香山别墅管理专项方案文档格式.docx
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∙为物业之基本设施提供长远维修筹划。
∙建议可改进物业之改良工程及增减工程项目，以节约工程费用及达至最高之经济效益。
∙协助发展商编制保养合同及招标文献规格及进度。
∙协助发展商挑选所有为物业提供服务之承派商。
∙定期作出工程顾问工作报告报发展商。
2.物业方面
物业服务顾问方面稍滞后于工程管理工作，但也必要在前期做好筹办工作，以备客户顺利入住。
∙协助发展商编制管理公约，并督促她们报批社区办。
∙协助发展商编制顾客守则，装修指南等规条性文献。
∙制定管理预算，拟定管理费收取原则，涉及。
--管理处员工薪金、福利待遇
--公共某些能源费用（中央空调费用、生活热水、供应费用等等）
--设施设备维修费用
--行政费用（税收、办公、通讯、外包等等费用）
--管理公司顾问酬金
∙建议其她管理公约中规定收费项目收费原则，例如能源费、有线电视、宽带网入户等，但上述几项费用基本根据国家或有关机构规定收费原则。
∙协助制定各项规章制度，以备日后运作使用。
内容涉及：
入伙、收楼、制定物业机电、消防之管理规定及表格、保安、清洁卫生、财务等。
▪入伙告知书
▪物业入伙手续
▪物业入伙收费一览表
∙协助制定招工筹划、招聘条件和用工制度。
∙公开向社会招聘，协助选取挑选适合之人选。
∙安排整个管理队伍之制服设计，务求为队伍制造一种专业、热诚服务形象。
∙对各级员工分别开展不同角度、不同专业培训工作。
∙协助发展商成立物业公司，涉及选址、装修、布局等
∙协助发展商联系保险公司，关于投保财产一切险、公众责任险等事宜。
∙协助发展商选用外包公司例如清洁公司、保安公司，考核她们资质及能力等。
∙定期与发展商开会，讨论项目各项进展工作。
∙协助发展商解决其她筹办期各项工作。
∙定期报告给发展商顾问工作进展状况。
3.培训方面
物业管理是对人管理，要想使客户切实获得满意服务，达到一流物业水准，必要具备一支强有力管理班底，这支队伍形成是需要通过多方面培养和磨炼形成，其中培训是这其中较为重要一环。
我司特别关注此方面工作，还聘请了专门人才成立了培训部门，从不同角度、不同专业、不同级别，分别开展培训工作。
二、物业正式运营期
1.世邦魏理仕公司将对香山双新别墅项目进行24小时热情、周到服务。
2.香山双新别墅管理处人员架构:
部门
人数
备注
总经办
G.M.Office
总物业经理
G.M.（
1人
客户服务部
PropertyDept.
客服主任兼值班
Pty.Officer
4人
客服助理
Pty.Assistant
中控室
工程部
TechnicalDept.
工程主任
Tech.Manager
工程技工/运营值班
Technician
11人
人事/行政部
HR&
Admin.Dept.
人事/行政主任
Personnel/Admin.Mgr.
公司监管
行政助理兼库管
Admin.Assistant
司机兼采购
财务部
FinancialDept.
会计
AccountsClerk
出纳
Cashier
合计
Total:
30人
管理处设24小时热线服务，管理人员工作时间为8小时，每天有管理人员轮流值班。
做到365天24小时不间断服务。
客服主任24小时负责全面管理工作。
3.保安：
（聘任专业保安公司）
岗位名称
岗位数
班次
园区出入口门岗
2
3班
6
大门岗
园区内巡视
兼地面停车管理
公共车场
1
3
队长
24小时
合计：
16
保安人员24小时不间断巡逻，并严格执行各种规章制度，服从管理处统一管控。
4.保洁：
（聘任专业保洁公司保洁员8人）
园区：
8小时不间断清理园区内公共区域、道路、公共楼道等清扫及生活垃圾清理，严格按照工作流程及操作手册做好保洁工作，服从管理处统一管控。
5.客户服务：
项目24小时设有总值负责全面管理工作及服务热线，受理业主投诉及寻常报修等其他需求。
6.二次装修管理
物业管理公司关于部门对二次装修期管理工作，涉及监督客户二次装修工作和装修期保卫/消防/清洁安排等，以贯彻各项前期已制定管理流程和方案执行，为正式运作作好管理准备。
如下二装监管流程：
7.停车场管理：
为满足园区业主需要，建议停车场24小时开放。
时租车位：
不固定停放时间；
园区内地面停车位管理费为150元/个/月；
访客车位暂定为3-5元
人民币/小时。
8.财务管理：
财务设立
1）為物業開設必須之独立銀行戶口，制訂有關收取費用之安排。
2）訂立會計財務制度，涉及各級員工之財務權限及支出批准之程序，務求有效控制管理收支。
3）依照中國現行稅法，与稅務局聯系及協商有關管理本物業所需繳付之稅項及稅率。
4）安排制訂電腦化會計程序、編制財務用之文献。
5）按制定收费原则收取管理费、代收代缴及其她有关费用。
详细流程如下：
物業公共收支處理程序普通如下：
6）按中國現行之法例及楼宇公約，制定處理欠款管理費及其她費用之程序，以保证穩定之管理收入。
7）訂立完善之稽核制度。
8）安排國內持照會計師作周年核數。
9）建立財務及業戶之資料儲存庫，以提供精确資料及財政狀況預算，作為未來發展之依照及參考。
9.预算：
本项目预算以年为结算周期，每年1月1日至12月31日为一种预算年度，我司会于每年9月底之前提交下一年度预算。
附件一：
管理费预算
附件二：
开办费预算
管理费所包括服务内容
管理费包括管理处员工工资及福利待遇，寻常行政办公费用，工程费用，税项，管理公司酬金及其她支出等。
现将各分项工作管理方案详述如下：
物业管理事务：
物业管理处对首都花园寻常物业管理事务，按照《物管工作手册》规范运作。
如下表：
工作内容
解决顾客申报、投诉；
巡视、检查、解决解决、走访、回访、跟踪监督、学习、培训、档案管理。
工作原则
跟踪监督
寻常：
2遍/天；
巡视
走访
2--3次/月；
回
访
解决率：
100%；
回访记录100%；
检查内容
检查项目
1.装修巡视2.投诉接待3.违章检查4.外观检查
解决办法
1、记录巡视发现问题，收集业主反馈意见；
2、对巡视中发现问题，分类进行解决：
1）填写意见转呈表；
2）发现维修不合格，填写巡视记录，联系
工程部维修；
3）即时解决轻微不合格项目；
4）发现违章行为按“违章解决规定”执行；
5）发现严重不合格，填写纠正办法报告；
考核原则
平时日检、周检、月检按国际化考核原则；
年终按国家建设部对“全国都市物业管理先进示范大厦”考核验收原则
机电设备运营与保养：
公用设施和机电设备运营、养护按照《机电设备工作管理规定》规范运营。
1
运营组
值班：
保障供水、供电等正常运作并做好记录；
巡视：
巡视设备运营状况，做好记录；
秩序：
搞好设备房物品管理，加强安全防范工作。
2
维修组
负责机电设备、设施各项维修、保养工作，并做好记录；
定期清洁所管设备；
负责对设备、设施进行全面巡视、检查，发现问题及时解决。
3
检查项目
低压配电柜；
变压器；
水泵；
水池；
防盗监控系统；
火灾报警控制系统；
消防栓；
疏散出口批示灯；
烟感系统；
干粉灭火器。
4
解决办法
按照国际化原则，对轻微不合格项进行整治，严重不合格项上报工程部经理并提出纠正办法。
5
考核原则
寻常周检、月检考核按国际化原则，年终考核按国家“先进示范物业管理园区”原则考核
寻常维修养护：
公用设施维修、保养运作均按照《维修工作管理规定》规范运作。
工作安排
巡视；
跟踪监督；
学习、培训、档案管理、走访、回访、24小时机电设备正常运营
重要工作
房屋
主体
室内：
小修30分钟，普通故障2小时，较难故障不超过8小时，特殊状况3天内；
48小时跟踪检查；
墙面：
发现问题按原样及时修复，每年全面检查一次，3--4年全面修补刷漆一次；
天台：
每年全面检查一次，每年雨季前检查一次，发现破损及时修补；
公共
设施
污水系统：
每月检查一次，发现问题及时修复；
道路车场：
每天检查一遍，随坏随修；
供水、电、气：
每月细检一遍，发现问题及时修复；
公共照明：
每月检查一遍，发现问题及时修复；
检查内容解决办法
检查
项目
地基基本、墙体、防水层、水池、消防设施、标示牌、上下水管、设备房、清洁设备；
解决
办法
对轻微不合格项进行整治，严重不合格项上报工程部经理并提出纠正办法。
年终按国家建设部对“全国都市物业管理先进示范园区”考核验收原则
治安、消防、车辆管理：
按照《保安工作手册》、规范运作。
定岗
园区进出门岗、大堂岗、消防控制中心24小时值班；
流动
巡逻
消防设施、内保巡视：
1遍/2小时；
安检及路面车辆运营：
24小时值班；
车辆保管：
突发事件：
3分钟内保安员到达现场；
学习
训练
学习法规：
1次/周；
训练：
前期2次/周、正常期间1次/周；
演示培训：
检查内容及解决办法
查可疑人员和外来人员；
查违章停车、违章装修；
查室外施工、搭建状况；
查高空抛物，乱扔垃圾现象；
查破坏绿化、占用绿地现象；
协查漏水、漏电现象；
协查房屋本体设施和公共设施状况。
对轻微不合格项进行整治，严重不合格项上报保安部经理并提出纠正办法。
清洁保洁管理：
按照《物业清洁工作手册》规范运营。
地面清扫；
垃圾清运；
喷药；
道路清洁
2次/天；
每周用水冲刷一次；
保洁
8小时/天；
消杀
1遍/季度；
或按实际需要进行
垃圾清运
清运2遍/天；
（清晨及晚上）
园区清洁
早上七时及下午五时
马路、人行道、绿化地；
岗亭；
垃圾箱、站；
园区路灯；
宣传栏、标示。
对轻微不合格项进行整治，严重不合格项上报清洁部经理并提出纠正办法。
平时日检、周检、月检按
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