04-人力资源管理系统使用教程(上)文档格式.doc

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1.6.3 怎样练习 13

2 主控系统中的工作内容 14

2.1 准备工作：

基础信息的确认与补充调整 14

2.1.1 设置“HR系统管理员” 14

2.1.2 注意 18

2.2 组织信息管理 19

2.2.1 现有信息概述 19

2.2.2 岗位基本信息的补充设置 19

2.3 公共信息的设置 23

2.4 专用信息的设置 24

2.4.1 角色权限管理 24

2.4.2 系统参数设置 29

2.4.3 信息字典维护 30

2.4.4 人员类别管理 30

2.4.5 证件类别管理 30

2.4.6 试用期类别管理 31

2.4.7 说明 32

2.5 HR系统的启用 32

2.5.1 启用HR系统 32

2.5.2 增加HR登录的安全性 34

2.5.3 说明：

HR系统启用后岗位设置的变化 36

2.6 系统权限管理 38

2.6.1 权限设置概述 39

2.6.2 功能权限 40

2.6.3 数据权限 40

2.6.4 注意事项 42

3 人力资源管理系统简要说明 43

3.1 登录HR系统 43

3.1.1 登录方式 43

3.1.2 关于认证码 44

3.2 了解HR系统的概况 45

3.3 功能菜单：

系统功能简介 48

3.4 首页数据区的内容 52

4 第一阶段：

员工信息管理 54

4.1 员工信息说明 54

4.2 员工信息管理概述 65

4.3 怎样把现有员工信息录入HR系统 65

4.3.1 员工信息补充导入 65

4.3.2 员工信息新增导入 74

4.4 怎样录入新员工信息 81

4.4.1 入职申请 82

4.4.2 审批 89

4.5 在职人员查询：

深入了解权限和自定义查询 90

4.5.1 在职人员查询 90

4.5.2 深入了解自定义查询 94

4.5.3 其它说明 98

4.6 员工信息维护 98

4.6.1 员工信息的修改 98

4.6.2 关于业务记录 100

4.7 其它业务功能 101

4.8 统计查询 101

4.8.1 已发事项、已办事项、待发事项、待办事项 101

4.8.2 人员分布分析 103

4.9 关于主控系统的“员工信息管理”功能 108

4.9.1 主控系统与HR系统对员工信息的管理 108

4.9.2 给新员工设置“用户”信息 110

4.10 要点小结 111

4.10.1 现有员工信息的录入 112

4.10.2 员工入职管理流程 112

4.10.3 员工信息查询与分析 112

4.10.4 再次检查基础信息设置是否合理 112

5 第二阶段：

转正、调配、离职 113

5.1 业务简介 113

5.2 转正 113

5.2.1 转正申请 114

5.2.2 转正审批 116

5.2.3 说明 118

5.2.4 其它功能 119

5.3 调配 121

5.3.1 调配申请 121

5.3.2 调配审批 123

5.3.3 说明 125

5.3.4 其它功能 126

5.4 离职 128

5.4.1 离职申请 128

5.4.2 离职审批 131

5.4.3 离职手续办理 132

5.4.4 说明 134

5.4.5 其它功能 136

5.5 一些特殊业务 141

5.5.1 黑名单管理 141

5.5.2 离职作废 144

5.5.3 再入职 147

6 深入了解系统，确定正式管理流程 148

6.1 确定正式的人事信息管理规则及相关岗位的职责 148

6.1.1 入职、转正、调配、离职的申请 148

6.1.2 入职、转正、调配、离职的审批 149

6.1.3 其它 150

6.2 深入了解角色 150

6.2.1 今日关注授权 151

6.2.2 关于“员工信息查询授权” 158

6.2.3 系统功能授权 165

6.2.4 根据实际管理流程，确定所需要的角色 165

6.3 确定岗位设置 166

6.3.1 功能权限 167

6.3.2 数据权限 174

6.3.3 是否信息审核岗位、信息审核岗位 178

6.4 按正式分工使用HR系统（2011年12月15日练习） 180

6.4.1 入职申请及审批 181

6.4.2 转正申请及审批 184

6.4.3 调配申请及审批 190

6.4.4 离职申请及审批 193

6.4.5 员工信息维护示例 194

6.4.6 查询功能中的数据权限 196

6.4.7 关于“员工信息查询授权” 198

6.4.8 关于“今日关注” 198

6.5 按正式分工使用HR系统（2012年1月15日练习） 200

6.5.1 转正申请及审批 201

6.5.2 关于业务记录 202

6.5.3 再入职 205

6.6 一些基础管理工作 209

6.6.1 岗位编制的管理 209

6.6.2 关于储备人员的管理 216

6.6.3 其他管理人员怎样使用HR系统 221

6.7 小结 225

6.7.1 关于权限 225

6.7.2 HR系统中的管理规则 225

6.7.3 关于审批人 225

6.7.4 关于岗位的设置：

一个简单的特殊问题 226

6.7.5 规模不大的企业怎样使用HR系统 227

7 感受HR 229

7.1 感受完美的系统管理 229

7.1.1 入职 229

7.1.2 离职 229

7.1.3 调配 229

7.1.4 小结 230

7.2 感受简单与强大 230

1概述

1.1关于人力资源管理系统

本系统用于管理企业的人力资源业务，如人员信息、入职、转正、调配、离职、休假（包括带薪假）、加班、出差、考勤、薪资、福利、招聘等各种工作，还可以根据需要，进行外协人员的管理。

人力资源管理系统（以下简称HR系统）的作用不仅在于人力资源本身的管理，更重要的是，只有通过HR系统的严格管理，才能保证各种基础信息（如部门、职务、岗位、功能权限、数据权限）的准确性，这些信息是公司管理的基础，也是其它关联系统如OA系统、培训系统、付款审批及预算系统高效运行的基础。

1.2关于使用HR系统的建议

HR系统涉及的内容较多，也比较复杂。

下面是对使用HR系统的简单建议：

1.如果本单位的员工人数少于100，建议不要启用HR系统，因为HR系统中各种流程要求比较严格，而且HR系统内容较多、学习起来要花费较多时间，因此对于小企业是没有必要的。

300人以上的单位比较适合使用HR系统。

100-300人的单位可以视情况决定是否使用。

2.如果员工人数较多，最好也是在OA系统正常使用三个月以后，再考虑使用HR系统。

在此之前，先不要启用HR系统（启用后就必须改用人力资源管理的相关流程，而且启用后不能再停用）。

因为在使用OA系统、培训系统的过程中，可以先了解系统的操作习惯，以及各种基础信息（如部门、职务、岗位）的设置是否合理，这些信息是HR系统最重要的基础信息，如果设置得不太合理，那么在只启用了OA、培训系统的情况下便于调整和优化（如果启用了HR系统，修改起来工作量要大很多）。

这样相当于把一个复杂的工作分步实施，有利于逐步了解系统并把系统使用好，显然是更方便的。

说明：

由于HR系统的使用对于其它所有系统如OA、PB、TC、FM都非常有帮助，所以如果希望把HR系统用好，员工较少的企业也可以启用HR系统，此时可以只使用员工信息管理及转正、调配、离职的管理，不必做考勤薪资福利管理等其它业务，这样会比较简单。

1.3关于本教程

为了用户能够方便、直观地了解HR系统的使用方法和相关工作流程，软件服务社提供了这样一个完整的使用教程，其中将以大量实际业务为例详细说明和演示HR的使用方法。

HR系统涉及的内容较多，使用较为复杂，因此建议按本教程介绍的顺序逐步使用。

注意：

1.详细了解主控系统：

HR系统中会用到大量基础信息，这些信息主要是在主控系统中管理的，应当按照《主控系统使用教程》，详细了解主控系统的管理方法。

2.建议把本教程看两遍

看第一遍时肯定会有一些不清楚的地方，这是很正常的。

因为要使用HR系统，首先要进行基础信息设置，但这些基础信息的设置都需要基于对基本概念、流程、业务规则和系统使用方法的充分了解。

比如：

要设置“角色权限”，必须非常清楚系统中的每个功能的用途，但在没看完本教程后面的所有说明和演示之前，不可能完全了解这些内容。

同样，一些基础信息（如“岗位、薪资项目、薪资等级、福利项目、福利等级……”）非常重要，在HR系统中会经常用到、必须设置好，但在对后面的业务内容非常了解之前，也不可能完全了解这些基础信息的真正用途和设置方法。

所以在看第一遍时，如果有不太清楚的地方，可以继续向下看。

当全部看完之后、再看第二遍时，这时对很多业务都已经有了直观的了解，理解起来就容易得多、全面得多（实际上，学习任何系统都是这样）。

3.本教程侧重于讲述怎样使用HR系统进行有关工作的处理，并不是系统功能的使用说明。

所以在实施过程中，还必须参考下列内容：

1）系统中的综合使用说明：

登录HR系统后，右上角有一个“使用说明”，其中包括了对这个系统的综合说明和一些基础知识，是系统使用所必须了解的内容，可以点击查看。

2）系统中每个功能的使用说明：

系统中的每个功能都有预置的详细说明（在系统中执行每个功能时，在“当前位置”后面都有一个“说明”按钮，可以随时点击查看，非常方便。

如下图）：

如果有问题，可以联系我们，我们将为您提供技术支持。

1.4企业管理中的一些基础概念

下面是一些非常重要的基础概念，是企业管理（特别是人力资源管理）方面的基础知识，在各个关联系统中会经常用到，它们是系统最重要的基础。

在使用HR系统前，应当完全了解这些概念，并根据本单位的实际情况做相应的设计。

有些概念可能比较抽象，可以结合后面的各项具体工作深入理解。

其中，有些概念在主控系统中已做了详细介绍，这里仍列出来，是为了便于您集中查阅。

1.组织、组织结构

组织：

指的是按照一定目标建立起来的人的集合。

组织结构：

指的是根据管理需要对一个组织进行的细分。

2.部门

部门指的是在一个组织中，按照工作内容和管理相关性划分的人的集合。

部门的设置取决于管理的需要。

可以从不同的角度、以不同的方式为一个组织设置部门。

3.岗位、职位、职务的概念及其关系

一个组织中，完全可替代的人的集合，称为岗位。

岗位是组织的基本构成单位。

实际工作中，经常提到“职位”。

在人力资源管理中，职位与岗位可以认为是同一个概念。

“职位”一词多见于机关、团体、事业单位的人事管理中，而在我国企业人力资源管理中，更广泛使用的是“岗位”一词。

职务：

指的是根据职位规定应该担任的工作。

职位与职务：

应注意这二个概念的区别。

1）职位是组织内固定的一个职务的特定事件。

例如，“财务经理”职位可以是“财务”组织“经理”职务的一个实例。

职位属于组织。

任何时候，一个职位可能有一个、多个或没有任职人员。

2）