(整理)历史档案整理及数字化方案Word格式文档下载.doc

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第1章质量保证

1.1ISO9002质量体系规范

在档案的整理和数字化加工部门，****实行ISO9002《质量体系生产、安装和服务的质量保证模式》，为客户提供操作规范、质量优秀的服务。

按照ISO9002的要求，不仅仅实施质量管理、管理控制，并且提供从整理到扫描加工、售后服务等一系列紧密相扣的各个环节中受到监测、控制，进而进行进一步的改进和优化。

1.2PMBOK项目管理知识体系指南

对于客户档案整理和数字化加工项目，****将参考PMBOK对项目实施管理。

从项目综合管理、项目范围管理、项目时间管理、项目费用成本管理、项目质量管理、项目人力资源管理、项目沟通管理、项目风险管理、项目采购管理9个方面实施。

1.3专业化、流水化作业

****档案整理加工部，实行专业化和流程化的作业规范。

将档案服务分为档案整理和数字化加工两个组。

档案整理划分为：

承接登记、档案入库、拆分编号、档案鉴定、托裱修补、填写卷皮、装订还原、质量检查、移交入库等9个工位；

数字化加工划分为：

扫描、扫描质检、图像处理、图像质检、著录、著录质检、制作目录、批量挂接、数据检查验收（总质检）、数据备份、成果管理等11个工位；

每个工位都实行项目组长负责制。

专业化作业：

所有的工人都分配唯一的工位，并为每个工位的工人实行标转化作业培训，以保证工人技能的专业化，从而能够更大限度的保证项目进度和项目质量。

流水化的作业：

让每个流程点更加容易被监控，质量更容易被评估。

每一个工人当前任务完成后，组长进行检查后，才能移交到下一个工位，这样保证每个工位在本流程点做的工作符合品质要求，减少反复环节。

1.4软件全程管理、监控

****采用专用的软件对档案数字化加工的过程实行全面的管理。

数字化加工软件：

提供专业的图像获取、处理和管理技术，将档案的数字化加工从扫描、图像处理、图像质检、统计监控等进行全程的管理和控制，各种自动化技术（自动图像倾斜校正、批量图像清理）能够保证图像标准、规范、整洁，并完全符合客户的要求。

档案著录挂接软件：

符合客户档案著录规范要求，并且能够进行著录扩展，可以同时满足客户根据自身特点的特殊要求。

软件具有自动生成序号、继承著录、档号自动生成等快速著录设置，并能够进行重复性、一致性、唯一性、必填性等多种校验方式，能够准确、快捷的完成档案条目的录入，并确保质量；

挂接功能能够自动实现著录条目和扫描的图像之间的匹配关系，并保证100％的正确率。

1.5文档和报表贯穿项目

日报制度：

每个工人每天都要向组长汇报本人的工作进度情况、存在的问题、与计划存在的差异等；

组长要把本小组的每日情况进行汇总，并报告给项目经理；

项目经理通过日报以及抽查的手段，了解项目的进度并实现质量控制。

周报制度：

每个周的周一，项目经理将上一周的情况进行汇总和统计，把项目完成的各种数量、完成总项目的百分率、下周工作安排、本周遇到的问题、需要客户协助的事项等信息，以书面的形式报告客户项目负责人，让客户定期了解项目的进展。

第2章工作前的准备

2.1签订保密协议、制定保密措施

在项目开始前，首先要签订保密协议。

****首先同客户签署保密协议，保证档案和档案信息的安全和保密，同时，****同公司项目的工作人员签署保密协议，从制度和法制上约束员工的工作行为。

在制度上，对工作环境和工作设备进行严格要求，非工作设备不允许带入工作场所，任何与工作相关物品出库都需客户检查确认，电子存储相关设备（硬盘、U盘、光盘等）在工作完成后进行分区格式化和物理销毁。

2.2档案情况调研

在项目开始前，首先要进行档案情况的调研。

调研的主要目的是对档案的纸质情况（纸张的大小、纸质、新旧、破损程度）、整理情况进行了解，然后依照客户的预定工期，对项目所需的各类人员配给、项目实施的工期等做出合理安排，并提交调研报告。

2.3明确项目工作范围

按照客户对移交档案鉴定的具体要求，并结合档案的整理要求，对哪些需要整理、哪些需要复印、哪些需要扫描、要著录哪些额外字段等情况进行明确。

2.4制定项目实施计划

通过档案情况调研和明确工作范围后，便可以依照客户的项目工期，确定本项目的人员配给、设备投入、岗位设置、服务计划、服务期限等实施计划。

第3章档案整理

3.1遵循标准

《档案修裱技术规范》DA/T25-2000

《文书档案案卷格式》GB/T9705-1988

《照片档案管理规范》GB/T11821-2002

《档案分类标引规则》GB/T15418-1994

《归档文件整理规则》DA/T22-2000

《国家档案局中央档案馆关于移交进馆档案质量检查办法》国档发[2003]8号

3.2整理原则

3.2.1安全性

档案整理的首要原则是要保证档案实体的安全和档案信息的安全。

档案从客户库房运出开始，经过整理和数字化，最后归还客户档案库房，这整个过程要保证档案不损坏、不丢失、不泄密。

****公司通过同甲方和为甲方服务人员签订保密协议、严格规范工人操作方法、整理和数字化房间分离、限制危害性工具（水杯、墨水等）带入工作场地、安全监督员时时巡检等方法和手段加强安全管理、杜绝安全隐患。

3.2.2完整性

在档案的整理和数字化过程中，需要对原来装盒组卷的档案拆分和重新装订，****对这些档案将尽量保证其完整性，如果特殊原因不能保证原来的完整性，我们将会提前以书面形式向客户提请申请。

3.2.3原始性

在整理加工过程中，****将确保档案信息的原始性，保证档案中的任何有效信息保持原样，不覆盖、不损失档案的任何原始信息。

3.3整理步骤

3.3.1承接登记

项目开始后，首先是要将档案从客户档案库房中转移到加工现场的临时库房。

在转移之前，甲乙双方共同在现场完成档案的逐卷庆典工作，并登记承接时间、总共卷数、每卷档号、页数等信息，并有双方负责人在清单上签字。

清点交接工作必须认真仔细，逐笔核对，不允许出现任何差错。

这些信息作为档案归还时检查的参考依据。

本步骤完成后，将会形成《承接清单》。

3.3.2档案入库

在档案正式的入库到档案整理和数字化工作之前，需要将承接登记（接收）的档案存放到的临时库房，由****库房管理人员对《承接清单》进行核对、签字后入库；

然后将档案进行分类上架，并依据进馆档案的标准对档案以年度－问题－期限进行排序编号，建立加工批次。

本步骤完成后，将会形成《档案入库清单》和《加工批次清单》。

3.3.3拆分编号

拆分是档案整理中的必要过程。

拆分就是把档案的装订线、装订针等拆除（所有金属物都必须拆除），使档案纸张变为离散的状态，为后期的整理、修补等工序做好准备。

拆分时要谨慎小心，避免撕毁、遗落或者损坏档案。

在拆分之后，要首先按照《客户对移交档案鉴定的具体要求》对编号进行处理，修改其中的漏编、多编、错编等问题。

重新编号一律采用铅笔，在纸张的空白之处（装订线的对上角，字的大小不超过2平方厘米）编写，号码笔迹必须工整、清晰。

重新编号的目的主要是：

其一，以保证在其后的整理和数字化加工过程中避免实体和数字化文件不符；

其二，对于在承接登记过程中登记的每卷页数进行核查，以确认是否于登记的页数相符。

拆分编号后，对比《承接清单》，完成《承接登记与拆分重编号页数对照表》，对于同《承接清单》登记有偏差之处，及时通知客户相关人员。

3.3.4档案鉴定

按照《客户对移交档案鉴定的具体要求》，对其中描述的各种情况进行鉴定整理，这个步骤是本项目最重要的部分，在开展本项目前，****将组织所有鉴定相关人员认真学习《具体要求》，把鉴定工作作为整个项目的重点。

另外根据****对多家进馆档案整理的经验，对如下经常出现的问题进行鉴定：

标题有问题：

按照三要素的原则对标题进行完善；

分件有误：

分件不符合要求，如：

请示应该在批复之前，实际归档可能把批复放在了请示之前；

文件顺序错误：

上一件的内容在分件时分到了下一件中；

文件混合：

几个不相关的事由分为一件。

档案鉴定完成后，数字化的著录工作可以开始进行了。

档案鉴定后，对客户的成果交付物为《档案鉴定清单》。

3.3.5托裱修补

档案破损或者纸张大小不符合规定的，需要进行托裱修补；

对于粘贴太紧影响档案原貌的，要用药棉或毛笔蘸水进行无损浸泡，然后取开，无法揭开的保留原貌；

对于折皱不平影响扫描质量的原件先进行压平或烫平处理。

托裱修补将会严格按照中国人民共和国档案行业标准DA/T25-2000《档案修裱技术规范》执行，采用专用的防腐淀粉、宣纸。

通过托裱修补，使破损档案得到挽救，延长档案的寿命。

修补之后，将形成《档案修补情况表》提交给客户备案，该表详细登记了所属案卷的案卷号、页次、破损情况、修补情况、修补时间等。

3.3.6填写卷皮

按照中央档案馆要求，不允许采用打印后贴纸的方式填写卷皮，需要手工填写。

****有专业的填写卷皮工作人员，能够保证各项内容写工整、完整，不出现错别字。

3.3.7装订还原

恢复装订时，我们将尽量做到按照原孔装订，并保持档案整理时的排列顺序不变，严格控制装订质量，做到装订线下齐、安全、无遗漏、顺序无颠倒、无掉页以及卷皮与卷内目录和原文相符等。

3.3.8质量检查

在每一个整理环节、每天对整理的档案严格按照客户的《具体要求》和中央档案馆对进馆档案的整理要求进行检查，有3个专门的检查人，项目经理每天抽查。

3.3.9移交入库

将经过鉴定、整理，并完成数字化后的档案，移交归还到客户档案库房，并按照《承接登记清单》和《承接登记与拆分重编号页数对照表》，核查入库档案的数量。

移交入库后，形成《移交清册》。

第4章数字化加工

4.1遵循标准

纸质档案数字化技术规范 DA/T31-2005

档案著录规则DA/T18－1999

4.2定义

纸质档案数字化就是采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字化加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。

4.3加工原则

4.3.1保护档案实体

档案的数字化加工首先要保证档案实体在加工过程中不被损坏。

鉴于客户此次加工的档案纸质较差，****将采用平板扫描仪扫描档案。

4.3.2保密档案信息

除了与档案加工人员签署保密协议外，对于各种存储介质不允许带出加工现场。

对于磁介质的设备，在加工任务完成后，采用分区和格式化的手段抹除所有信息；

对于CD、DVD等存储介质，采用客户监督下物理销毁的方式，以加强对档案信息的保密。

4.4加工流程

4.4.1扫描

通过扫描，纸质档案数字化为电子档案。

本步骤是档案数字化的核心和基础，直接影响对于纸质档案获取数字化信息的好坏。

扫描过程对扫描后文件质量影响的主要参数是：

扫描分辨率（DPI）、色彩