P01-东莞塑胶制品有限公司-文件控制管理程序Word文档格式.doc

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凡QMS需要受控文件与资料,包括外部提供的文件与资料管理均适用。

3.0.定义

3.1.文控中心:

公司文件管理制度标准化之建立及执行的文件管理机构。

3.2.文件封面用纸:

整份文件首页，记载该文件核准及修正履历等过程。

3.3.文件版本:

以数字0,1,2,3...顺序排列，版本0表示新建文件，依此类推。

3.4.文件副本:

文控中心发行到使用单位文件均属副本，盖受控文件章。

4.0.权责

4.1.文控中心

4.1.1.确保公司文件统一发行、回收、分类与管理事宜。

4.1.2.负责与各单位文件保管人员的沟通联络等事宜。

4.1.3.制订文件制作书写的标准规定及文件编号原则。

4.1.4.文件分类保存务必确实，并维持整齐清洁的环境。

4.1.5.适时更新《最新文件一览表》，以确保公司文件时效。

4.3.品质制度文件之制修订、审查、核准

文件类别

制修订

审核

核准

第一阶文件

管理者代表

总经理

第二阶文件

各功能单位

部门主管

第三阶文件

经理

第四阶文件

5.0.程序

5.1.新制订的文件程序:

5.1.1.新订文件申请与登录编号:

新订文件申请:

一、二阶文件组织编写后，由文控中心登录并进行文件编号。

三阶文件、四阶表单则依据管理的要求由部门安排进行编写。

5.1.2.程序文件编写的格式:

1.0.目的

2.0.范围

6.0.注意事项

7.0.衍生文件

8.0.附件

5.1.3.新订文件编号、审核与定稿:

文件编号原则分为4码方式，分别按不同阶层与流水号码共同组合而成。

如下所示:

一阶文件:

管理手册:

M＋*；

二阶文件:

管理程序:

P＋**；

三阶文件:

指导书类:

W＋**；

“*”表由“1”开始的流水号。

四阶文件:

表单类:

F＋***；

其它文件:

外来文件:

E＋***；

5.1.4.新订文件核准及发行

5.1.4.1.文控中心经确认无误后，并将文件送请核准及影印发行。

5.1.4.2.发行至各单位的文件必须包含:

文件封面、本文、附件。

5.1.4.3.三阶文件考虑宣传张贴的因素，直接在本文上盖章发行作业。

5.1.4.4.文件正式发行前，文控中心需要在《文件封面用纸》的“发行单位”栏处盖上红色“受控文件”章。

5.1.5.新订文件签收与登录

5.1.5.1.各单位在文件签收时应依据所指定人员负责文件的签收。

5.1.5.2.在签收时，必须在《文件签收记录表》进行签名确认。

5.1.5.3.由文控中心将各部门的文件登录《部门受控文件一览表》。

5.1.5.4.签收后的文件不得任意涂改，或有任何签名记号等；

5.2.文件变更作业程序

5.2.1.修订文件申请与登录:

5.2.1.1.当文件内容需要修订时，由申请单位填写《文件申请书》说明修订的理由。

5.2.1.2.由申请单位提出修改意见，比较其优缺点，呈主管审查。

5.2.2.修订文件的撰写:

文件修改时须注意版本变更,从“0→1”流水号表示不同版次（0版为新制文件）,修改版次到10次后更改为B/0版次。

5.2.3.修订文件审查、核准、发行与签收:

5.2.3.1.依据新订文件审查、核准规定办理，而必须在《文件封面用纸》之文件变更修订履历中签名。

5.2.3.2.依据新订文件签收的规定办理，将修订文件取代原副本文件。

5.2.4.原副本文件回收与作废:

5.2.4.1.修订文件发行后，原副本文件由文控中心收回并进行销毁动作。

5.2.4.2.文控中心在《文件签收记录表》中签名确认，并注明原副本文件回收的原因，以备日后查询。

5.2.4.3.文控中心原正本文件加盖“作废文件”章，依据（附件一:

文件管理用章一览表），保存前三次异动的作废文件。

5.3.文件补（增）发程序:

5.3.1.补（增）发文件申请与登录:

申请时，由需求部门填写《文件申请书》，呈单位主管审查其理由是否属实，再将《文件申请书》送文控中心。

5.3.2.文件的补（增）发放作业:

与初期的文件发放程序一致。

5.3.3.文件增发:

某单位因实际需要或副本文件不够使用时，可申请增发。

5.4.外部文件管理程序:

5.4.1.由国际、国家、行业或客户提供需要管控的技术文件、检验规范及相关的法律法规均属于外来文件。

5.4.2.各部门收到此类的外来文件后统一交文控中心。

5.4.3.文控中心收到后，首先确认该文件是否为首次发行，若为首次发行，则直接进行编码并登录于《外部文件一览表》中；

若为再发行文件，且必须回收旧文件时，先通知相关单位，汇整旧文件待回收，再编码更新版本。

5.4.4.外部文件的编码:

编码位置均统一于文件的右上角。

对外来技术文件、检验规范及相关的法律法规的编码规定可根据实际情况进行，通常编码按三位流水号，如E001/REV:

0。

对此类的技术文件、检验规范及相关的法律法规由文控中心负责进行编号或登录。

5.4.5.外部文件的发行:

文件发行签收依一般文件签收程序办理。

5.5.文件保管:

5.5.1.按管理手册、程序文件、作业指导书、外部文件等文件类型，选择用档案夹存放，所有档案依编号顺序排列在档案柜内。

5.5.2.文控中心每六个月更新《最新文件一览表》，以利核对最新文件。

5.5.3.各单位的文管人员异动时，必须移交清楚，并报文控中心。

5.5.4.除文控中心外，各单位不得擅自复印管制类的任何文件。

5.5.5.文控中心的正本文件自生效日起，永久保存。

5.5.6.对于电子类文件管理:

公司电子类文件统一由各责任单位进行备份的要求以及电脑加密的方式进行管理。

对于质量管理体系的共享类的文件，由文控中心负责进行及时更新与管理。

6.0.注意事项:

新订（修订）文件的产生，撰写单位必须与相关单位事先研拟草案的最大可行性，以减少日后执行上的困难。

7.1.最新文件一览表（表号:

F001）

7.2.文件申请书（表号:

F002）

7.3.文件封面用纸（表号:

F003）

7.4.文件签收记录表（表号:

F004）

7.5.文件撰写用纸（表号:

F005）

7.6.部门管制文件一览表（表号:

F006）

7.7.外部文件一览表（表号:

F007）

无

文件撰写用纸管制文件，不准私自复印F005/REV：