常见文档格式转换方法Word下载.docx
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将各类办公文档转换为Pdf格式是我们日常办公中最为频繁的一个需求,这样做的理由可能有以下几个:
1、保证显示效果的一致性
我们都知道,因为软件版本、自带字体,甚至是操作系统版本的不一样,有时候同一份文档(比如Word)不同人看到的效果是很不一样的。
甚至有可能在你电脑上显示正常的文档,别人打开就变成一堆乱码了。
这时候,我们就可以将文档转换成Pdf格式,它最大的好处就是能保证不管你是什么操作系统和软件版本,用户打开看到的样子几乎都是一样的。
2、防止他人修改文档
有时候,我们需要将文档(比如一份PPT)发给他人阅读,但又不希望别人随便修改文档或者二次利用。
这时候利用Pdf无法修改的属性(这其实是相对的),可以先将文档转换为Pdf格式再发送给别人。
相对来说,将Word、PPT、Excel等文档格式转换为Pdf是非常简单的,操作方式有以下几种:
方法1:
软件自带
目前,较新版本的Word、PPT、Excel软件或者WPS软件都自带了转换为Pdf格式的功能,比如下图这样的:
方法2:
在线转换
假如你的软件版本比较旧,有可能还没有直接转换Pdf的功能,这时候也不用慌张,我们还可以采取在线转换格式的办法。
在这里给大家介绍一个网站,大家搜索cn.office-converter即可找到这个网站。
这个网站打开后首页截图如下:
我们看到,第一个反馈内容就是“在线转换文档成PDF”,这个网站操作起来非常简单,点击方块,上传你要转换的文档,然后等待一段时间,再把转换好的Pdf文件下载下来就可以了。
这个方法的优点是你不用安装任何软件,只要有个浏览器就可以进行文档转换了。
缺点是只适合用来转换小文档,文档一大,上传、转换需要等待的时间都特别长。
此外,转换的效果也不够文档,有时候效果很好,有时候效果很差。
方法3:
虚拟打印机
在XX搜索“Pdf虚拟打印机”,能找到很多类似的软件。
以Word文档转换Pdf为例,我们先用Word打开要转换的文档,然后选择打印文档,将打印机选择为你安装的Pdf虚拟打印机,打印后就得到了一个相应格式的Pdf文件。
这种方法转换得到的Pdf文档往往效果非常好,缺点是操作起来相对比较麻烦。
还有个比较小众的文档转换需求,就是把txt文档(文字内容居多的那种)转换为Pdf格式。
其实这种情况,最快捷的方法就是把txt文档的内容复制粘贴到Word文档里面,然后再把Word文档转换为Pdf。
二、各类文档转换为Excel格式
将txt、Word、Pdf等文件转换为Excel格式也是我们在工作中经常会遇到的一个需求。
其实这个需求,很多时候我们同样可以用cn.office-converter这个网站来解决,大家看上面的网站截图,第三个选项就是“在线转换文档成Excel”,个人测试转换效果还是蛮不错的。
除此之外,我们还有一些其他办法达成这类转换工作。
1、txt文档转换成Excel
举个例子,有些格式比较规整的txt文档,如下图所示:
这种文档,用Excel自带的功能就可以很轻松地进行格式转换,方法如下:
打开Excel,点击“数据”-“自文本”,然后选择你要转换的txt文档:
按照下图进行设置:
设置好一直点下一步,最后导入转换的效果如下图:
2、Word转Excel
比如类似下面这样的Word文档:
选中这些内容,然后点击Word里面的菜单:
“表格”-“将文本转换为表格”
转换后效果如下图:
然后将表格内容复制粘贴到Excel里面就可以了。
3、Pdf转Excel
我们可以下载一个叫AnyBizSoftPDFConverter的软件,可以直接将PDF文件转换为Excel格式:
4、将PPT转换为Excel
XX搜索一个叫“讯捷转换器”的软件,这个软件提供将PPT转换为Excel的功能:
三、将图片、PDF转换为Word格式
还有些情况,我们还希望将别的格式(比如图片、PDF等不可编辑的格式)转换为Word,这样方便我们进行后续的加工、修改工作。
先说PDF转换为Word,情况比上面的情况相对复杂一些。
PDF分为两种类型,一种是文字型PDF(也就是里面的文字你是可以直接选取的),还有一种是图片性PDF(比如扫描实体书制作的PDF,里面其实就是一张张的图片,内容是无法选取复制的),前者转换简单,后者转换会困难很多。
文字型PDF转换为Word的方法:
1、Smallpdf网站
这又是另外一个神奇的网站,网址大家可以自行XX,这是一个专注于和PDF相关各种格式转换的网站,首页截图如下:
我们看到,PDF转Word只是它提供的众多功能中的其中一个。
2、新版Word软件
比较新版本的Word软件(自2013版之后)已经内置了打开和编辑PDF文件的功能,并且可以将文字型PDF直接转换为Word格式。
我们直接用Word软件打开PDF文档,然后另存为Word格式即可!
我们再来看看如何将扫描型的PDF转换为Word格式,这一块要用到具有OCR功能的识别转换软件,经过个人多次测试,大部分软件的转换效果其实都非常一般,其中效果最佳的是ABBYYFineReader这个软件(不过它是收费的):
目前来说,唯一转换效果可以接受的就是这个软件了。
然后再说说如何将比如类似jpg格式的图片转换为PDF格式,这里有两个思路。
思路一是先将图片粘贴到Word文档里,然后将Word文档转换为PDF格式,然后将PDF格式用ABBYYFineReader转换为可供编辑的Word格式。
思路二是直接用上面介绍的在线转换工具,或者是清华紫光出品的OCR软件转换为可供编辑的Word文档。
四、音频、视频格式转换
虽然这个需求有些小众,但确实有些时候我们要进行音频和视频格式的转换,这时候我们同样可以用上面介绍过的cn.office-converter这个网站,我们可以看到它已经提供了很丰富的转换功能:
最大的问题是:
音频视频格式往往体积非常大,用在线服务,除非你的网速给力,否则上传下载绝对是个艰巨的任务……
这时候,再给大家介绍一个非常给力的软件,叫“格式工厂”。
此软件号称是目前为止最强大的多媒体格式转换软件,图片、视频、音频的格式转换都不在话下,其部分功能如下:
五、图片格式的转换
将jpg转换为png,将png转换为gif,等等。
有时候,我们还需要进行不同图片格式的转换工作,其实这些转换的方法也非常多:
1、格式工厂
看上面的截图,格式工厂提供了较为丰富的图片转换功能。
2、Photoshop
作为图片编辑最牛逼的软件之一,Photoshop自带了较为丰富的格式转换功能。
我们只要用Photoshop将图片打开,然后另存为,选择相应的存储格式即可。
3、在线转换
XX搜索“图片格式在线转换”,能够找到一大堆提供常见图片格式转换服务的网站,大部分的转换效果还是不错的。