项目管理制度及流程文档格式.docx

1、5.6学生作业管理6.英语学习跟进7.海外留学申请管理7.1合作院校清单及录取条件（内部）7.2学生留学申请指导手册7.2.1海外院校申请培训操作流程7.2.2留学签证申请培训操作流程第一部分:内部管理一、管理组织架构二、部门责任划分销售部市场部项目管理部工作阶段工作事项性质项目成立市场信息搜集、市场决策项目整体策划编写、设计对外宣传内容、物料海外院校代理合作协议签署国内院校合作协议签署所有合同的拟写、生效合同的存档和管理销售渠道开拓和管理、渠道合作协议签署制作对外宣传内容、物料教学管理学生面试录取（理制度及流程）教学管理（制度及流程）学生学籍管理（理制度及流程）师资管理（制度及流程）学生退学

2、三、财务流程1、校方培训费结算1）项目收费：“金融硕士研修班”课程：培训费79200元，报名费800元；以上费用为上海交通大学南洋商学院标准收费，并且金额会根据学院情况酌情给予折扣和浮动，其他合作院校收费以合同约定为准。同时以上费用不包含第三方费用（学员的交通和住宿费、生活费、国外学校申请费、签证服务费等）。所有培训费和报名考试费由校方统一收取并及时开具相应票据（即行政事业单位统一银行收据）。2）校方和项目方按核实项目培训费用入账总额的20%：80% 比例分配,校方为20%，项目方为80%，项目方分成比例中包含前期招生宣传费用，以及项目方应得利润。3）费用结算办法：正式开学后一个月内，校方向项

3、目方支付该班级已收培训费总额的70%。每开一个班由项目方财务专人负责结算对接。学员拿到结业证书后一周内（如学生因为自身原因未能完成课程，以书面形式确认视作放弃），校方向项目方支付该班级已收培训费总额的10%。每班结业后由项目方财务专人负责结算对接。2、合作伙伴代理费结算、师资费用结算合作伙伴按照合同约定完成招生并顺利开班，在正式开学后两个半月内，项目办公室向合作 伙伴支付已收学费65%的30%；课程过半后，校方向项目办公室支付该班级已收学费65%的50%；课程结束后，项目方向合作伙伴支付该班级已收学费65%的20%；学生自身原因未能完成课程，以书面形式确认视作放弃；申请退学并退费成功的学员不予

4、结算代理费；3、具体结算流程4、内部报销流程四、合同及内部文件管理办法1、合同管理（编号、签署、保存）、渠道信息管理表协议名称签署部门编号示例编号规则海外院校代理合作协议M-20161113-1按照签署协议部门+签署日期编号，最后一位数字为同一天签署协议区分序号渠道合作协议S-20161112-2学生入学协议P-学号采购协议各部门PU-M-20161116各部门合同均由项目管理部跟需求部门讨论后，拟写、出具、修改；签章生效后的合同各部门交由项目管理部统一保存；所有合同按照不同部门、不同内容、不同月份存档管理。所有合同存档均填写合同入库单2、内部管理（编号）事项合作伙伴编号地区首字母_序号SH_

5、1班级编号合作伙伴编号_年份季节SH_1_2017S01（春季S,秋季F）学生学号班级编号_入学序号SH_1_2017S0101学生学籍档案文件夹学生学号_学生姓名SH_1_2017S0101王小明学生相关文件学生学号_学生姓名文件名SH_1_2017S0101王小明报名表支持文件编号开头大写字母为文件类型:A.档案类；B.文件类；C.通知类中间数字为文件使用阶段：1.招生入学；2.师资管理；3.教学管理末尾数字为文件编号。A.1.1报名表B.1.1面试提问示例C.1.1上课通知第二部分:一、申请、面试、录取流程及管理（一）整体1、面试、录取、缴费工作整体流程（二）申请1、申请人资格为确保申请

6、人入学后能达到留学目标，请按照以下条件筛选适合的人选具体参照申请须知（详见附件廿三）：大三或大四本科在读生，或者本科毕业一年内的应届生；本科在读期间学习勤奋，成绩良好；具有一定英语能力；有强烈的海外学习意愿；遵纪守法、品行端正；个人生活独立自主，具有一定社交能力和抗压能力适应较高强度的学习和留学生活。2、申请材料（学生学籍档案）符合条件的申请同学需提供以下材料以完成申请： 申请同学身份证复印件和护照复印件（护照复印件可后期补交）报名表（详见附件一）本科在读证明或毕业证复印件本科成绩单复印件语言考试成绩单复印件4张2寸近期证件照（三）面试1、面试具体流程2、面试官资质面试官由合作伙伴选取合适的人

7、选担任。每次面试需面试官2-3人，该人选需具备以下技能或经验（班主任若符合以下条件也可作为面试官）：有相关入学面试官经验者优先；有辅导海外院校面试经验者优先；有海外留学经历者优先；具有较强的沟通、观察、判断能力；具有较强的英语口语沟通能力。3、面试材料班主任须提前准备面试材料：报名表（详见附件一）、英语阅读能力测试题（详见附件十六）、面试评估表（详见附件三）。面试官需提前阅读学生报名表，充分了解学生基本情况。面试完成后，班主任须在当天负责将面试评估表整理交接给项目办公室存档，由校方根据面试情况进行录取:英语阅读能力测试题由项目办公室提供。分为阅读分析文章和完形填空文章两大类；面试官须从十篇文章

8、中选出一篇作为考察学生英语阅读能力的工具；一天内不得使用两篇相同的文章考察学生，若当天面试安排超过10名学生，需按顺序选用阅读文章；每篇阅读分析文章后有5题针对文章内容的题目，每道题目2分，总分为10分；每篇完形填空文章后有10个单词的空格需要学生填写，每个空格1分，总分为10分；面试官须根据答案给学生的答题评分，并记入面试评估表；项目办公室为面试官提供了面试提问示例（详见附件十五），面试官可根据示例对学生的各方面情况进行提问；面试评估表为评价学生的重要依据，面试官需根据事实谨慎填写；面试前面试官须仔细阅读学生申请的材料，面试时根据学生个人情况进行提问。4、面试提问示例（供参考，可根据学生报名

9、表信息提问）5、面试纪律面试前面试官须仔细阅读学生报名表，仔细填写面试评估表；面试沟通时，面试官和学生都应尊重对方，不能随意离席和接听电话；进行英语测试时，学生不得私下交流，班主任和面试官应负责监督；进行英语交流时须脱稿，不得照念。（四）录取与退学1、录取:申请学生的面试评估表（详见附件三）及“学生入学材料包”经校方审核通过后，学生将会收到由校方通过邮寄方式发送的入学通知（详见附件廿五），项目办公室会将录取同学名单通过线上的方式交给班主任；班主任须及时通过电话的方式通知同学已经录取，按照通知上的时间地点准时参加“开学典礼”，并按时缴纳学费；学员按照通知缴清学费后将学费缴费凭证交给班主任处，由班

10、主任转交至项目办公室；待上海交通大学教育集团南洋商学院确认收费后，录取正式生效。班主任负责督促学员按时足额缴纳学费，收取学员学费缴费凭证提供给项目办公室，作为开具发票和费用结算的重要凭据；学员全额缴纳学费后，班主任负责将学员详细信息录入教学管理系统。2、退学：退学流程由学生向班主任递交退学申请（详见附件十四）开始，合作伙伴项目负责人须在学生提交退学申请当天将情况告知项目办公室，否则一切纠纷后果由合作伙伴承担；退学申请通过校方的审批后，方可办理退学、退费手续；当年“开学典礼”前提交的退学申请并通过校方的审批后，学员的学费将全额退还；当年“开学典礼”两周内提交的退学申请并通过校方的审批后，学员的学

11、费将退还70%至原缴费账户；当年“开学典礼”两周后提交的退学申请将予以受理，但学费不退；所有退款将在“开学典礼”后两个月内退还。二、开学典礼流程三、课堂教学管理1、课程结构2、师资管理（中、外25%至少，100小时、师资报名、审核、面试、排课、教师合同、教师测评、教师评估表、教师工作守则及奖惩、节假日问候及礼品）3、师资配给原则合作伙伴为课程匹配的教师须统一填写教师简历（详见附件四），交由项目办公室进行审核。审核通过的师资方能排课、上课。合作伙伴无适合人选时，项目办公室可推荐合格师资（课酬费用由合作伙伴承担）。任课教师（含外教）原则上由各合作伙伴按照本项目的教师任教标准自行匹配，所有任课教师须

12、与合作伙伴签署任教协议（详见附件五），并发送给项目办公室备案存档；4、教师任教标准本项目所有课程均采用英文授课；教材选用全球通用、权威的英文教材（16/17学年课程教材目录详见附件十八）；教师使用英文或中英双语课件；课程考纲和教学大纲由相关领域教学专家出具并提供给合作伙伴（16/17学年课程考试大纲汇编详见附件十九、16/17学年课程教学大纲汇编详见附件二十）；考试试题由项目办公室提供。中/外英语能力学历/专业证书授课经验中教可用英语上课，有海外研究经历者最佳，须提供英语资质证明与任教课程相关的专业硕士及以上学历与任教课程相关的专业证书至少一项对任教课程至少两年外教英语母语国家者最佳5、任教协议师资、排课全部确定后，由合作伙伴跟任课教师签署统一的任教协议（详见附件五），确定上课的时间、课酬等内容。班主任须将所有教师的任教协议发送给项目办公室，以备案存档。6、教师工作守则合作伙伴负责管理各任课教师，遵守教师工作守则（详见附件十七）的上课纪律并记录教师违纪情况。7、教师授课质量管理每一门课程结束后，班主任须向上课学员发放课程反馈表（详见附件十一），监督学员完整填写并收回，汇总成课程反馈汇总表（详见附件六），并将教师的课程质量评分录入教学管理系统；课程质量评分的平均分60-75分之间项