浅析企业物资采购内部风险及成本的控制Word文档格式.doc

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l摘要：

阐述企业防范物资采购风险的主要对策;

物资采购内部风险及成本控制实施要点;

加强企业物资采购内部控制的建议,并提出降低成本、提高经济效益、改善企业管理的途径。

论述如何有效地控制内部风险及采购成本是当今企业必须关心的一个紧迫话题。

l关键词：

物资采购内部风险；

成本；

控制

物资采购是企业经营的一个核心环节,是企业获取利润的重要来源。

而企业物资采购又往往是企业经营管理中薄弱的一环,也最容易滋生“暗箱操作”、以权谋私、弄虚作假、舍贱求贵、以次充好、收受回扣等等;

也最容易“跑、冒、滴、漏”,积压浪费。

因此,通过对物资采购全过程的监督,加强对物资采购环节的风险管理及成本控制,为提高企业产品质量、降低产品成本、促进企业生产发展,提高产品质量,,加速资金周转,增加效益提供有力保证。

一、采购风险

A企业防范物资采购风险的主要对策

1.应建立与完善企业内控制度,加强教育,提高素质

应建立与完善内部控制制度与程序,加强对职工尤其是采购业务人员的培训和教育,不断增强法律观念,重视职业道德建设,做到依法办事,培养企业团队精神,增强企业内部的风险防范能力,从根本上杜绝合同风险。

2.加强对物资采购招标与签约监督

（1）检查物资采购招标是否按照规范的程序进行,是否存在违反规定的行为发生。

（2）加强签约监督。

检查合同条款是否有悖于政策、法律,避免合同因内容违法、当事人主体不合格或超越经营范围而无效;

通过资信调查,切实掌握对方的履约能力;

对那些不讲效益、舍近求远、进入情货等非正常情况严格审定;

审查合同条款是否齐全、当事人权利义务是否明确、有否以单代约、手续是否具备、签章是否齐全。

3.加强对物资采购全过程、全方位的监督

全过程的是指从计划、审批、询价、招标、签约、验收、核算、付款和领用等所有环节的监督。

重点是对计划制定、签订合同,质量验收和结账付款四个关键控制点的监督,以保证不弄虚作假。

全方位的监督是指内控审计、财务审计、制度考核三管齐下。

（1）加强对物料需求计划,物资采购计划的审计。

审查企业采购部门物料需求计划,物资采购计划的编制依据是否科学;

调查预测是否存在偏离实际的情况;

计划目标与实现目标是否一致;

采购数量、采购目标、采购时间、运输计划、使用计划、质量计划是否有保证措施。

（2）做好合同鉴证审计

①签订经济合同当事人是否具有主体资格,是否具有民事权利能力和行为能力。

②经济合同主要条款是否符合国家的法律和行政法规的要求。

③经济合同主要条款是否完备,文字表述是否准确,合同签订是否符合法定程序。

（3）做好对合同台帐、合同汇总及信息回馈的审计

现在合同纠纷日益增多,如果合同丢失,那么在处理时会失去有利的地位而遭受风险。

因此,建立合同台帐、做好合同汇总,运用先进管理手段,向相关部门提供及时准确、真实的回馈信息,也是加强合同管理,控制合同风险的一个重要方面。

（4）加强对物资采购合同执行中的审计

①审查合同的内容和交货期执行情况,是否做好物资到货验收工作和原始记录,是否严格按合同规定付款。

②审查物资验收工作执行情况,是否对物资进货、入库、发放过程中,都要对物资进行验收控制。

③对不合格品控制执行情况审计,发现不合格应及时记录,并采取措施。

④重视对合同履行违约纠纷的处理。

合同履行过程中约纠纷客观存在,若不及时处理,不仅企业的合法权益得不到保护,而且有可能使合同风险严重化。

（5）加强对物资采购绩效考核的审计

建立合同执行管理的各个环节的考核制度,并加强检查与考核,把合同规定的采购任务和各项相关工作转化分解指标和责任,明确规定出工作的数量和质量标准,分解,落实到各有关部门和个人,结合经济效益进行考核,以尽量避免合同风险的发生。

B物资采购内部控制实施要点

1.内部控制的初步评价与关键控制点主要包括的内容

（1）内部控制的了解与初步评价。

首先需要了解企业的经营情况是否良好;

是否属于合法、正当的经营企业,进一步了解其关于采购付款环节的内部控制程序,考察公司在该方面的内部控制制度,程序设计是否齐全、合理,整个循环是否由清购、订购、审核、验收与保管、编制应付凭证、会计处理、付款等环节构成。

（2）内部控制关键的控制点。

从整个循环来看,关键的控制点有:

采购计划审批、签合同、验收货物、付款结算的审签、记账和对账、稽核等。

2.审计结论与风险评估

通过以上的审查与测试,可以认为采购付款循环所涉及的有关交易与账户的相关内部控制是否健全、有效,如果能够达到公司对该循环业务的控制目的,财务处理符合程序且基本正确无误,能保证财务报表按正确的会计期间反映企业财务状况;

企业关于该业务循环的内部控制风险水平较低,则可以对内部控制给予较高的信赖。

C加强企业物资采购内部控制的建议

物资采购是对企业物资采购活动的一种独立客观的监督和评价活动,它通过审查和评价经营活动及内部控制的适应性、合法性和有效性来促进企业目标的实现。

物资采购是最容易出现问题而又不被重视的环节,同时又是内部审计中最薄弱的“盲区”和难点。

在日常实际工作中,重视和强化物资采购的内部控制是十分必要的。

1.加强内部控制的职责和地位

一个有效健全的内部控制体系,可以保证企业各项经济活动的真实性、合法性和有效性,所以,要使内部审计部门真正成为企业内部有效的监督、管理、咨询部门,促使企业国企建立一个有效健全的内部控制体系,尤其是确立内部审计在公司治理中的法律地位,国家应为内部审计创造良好的建设、发展环境,树立内部审计的权威地位,真正让内部审计成为企业自身发展、加强经营管理的内在需要,充分发挥审计在物资采购中的作用。

2.完善内部控制

由于受托责任的产生,才有了委托者及其它第三方对受托者的审计监督。

审计监督是确保受托责任有效履行的手段之一,是一种落实受托责任的控制机制。

加强和完善对企业物资采购活动的监督控制,一是可以保证企业资产的保值、增值;

二是可以促使受托者千方百计完成受托责任,其中包括建立内部控制,重视内部审计工作。

3.优化企业内部控制的工作环境

企业内部审计工作环境,可以分为外部环境和内部环境。

企业内部审计的外部环境是指企业内部审计所处的特定时间和外部空间的总和。

外部环境是所有企业内部审计所面临的特定的社会条件和物质条件,是任何单一的企业都无能为力改变的环境因素。

企业内部审计的内部环境,是指企业内部审计所处的特定的时间和内部空间的总和。

相对于企业内部审计的外部环境来说,它属于微观环境。

二、成本控制

A采购成本概述

采购管理是企业管理的重要组成部分,采购成本控制是采购管理的重要组成部分,也是耗用资金最多,最容易出现失控的环节。

采购价格、数量、运输方式等的选择,将直接影响采购成本。

所以,控制采购成本对企业经营绩效至关重要。

B影响物资采购成本的因素

企业以利润最大化为目的,从企业持续经营的全过程看,收入减去成本就是利润,成本是决定企业利润的重要因素。

采购成本构成具有多样性和动态性的特征,影响采购成本的主要因素有：

1.采购价格：

是企业成本和费用的主要组成部分,是采购成本高低的决定因素。

2.采购数量：

建立在批量生产和科学合理的物品核算定额和储备定额基础之上,经济批量的采购方式和数量等。

3.物流信息：

要及时、全面、准确地掌握分析物流信息,如物资性能、质量、价格等。

4.采用运送方式：

以最短的里程、最低的费用和最短的时间及时、准确、安全、经济的完成物品在空间的转移。

5.物品储备方式：

控制人力和运费以及少占用资金等。

6.采购策略：

具有预见性和灵活机动的采购策略。

7.员工的素质：

良好的采购工作,是决定企业产品开发,产品质量,采购成本的关键,也是决定流通企业销售状况的关键。

C如何进行物资采购成本的控制

1.制订采购预算与采购计划。

制定采购预算的行为,就是对组织内部各种工作进行稀缺资源的配置。

预算是计划的一个方面,也是组织政策的延伸,还是一种控制机制,起着一种比较标准的作用。

制定采购预算,是在具体实施物资采购行为之前对物资采购成本的一种估计和预测,是对整个采购资金的一种理性的规划。

2.确定采购价格。

采购价格的确定,直接影响到企业的成本,是物资采购控制的重中之重。

一方面,利用网络平台,对采购物资的价格进行市场信息收集,着重了解和掌握商品的成本价及利润构成。

另一方面,采取与各投标单位开展竞争性谈判方式。

3.利用采购环境。

物资市场供求关系的外部环境对采购策略的制定、采购计划的实施会产生重要的影响，需要熟悉市场情况、了解市场行情、掌握有关所需物资多方面的市场信息，建立良好的市场信息机制,是有效降低采购成本的途径之一。

4.择优商管理。

供货商是物资采购管理中的一个重要组成部分。

物资采购时,应该本着“公平竞争”的原则,给所有符合条件的物资供货商提供均等的机会,一方面体现市场经济运行的规则,另一方面也能对采购成本有所控制,提高物资采购实施的质量。

因此,在供货商的选择方面就有如下两方面的问题值得关注。

（1）选择供货商的数量。

供货商数量的选择问题,实际上也就是供货商份额的分担问题。

因而,在进行供货商数量的选择时既要避免单一管道,寻求多家供应,又要保证所选供货商承担的供应份额充足,以获取供货商的优惠政策,降低物资的价格和采购成本。

这样,既能保证采购物资供应的质量,又能有力地控制采购支出。

一般来说,供货商的数量以不超过3~4家为宜。

（2）选择供货商的方式。

选择供货商的方式主要包括公开竞争性招标采购、有限竞争性招标采购、询价采购和直接签订合同采购,四种不同的采购方式按其特点来说分为招标采购和非招标采购。

在物资采购中,采取公开招标的方式可以利用供货商之间的竞争来压低物资价格,帮助采购方以最低价格取得符合要求的物资,并且多种招标方式的合理组合使用,也将有助于提高采购效率和质量,从而有利于控制采购成本。

5.管理供货商。

强化供货商的管理基于长期的降低采购成本的理念,在物资采购管理中应该贯穿供货商管理的思想,也即把对供货商的管理纳入到物资采购管理的一个部分。

这样,既可通过长期的合作获得可靠的物资供应和质量保证,又可在时间长短和购买批量上获得采购价格的优势,对降低物资采购的成本有很大的好处。

6.储备管理。

所谓储备,是企业为避免或减少出现停工待料等事故的发生而储存的各种物料,包括原材料、半成品、成品等不同形态。

为了保证生产的顺利进行,企业储备一定的物资是有必要的,但不可因为其必要而无节制地储备。

要做到数量上合理的最小化,笔者认为现在许多企业推行的零库存管理方法值得借鉴。

7.强化采购人员素质。

提高采购人员的素质也是控制采购的重要环节。

一般的采购人员大多从事管理出身,对技术不是很了解,这样在和供货商的谈判中就会很吃亏,经常处于被动地位，只有在采购人员了解了采购物品的特性之后,才能在众多的供货商及谈判中做出最优的选择。

采购管理工作是一件复杂烦琐的工作,尤其在现在生产材料大幅度涨价的情况下,一方面要降低材料成本,另一方面要保证生产物资的正常供应,难度是可想而知的。

但只要我们抓住供应工作的重点环节，加强内部风险控制和成本控制，就能够在保证正常生产供给的同时降低材料成本,实现企业的管理目标。

参考文献：

［1］宋健