档案电子化管理系统Word格式.docx
《档案电子化管理系统Word格式.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《档案电子化管理系统Word格式.docx（9页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。
同时在扫描过程中，会与BOSS系统进行比对，保证所有经BOSS受理需客户签字的业务单据都会扫描入库，保证了业务单据的完整性。
1
应用效果:
描述成果在本公司的运行方案、取得的效果、推广价值和建议等。
目前该系统在市区部署试运行。
根据运行效果，在打印出的受理单右上角信息模块符合要求的情况下，每分钟可扫描识别12,15张，且正常识别率达到95,以上，四鹤营业厅每天业务受理量约为800张，故每天扫描所发时间约为60,70分钟，而四鹤营业厅的受理量占整个市区的50%以上。
为了将纸质业务受理单转化为电子业务受理单，每天需要额外增加一些人力实现扫描。
但从长期看，通过该系统，可缩短了客户投诉时查找纸质受理单的时间，加强业务受理单的规范化管理及保存，提示客户满意，是有实用价值的。
在推广过程中，需要注意的是要规范前台营业受理单打印质量，包括识别信息模块的位置、行间距，及信息清晰程度等，否则将影响识别质量。
文章主体（3000字以上，可附在表格后）:
根据成果研究类别，主体内容的要求有差异，具体要求见表格后的“填写说明4”。
附录一主体内容
中国移动福建公司南平分公司业务档案电子化管理系统，是针对现有纸质业务档案的保管、查找、稽核不便而提出的一种改进方案。
在本项目实施以前，纸质业务档案的管理，是纯人工的管理方式，档案按日期和类型分类，定期由各营业厅收集，装订后存放在档案室。
由于档案量巨大，又没有电子索引，当客户投诉时，人工查找非常慢，还有可能查找不到;
而且由于没有和BOSS系统的数据对比，不能保证所有的纸质档案都归档。
本系统规范化了纸质业务档案的管理流程，通过扫描识别的方式，将纸质业务档案电子化，并与用户的受理流水相关联，提供给稽核与查询使用。
大部分的投诉，可以通过电子化的业务档案解决，提高了解决投诉的效率。
纸质业务档案的包装号与电子业务档相关联，通过受理流水就可以查找到纸质单据的包装号，对于部分需纸质业务档案的投诉，也能大大降低查找难度，很快的找到纸质业务档案，解决投诉。
本系统可以提醒稽核人员还有多少单据未扫描归档，归属于哪个营业厅哪个营业员，从而可以保证业务档案的完整性。
2
本项目的创新点集中体现在以下几个方面:
1.完善了业务档案的管理流程，明确了各角色在业务档案管理中的职责。
2.通过扫描和OCR技术，将纸质业务档案电子化，并建立纸质业务档案存放位置与电子
业务档案的对应关系，提高纸质业务档案的查询效率。
3.通与与BOSS系统受理流水的比对，可以让稽核人员快速定位未提交扫描归档的纸质
业务档案，保证纸质业务档案的完整性。
4.通过用户的手机号，可以方便的查询出用户所有电子化的业务档案，大部分问题可以
通过电子化的业务档案解决;
对于必须使用纸质单据的场合，可以查找出单据所属的
包装号和存放位置，很快查找出来。
本系统逻辑网络结构如下:
按半集中方式建设1.
2.在市公司建立电子单据管理中心，保存所有上传的电子单据，提供电子单查询接口，
定时对单据进行统计稽核。
3.按营业部建立输入中心，扫描上传电子单据，并包装纸制单据，上交县公司档案室归
档。
4.县公司档案室可以通过本系统查询是否所有已包装单据都归档，可以查询电子单对应
的纸制单据在哪个包装中。
5.营业厅或县公司的稽核人员可以通过系统检索未提交的业务档案，标记已稽核业务档
案。
6.营业员可能通过系统检索用户的电子业务档案。
逻辑网络结构图如下:
3
本系统规定的业务档案归档流程如下:
1.营业员在受理结束后，将纸质业务档案分类，定时将业务档案提交稽核员稽核。
大营业厅的档案稽核由本营业稽核员厅完成，小营业厅的档案稽核由县公司稽核
员完成。
2.稽核员在稽核过程中，除了检查纸质档案是否正确外，还需检查纸质档案的质量，
不能有破损、歪斜、模糊等。
稽核员稽核通过后，通过系统标识为已稽核。
稽核
员可以通过系统查询还未稽核的业务档案，通知相关营业厅尽快提交。
稽核通过
的纸质档案，交给扫描员进行扫描录入。
3.扫描员定期将已稽核过的纸质档案扫描入库，并根据系统提示打印包装标签，包
装已扫描档案。
一般情况下，一个包装约300,400张纸质档案。
扫描员定期将
已包装的纸质档案提交给县公司档案员归档。
4.档案员收到包装好的档案后，在系统中检索相关信息，将系统中的包装信息标识
为已归档，并登记存放位置。
5.最大扫描周期是一个月，各扫描点可以定义自己的扫描周期，但必须小于最大扫
描周期。
在开始一下周期的业务档案扫描前，上一周期的所有业务档案必须扫描
完毕。
6.当超过扫描周期还有未扫描的业务档案时，系统会发送短消息给指定人员。
指定
人员收到短消息后，要登录系统查询还有哪些业务档案未扫描归档，通知相关人
员采取措施。
总体流程图如下:
4
总体流程
营业员稽核员扫描员档案员
目标:
保证目标:
按年纸质单据的已核对电限分类正确性和质子单据量输入
单据稽核整理单据达到平均单据输入登记存否扫描量或稽核放位置周期,输出输入输出业务受输出理单输入有包装扫描单据，打好的单分类的业已稽核的业印标签据?
结束务受理单务受理单
否
包装单据输入
输出
是扫描完毕?
单据包装是
到达上交时结束间,
是
上交档案室
扫描过程如下图所示:
5
扫描过程-主要流程
扫描员单据系统
将单据停止扫描放入扫输入描仪取消继已稽核的业续扫描,识别，取消/继续务受理单产生比对/打印?
打开始扫描印
转错误出现错误?
处理
否达到平均
包装量?
1.缺纸是2.卡纸3.识别检验错误否提示打印需继续扫4.非本周期单据已核对标签描,5.比对错误电子单据
否达到最大
继续扫描包装量,
提示必须
打印标签产生
确定打印包装信息
打印标签
标签
取标签上传数据
本系统主要由前台功能和后台功能组成。
后台功能部署在地市中心，主要实现以下功能
1.电子业务档案入库:
接收由各扫描点上传的电子业务档案，保存到电子业务档案库。
支持电子受理单批量接收和解包入库。
2.受理流水同步与统计:
每日1点自动将昨日BOSS所有受理流水和单据流水从省公司
数据库同步到地市公司电子业务档案库，按类别统计已扫描和未扫描的业务档案，供
6
稽核人员查询使用。
3.电子业务档案比对:
将识别出的单据流水号与BOSS系统的单据流水号进行比对，进
一步保证识别的正确性。
如果发现识别错误，保存到错误表中，由管理员进行人工处
理。
4.短信提醒:
当扫描周期已过而单据未全部扫描，发短信通知相关人员。
提醒时间和内
容可以定制。
5.机构信息同步:
定时从BOSS系统同步机构信息。
6.查询接口:
提供电子业务档案的查询服务，便于其他系统集成查询。
前台功能部署在各扫描点、稽核点、档案档案库，主要实现以下功能:
1.扫描识别:
扫描纸制业务档案同时自动识别、校验单据号，生成电子受理单并保存
在本地缓存中。
支持非业务档案识别。
支持纸制的业务档案的批量扫描,并生成受理
单黑白电子图像。
支持批量扫描过程中卡纸检测。
支持识别失败后人工填写单据号、
校验码。
支持识别失败后重扫描。
支持扫描识别结果和统计信息的展示。
支持稽核周
期内电子受理单重复扫描检测。
支持记录扫描识别失败的原因。
2.电子业务档案上传:
电子业务档案在扫描点生成校验通过，通过上传入库，集中保存
到地市公司电子受理单库中。
支持电子受理单批量打包上传。
支持子受理单上传接收
过程的中断重传。
3.标签打印:
当达到平均包装量，经扫描员确认后，系统打印出本批扫描的相关信息，
作为标签粘贴在纸质单据包装袋上。
支持打印本批扫描的批次号。
支持打印本批扫描
的扫描员工号和名称。
支持打印本批扫描的单据数。
支持打印本批扫描的扫描点标识
和名称。
支持打印本批扫描的扫描时间。
支持打印本批扫描的单据的受理时间范围。
4.扫描周期控制:
进行扫描周期的相关设置和控制，当本扫描周期内的受理单未完全扫
描入库前，不允许其他扫描周期的受理单进行扫描入库。
支持扫描周期检查，不在本
扫描周期内受理的电子单返回错误。
支持扫描周期更新，当本扫描周期内的受理单完
全扫描入库后，将扫描周期更新为下一扫描周期。
支持扫描周期包含天数的设置。
支
持电子单本地缓存的管理。
5.信息查询和补充:
查看和补充本扫描周期内已扫描和未扫描的受理单相关信息。
支持
查看本扫描周期内已扫描的电子受理单相关图像，单据号和用户号码等信息。
支持查
看本扫描周期内已扫描的受理单总数，各营业厅的已扫描的受理单数。
支持查看本扫
描周期内未扫描的受理单总数，各营业厅的未扫描的受理单数。
对于本扫描周期内未
打印单据的受理流水，可补充相关说明。
在统计信息中，用户可选择显示单个统计条
目下详细的受理单据信息。
6.归档管理:
提供功能给档案管理员记录包装的状态和位置。
支持查询包装的信息（状
态、位置等）。
支持更改包装的状态（已归档、未归档等）。
支持登记包装存放的位置
7
信息。
7.电子业务档案查询:
提供给管理人员的查询界面。
支持根据用户号码查询电子单。
持根据受理流水查询电子单。
支持根据单据号查询电子单。
支持按营业厅，县市查询
电子单。
支持按扫描时间查询电子单。
支持按受理时间查询电子单。
可组合查询。
可
根据包装编号查询该包装下的所有电子单信息。
8.系统管理:
a）扫描设备管理:
提供扫描设备登记，注销，信息修改和查询等管理功能。
b）扫描点管理营业点配置:
定制扫描员负责扫描的营业点。
可以定义扫描组，扫描
组中指定营业点。
不同扫描组内营业点不能交叉。
每个营业点必须归属一个扫描
点。
可定制扫描员负责的扫描组。
一个扫描员只能负
升级会员 