配送实施方案、应急预案等(定)Word文件下载.doc

配送实施方案、应急预案等(定)Word文件下载.doc

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财务部

副总经理

配送部

车队主管

驾驶人员

库房管理

配送主管

配送专员

客户部

客户专员

卫生专员

品控专员

采购专员

品控主管

采购主管

物控部

二、工作职能

1、客服部工作职能：

（1）建立客户档案，对客户反馈信息进行分析，出现问题及时处理；

〔2〕接洽并处理公司与客户之间有关配送及服务的具体工作；

〔3〕负责建立完善公司客户资料、客户关系管理系统；

〔4〕收集公司配送业务的市场拓展、新客户开发资料，并对这些资料进行分类整理，以便随时了解公司配送服务的市场拓展情况；

〔5〕负责办公室日常的客户接待工作；

〔6〕按客户合同要求制订配送服务计划和服务时间安排表；

〔7〕及时分析客户建议投诉反馈相应部门。

2、物控部工作职能:

〔1〕适时收集整理分析掌握市场信息，开拓新的采购方式，优化采购渠道，降低采购费用；

〔2〕确定合理物资采购量，及时了解客户需求情况，进行合理采购；

〔3〕根据客户需求计划，制定物资供给计划并组织实施；

〔4〕汇总各客户的合同申请单，编制采购作业计划；

〔5〕选择、评审、管理供给商，建立供给商档案；

〔6〕组织供货合同评审，签订供货合同，实施采购活动；

〔7〕建立采购合同台帐，并对合同执行情况进行监督；

〔8〕进行市场询价，采购所需物资；

〔9〕采购物资的报验和入库工作；

〔10〕采购过程中的退、换货工作；

〔11〕采购部合同、供给商档案、各种表单的保管与定期归档工作；

〔12〕全面负责所有米面油产品的质量检查、卫生营养检测；

（13）负责品管、卫生营养检测流程、标准、制度的制定。

3、配送部工作职能：

〔1〕负责公司库房管理；

〔2〕负责客户所需货品的有效分拣、入库、出库；

〔3〕根据客户所在地进行配送车辆路线设计并按计划配送；

〔4〕适时监控车队车辆管理情况〔含发车时间安排、车辆维修、加油、车辆里程计算等〕；

〔5〕及时汇总配送工作情况进行总结分析以改良完善工作。

4、财务部工作职能：

〔1〕资金监控、加速资金流转；

〔2〕负责公司的资金管理、运用、帐务的核对；

〔3〕编制年度预算计划，并根据生产和销售成本数据，提出成品分析报告；

〔4〕负责公司的财务管理体系运营监控执行。

5、综合部工作职能：

〔1〕全面负责公司的人事管理、行政管理、后勤服务、总务杂务处理等工作；

〔2〕负责公司相关制度、文件的执行落实跟进；

〔3〕负责公司人事招聘、薪酬、绩效、培训、劳动事务、社保等工作；

〔4〕负责公司行政管理构建、制度制订、执行、行政公关处理等工作。

三、业务流程

公司在充分区域范围中小学农副产品特点的基础上，制定了以食品安全、配送快捷、服务满意为基本原则配送流程。

1、采购流程

采购专员根据采购计划进行供给商比选

采购部根据客户信息指定采购计划

客户专员定期汇总学校需求并形成电子档案

报副总经理审批后安排采购

采购经理对采购产品进行再评估

2、检测流程

合格产品发往配送部，不合格的退回采购部

填写产品检测标识卡

准确记录各种产品实际检测结果

品控专员对采购货品利用设备进行抽样检查

车队根据客户情况安排线路，配送专员负责对口配送服务

3、配送流程

配送专员对入库产品按客户要求分类整理

品检专员、卫生专员对采购货源进行检测验收入库

配送专员与客户进行货品验收交接确认签字

配送专员与客户交流并提供适当对客户的配套服务

4、客服流程

建立客户关系管理系统，并实行满意度管理

客户专员建立完善客户管理资料库

配送专员将客户意见及时记录反馈客户部

客户专员适时跟进调查客户情况并做好记录反馈相关业务部门

四、工作制度

1、职工管理制度

〔1〕自觉遵守公司《职工手册》条例的各项内容要求。

〔2〕上班时进行签到考勤制度，不许迟到、早退，不许无故旷工、串岗，下班后不能在仓库无故逗留。

〔3〕库区工作人员要穿工作服，或佩戴工作牌，不允许打赤膊、穿背心、拖鞋，配合保安职工作。

〔4〕进出库区严禁携带任何包、袋、私人物品等，严禁在库区内吃东西。

〔5〕职工自行车应停放于地下停车库，严禁库区内乱停乱放；

地下停车库设有电动车充电插座，需充电的电动车车主须佩带配送中心的工号牌方可安排充电。

〔6〕严禁在库区内吸烟，吸烟区范围仅限于洗手间的框架内以及办公大楼；

烟蒂请在熄灭后丢弃在洗手间的垃圾筐内。

〔7〕节约用水，节约用电，节约物料，保护仓库设施设备。

〔8〕全员防损，对非工作人员以及形迹可疑者要及时制止并报告相关领导，防止公司财产受到侵害。

〔9〕严禁职工向供给商索要任何商品、赠品。

〔10〕必须树立正确的工作态度，严格遵守公司的各项规章制度及工作要求，按时保质完成本职工作。

〔11〕职工必须服从上级的工作分配，听从指挥，服从岗位调动和工作班次的安排。

2、商品进货管理制度

〔1〕库区安全管理标准

1.1外地货车进入市区或绕城高速范围内的，必须做到提前办理通行手续。

1.2所有送货车辆，必须听从配送中心人员〔含保安〕的管理并遵守交通法律法规

1.3库区内严禁吸烟〔含车内〕，违者按库区内有关规定处理，厕所内、办公楼内允许抽烟。

1.4进入配送中心库区内的所有人员必须严格遵守配送中心的相关规章制度，服从管理，更不能有不利于配送中心财产安全的行为发生，如送货人员有偷窃行为的，则该供给商必须做好批评教育工作，同时按照被窃物品价格的100倍赔偿配送中心的相关损失。

情节严重者，移交公安机关处理。

〔2〕供货商送货流程

2.1持送货单、订货单及商品送到配送部。

2.2到预检室等待预检，获取预检后的订货单。

2.3按照订货单上的提示到指定的月台按卸货规则卸货。

2.4等待验收员进行验收。

2.5获取验收员签字〔中转订单不签字〕后的订货单。

2.6凭验收完毕的订货单连同送货单到结算室换取结算单。

〔3〕卸货规则

送货人员要注意货品码放，保证安全、科学。

〔4〕商品检验

4.1收货必须按照质量标准，检验外观质量和包装质量，要求外箱完好无损、封口严密、无外渗液体、无软塌现象、能够起到保护内容物不变形不散漏的作用。

〔检验包装质量〕

4.2所验收的商品必须是符合国家、部委、地方、行业或企业标准，经生产厂检验合格的。

〔检验合格证〕

4.3商品标识齐全，有商标、产品质量检验合格证、生产厂家〔经销商〕名称、厂址、规格、等级、净含量、生产日期、产品标准号等相关必须标注内容，箱内外商品信息必须一致。

并对商品标识标签内容进行抽查。

〔检查商品标识〕

4.4有使用期限的商品必须标明保质期和安全使用期或者失效日期，同时严格执行保质期管理的有关制度。

4.5需要索取证件和检查证件的商品。

4.6需要检查商品信息与实物的包装规格是否相符。

4.7收货抽查比例保持在20％左右。

3、商品出货管理制度

〔1〕客户收货员凭配送中心出具的商品交接单据，验收清点实际到货商品。

〔2〕所有带货必须随车携带具体的送货清单。

〔3〕为有效降低交接中的过失率，商品未交接清楚，配送专员和客户收货员对所清点商品件数不一致时，不得拉入卖场。

如因特殊情况〔根据客户需求而定〕，确需入场的，由配送专员和收货员协商具体交接方法并在交接单中注明。

〔4〕因装卸不当等人为原因造成商品破损的都需责任人当场按商品价格赔偿。

〔5〕客户在卸货过程中发现有破损的商品，应请客户填写拒收单，由客户专员带回配送部处理。

〔6〕在卸货过程中，客户假设发现外包装有开口、破裂等情况，应立即检查，如发现商品内包装短少的，一律由客户专员现场确认处理。

〔7〕商品交接完毕后，配送专员要协同客户收货员在交接单上签上实收件数〔大写〕、收货员、到货时间。

交接过程中，如实际到货件数和交接单总件数不相符，以实际到货件数为准，并签上实收件数〔如实际到货总件数大于交接单上的总件数的，也必须按照实际到货件数签收〕；

交接单回单由客户专员当车带回。

〔8〕客户假设在配送过程中有意见和建议的，客户专员要虚心接受并将相关意见反馈改善。

4、运送管理制度

〔1〕公司驾驶员必须有相关驾驶资格和遵守《中华人民共和国道路交通管理条例》及有关的交通管理规章制度，遵守职工管理手册，安全驾驶。

同时遵守公司的其他规章制度。

〔2〕驾驶员要爱惜公司车辆，平时要注意车辆的保养，经常检查车辆的主要部件，确保车辆正常行驶。

〔3〕驾驶员出车前要例行检查车辆看其性能是否正常，发现异常要立即报修。

〔4〕驾驶员对车辆的各种证件的有效性应经常检查，出车时一定保证证件齐全。

〔5〕晚间出车时驾驶员要注意休息，严禁疲劳驾驶及酒后驾驶。

驾驶员酒后驾驶或私自用车造成的一切违章和交通事故后果均由自己承担。

〔6〕驾驶员要文明驾驶，不准危险驾车。

行车途中如果发生交通事故，适用快速处理的就快速处理，如必须现场处理的，应立即报警等待处理，不得逃离现场。

如因违反交通规则而引发的事故，司机要承担全部后果及责任。

〔7〕驾驶员因违章或证件不全被罚款的，有当事司机承担全部责任及后果。

〔8〕驾驶员在外出送货时，如遇特殊情况不能按时返回的，应及时告知管理人员，并说明原因。

〔9〕驾驶员未经公司领导批准，不得将车辆随便交给其他人驾驶，如果领导同意司机要检查当事人是否有驾驶资格，严禁将车辆交给无驾驶资格的人员驾驶或练习开车。

严禁公车私用违者每次罚款100元。

5、装卸管理制度

〔1〕装卸工装车时，首先检查货车车厢是否平整或是否有异物，假设车厢不平或有异物时，需立即清理后装车。

〔2〕货物堆码应整齐合理，与组长沟通，严禁不必要的争执与返工。

〔3〕严禁野蛮装卸，造成货物损坏与损失照价赔偿。

〔4〕装卸完毕后必须做好清理工作。

〔5〕装卸过程严禁光脚或穿拖鞋，严禁吸烟与溜岗。

〔6〕由于工作原因或私事与客户争吵影响公司正常运作视情节轻重进行处罚。

五、应急响应措施

1、预警监测

〔1〕加强食品安全知识教育，开展食品安全的日常监测。

做到早发现、早预防、早整治、早解决。

〔2〕定期对本公司所供给的食品进行抽样调查，防止发生食品安全问题。

〔3〕进行日常巡查，重点检查消防栓、灭火器、仓库通道情况，如发现问题，仔细观察分析，找出原因，及时解决，并汇报部门领导人。

2、事故响应

〔1〕接到报告后，本部门工作人员必须尽快赶赴现场，参加现场救助工作。

〔2〕接应救护车，指引救护人员及时对伤员进行处理或送于医院救治。

〔3〕如发生食物中毒事件应即停止食用可疑食物，尽快脱离接触可疑污染物。

〔4〕发生事故后，在2小时内报告相关管理部门，积极配合有关部门开展应急救援工作，贯彻落实各项应急措施。

3、应急救援过程的人员、物资保障

〔1〕应急通讯。

配送部应在仓库等重要部位醒目位置公布报警。

物流配送中心应急领导小组有关人员24小时开通移动，所有配送人职工作期间一律开通移动。

〔2〕应急物品保障。

配送部负责配备安全帽、手套、防毒面具、防身工具等必要的应急救援物品，指定专人保管和维护。

4、善后处置

〔1〕应急结束后，妥善安置和慰问受害和受影响人员