PRD例子07产品需求文档⑦票据管理需求文档Word文档格式.docx
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1.项目背景
目前公司使用第三方汉特系统处理票据申请、审核、打印等任务。
调研发现:
XX无法灵活定制新业务属性、每年版权维护费用高昂,并且功能易用性差导致完成任务效率低下,如批量上传票据、历史数据查询、快递单打印功能无法满足公司业务增长。
项目一期已解决各业务线统一入口添加发票的需求,但审核人员仍需登录汉特系统审核导出发票。
二期将解决增值税发票审核、导出金税格式文件、回写至QI的需求。
客户资质维护管理的需求也将在本期实现。
2.项目评估
●价值体系
●
●二期优化发票审核流程,在XXX存在流水号的发票申请,系统自动审核并标记,提升人工处理节点能效。
资质录入和管理功能,减少资质频繁输入和以往资质OA审核的繁杂过程。
用户角色
任务
量化现状
量化目标
发票申请人
添加客户资质
单次SP申请流转时间>
3小时(含添加和审核时间),每月1-3次。
取代SP,QI中完成提交和审核:
减少SP登录次数;
提升单次添加表单效率;
发票审核人
审核申请单
每天审核1次,每次10-20分钟。
客服XXX申请发票量占60%。
需审核时邮件通知,支持批量审核,每天5-10分钟。
XXX申请发票系统自动审核
审核客户资质
同“添加客户资质”
发票开票人
导出发票
每日每次筛选、导出、导入到金税,约3-5分钟
仅优化交互效率
回写发票
回写数据量较大,每次10分钟以上
增量回写,仅回写变化的数据行。
减少80%以上回写时间。
●提升发票申请到打印完成的整体流转效率:
30%-50%。
3.项目目标
票据管理系统作为全公司票据集中处理与流转中心,负责各业务线发票申请打印的接入、发票和专票资质信息的集中管理。
1.一期实现营业税发票增删改查功能,建立发票信息库。
关闭汉特发票添加入口。
2.二期取代汉特审核功能,新增客户资质管理功能。
导出至金税开发票并回写状态。
3.三期实现营业税发票添加、审核、打印功能,关停汉特系统。
本期需求范围:
二期中的功能。
4.项目方案描述
1.
2.
3.
4.1.系统关系图
“营业税发票”对接汉特发票系统的接口
1)系统自动扫描新添加“营业税发票”且状态为“财务审核通过”发票并传递到汉特接口;
2)系统定时扫描汉特接口,当接口中发票状态变更时,取回发票号、快递信息,变更发票状态。
4.2.业务处理流程
4.2.1.发票处理流程
流程描述:
1.【发票申请人】添加发票或导入发票
2.【Voice】接收申请,进行合规性判断,如不通过回提示申请人
3.【Voice】合规性判断通过后,自动审核通过来自XXX发票申请
4.【Voice】未收款开票需业务线Leader审核,已收款开票需财务组审核
5.【发票审核人】业务线Leader审核,通过状态变为审核通过,不通过状态变为审核驳回。
6.【发票审核人】财务组审核,通过状态变为审核通过,不通过状态变为审核驳回。
7.【发票开票人】审核通过的,按金税格式导出发票至金税系统。
8.【发票开票人】回写导入发票状态的更新,更新包括发票号、打印状态等信息。
9.流程结束
4.2.2.专票资质处理流程
1.【发票申请人】添加客户资质
3.【Voice】合规性判断通过后,状态为待税务审核,邮件通知税务组审核。
4.【资质初审人】税务组审核,通过状态变为待财务审核,不通过状态变为审核驳回。
5.【资质复审人】财务组审核,通过状态变为审核通过,不通过状态变为审核驳回。
6.流程结束
4.3.系统目录
点击进入“发票”频道,默认进入“发票管理”页。
1)发票申请人默认进入“已开票”选项卡;
2)发票审核人默认进入“未开票”选项卡;
3)发票开票人默认进入“已审核”选项卡;
4.4.用例和权限
菜单/功能操作
数据权限
角色
添加发票
全部
发票审核
业务线审核人只能审核所属业务线申请人提交的发票;
客户资质审核
资质初审人
资质复审人
查询发票
审核人:
申请人:
只能看到自己添加的
发票申请人、发票审核人
管理发票(编辑删除)
只能编辑删除自己添加的
导出金税文件
导出功能仅发票开票人可见
发票回写
回写功能仅发票开票人可见
5.项目范围
Voice
汉特
金税
6.项目风险
1)无
7.需求来源,用户以及关联负责人
相关业务部门
负责人
TL(总监)
备注
客服
需求方
财务
法务
无
商务
产品
代理商
注:
如果无相关人,明确写上“无”
8.功能需求
8.1.大额发票自动拆分
1)添加发票时拆分
功能需求描述:
申请发票时需验证是否超过单张最大面额(¥100,000.00),价格输入框实时校验,超过时提示:
“单张发票限额¥100,000.00以内,提交时系统将自动拆分为多张。
”
点击按钮“提交发票”完成发票添加,系统自动拆分大额发票(按满足最大金额拆分,如¥110,000.00,拆分为¥100,000.00和¥10,000.00两张),申请单号自动添加后缀S1、S2…Sn。
添加成功弹出模态窗口:
点击“查看发票详情”,关闭模态窗口,添加发票页面重置,在新页面打开多个发票详情页;
点击“继续添加”,关闭模态窗口,添加发票页面重置。
2)导入发票时拆分
导入时自动处理大额发票,逻辑:
如果价格超过¥10,000.00,拆分为多张<
¥10,000.00的申请,其他信息保持一致,并删除原始数据行。
导入文件校验通过没有错误,显示导入成功提示:
成功导入X行数据!
有2行大额发票申请自动拆分为5行。
导入批次号:
{6位顺序号}
点击查看已导入发票管理或下载已校验的Excel文件。
3)XXX/Qreport系统大额处理规则
客服或客户申请发票提交时,系统自动拆分大额发票(按满足最大金额拆分,如¥110,000.00,拆分为¥100,000.00和¥10,000.00两张),申请单号自动添加后缀S1、S2…Sn。
弹出对话框告知客户或客户,点击“好的”后再进入发票申请成功页:
4)其他系统处理规则
规则同XXX,需逐个系统沟通。
8.2.审核发票
发票申请人提交发票后,系统第一步判读是否来自XXX提交发票:
XXX发票,自动审核通过;
非XXX发票,第二步判断是否已收款发票:
已收款申请,发邮件通知发票审核人-财务组审核发票;
未收款申请,发邮件通知发票审核人-业务线Leader审核发票。
进入“发票管理”页,选择“未开票”选项卡,发票审核人可对发票单张或批量审核。
1)通知邮件格式
2)“未开票”查询结果表格
字段
业务逻辑
申请日期
yyyy-mm-ddhh:
mm:
ss
申请单号
我方公司
申请人
产品线
发票申请类型
到款日期
汇款人
发票类型
资质信息代码
发票抬头
货物名称
价格
酒店名称/供应商名称
订单号
操作
审核:
点击审核弹出审核对话框;
详情:
在新页面打开发票详情页;
删除:
弹窗确认后删除发票。
(只能删除自己添加的且状态为未开票的发票。
);
删除只是前端不展示,切勿删除数据库信息!
审核对话框交互:
审核意见非必填项。
点击“审核通过”关闭对话框,刷新发票管理页,发票状态变更为已审核;
点击“驳回”关闭对话框,刷新发票管理页,发票状态变更为已驳回。
批量审核时,审核意见将保留在每条申请中。
XXX/Qreport免审规则:
因XXX/Qreport属于已收款申请且包含XXX汇款流水号,提交给Voice后直接置为“已审核”状态。
提交前需要:
1)在传递给Voice接口备注中写入汇款流水号。
2)在财务汇款信息表格,增加“已开发票金额”字段。
记录一条流水开票金额,防止开票金额大于流水金额,乱开票现象。
(开票时发票金额超过流水金额,暂不做强制限制,下期考虑具体限制方案。
超过时,“已开发票金额”字段标红。
)
3)Voice收到来自XXX/Qreport发票申请,将申请单状态由“未开票”修改为“已审核”,审核意见为:
自动审核通过。
8.3.驳回重开
发票审核人驳回申请后,发票申请人可在“已驳回”选项卡中查看已驳回列表并申请重开。
1)“已驳回”查询结果表格
审核时间
ss,包含时间。
表格默认以审核时间从最新到最旧排序。
审核人
审核意见
申请重开:
点击后在当前页面打开编辑申请单页;
详情