公司文件档案管理制度Word下载.doc
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为保证公司文件的完整,便于查找利用,做好收集、立卷、保管、借阅、统计、销毁等工作,维护档案的完整和安全,特制定本制度。
一、适用范围
1、公司经济活动中与外单位的来往信件、合同、协议。
2、会议文件,包括本公司重要会议形成的文件、纪要、决定等
3、公司的请示与上级批复文件
4、公司各职能部门在工作中形成的工作计划、总结、报告
5、公司成立、合并、撤销、更改名称、股东会决议、董事会决议等相关文件资料
6、公司制定的章程、制度等文件材料
7、公司营业执照、税务登记证等重要文件
二.档案保管
1、公司各类文件应由总经理办公室安排专人保管。
2、保管人员需根据文件内容及其历史关系,合并整理,分类保存。
3、档案保管人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料,收集齐全,加以整理后归档。
4、库藏文档要定期核对,做到帐物相符。
发现破损变质及时修补或复制。
三.档案借阅
1、借阅档案必须先办理借阅手续,登记《档案借阅审批表》由部门负责人签字。
2、借阅的案卷要注意爱护,不得丢失、损坏、涂改。
3、借出的档案要注意保密,不得将档案带入私人场所,不得让无关人员翻阅。
4、借阅的档案应如期归还,如因工作需要到期不能归还者,要说明情况,办理续借手续。
4.归还档案时,由档案保管人员当面查点清楚,并在《档案借阅审批表》上及时注销。
5、凡需借阅、抄录绝密级重要数据资料,必须经公司领导批准,否则一律不准借阅、抄录、复印。
四.档案销毁
经确定需销毁的档案,由档案保管人员编造销毁清册,经公司领导及有关人员会审批准后销毁。
五.档案保密
1、档案保管人员要严守机密,档案存放要单独设锁,无关人员不准接触。
2、不得传播、议论有关机密问题。
3、档案资料不准带到公共场所。