高效会议管理技巧(003)Word下载.doc

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会议总是在大于一人的情况下发生的，即使是只有两个人的会议，这两个人也是一种小型组织。

没有不开会的组织或部门，一个组织或部门不召开会议，它的存在价值就会受到质疑。

因此，会议能够充分显示一个组织或部门的存在价值。

图1-2 组织或部门与会议

3．会议是一种群体沟通的方式

开会很少是一对一的沟通，绝大多数情况下都是一种群体沟通。

随着科技的迅猛发展，人们的沟通方式越来越多，现在人们可以通过Ｅ-mail、多媒体等种种形式进行沟通，但是，群体沟通，即会议这种方式，是任何其他沟通方式都无法替代的。

因为这种方式最直接、最直观，这种方式最符合人类原本的沟通习惯。

◆开展有效的沟通

会议是一种多项交流，可以集思广益，实现有效沟通是会议的一个主要目的。

◆传达资讯

通过会议可以向员工通报一些决定及新决策，也就是说向员工传达来自上级或其他部门的相关资讯。

◆监督员工、协调矛盾

许多公司或部门的常规会议其主要目的是为了监督、检查员工对工作任务的执行情况，了解员工的工作进度；

同时，借助会议这种“集合”的、“面对面”的形式，来有效协调上下级以及员工之间的矛盾。

◆达成协议与解决问题

达成协议与解决问题一般要经历以下6个步骤，通过这6个步骤，最终实现协议的产生和问题的解决。

图1-3 达成协议与解决问题的6个步骤

◆资源共享

利用开会汇集资源，以期相互帮助，共同进步。

◆开发创意

开发创意的会议目的突出反映在广告公司、媒体公司中。

通过举行会议，形成新的构思，并且论证新构思，使其具有可行性。

◆激励士气

年初或年底的会议通常具有这一目的性。

这种会议是为了使公司上下团结一心，朝着一个方向共同努力。

◆巩固主管地位

经理或主管为了体现自身的存在价值，更为了巩固自己的地位，经常会召开一些上下协调会议，以此来强化自己的地位。

会议可以按照人数、开会方式和开会目的进行分类，每一种分类都从一个方面反映了会议的作用，每一种分类都与人们的实际需要、社会的不断发展密切相关。

表1-1 会议的种类

按人数分类

按开会方式分类

按开会目的分类

●团体会议

●一对一会议

●面对面会议

●电话会议

●视频会议

●宣布人事安排、讲解政策的会议

●当众表扬或批评别人的会议

●临时处理突发事件的会议

●固定的团队会议

●集思广益的会议

每种会议都有其合理的发生频率，只有掌握了合理的会议发生频率，才能更高效地利用各种会议解决问题、达到目的。

1.固定的部门会议

2.全体会议

3.处理突发事件的会议

4.一对一会议

会议成本分为时间成本、直接会议成本和效率损失成本3种。

会议成本是非常可观的一笔数目，它关系到一家公司的得失成败，因此万万不可等闲视之。

1.会议的时间成本

2.直接的会议成本

3.效率损失成本

开会时，主管人员必须离开自己的工作岗位，这有可能造成公司整体管理效率的下降。

由于管理效率下降而造成的损失，就是效率损失成本。

效率损失成本包括以下3种情况：

【自检】

请将下列相关选项用横线连接起来。

A、固定的部门会议 ①至少每两月一次

B、一对一会议 ②随时

C、处理突发事件的会议 ③按需要

D、全体会议 ④至少每月一次

◆见参考答案1-1

【本讲总结】

从某种角度而言，世界是一个时时处处充满会议的世界。

高效的会议能帮助我们迅速解决实践中遇到的问题，然而低效率的会议却往往占据上风，造成时间成本、直接成本及效率成本的损失。

因此，每个人应从基础做起，深刻理解会议的意义、目的、分类、合理的发生频率以及如何计算会议的成本，只有先掌握了这些基础知识，才可能使每一次会议都“行之有效”。

【心得体会】

____________________________________________________________

第二讲会议效率不高的原因及解决方案

会议效率不高的原因及预防性管理

高效会议的八大特征

会议规范

1．会议的通病——效率不高

小王是一家公司的职员，他对公司会议有自己的一些想法，他的想法反映了许多公司会议的某些现状，值得我们思考。

很多公司往往由于以下原因，开会效率低下：

◆公司的主管都不知道何时是开会的最好时机。

许多重要的会都安排在周五下午开，或非要安排在事务繁忙的周一开。

◆许多主管对于何时开会几乎都不征询员工的意见。

这使得员工疲于奔命，甚至得延后或放弃参加其他会议。

◆有些“必须到会”的员工，因为已经与重要客户或政府官员有约在先，根本不能出席，这使得会议讨论很难进行。

而到场的人往往并非与议题关系最密切的人，所以准备不充分或者根本来不及准备。

时下有一句很流行的话——“最近比较烦”，对太多像小王一样的职场人士来说，这句话可以改为“开会比较烦”。

开会之所以烦，用小王的话来说，就是“会议常在毫无章法的状况下进行，甚至毫无意义地延长时间，即使有决议，质量也很低”，简而言之，会议效率不高。

因此，寻找致使会议效率不高的原因就显得格外重要。

2．会议效率不高的原因

会议效率不高通常由以下7种原因造成。

在这7种原因中，有3种原因是会议的“致命伤”，需要格外警惕。

这3种原因是：

主持人的技能、会议的地点以及会议的准备工作。

表2-1 会议效率不高的原因及具体表现

项次

原因

具体表现

（1）

时间

会议安排在即将午餐的时间，每个人都饥肠辘辘，无心开会。

（2）

地点

会议地点设在经理办公室，致使会议被频繁打断，无法正常进行。

（3）

开会对象的选择

必须出席会议的人未到，通知来的是一些可有可无的参加者。

（4）

主持人的技能

会议主持人缺乏影响力、说服力，被参会者牵着鼻子跑，无法达到会议意图。

（5）

参会者的技能

参会者发言混乱，既不知如何表意，又不知如何引退，致使会议失败。

（6）

会议的准备工作

开会前没有通知与会者相关事宜，致使会议拖沓而无成效。

（7）

开会的原因、目的和结果

开会的原因、目的和结果在会议进行中忽然发现皆不明确，致使会议毫无意义、宣告失败。

与低效率会议相对的就是高效会议，高效会议充分克服了致使会议效率不高的种种不利因素。

高效会议具有8大特征。

建议在正式召开会议之前，将高效会议的8大特征一一列出，并随时检验，充分做好预防性管理，使即将召开的会议能够成为真正意义上的高效会议。

会议规范包含3个部分：

会议时间安排的规范、固定的会议流程规范以及会议规范本身。

1．会议时间安排的规范

◆上午8-9点之间，正是员工从家到公司，准备开始一天工作的时候。

这个时候的员工，心绪尚且混乱，还需一段时间才能进入工作状态。

因此，试图在这一时间段举行会议、试图让员工回应会议提议或进行业务分析，从人的生理和心理角度来看，是不现实的。

◆上午9-10点之间，员工已经开始进入工作状态。

在这个时间段最适合进行一对一的会谈，同样也是进行业务会谈的最佳时机。

◆上午10-12点或下午1-3点之间，最适合调动员工集思广益。

大家利用头脑风暴，不断想出新点子、新方法。

◆下午3-5点之间，最好不要安排会议。

这个时段的员工开始进入一天当中的倦怠期，人人希望马上回家，在这个时段举行会议往往会事倍功半。

2．会议规范本身

会议规范是指大家达成共识的会议守则。

会议规范主要包括以下条款：

◆所有与会者将每周工作安排时间表交给会议安排人，以找出最适宜所有参会人的开会时间。

◆超过1小时的会议应有书面通知、议程表及相关资料。

◆所有与会者都要准备在会上发言。

◆准时开始，准时结束。

◆各业务单位负责人对决议能否达成负直接责任。

◆所有与会者应知道维护别人的尊严，不在会中羞辱别人，这条规则最重要，需特别注意。

◆意见不同是好事，议论才能面面俱到，甚至有人扮“黑脸”。

◆会议结束2-3天后，所有与会者应拿到会议记录。

◆所有与会者应承担起对会议质量进行反馈的职责。

◆必要时请第三方监控，以保证会议质量。

3．固定的会议流程规范

图2-1 固定的会议规范流程

固定的会议流程规范主要包括一个中心、两个基本点。

（1）一个中心

一个中心是指整个会议的议程。

一个中心包括：

■会议的开始，具体包括：

致欢迎词；

阐明会议目的；

交流会议议程；

介绍时间安排、相关规章制度；

指定会议记录人。

■进行会议讨论，可以分为不同的议程，比如议程一、议程二、议程三等。

具体包括：

分享话题和目标；

交流信息；

产生主意、做决定、确认行动；

总结。

■结束会议，具体包括：

总结；

安排下次会议。

（2）两个基本点

两个基本点是指会议的一头一尾，即会议开始前的准备和会议结束后的跟踪，这两个基本点是最容易被忽视的。

但是，它们却是保证会议成败的关键。

所以，一个规范的会议流程必须包含会前的准备工作与会后的跟踪工作。

会前的准备工作与会后的跟踪工作具体包括写、发备忘录，制定跟踪计划，以及安排下次做汇报的人选等。

会议效率不高是当前许多会议的现状。

因此，找出会议效率低下的原因就显得格外重要。

通常有7大因素致使会议效率低下，针对这些因素，应在会前充分做好预防性管理。

与此同时，清楚了解什么是高效会议、会议规范有哪些也至关重要，只有掌握了这些，才能从正面引导我们如何提高会议的效率。