Excel基本应用学习资料Word格式.docx
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(图1自定义对话框)
✧工具栏标签的选择中打√显示/取消√隐藏工具栏;
✧点击“新建”按钮,可以按照自己的习惯和爱好,自定义一个或多个新的工具栏。
新建工具栏后,可以将命令标签中的需要的命令拖动到新建的工具栏上。
✧在命令标签中,可以将菜单命令拖动到常用工具栏上;
1.2.3格式栏
格式栏除了与Word相同的按钮外,Excel格式按钮有专用的按钮,如:
跨列居中、货币样式、百分比、千分位符号、增加小数位、缩小小数位、减少缩进量、增加缩进量、边框、底纹颜色、字体颜色等数字格式按钮。
使用方法:
选择单元格或区域,点击需要设置格式的按钮。
1.2.4编辑栏
单元格栏/函数栏,公式编辑栏。
1.2.5状态栏
非常有用的是自动计算功能
1.3.使用帮助
方法如下:
F1调出“搜索”对话框/点击工具栏上的“MicrosoftExcel帮助”按钮,ESC键取消。
右击OFFICE助手,快捷菜单。
右击OFFICE助手→选项→取消“使用OFFICE助手”选项后,F1键,出现常见的帮助窗口。
Shift+F1键→单击某一处
2.文件管理
2.1建立文件
2.1.1快速建立文件
新建按钮/Ctrl+N/,建立的文件默认文件名“BOOK1…”,称为工作簿,每个工作簿有Seet1、Seet2、Seet3三个工作表。
2.1.2利用已有的模板建立文件
文件→新建,有3个标签:
常用:
有一个“工作簿”通用模板,与快速建立文件的模板是同一个。
电子方案表格:
常用的专业模板文件,如果没有安装,只是一个图标,需要插入安装光盘,点击自动安装,即可使用。
其他文档:
一般只有一个地址模板。
2.2打开文件
打开按钮/Ctrl+O/文件→打开。
注意打开对话框中的左、上方的按钮和工具。
选择文件后,“打开”按钮激活,点击按钮右面的三角下拉菜单:
✧以副本方式打开:
对原来的文件将不做修改;
✧以只读方式打开:
打开文件后不能对之进行修改。
2.3文件保存
2.3.1保存
保存按钮/Ctrl+S/文件保存。
2.3.2另存为
可同复制功能;
文件更名;
更改文件格式。
2.3.3另存为Web页
用IE浏览器浏览。
2.3.4保存工作区
如果打开了多个工作簿文件,各个文件都在不同的窗口打开,且每个文件的设置不同,显示和计算方法不同,可以用保存工作区的方法。
打开时,原来使用的该工作区的文件按照原设置打开。
工作区文件扩展名为.XLW。
2.4搜索文件
如果找不到要打开的文件,可以在打开对话框中而不用Windows中的搜索命令来查找文件。
方法:
打开→文件名处输入文件名或部分文件名→工具→查找→按要求操作。
2.5发送电子表格文档
在Excel中可以将电子表格通过网上直接发送给有关人员。
方法两种:
(1)作好文档后,点击工具栏上的“电子邮件”(第4个)按钮→出现OFFICE帮助对话框。
(2)文件→发送。
发送邮件可以有两种方式:
以正文形式/以附件方式。
2.6窗口使用
2.6.1新建窗口
其目的是对较大的表格进行多窗口操作,多个窗口显示的仍然是一个文档。
窗口→新建。
标题栏中显示文件名:
XXX:
1、XXX:
2。
各窗口可以显示一个文档的不同区域,对于编辑十分方便。
2.6.2隐藏/取消隐藏窗口
(1)用最小化按钮隐藏/显示窗口;
(2)窗口→隐藏/取消隐藏命令功能。
打开的一个或多个直到全部文档可以隐藏。
取消隐藏时,在对话框中选择要取消隐藏的文档。
2.6.3窗口的拆分与重排
1.窗口拆分
在处理大表格时,数据的录入不方便,可以将窗口拆分为两个或四个窗口,可以使用任意一个窗口处理数据。
⑴拆分
点击要拆分位置的列或行标签→窗口→拆分,出现竖排或横排的两个窗口。
点击要拆分位置的某个单元格→窗口→拆分,出现上下左右四个窗口。
⑵使用
每个窗口都有滚动条,可以拖动;
要重新分布窗口位置,将光标放在窗口的分隔线上,成夹子后,左键按住拖动。
2.取消拆分
窗口→撤销拆分窗口。
3.窗口重排
在打开多个文档时,要同时看到,可以:
窗口→重排窗口→可以选择:
平铺/水平/垂直/层叠等方式。
4.冻结窗口
与拆分窗口相似。
选择行号/列号→窗口→冻结窗口→出现黑线。
被冻结的上部/左部窗口是不能移动的,而其他窗口可以移动。
给录入数据带来方便。
3.工作表操作
3.1工作表基本操作
3.1.1工作表默认数量
工作簿是一个独立的文件,是由工作表组成的。
Excel2000默认一个工作簿3个工作表:
在左下角有三个标签,分别为Seet1、Seet2、Seet3,点击即可切换到该工作表进行操作。
如果需要增加/减少默认数量,按如下设置:
工具→选项→常规→对“新工作簿内的工作表数”右边的数量进行修改→确定。
关闭Excel,再启动时,按设置的数量建立工作表。
3.1.2插入工作表
点击选择要插入新工作表的位置→插入→工作表,即在选择的工作表前插入一个新的工作表,名称默认为“SeetX”。
3.1.3移动、复制及删除工作表
移动工作表:
用鼠标拖动要移动的工作表标签,光标处有一个纸形图,拖动时有一个黑三角随着拖动而移动,到新的位置放开。
复制工作表:
按Ctrl+鼠标拖动要复制的工作表标签,光标处有一个纸形图上面有一“+”号,拖动时有一个黑三角随着拖动而移动,到新的位置放开,即复制了一个工作表副本,名称为“XXX
(2)”。
删除工作表:
点击选择要删除的工作表标签→编辑→删除工作表→在对话框中点“是”,即删除了工作表。
注意:
此删除是不可逆的。
3.1.4工作表更名
更名是为了方便操作。
双击工作表标签/右击工作表标签→重命名→工作表标签出现反白,输入新的名称→点击任意外/回车确认。
3.1.5工作表隐藏/取消隐藏
点击要隐藏的工作表标签→格式→工作表→隐藏。
练习操作文件:
隐藏工作表。
3.2录入数据
工作表由单元格组成,录入数据是在工作表的单元格中进行的。
每个工作表共有256列,默认由A~Z重复组合为列名称;
有65536行,由数字组成。
用Ctrl+四个箭头可以直接移动列行的结尾处。
单元格名称由列和行号组成,点击选择在编辑栏左边第一个框中显示。
3.2.1设置数据格式
录入的数据是有类型的,所以在录入数据前,一般要设置数据的格式。
Excel表格中主要的数据格式有:
数值、货币、会计专用、日期、时间、百分比、分数、文本,另外可以根据特殊需要设置特殊和自定义类型。
设置格式的方法:
选择区域/列→点击格式栏上的格式按钮/格式栏格式→单元格→数字标签→分类:
选择分类,再选择类型→确定。
比如,在Excel中数值一般输入11位,超过的将会用科学记数法显示或显示为0。
身份证号是15~18位的,就需要设置为文本格式。
3.2.2录入和修改
单元格中可以录入数字、货币、文字、符号、日期、逻辑等类型的数据,带可以是声音、音乐或照片、图形等。
1.点击单元格,输入数据。
按TAB键向右跳一单元格,回车到下一单元格。
回车后光标方向控制,可以按如下设置:
工具→选项→编辑标签→在“按Enter键后移动方向:
”右边选择“向下/向右/向上/向左”→确定。
2.二次在该单元格录入为覆盖式修改,双击/F2为插入式修改。
3.录入数据时,如果没有设置单元格的数据格式,录入1/2回车,默认为日期1月2日。
可以照此方法录入“01/2”为数据型,居右放置;
“’1/2”为文字型,居左排列。
3.2.3快速录入
1.序列录入
1、2、3……序号录入方法;
季度、月份、甲乙丙丁等录入;
相同内容的单元格内容的录入;
自定义序列录入方法;
2.填充序列录入
编辑→填充→序列
序列输入。
3.3.有效数据设置和检查
1.设置数据录入有效性检查过滤。
在输入数据时进行检查,防止无效或错误数据的录入。
选定区域→数据→有效性→设置→在“有效性条件”下,设置“允许”数据的类型→设置数据有效范围→在“输入信息”标签中,设置输入数据时自动提示的标题和内容→在“出错警告”标签中,输入录入数据出现错误时,提示的警告图标和标题说明文字→确定。
2.可以利用“条件格式”方法对录入后的数据进行有效性进行检查。
格式→条件格式→在条件格式对话框中设置数据范围或条件→格式→设置字体、边框、底纹→确定。
使符合条件的数据有了特殊格式,以便于对数据的检查。
3.4表格修改及数据格式化
3.4.1修改表格
1.插入/删除行、列和单元格
插入行列:
选择一行或多行/一列或多列→插入→行/列,在选择的行列前插入一行或多行/一列或多列。
插入单元格:
选择单元格→插入单元格→选择意义如下:
选“整行”----插入的是行,如同插入行;
选“整列”----则插入的是列,如同插入列;
选择“活动单元格右移”----则插入的单元格在选择的单元格的左侧;
选择“活动单元格下移”----则插入的单元格在选择的单元格的上面。
删除行列:
选择要删除的一行或多行/一列或多列→编辑→删除。
2.设置行列的高度及宽度
手动拖动:
光标对准行/列线成为“+”开关,左键按住不放拖动;
自动调整:
在录入数据后,光标对准行列线成为“+”形状,双击,自动按数据内容调整;
菜单方式:
选择行/列→格式→行/列→行高/列宽→输入值→确定。
最适合的行高/最适合的列宽,是系统自动按照录入的数据进行调整。
表格设置。
3.隐藏行列
选择要隐藏的行/列→格式→行/列→隐藏。
取消隐藏:
选择隐藏行/列的前面行/列→格式→行/列→取消隐藏。
4.单元格对齐方式
⑴选择一个或多个单元格→点击格式栏上的“左对齐”、“居中”、“右对齐”、“跨列居中”。
“跨列居中”是将多个单元格合并为一个单元格进行对齐处理。
⑵选择一个或多个单元格→格式→单元格/右击→设置单元格格式→对齐标签→设置“文本对齐”下的“水平对齐”、“垂直对齐”的方式。
“水平对齐”下的“跨列居中”,其功能是将行方向的多个单元格作为一个单元格设置对齐方式,但是单元格并不合并。
与“合并单元格”和工具栏上的“跨列居中”按钮不同。
“文本控制”下的选项含义如下:
自行换行:
当内容超过单元格宽度时,自动换行。
强制换行:
Alt+回车。
缩小字体填充:
当内容超过单元格宽度时,将字体调小以适应。
合并单元格:
同工具栏上的“跨列居中”按钮。
3.4.2表格格式化
1.设置表格边框
选择表格区域→格式→单元格→边框→选择“线条”下的样式、颜色→点击“预置”下的外边框、内部,选“无”则可以取消原来的边框。
2.单独设置某单个边框线
选择一个要设置边框线的区域→格式→单元格→边框→选线条样式→点击“边框”下的边框位