excel窗口界面.docx
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excel窗口界面
一、Excel的主要工能:
表格处理功能、数据管理功能、图表处理功能。
二、Excel窗口简介
1.标题栏
标题栏用于显示文档的标题,位于窗口的最上端,包含以下几部分:
左端:
控制菜单图标:
对整个Excel窗口最大化、最小化,关闭等操作
紧靠左端控制菜单图标:
文档的名称
右端:
最小化按钮、最大化按钮或还原按钮、关闭按钮
2.菜单栏
菜单栏一般位于标题栏的下面,包括Excel的全部操作命令,单击菜单栏,
在弹出的下拉菜单中单击某命令,即可执行一项操作命令。
当菜单项是
灰色时,表示不能执行该命令;
3.常用工具栏
位于菜单栏的下面。
由常用命令,如“新建”、“保存”等命令,每个图标对应一个命令,单击一个图标即可执行某个命令。
利用工具栏可避免打开菜单选命令的麻烦,提高了工作效率。
Excel提供了许多其他工具栏,分别对应不同的操作,必须启动才能出现。
启动工具栏的步骤如下
步骤1:
选择“视图"菜单中的“工具栏”命令
步骤2:
出现下级子菜单,从中选择所需的工具栏即可
提示:
在下级子菜单中,如果某个工具栏前面有一个对号,表示该工具栏已经启动,再次选中则关闭该工具栏,如右图:
4
.格式栏
一般位于工具栏下面,有一些常用的格式化文本和段落命令组成。
5.编辑栏
位于格式栏的下面,自左至右依次由名称框、取消按钮、输入按钮、编辑公式按钮、编辑栏组成,如下图所示:
其中"名称框":
用于显示当前激活的单元格编号,例如上列为"B3"(即第三行第二列)。
"取消"按钮:
取消本次键入内容,恢复单元格中本次键入前的内容。
"输入"按钮:
确定本次输入内容,也可按"回车"(Enter)键实现该功能。
"编辑公式"按钮:
在向"单元格"输入公式和函数时使用。
"编辑栏":
在此输入单元格的内容或公式,将同步在单元格中显示。
6.工作簿窗口
位于"编辑栏"和"绘图栏"之间,
工作簿 在MicrosoftExcel中,工作簿是处理和存储数据的文件。
每个工作簿可以包含多张工作表。
工作表 是Excel中用于存储和处理数据的主要文档,也称为电子表格。
主要由"排成行和列的单元格"组成,其中行号由1,2,3等数字组成,列号由A,B,C等英文字母组合而成。
工作表总是包含在工作簿中。
使用工作表可以显示和分析数据。
可以同时在多张工作表上输入并编辑数据,并且可以对不同工作表的数据进行汇总计算。
工作表标签 工作簿窗口底部的工作表标签上显示工作表的名称。
如果要在工作表间进行切换,请单击相应的工作表标签。
工作区:
每个工作表都有一个工作区,用于数据的输入、编辑和排版。
7.状态栏
位于窗口的底部,显示当前有关的各种信息。
8.水平滚动条和垂直滚动条
分别位于工作区的下面和右边,拖动滚动条可使工作区窗口在文档中滚动。
也可以单击滚动条上的箭头滚动工作区窗口。
9.单元格
单元格:
工作表中列与行的交叉点称为单元格;单元格是Excel运算和操作的基本单位,用来存放输入的数据。
每一个单元格都有一个固定的地址编号叫单元坐标也称单元地址,由“列标+行号”构成,如A1。
在工作表中单元格是二维的,其形式为,列行,如A1;
在工作簿中单元格是三维的,其形式为:
标签名!
列行;,如Sheet2!
A1;
(1)活动单元格:
被黑框套住的单元格称为活动单元格。
(2)单元格区域命名:
选定单元格或区域,单击名称框,输入名称并回车。
填充柄:
位于选定区域右下角的小黑方块。
将用鼠标指向填充柄时,鼠标的指针更改为黑十字。
当对公式进行自动填充时,所新得到的公式会随着不同的行列而变化,这种自动变化的引用称为相对引用。
绝对引用指在复制公式时所引用的单元格始终不改变的引用。
“相对引用”,指的是在单元格公式中,用列标和行号直接表示所引用单元格的地址。
当把一个含有单元格地址的公式复制到新的单元格时,原单元格内公式引用的地址,在新的单元格内发生变化,但其引用的单元格地址之间的相对位置间距保持不变。
“绝对引用”,就是单元格中的绝对单元格引用总是在指定位置引用单元格。
如果公式所在单元格的位置改变,绝对引用保持不变。
如果多行或多列地复制公式,绝对引用将不作调整。
公式中使用“绝对引用”,在引用的单元格行号和列标前加上“$”符号,表示公式中所引用单元格的精确地址,与包含公式的单元格所在位置无关,加上“$”符号的单元格无论在那个单元格进行运算,引用的都是“$”符号后的单元格数据。
“相对引用”和“绝对引用”可以混合使用,即“混合引用”,单元格运算所引用的单元格数值随“相对引用”的行号或列标的改变而改变。
10、区域
(1)、区域及其分类:
一个工作表中相邻单元格构成的矩形称为区域,区域共分为4种:
一行若干列构成的行区域;
一列若干行构成的列区域;
若干行与若干列构成的一般区域;
一个单元构成的区域。
两个行、列数目相等的区域称为同规格区域。
(2)、区域地址有命名
一个区域由它的两个对顶点单元的坐标来确定,中间用“:
”分开表示,如:
A1:
B4
(3)、区域的选定方法:
1)、在区域的左上角开始点击鼠标左键不放,往下拉至你要的区域的右下角就可以了
2)、选择其中一个单元格,再按一下CTRL+A组合键,就可以选择连续区域
3)、直接在名称框中输入区域名称(A10:
E100),按下回车
4)、选择该区域中的一个顶点单元格,按住SHIFT键并用鼠标单击其对顶点单元格后释放。
5)、快速选择行,选择列,可以使用CTRL+SHIFT+箭头键的组合来选择
三、Excel的数据
1、数据类型:
数值型数据、字符型数据(文字型)、逻辑型及数组
1).字符型数据。
在Excel中,字符型数据包括汉字、英文字母、空格等,每个单元格最多可容纳32000个字符。
默认情况下,字符数据自动沿单元格左边对齐。
当输入的字符串超出了当前单元格的宽度时,如果右边相邻单元格里没有数据,那么字符串会往右延伸;如果右边单元格有数据,超出的那部分数据就会隐藏起来,只有把单元格的宽度变大后才能显示出来。
如果要输入的字符串全部由数字组成,如邮政编码、电话号码、存折帐号等,为了避免Excel把它按数值型数据处理,在输入时可以先输一个单引号“'”(英文符号),再接着输入具体的数字。
例如,要在单元格中输入电话号码“64016633”,先连续输入“'64016633”,然后敲回车键,出现在单元格里的就是“64016633”,并自动左对齐。
在某处强制按行:
可输入[Alt]+[Enter],方法:
如在“公安部队”的“公安”和“部队”中强制按行,则先将光标放在“公安”和“部队”中,接[Alt]键不放,再按[Enter]即可,那么原来平行放置的词变成上下放置的效果了。
2).数值型数据。
在Excel中,数值型数据包括0~9中的数字以及含有正号、负号、货币符号、百分号等任一种符号的数据。
默认情况下,数值自动沿单元格右边对齐。
在输入过程中,有以下两种比较特殊的情况要注意。
(1)负数:
在数值前加一个“- ”号或把数值放在括号里,都可以输入负数,例如要在单元格中输入“ -66”,可以连续输入“ -66”“(-66)”,然后敲回车键都可以在单元格中出现“ -66”。
(2)分数:
要在单元格中输入分数形式的数据,应先在编辑框中输入“0”和一个空格,然后再输入分数,否则Excel会把分数当作日期处理。
例如,要在单元格中输入分数“2/3”,在编辑框中输入“0”和一个空格,然后接着输入“2/3”,敲一下回车键,单元格中就会出现分数“2/3”。
3).日期型数据和时间型数据。
在人事管理中,经常需要录入一些日期型的数据,在录入过程中要注意以下几点:
(1)输入日期时,年、月、日之间要用“/”号或“-”号隔开,如“2002-8-16”“2002/8/16”。
(2)输入时间时,时、分、秒之间要用冒号隔开,如“10:
29:
36”。
(3)若要在单元格中同时输入日期和时间,日期和时间之间应该用空格隔开。
4)、逻辑型数据:
用于描述事物间的关系的成立与否的数据,只有TRUE(表示成立)和FALSE(表示不成立)两个值。
5)、数组型数据
四、数据的形式:
和公式
1)、常量:
2)、公式:
一个以“=”开始的用运算符将数据联接起来的一个合理的运算表达式,其中“=”也称为公式前导符。
五、数据的格式
数据的不同显示方式,叫数据的格式,如:
0.5可以显示为0.50或1/2,50.00%
六、数据的运算:
七、数据的输入与编辑
1、何当前单元格中输入数据
在就绪状态下选定当前单元格后便可输入数据,输入后单击按纽或按[Enter]键、光标移动键,若要取消本次输入可单击或按[Esc]键。
2、数值的输入:
1)、整数和小数按其书写格式直接输入
2)、输入分数时,须输入0和空格,再输入分烽,如:
1/3应输入0(空格)1/3,然后回车
3)、输入日期时,可按yyyy-mm-dd的格式输入(其中yyyy表示年,mm表示月,dd表示日),如:
1999年10月12日应输入1999-10-12
4)、输入时间时,可按hh:
mm:
ss的格式输入(其中hh表示时,mm表示分,ss表示秒),如:
下午3点26分16秒应输入15:
26:
16
3)、公式的输入
先输入“=”号,再输入公式的内容,注:
在公式中输入单元或区域的坐标时可使用光标指示法,如:
输入公式“=0.2*C3+0.3*D3+0.54*E3”既可以一个个输入相关坐标的名称,也可以在遇到输入该坐标名称时,单击该坐标所在的单元格,那么公式就会自动出现该坐标的名称,直到将该公式输入完毕,最后单击[Enter]键,完成输入。
八、向一个区域输入数据
1)、向一般区域中输入数据
选定区域后在当前单元格中输入数据,结束时按[Ctrl]]+[Enter]复合键确认
如:
在F3:
F7中输入数据,选定F3:
F7,然后在F3中输入=0.2*C3+0.3*D3+0.54*E3,最后按[Ctrl]]+[Enter]复合键确认。
2)、在行或列区域中自动填充一个序列
在活动单格中输入序列首项的数值,然后在
九、数组的输入
选定要输入数组的区域后在当前单元格中输入数组元素的公式,输入结束时按下[Ctrl]+[Shift]+[Enter]复合键确认,确认后,系统会自动将每个元素用“{}”括起来。
十、设置有效数据
怎么样在
excel
里面设置数据的有效性?
一、选定要限制其数据有效性范围的单元格。
在
“数据”菜单上,单击
“有效性”命令,再单击“设置”选项卡。
指定所需的数据有效性类型:
有序列的数值
在
“
允许
”
下拉列表框中,单击
“
序列
”
。
单击
“
来源
”
框,然后执行下列操作之一:
若要就在框中定义序列,请键入序列值,并用逗号分隔。
若要使用已命名的单元格区域,请键入等号
(=)
,随后键入区域的名称。
若要使用单元格引用,请在工作表上选择单元格,然后按
Enter
。
注释
单元格引用必须指向相同工作表上的单元格。
如果必须引用不同的工作表
或工作簿,则请使用指定的名称,并确保工作簿已经打开。
确认选中
“
提供下拉箭头
”
复选框。
1
、数字有范围限制
请在
“
允许
”
框中,单击
“
整数
”
或
“
小数
”
。
在
“
数据
”
框中,
单击所需的限制类型。
例如,
若要设值上限或下限,
请单击
“
介于
”
。
输入允许的最大值、最小值或特定值。
2
、日期或时间有范围限制
请在
“
允许
”
框中,单击
“
日期
”
或
“
时间
”
。
在
“
数据
”
框中,单击所需的限制类型。
例如,若要使日期在某天之后,请单击
“
大
于
”
。
输入允许的开始、结束或特定日期或时间。
3
、文本为指定长度
在
“
允许
”
框中,单击
“
文本长度
”
。
在
“
数据
”
框中,单击所需的限制类型。
例如,若要使文本长度不超过指定长度,
请单击
“
小于或等于
”
。
输入最大、最小或指定的文本长度。
4
、计算基于其他单元格内容的有效性数据
在
“
允许
”
框中,单击所需的数据类型。
在
“
数据
”
框中,单击所需的限制类型。
在
“
数据
”
框或其下面的框中,单击用于指定数据有效性范围的单元格。
例如,如
果只有在结果不超出预算时,才许可输入帐户,则可单击
“
允许
”
框中的
“
小数
”
,
再单击
“
数据
”
框中的
“
小于或等于
”
,然后在
“
最大值
”
框中单击包含预算的单元格。
5
、使用公式计算有效性数据
在
“
允许
”
框中,单击
“
自定义
”
。
在
“
公式
”
编辑框中,输入计算结果为逻辑值(数据有效时为
TRUE
,数据无效时
为
FALSE
)的公式。
例如,如果只有在没有对任意帐户
(cellD6)
做预算时,
野餐帐户单元格中的数值才有效,
并且预算总值
(D20)
也小于已分配的
40000
美元,则可输入自定义公式
=AND(D6=0,D20<40000)
。
指定单元格是否可为空白单元格。
十一、数据的编辑
1)、选定待修改的数据的单元格后,单迥编辑栏中的内容框或双击待修数据的单元格,使系统进入编辑状态
2)、对数据的进行文字编辑
3)、按[Enter]确认,数据即按[Ctrl]+[Shift]+[Enter]复合键确认