大型会议会务工作流程清单表格文件下载.xls

大型会议会务工作流程清单表格文件下载.xls

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大大型型会会议议会会务务工工作作流流程程清清单单环环节节工工作作模模块块工工作作任任务务具具体体内内容容责责任任人人时时间间节节点点是是否否完完成成会会议议确确认认会议事由确定会议名称会议时间会议地点会议室预订根据会议形式及人数预订会议室与会人员确定与会人员类别及邮件发送地址会议议程明确列明会议各项议题及时间、形式、主讲人等确定酒店根据与会人员的类别确定房间预订的类型，提前致电酒店人员做好准备会会议议前前期期准准备备准备会议明确人员分工将具体人员分工填入此表资料准备与收集电子版资料，包括会议议程、会议指引（外部）、回执、会议使用文档初稿（Word/Excel/PPT等）会议通知撰写通知附：

@#@资料（参见上一行）回执收集确定参会人员信息确定与会人数、姓名、性别、职务、联络方式整理通讯录（内容同上）资料准备与收集电子版资料，包括会议使用文档正式版、会务指引（内部）、通讯录、签到表储存确定会议用电脑，将所有需要展示的资料储存到一定的文件夹，并告知相关人员印刷联系印刷厂，确定价格、印刷完成及送货时间打印列出打印清单及打印份数装订将文件整理装入资料袋发放发送邮件住宿酒店预订联系酒店，确定房间类型及个数，询问酒店是否包括早餐接机接机确定接机人员名单、联络方式及航班到达时间预订车辆餐饮就餐形式、地点确定公司食堂：

@#@填写客餐申请单并交食堂人员外面餐馆：

@#@餐馆预订、提前到现场踩点、点菜、车辆预订、酒水准备茶点：

@#@填写客餐申请单并交食堂人员，通知物业人员安排茶点摆放处文具文具准备及领取准备好笔、本、荧光笔、草稿纸、白板笔、白板纸、激光笔、录音笔、代表证会场会议室预订投影、白板、横幅、背景墙、欢迎牌、指引牌、座位牌、茶水会场布置桌椅摆放；@#@文具摆放；@#@横幅悬挂；@#@欢迎牌、指引牌、座位牌是否到位摄影摄影联系与总办专业人员联系摄影事宜自备数码相机会议现场抓拍用回程安排回程机票预订回程人员姓名、航班；@#@联系前台确认出票礼品会议礼品预订若有需要，提前确定赠送礼品样式及数量，联系总办叶穗芬协助会后活动安排活动地点及人数联系活动场所，车辆预订人员报到人员报到直接前往酒店报到资料发放包括会议材料、代表证等会会议议当当天天工工作作设备设备就绪检查会议使用电脑、投影设备、音响设备、网线等是否就绪会场检查会场情况桌椅摆放；@#@文具及资料摆放；@#@横幅悬挂；@#@欢迎牌、指引牌、座位牌、茶水、礼品是否到位签到签到表在会场入口处准备好签到表与笔，供出席人员签到资料分发准备好资料，人员签到后发放电脑与网络笔记本电脑使用协助查看会场中携带笔记本人数，是否需要充电器，网线等,通知物业管理处接待人员协助茶水茶水供给到位接待人员负责现场倒茶或饮水机到位摄影摄影把关与总办专业摄影人员沟通场景拍摄，照片效果把关现场抓拍用自备数码相机抓拍会场情况会议记录会议记录录音笔录音，人员现场记录麦克风麦克风传递若台下代表需发言，明确麦克风传递负责人午餐就餐确认致电食堂，确认就餐人数，保障午餐供应就餐地点指引指引与会人员到制定地点就餐茶点准时送达联系食堂，确保茶点准时送达下午茶时间告知与会人员茶点摆放点合影大合照拍摄会后组织全体人员合影礼品礼品分发将礼品派发给与会人员会后会场收拾会场清理回收并清空会场资料，检查是否有物品遗忘晚宴酒水将提前准备好的酒水放到车上车辆确定接送人员的车辆到位清点人数上车、到达餐馆时分别清点人数点菜根据现场情况点菜（也可提前点好）晚宴后晚宴后确保所有人员都能安全到达目的地会会议议后后期期工工作作宣传报道宣传资料准备稿件撰写及照片整理宣传报道发布将稿件及照片发送至总裁办企业文化组，进行宣传报道会议纪要纪要整理会议后尽早整理会议纪要邮件发布经领导审阅后通过邮件发布后续工作跟进会务费用结账报销对会务期间发生的费用进行结账报销会务工作总结组织相关会务人员进行工作总结，梳理工作流程中出色之处及不足之处工作任务跟踪管理针对会上确定的各项工作任务进行跟踪管理大大型型会会议议会会务务工工作作流流程程清清单单环环节节工工作作模模块块工工作作任任务务具具体体内内容容责责任任人人时时间间节节点点是是否否完完成成部部门门例例会会及及培培训训会会务务工工作作流流程程清清单单环环节节工工作作模模块块工工作作任任务务具具体体内内容容责责任任人人时时间间节节点点是是否否完完成成会会议议确确认认会议事由确定会议类型部门例会部门培训会议时间会议室预订根据会议形式及人数预订会议室与会人员确定与会人员类别及邮件发送地址会议议程明确列明会议各项议题及时间、形式、主讲人等确定酒店根据与会人员的类别确定房间预订的类型，提前致电酒店人员做好准备会会议议前前期期准准备备准备会议明确人员分工将具体人员分工填入此表资料准备与收集电子版资料，包括会议议程、会议指引（外部）、回执、会议使用文档初稿（Word/Excel/PPT等）会议通知撰写通知附：

@#@资料（参见上一行）回执收集确定参会人员信息确定与会人数、姓名、性别、职务、联络方式整理通讯录（内容同上）资料准备与收集电子版资料，包括会议使用文档正式版、会务指引（内部）、通讯录、签到表储存确定会议用电脑，将所有需要展示的资料储存到一定的文件夹，并告知相关人员印刷联系印刷厂，确定价格、印刷完成及送货时间打印列出打印清单及打印份数装订将文件整理装入资料袋发放发送邮件住宿酒店预订联系酒店，确定房间类型及个数，询问酒店是否包括早餐接机接机确定接机人员名单、联络方式及航班到达时间预订车辆餐饮就餐形式、地点确定公司食堂：

@#@填写客餐申请单并交食堂人员外面餐馆：

@#@餐馆预订、提前到现场踩点、点菜、车辆预订、酒水准备茶点：

@#@填写客餐申请单并交食堂人员，通知物业人员安排茶点摆放处文具文具准备及领取准备好笔、本、荧光笔、草稿纸、白板笔、白板纸、激光笔、录音笔、代表证会场会议室预订投影、白板、横幅、背景墙、欢迎牌、指引牌、座位牌、茶水会场布置桌椅摆放；@#@文具摆放；@#@横幅悬挂；@#@欢迎牌、指引牌、座位牌是否到位摄影摄影联系与总办专业人员联系摄影事宜自备数码相机会议现场抓拍用回程安排回程机票预订回程人员姓名、航班；@#@联系前台确认出票礼品会议礼品预订若有需要，提前确定赠送礼品样式及数量，联系总办叶穗芬协助会后活动安排活动地点及人数联系活动场所，车辆预订人员报到人员报到直接前往酒店报到资料发放包括会议材料、代表证等会会议议当当天天工工作作设备设备就绪检查会议使用电脑、投影设备、音响设备、网线等是否就绪会场检查会场情况桌椅摆放；@#@文具及资料摆放；@#@横幅悬挂；@#@欢迎牌、指引牌、座位牌、茶水、礼品是否到位签到签到表在会场入口处准备好签到表与笔，供出席人员签到资料分发准备好资料，人员签到后发放电脑与网络笔记本电脑使用协助查看会场中携带笔记本人数，是否需要充电器，网线等,通知物业管理处接待人员协助茶水茶水供给到位接待人员负责现场倒茶或饮水机到位摄影摄影把关与总办专业摄影人员沟通场景拍摄，照片效果把关现场抓拍用自备数码相机抓拍会场情况会议记录会议记录录音笔录音，人员现场记录麦克风麦克风传递若台下代表需发言，明确麦克风传递负责人午餐就餐确认致电食堂，确认就餐人数，保障午餐供应就餐地点指引指引与会人员到制定地点就餐茶点准时送达联系食堂，确保茶点准时送达下午茶时间告知与会人员茶点摆放点合影大合照拍摄会后组织全体人员合影礼品礼品分发将礼品派发给与会人员会后会场收拾会场清理回收并清空会场资料，检查是否有物品遗忘晚宴酒水将提前准备好的酒水放到车上车辆确定接送人员的车辆到位清点人数上车、到达餐馆时分别清点人数点菜根据现场情况点菜（也可提前点好）晚宴后晚宴后确保所有人员都能安全到达目的地会会议议后后期期工工作作宣传报道宣传资料准备稿件撰写及照片整理宣传报道发布将稿件及照片发送至总裁办企业文化组，进行宣传报道会议纪要纪要整理会议后尽早整理会议纪要邮件发布经领导审阅后通过邮件发布后续工作跟进会务费用结账报销对会务期间发生的费用进行结账报销会务工作总结组织相关会务人员进行工作总结，梳理工作流程中出色之处及不足之处工作任务跟踪管理针对会上确定的各项工作任务进行跟踪管理部部门门例例会会及及培培训训会会务务工工作作流流程程清清单单环环节节工工作作模模块块工工作作任任务务具具体体内内容容责责任任人人时时间间节节点点是是否否完完成成