公文格式设计辅导与培训文档格式.docx

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适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（八）通知。

适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。

（九）通报。

适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

（十）报告。

适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。

（十一）请示。

适用于向上级机关请求指示、批准。

（十二）批复。

适用于答复下级机关请示事项。

（十三）议案。

适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。

（十四）函。

适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

（十五）纪要。

适用于记载会议主要情况和议定事项。

2、按行文方向分：

上行文：

请示、报告

下行文：

平行文

中共漳州市教育工作委员会和中共漳州市委

漳州市委组织部和漳州市人民政府

东山县人民政府和泉州市人民政府

中共漳州市委和中共福建省委

国务院和财政部

漳州市税务局和漳州市公安局

漳州市力佳股份有限公司和万利达集团

漳州职业技术学院和闽南日报社

三、公文的总体格式及图样：

1．纸张要求及页面设计：

（1）纸张要求：

纸张尺寸和质量：

公文用纸采用GB/T148中规定的A4型纸（210mm×

297mm），纸张定量一般为60g/m2—80g/m2的胶版印刷纸或复印纸。

纸张白度80％—90%，横向耐折度≥15次，不透明度≥85%，pH值为7.5—9.5。

页边与版心尺寸：

公文用纸天头（上白边）为37mm±

1mm，公文用纸订口（左白边）为28mm±

1mm，版心尺寸为156mm×

225mm。

2．文面格式：

第一部分版头

要素：

份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、红色分隔线

份号：

公文印制份数的顺序号。

涉密公文应当标注份号。

1、位置：

如需标注份号，顶格编排在版心左上角第一行。

2、写作：

一般用6位3号阿拉伯数字。

密级和保密期限：

公文的秘密等级和保密的期限。

涉密公文应当根据涉密程度标注密级和保密期限。

如需标注密级和保密期限，一般顶格编排在版心左上角第2行。

用3号黑体字；

涉密公文根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”；

保密期限中的数字用阿拉伯数字标注；

密级和保密期限之间用“★”隔开。

紧急程度：

公文送达和办理的时限要求。

紧急公文需标注紧急程度

如需标注紧急程度，一般顶格编排在版心左上角；

如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。

根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。

发文机关标志：

第四行居中排列（前四行均为1.5倍行距）

由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。

一般应小于22×

15mm（高×

宽），初号或小初号，小标宋体。

（特殊情况用插入艺术字格式）

发文字号：

在发文机关标志下空2行位置编排居中排布。

由机关单位代字+年份+发文顺序号

年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；

年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；

发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。

上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。

漳政〔2012〕51号

漳州市人民政府2010年发的第101号文件，该文是秘密公文，有紧急时限。

中共漳州市委教育工委组织部2013年3月7日发的今年第5号文件

签发人

由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。

“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。

如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。

分隔线

发文字号之下4mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。

粗细：

1毫米；

长度等同于版心宽度。

第二部分主体

标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名及盖章、成文日期、附注、附件

标题：

发文字号下空2行居中

发文机关+关于+事由+文种；

2号小标宋体

漳州市人民政府关于召开全市物价工作会议的通知

主送机关：

主送机关是指负责办理和答复该份文件的主要受理机关。

主送机关名称应使用全称或规范性简称，下列主送机关书写正确的是：

（1）漳州市二技校

（2）漳州市住房和城乡建设局

（3）漳州市纪律检查委员会

（4）市教育局

标题下方空一行顶格

全称或规范化简称、统称（3号仿宋），一般不写领导者个人。

3、注意事项：

①根据行文目的和主送机关的职能权限，有一个或两个以上两种情况。

②上行文的请示只有一个，且应当是直接主管上级机关。

报告是主送可灵活些。

③下行文除批复只有一个外，其余用“各……”形式表述。

④平行文的主送机关视实际而定。

⑤主送机关过多而使公文首页不显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题问之上。

（主送……）

⑥主送机关不止一个时，应按其性质、级别或惯例依次排列，中间用顿号，中间用逗号。

各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部、委：

⑦主送机关不出现的情况

正文：

1、位置：

主送机关下一行，每自然段空2字，回行顶格，数字年份，不能回行；

3号仿宋（7/8倍）；

每面排22行，每行28字。

开头、主体、结语三部分组成：

①开头：

一般有三种形式

根据式：

即引述一定的法律法规或上级文件精神领导指示为制文根据，通常用“遵照”“按照”“依照”“根据”等来开头。

目的式：

即明确说明制度公文的意图、目的，一般用“为了”“为”等开头。

原因式（基本情况）：

即交代事实基础，说明公文制度的原因，强调制度公文的必要性。

②主体：

总的要求是具体明确、层次分明、突出重点、注重内在的逻辑性。

③结语：

正文的第三部分，不一定是第三自然段，常见的形式有两种：

一是习惯用语式：

如“特此通知”“特此公告”等；

二是提出要求式：

如“请遵照执行”“希参照办理”“妥否，请批示”等。

也可以自然结束，不用结语。

公文首页必须显示正文。

文中结构层次序数依次可以用“一、”“

（一）”“1.”“

（1）①Ⅰ”标注；

一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。

附件说明：

什么情况下需要使用附件？

出现附件时，附件说明和附件应该怎样标识？

如有附件，在正文下空一行左空2字

2、写作：

字体字号：

结构：

“附件：

”+附件名称

附件：

漳州职业技术学院2011—2012

学年三好学生名单

如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：

1.XXXXX”）；

附件名称后不加标点符号。

附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。

发文机关署名：

1．位置：

（1）单一机关行文时，一般在在正文（或附件说明）下空1行（或1.5行）、成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名。

（2）联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，一般每排三个，少于三个居中排列。

2．写作：

署发文机关全称或者规范化简称。

成文日期：

一般右空四字编排。

用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。

3．注意事项：

（1）正式红头行文的文件成文日期一般以发文机关负责人签发的日期为准；

（2）联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期；

（3）会议通过的文件以会议通过的日期为准。

盖章：

总体要求：

上大下小、端正清晰、以红压黑（印章用红色，不得出现空白印章）、骑年盖月。

单一机关行文时，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。

联合行文时，印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。

■特殊情况处理：

当公文排版后所剩空白处不能容下印章或成文日期时，可以采取调整行距、字距的措施解决。

附注：

（大多数文件不出现）

附注一般在哪些情况下使用？

需用附注时，应怎样进行标注？

党政机关重要请示、下行文要求标注发送范围

如有附注，居左空2字加圆括号编排在成文日期下一行。

请示（联系人及其电话）

下行文（发送范围“发至：

×

”）

（公文正文的说明、补充或者参考资料）

附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。

如有附件，应顶格编排在版心左上角第1行标注“附件”二字及附件顺序号。

附件标题居中编排在版心第三行。

“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字；

附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。

附件格式要求同正文。

■如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。

第三部分版记

文件版记的位置和所包含的要素，版记的格式特征是什么？

版记的位置：

公文最后一页最下方，如有附件，在附件之后。

版记格式特征：

3条分隔线，分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线（推荐高度为0.35mm），中间的分隔线用细线（推荐高度为0.25mm）。

首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。

版记的要素：

抄送机关、印制机关及印制日期

抄送机关：

在什么情况下需要使用抄送机关？

抄送机关应该怎么标注？

除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关；

根据实际需要判断使用。

如有抄送机关，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空1字编排。

如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。

既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。

应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称；

一般用4号仿宋体字，“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。

机关之间用逗号隔开。

抄送机关可以是领导。

印发机关及印制日期：

印发机关是否指的是文件的发文机关