项目档案管理规定1Word格式.doc

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第一条为加强上海公路投资建设发展有限公司、上海沪申高速公路建设发展有限公司（以下简称“公司”）建设项目档案管理，确保档案的完整准确和有效利用，根据《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2008）、《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001）、《公路建设项目文件材料立卷归档管理办法》（交办发[2010]382号）、《上海市建设项目（工程）竣工档案编制技术规范》（DG/TG08-2046-2008）、《上海市城市建设投资开发总公司建设项目档案管理规定》（修订版）及其他相关法规、标准，结合公路工程项目建设的具体情况，制定本规定。

第二条本规定所指建设项目档案是指建设项目立项审批、勘察设计、招投标、施工、监理及项目竣工验收全过程中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等各种载体的文件材料。

第三条本规定适用于公司投资建设的工程项目。

第四条建设项目档案直接来源于工程建设的全过程，各种文件材料是建设工程中重要的组成部分，各承办单位和个人不得自行分散保存，必须按照规定移交档案管理部门。

第五条建设项目档案管理是一项专业性、技术性较强的工作，公司将建设项目档案管理纳入工程建设管理程序、纳入招投标制及相关人员的职责和要求。

凡建设项目档案验收不合格，项目工程不得交工验收，财务不予结算，不得参加各项优秀工程的评审。

第六条在工程建设过程中，本着“谁实施工程，谁负责编制、

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提交档案”原则，做好建设项目档案的收集分类、整理移交等工作。

第二章管理与职责

第七条公司的项目档案工作由公司总工程师分管，总工程师办公室负责公司的项目档案工作，并配备专（兼）职档案员；

各工程指挥部由指挥部总工程师具体负责，并配备兼职档案员；

同时，业务受上级档案管理部门的监督和指导。

公司所属各部门以及各指挥部、勘测设计、监理、施工、设备材料供应等单位应根据各自承担的工作范围和职责，将项目文件材料立卷归档工作与工程建设同步收集、同步整理、同步归档，保证项目文件材料收集、立卷、归档的及时、准确、完整、系统。

（一）档案室职责

1．贯彻执行国家有关档案法律、法规和标准，负责制订建设项目档案管理规定。

2．负责收集整理项目工程前期文件、设计文件、竣工文件，并进行立卷归档。

3．对相关人员进行归档工作的业务培训，指导检查施工、监理等标段工程（单项工程）文件材料的形成积累、立卷归档工作；

做好标段工程档案的审定和验收工作。

4．汇总整理立项、设计、施工、监理、竣工等文件材料，并编制项目档案索引目录。

5．竣工档案汇总整理完毕后，报请总公司档案室对项目档案进行终验收前的审定，并做好项目档案终验收的准备工作。

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6．做好档案的接收、移交、保管和开发利用工作。

（二）各相关部门职责

1．综合办公室：

根据项目（工程）文件材料归档范围，负责做好与各项目（工程）有关的文件材料的收集、整理、立卷、移交工作。

2．总工程师办公室：

根据项目（工程）文件材料归档范围，做好各项目（工程）设计技术文件及有关科研项目档案的收集、整理、移交工作。

3．规划前期部：

根据项目（工程）文件材料归档范围，做好各项目（工程）前期立项、选址用地、申照办证等文件材料的收集、整理、立卷、移交工作。

4．计划合同部：

（1）在签订项目设计、施工及监理合同、协议时，应设立专门条款，明确有关方面提交相应项目文件及所提交文件的整理、归档责任（如档案的版本、套数、费用、质量、验收及移交时间等）；

（2）根据项目（工程）文件材料归档范围，做好与各项目（工程）相关合同、协议（或订立合同补充条款）、招投标文件的收集、整理、立卷、移交工作。

5．工程管理中心（指挥部）：

根据项目（工程）文件材料归档范围，负责对施工过程中形成的文件材料的内业质量把关，确定单位工程划分原则，统一规范施工技术资料表式，保证档案资料的完整、准确、系统。

督促、指导、检查各施工、监理单位所形成的施工技术文件、竣工文件、竣工图、声像档案及监理文件资料的收集、整理、立卷归档工作。

达到验收标准后，协同公司档案室做好施工、

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监理合同标段工程档案验收和移交工作。

6．运营管理中心：

根据项目（工程）文件材料归档范围，负

责做好与各项目（工程）有关的文件材料的收集、整理、立卷、移交工作。

7．资金财务部：

根据项目（工程）文件材料归档范围，负责做好各项目（工程）的决算、审计、审价文件材料的收集、整理、立卷、移交工作。

（三）勘察、设计单位工作要求

1．向公司提供工程地质勘察报告、设计文件、设计图、施工图、工程设计计算书及说明等文件材料及电子文件。

2．向公司提供设计变更文件及设计变更文件汇总表。

（四）监理单位工作要求

1．按照签订的合同条款，认真做好监理建设项目档案的建档

工作。

2．负责收集、整理监理过程中形成的文件材料及归档移交工作。

3．负责对施工单位所形成的施工技术资料（包括竣工图），进行检查、审核、签认。

（五）施工单位工作要求

1．按照签订的合同条款，认真做好标段工程（单项工程）档案的建立和报送等工作。

2．负责收集、整理、编制施工过程中形成的各种文件材料。

3．负责编制竣工图，根据设计变更单、图纸会审记录、技术—5—

核定单、业务联系单、工程洽商记录等，做好设计变更依据性文件汇总表。

4．负责编制的标段工程（单项工程）档案，经监理审查通过后，报请公司组织预验收工作。

验收通过后，向公司档案室办理档案资料移交工作。

第八条公司投资建设的项目档案文件材料收集，根据各相关规定以及建设项目的实际情况确定，具体收集归档范围见附表（附件1）。

1．各有关单位应按照收集范围，建立健全项目文件收集归档和立卷制度，按照项目建设程序不同阶段文件材料产生的自然过程，分别做好立卷工作。

2．收集归档的项目文件材料应为原件。

项目前期、勘察设计

文件原件只有一份的，一律由公司档案室保管，移交城建档案馆的为复印件或复印件加盖红印章。

如项目立项审批等文件，原件保存在项目主管单位的，公司可将复印件归档保存；

发至上级主管单位的转发文件，公司归档时可存放复印件；

供货商提供的原材料及产品质量保证文件为复印件的，须在复印件上加盖销售单位印章并注明原件存放处后归档保存；

勘察及测量基础资料、施工记录须是现场原始记录。

3．项目档案一般编制四套，分别移交建设单位（原件）、上海城建档案馆（原件）（须同时报送一套工程电子档案）、主管单位（复

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印件）、接管单位（复印件），公路养护接管单位若有几家时，档案应分别移交相应的接管单位。

4．监理的复测、检测文件材料均与施工单位相应文件材料放在一起，监理只需归监理检测资料汇总表（附件7）。

5．档案保管期限分为永久、长期、短期。

前期文件、设计文件一般为永久；

施工文件、监理文件一般为长期；

竣工文件、竣工图（包括声像材料）为永久。

第九条竣工图编制要求

1．竣工图由施工单位负责编制，应能全面、准确、清晰地反映项目竣工时的实际情况。

2．竣工图的编制一般以设计施工图为基础，各种设计变更文件是补充、修改的依据。

以设计施工图纸目录图号排列顺序为准，按单位工程（单项工程）组卷。

3．施工图施工时没有变动的，在原施工图上加盖“竣工图章”后作为竣工图；

施工图有局部变更的，在原施工图上进行修改、补

充并加盖“竣工图章”后作为竣工图；

涉及结构形式、工艺、平面布置、项目等重大改变及图面变更面积超过10%的，应重新绘制竣工图并加盖“竣工图章”后作为竣工图；

重新绘制的图纸按原图编号，末尾加注“竣”字或在新图图标内注明“A、B、C”并加盖签署竣工图章。

4．设计单位由于设计变更重新绘制施工图，或由于设计变更需增加、作废施工图，设计单位应重新出施工图图纸目录。

如由施工单位依据设计变更文件在原图纸目录中填写增加的新图名称或—7—

划去作废施工图，必需注明修改依据。

如新图取代作废施工图的，在编制竣工图时应排放在原作废施工图位置。

重新绘制竣工图的，应有变更记录栏，内容包含序号、名称、内容和修改日期。

5．竣工图编制后要加盖“竣工图章”，原件（公司）采用（竣工图章样式1）、上海市城建档案馆采用（竣工图章样式2）（见附件2）。

竣工图章使用不褪色的红印泥盖印，竣工图章盖在蓝图右下角（设计图标题栏上方）或周围不压盖文字和图形的地方。

6．竣工图章各栏目签字手续要完备，签名用碳素墨水笔书写，不允许盖章，不得代签。

监理单位应对施工单位编制的竣工图逐张

复核，严格把好质量关。

7．不同建筑物、构筑物重复使用的标准图、通用图应根据图纸目录分别编制竣工图。

第十条竣工图的修改

1．文字和数字的修改一般采用杠改法；

对于少量修改的图形，应采用叉改法；

对于较多修改的图形，应采用圈改法。

并应注明修

改依据，修改依据应注明修改依据文件的名称、日期、编号和条款号（见附件3图例一、二、三）。

图上各种引出说明应与图框平行，引出线不交叉，不遮盖其他线条。

2．无法在图纸上表达清楚的，应在标题栏上方或左边用文字说明。

3．如整张图确无适当位置画上修改后的图形，可另附有局部修改后详图的图纸，并注明修改依据，此图纸图名图号按原图名图号编末尾加注一个尾数（如“1”或“A、B”）。

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4．有关施工技术要求或材料明细表等有文字修改的，应在修改变更处进行杠改，当更改内容较多时，可采用注记说明。

5．竣工图的修改与注记应符合制图规范，做到图形清晰、字迹工整，竣工图必须使用新的蓝晒图，修改、注记要用黑色碳素墨水。

6．新增加的文字说明，应在其涉及的竣工图上作相应的添加和变更。

7．报送上海市或区城市建设档案管理机构的竣工图修改方法和竣工图章样式，一律按上海市或区城市建设档案管理机构相关规

定执行。

第十一条设计变更依据性文件汇总及注记方法

1．设计变更文件汇总表应按单位工程整理组卷（见附件5）。

2．设计变更通知单、技术核定单、业务联系单、工程会议纪要等设计变更依据性文件应注记其原始编号或日期。

3．一份变更文件涉及多张图纸修改的，如修改图不在同一单

位工程的，应将变更文件复印后分别放在相关图纸的单位工程设计变更依据性文件案卷中，并注明原件出处。

4．设计变更文件汇总表应有施工单位盖章和技术负责人签字，监理单位盖章和总监签字，确认工程变更情况。

第十二条声像档案编制

1．工程声像档案是建设项目档案的组成部分，应反映工程从开工到竣工全过程的照片和录像材料，即工程开工前的原址、原貌、工程开、竣工仪式、重要施工工艺和重要节点施工情况及竣工后的

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新貌。

2．照片档案应由照片、底片和文字说明三部分组成，文字说明要求简短、完整，其内容包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者六要素，并要求编制照片总说明。

照片档案的整理应符合国家档案局《照片档案管理规范》（GB/T11821—2002）要求。

使用数码相机的，须先冲印成7寸照片后再制作成光盘保存。

3．录像档案必须图象清晰，录像带须使用专业带，盒上需标简要文字