项目办公室支付该班级已收学费65%的50%；

课程结束后，项目方向合作伙伴支付该班级已收学费65%的20%；

学生自身原因未能完成课程，以书面形式确认视作放弃；

申请退学并退费成功的学员不予结算代理费；

3、具体结算流程

4、内部报销流程

四、合同及内部文件管理办法

1、合同管理（编号、签署、保存）、渠道信息管理表

协议名称

签署部门

编号示例

编号规则

海外院校代理合作协议

M-20161113-1

按照签署协议部门+签署日期编号，最后一位数字为同一天签署协议区分序号

渠道合作协议

S-20161112-2

学生入学协议

P-学号

采购协议

各部门

PU-M-20161116

各部门合同均由项目管理部跟需求部门讨论后，拟写、出具、修改；

签章生效后的合同各部门交由项目管理部统一保存；

所有合同按照不同部门、不同内容、不同月份存档管理。

所有合同存档均填写合同入库单

2、内部管理（编号）

事项

合作伙伴编号

地区首字母_序号

SH_1

班级编号

合作伙伴编号_年份季节

SH_1_2017S01（春季S,秋季F）

学生学号

班级编号_入学序号

SH_1_2017S0101

学生学籍档案文件夹

学生学号_学生姓名

SH_1_2017S0101王小明

学生相关文件

学生学号_学生姓名文件名

SH_1_2017S0101王小明报名表

支持文件编号

开头大写字母为文件类型:

A.档案类；

B.文件类；

C.通知类

中间数字为文件使用阶段：

1.招生入学；

2.师资管理；

3.教学管理

末尾数字为文件编号。

A.1.1报名表

B.1.1面试提问示例

C.1.1上课通知

第二部分:

一、申请、面试、录取流程及管理

（一）整体

1、面试、录取、缴费工作整体流程

（二）申请

1、申请人资格

为确保申请人入学后能达到留学目标，请按照以下条件筛选适合的人选具体参照《申请须知》（详见附件廿三）：

大三或大四本科在读生，或者本科毕业一年内的应届生；

本科在读期间学习勤奋，成绩良好；

具有一定英语能力；

有强烈的海外学习意愿；

遵纪守法、品行端正；

个人生活独立自主，具有一定社交能力和抗压能力适应较高强度的学习和留学生活。

2、申请材料（学生学籍档案）

符合条件的申请同学需提供以下材料以完成申请：

申请同学身份证复印件和护照复印件（护照复印件可后期补交）

报名表（详见附件一）

本科在读证明或毕业证复印件

本科成绩单复印件

语言考试成绩单复印件

4张2寸近期证件照

（三）面试

1、面试具体流程

2、面试官资质

面试官由合作伙伴选取合适的人选担任。

每次面试需面试官2-3人，该人选需具备以下技能或经验（班主任若符合以下条件也可作为面试官）：

有相关入学面试官经验者优先；

有辅导海外院校面试经验者优先；

有海外留学经历者优先；

具有较强的沟通、观察、判断能力；

具有较强的英语口语沟通能力。

3、面试材料

班主任须提前准备面试材料：

《报名表》（详见附件一）、《英语阅读能力测试题》（详见附件十六）、《面试评估表》（详见附件三）。

面试官需提前阅读学生报名表，充分了解学生基本情况。

面试完成后，班主任须在当天负责将面试评估表整理交接给项目办公室存档，由校方根据面试情况进行录取:

《英语阅读能力测试题》由项目办公室提供。

分为阅读分析文章和完形填空文章两大类；

面试官须从十篇文章中选出一篇作为考察学生英语阅读能力的工具；

一天内不得使用两篇相同的文章考察学生，若当天面试安排超过10名学生，需按顺序选用阅读文章；

每篇阅读分析文章后有5题针对文章内容的题目，每道题目2分，总分为10分；

每篇完形填空文章后有10个单词的空格需要学生填写，每个空格1分，总分为10分；

面试官须根据答案给学生的答题评分，并记入面试评估表；

项目办公室为面试官提供了《面试提问示例》（详见附件十五），面试官可根据示例对学生的各方面情况进行提问；

《面试评估表》为评价学生的重要依据，面试官需根据事实谨慎填写；

面试前面试官须仔细阅读学生申请的材料，面试时根据学生个人情况进行提问。

4、面试提问示例（供参考，可根据学生报名表信息提问）

5、面试纪律

面试前面试官须仔细阅读学生报名表，仔细填写面试评估表；

面试沟通时，面试官和学生都应尊重对方，不能随意离席和接听电话；

进行英语测试时，学生不得私下交流，班主任和面试官应负责监督；

进行英语交流时须脱稿，不得照念。

（四）录取与退学

1、录取:

申请学生的《面试评估表》（详见附件三）及“学生入学材料包”经校方审核通过后，学生将

会收到由校方通过邮寄方式发送的《入学通知》（详见附件廿五），项目办公室会将录取同学

名单通过线上的方式交给班主任；

班主任须及时通过电话的方式通知同学已经录取，按照通知上的时间地点准时参加“开学典

礼”，并按时缴纳学费；

学员按照通知缴清学费后将学费缴费凭证交给班主任处，由班主任转交至项目办公室；

待上海交通大学教育集团南洋商学院确认收费后，录取正式生效。

班主任负责督促学员按时足额缴纳学费，收取学员学费缴费凭证提供给项目办公室，作为开

具发票和费用结算的重要凭据；

学员全额缴纳学费后，班主任负责将学员详细信息录入教学管理系统。

2、退学：

退学流程由学生向班主任递交《退学申请》（详见附件十四）开始，合作伙伴项目负责人须在

学生提交《退学申请》当天将情况告知项目办公室，否则一切纠纷后果由合作伙伴承担；

《退学申请》通过校方的审批后，方可办理退学、退费手续；

当年“开学典礼”前提交的《退学申请》并通过校方的审批后，学员的学费将全额退还；

当年“开学典礼”两周内提交的《退学申请》并通过校方的审批后，学员的学费将退还70%

至原缴费账户；

当年“开学典礼”两周后提交的《退学申请》将予以受理，但学费不退；

所有退款将在“开学典礼”后两个月内退还。

二、开学典礼流程

三、课堂教学管理

1、课程结构

2、师资管理（中、外25%至少，100小时、师资报名、审核、面试、排课、教师合同、教师测评、教师评估表、教师工作守则及奖惩、节假日问候及礼品）

3、师资配给原则

合作伙伴为课程匹配的教师须统一填写《教师简历》（详见附件四），交由项目办公室进行审

核。

审核通过的师资方能排课、上课。

合作伙伴无适合人选时，项目办公室可推荐合格师资

（课酬费用由合作伙伴承担）。

任课教师（含外教）原则上由各合作伙伴按照本项目的教师任教标准自行匹配，所有任课教

师须与合作伙伴签署《任教协议》（详见附件五），并发送给项目办公室备案存档；

4、教师任教标准

本项目所有课程均采用英文授课；

教材选用全球通用、权威的英文教材（《16/17学年课程教材目录》详见附件十八）；

教师使用英文或中英双语课件；

课程考纲和教学大纲由相关领域教学专家出具并提供给合作伙伴（《16/17学年课程考试大纲

汇编》详见附件十九、《16/17学年课程教学大纲汇编》详见附件二十）；

考试试题由项目办公室提供。

中/外

英语能力

学历/专业证书

授课经验

中教

可用英语上课，有海外研究经历者最佳，须提供英语资质证明

与任教课程相关的专业

硕士及以上学历

与任教课程相关的专业证书至少一项

对任教课程至少两年

外教

英语母语国家者最佳

5、任教协议

师资、排课全部确定后，由合作伙伴跟任课教师签署统一的《任教协议》（详见附件五），确定上课的时间、课酬等内容。

班主任须将所有教师的《任教协议》发送给项目办公室，以备案存档。

6、教师工作守则

合作伙伴负责管理各任课教师，遵守《教师工作守则》（详见附件十七）的上课纪律并记录教师违纪情况。

7、教师授课质量管理

每一门课程结束后，班主任须向上课学员发放《课程反馈表》（详见附件十一），监督学员完

整填写并收回，汇总成《课程反馈汇总表》（详见附件六），并将教师的课程质量评分录入教

学管理系统；

课程质量评分的平均分60-75分之间项