优秀秘书与行政助理培训课件Word下载.doc

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办公室<

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日常工作技巧（三）拉进关系的谈话技巧（四）与上司沟通的技巧（五）公务接待的技巧（六）行政文秘人员的职业形象专业秘书与行政助理培训

（一）行政人员的角色认知你适合做行政人员吗？

什么样的人适合做行政人员？

个人条件什么样的人适合做行政人员？

个性要求自信热情谨慎机智守时服从自制勤快兴趣品质要求行政人员需具备的能力办事能力沟通能力行政人员需具备的能力

（一）办事能力操作能力写作能力阅读概括能力编辑校对能力统计分析能力行政人员的角色扮演角色扮演图成功行政人员的“七”高综合素质高权大责高薪水高说服的本领高发展愿望和前景高道德水平高成就感高专业秘书与行政助理发展培训

（二）行政人员的<

事务行政人员的日常工作行政人员日常工作的三大特征多样性与系统性的统一辅助性与主动性的统一原则性与灵活性的统一行政人员日常工作<

环境布置邮件的收发与传阅妥善安排约会<

布置的原则根据现在会议室的布置，请点评<

布置的优、缺点<

布置的原则

（一）整齐清洁、采光良好；

走道上不要放置有碍行走的物品；

办公桌椅柜架的排列应采用直线对称式；

使用同一规格的档案柜、高度一致，增进美观；

将电脑、传真机、复印机等大件办公设备，安置在一个区域内，便于电源接线、管理和保养。

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布置的原则

（二）<

的百叶窗应调整保持一个角度。

室内照明灯光应统一。

空调温度应保持在20-25度之间，湿度应保持在50％；

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的地毯、桌面、桌椅应保持一种色彩的协调。

在<

内点缀挂一些装饰画和放置一些自然或人工的绿色植物；

办公桌和办公区域要保持清洁。

创造满意的工作场所办公家具规格统一办公桌色彩统一办公设备区域统一百叶窗角度统一照明灯光线统一创造满意的工作场所不准错误使用不准不懂乱修不准无理由乱拿不准破坏设备整洁不准长期占用办公用品的选购原则满足工作要求提高工作效率节约人工费用树立企业公众形象邮件收发与传阅注意事项收信件细节上司或同事的私人信件原封送交；

“误拆”应立即封口、签名、致歉；

裁开或剪开封口，保持信件完整；

检查信封内有无单据或名片，避免遗漏；

如有必要，可以登记信封的信息案例讨论这位行政人员/员工的工作应该如何改善？

强化档案管理强化“文档一体化”意识把文秘工作与档案管理工作从组织制度到具体程序真正的交融在一起。

强化“全过程管理”工作意识“公文格式、行文规则、收发程序、公文管理要求、公文归档细节”参考国家《档案法》、《格式》、《办法》等法规。

强化“文书部门立卷”工作公文立卷归档是文秘工作的最后环节，却是档案管理工作的开始环节，是真正的衔接点。

妥善安排上司的约会约会安排的原则安排约会需要注意的细节安排上司约会的原则配合上司的时间表分辨轻重缓急酌留弹性处理好变更的约会妥善安排上司的约会案例：

1、2请指出这位行政人员在安排上司约会时体现了哪些原则？

安排约会需要注意的细节

（一）有些时间不宜安排约会出差回来当天周末或假日临近下班安排约会需要注意的细节

（二）下班前将第二天的约会事项填进小卡片，一张交给上司，一张交给司机，一张自己保存。

安排约会需要注意的细节（三）安排约会需要注意的细节（四）按照需要，记录会面内容；

保留会见人联系资料，以便万一取消或是更动时间可及时通知对方；

随时提醒自己的上司准时赴约；

每天上班之前请上司核对他的日程表。

案例评论这位行政人员的做法说明了行政工作的什么特性？

安全与保密工作积极防范突出重点有保有放内外有别有效的信息收集经济信息科技信息政治信息社会信息生活信息行政人员的<

事务让我们快乐地工作、快乐地生活！

专业秘书与行政助理发展训练（三）工作语言“规范”沟通不非议国家国政不涉及国家或行业秘密不评论交往对象的内部事务“上海人抠门”不议论同事领导不涉及格调不高的话题不涉及私人问题“私人问题五不问”工作语言“规范”沟通不问年纪“你多大了？

”（临近退休和白领丽人）不问收入“你一个月挣多少？

”不问健康“贷款”不问经历“学历？

”不问婚否“国际惯例”工作语言“规范”沟通请教对方擅长的话题（你也在行）“贝多芬与裴多菲”格调高雅的话题哲学、历史、地理、艺术、建筑、风土人情轻松愉快的话题电影、电视、流行时尚、体育比赛、烹饪小吃、天气状态（聊天！

）工作语言“规范”沟通行政职务技术职称行业称呼时尚称呼工作语言“文明”沟通接待三声来有迎声问有答声去有送声用别人喜欢听的句式来说话同事：

“这台复印机的质量太差了，才买回来几天就不能用了，你们秘书是不是专买不合格产品阿？

”行政人员：

“我非常理解你的心情！

如果我是你我也会这么想，让我们一起来看看，有什么办法能够补救吧。

”专业秘书与行政助理发展训练（四）来自上司的沟通障碍习惯于单向沟通没有时间对下级不信任来自上司的沟通障碍与上司沟通的四种形式接受指示汇报商讨问题表示不同意见案例角色扮演与上司沟通――接受指示突然指示不明确是商量问题还是解决问题没有很好的倾听单向与上司沟通――汇报出发点的差异评价的差异表达的差异信息的差异与上司沟通――汇报的技巧精简忌讳”渲染”有针对性忌讳”漫无边际“从上司的角度来看问题尊重上司，不要争论“争论需要三个阶段”补充事实“上司的评价是一种反馈”与上司沟通――商讨问题商讨问题的原则与上司沟通――表示不同意见遵循的原则与上司沟通的注意事项

（一）全天最佳时机：

上午或下午刚上班时选择领导空闲或心情较好时开会时积极发言有些小事可以随时打招呼有些事可以私下里谈与上司沟通的注意事项

（二）久久不眨眼盯着你看：

他想知道更多，继续友好、坦率，偶尔眨眨眼睛：

对你评价高，想鼓励你不抬头，不看人：

不良征兆，轻视，走为上向室内凝视，并不时微微点头：

糟糕信号，领导希望员工完全服从眼睛眨个不停：

对谈话内容有疑问，稍停，给他发问的机会双手叉腰，肘弯向外撑：

好发命令者，服从，避免争辩身体靠向椅子，手放脑后：

轻松、自负，需要得到赞赏两食指并放于嘴边，其他交叉已决定拒绝你经常用手摩擦脸皮正在思考，可以稍做停顿轻轻搔鼻或耳后颈对谈话的内容怀疑或不确定，提供更详细的论据不同上司的沟通方法强硬的态度充满竞争心态要求下属立即服从实际、果决、求胜对琐事不感兴趣简明扼要干脆利索不拖泥带水不拐弯抹角尊重他的权威认真对待他的命令称赞他的成就不同上司的沟通方法善于交际喜欢互动交流喜欢被称赞凡事喜欢参与不同上司的沟通方法讲究逻辑不喜欢感情用事为人处事自有标准追究事情的来龙去脉理性思考缺乏想象力方法论的最佳实践者专业秘书与行政助理发展训练（五）行政接待的技巧行政会见技巧行政介绍的技巧使用名片的技巧行政迎送的技巧行政会见――自我介绍三要素先递名片再介绍作用：

索要名片加深印象节约时间宣传自己行政会见技巧情景扮演A任务：

在展销会上向客户介绍自己的同事B任务：

完成当客户到公司访问时的介绍抽签决定每组所完成的任务行政会见――介绍别人的技巧介绍别人时的原则介绍人不同显示接待规格不同介绍时多提供一些相关的个人资料介绍时记住加上头衔按介绍的顺序技巧进行行政会见――介绍别人的顺序技巧问题：

你带客户到公司参观，你先介绍谁？

把职位低者介绍给职位高者把晚辈介绍给长辈把公司同事介绍给客户把非官方人士介绍给官方人士把本国同事介绍给外籍同事把男士介绍给女士行政会见技巧实战演练主动与另一个组的同事握手，感受握手传递的信息专业握手技巧的要领与禁忌要领：

伸手尊者居前来时主人，走时客人力度两公斤，时间5秒行政会见――递送名片的原则做好递交前的准备掌握递送场合和时机应双手拿名片的上方，字体正对客户递过去递送顺序：

由尊而卑、由近而远、顺时针行政会见――轿车“上座”技巧社交场合上座公务接待上座VIP上座行政接待技巧<

接待接待不速之客接待重要宾客行政接待――日常接待技巧对待客人注意事项：

要做自我介绍妥善安排客人等候奉茶、报纸、资料回避客人打电话行政接待――日常接待技巧行政接待――接待不速之客技巧分流亲朋好友不需要上司亲自解决的问题了解清楚来意婉言拒绝行政会见――商务迎接原则明确来访者的身份和地位确定接待规格和档次接待人与客人身份相当正规的接待场合着行政装遵循提前达到的原则行政会见――商务送别原则根据来宾身份和迎接规格确定送别规格主要迎候人员都应参加送别来宾系贵宾，应举行专门的欢送仪式待来宾在视野里消失后，方可离去行政会见――接待的顺序技巧引导客人上楼的顺序行进顺序乘坐电梯的顺序无人驾驶：

接待人员先进后出有人驾驶：

客人先进先出行政会见――商务接待的座次技巧“面门为上、以右为上、离远为上”行政会见――商务