第4章 处理长文档的技巧.docx
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第4章处理长文档的技巧
第4章处理长文档的技巧98
4.1使用各种视图方式浏览长文档98
4.2在长文档中定位102
4.2.1使用快捷键定位文档103
4.2.2使用菜单定位文档103
4.2.3选择浏览对象进行定位104
4.3合并文档104
4.3.1使用粘贴方法合并文档104
4.3.2使用【插入文件】的方法合并文档106
4.4使用样式技巧107
4.4.1什么是样式107
4.4.2样式的类型107
4.4.3如何使用样式108
4.4.4新建样式109
4.4.5先定义后应用样式113
4.4.6先排版后定义样式113
4.4.7在文档与模板间互相复制样式114
4.4.8保存当前文档的样式115
4.4.9更改模板的正文样式116
4.4.10快速创建标题样式118
4.5创建目录技巧118
4.5.1从标题样式创建目录119
4.5.2从其他样式创建目录120
4.5.3由目录域创建目录121
4.5.4创建图表目录123
4.5.5创建引文目录124
4.5.6更新目录126
4.5.7解决创建目录后出现的打印错误127
4.5.8更改目录中的字体128
4.6插入脚注和尾注129
4.6.1插入脚注和尾注129
4.6.2编辑脚注和尾注131
4.7插入题注132
4.7.1手动添加题注133
4.7.2自动添加题注135
4.7.3修改题注136
4.8在长文档中查找和替换136
4.8.1查找和替换的选项136
4.8.2查找和替换英文文本138
4.8.3查找和替换文本格式139
4.8.4查找并替换多种格式文本140
4.8.5把目录的制表位替换为居中141
4.8.6查找和替换特殊字符143
4.8.7替换文字间的空格符145
4.8.8使用通配符查找并替换146
4.8.9使用宏替换有规则图表题号148
第4章处理长文档的技巧
在创建和编辑一个包含多个章节的书和或者包含多个部分的报告的长时，要很好地组织和维护长文档就成了一个重要的问题。
对于一个含有几万字，甚至几十万上百万的文档，如果用普通的编辑方法，在其中查看特定的内容或对某一部分内容作修改和补充都将是非常费劲的。
如果这个文档是由几个人来公共编辑完成，那将更容易引起很大的混乱。
对于一篇比较长的文档，详细地阅读它并弄清楚他的结构内容，是一件比较繁琐的事。
使用文档视图的方式可以迅速了解文档的结构和内容梗概。
如大纲视图可以清晰地显示文档的结构。
用户可以通过各种的文档视图方式来浏览这个文档以把我文档的总体结构，然后再详细了解文档的各部分
Word提供了一系列编辑长文档的功能，正确地使用这些功能，组织和维护长文档就会变得得心应手，长文档就会变得非常有条理。
不但可以独立工作，而且可以和外地的伙伴通过网络共同编辑一个文档。
4.1使用各种视图方式浏览长文档
Word是一套“所见即过得”的文字处理软件，用户从屏幕上所看到的文档效果，就和最终打印出来的效果完全一样，因而深受广大用户的睛睐。
为了满足用户在不同情况下编辑、查看文档效果的需要，Word在“所见即所得”的基础上向用户提供了多种不同的页面视图方式（普通视图、Web版式视图、页面视图、打印预览、大纲视图），它们各具特色，各有千秋，分别使用于不同的情况。
1．页面视图
页面视图方式即直接按照用户设置的页面大小进行显示，此时的显示效果与打印效果完全一致，用户可从中看到各种对象（包括页眉、页脚、水印和图形等）在页面中的实际打印位置，这对于编辑页眉和页脚，调整页边距，以及处理边框、图形对象及分栏都是很有用的。
在页面视图中可以查看到打印出页面中的文字、图片和其他元素的位置。
页面视图可用于编辑页眉和页脚、调整页边距和处理栏和图形对象。
切换到页面视图的方法是，单击【视图】菜单上的【页面】命令，或按Alt+Ctrl+P组合键可切换到页面视图。
2．Web版式视图
Web版式视图方式是Word几种视图方式中唯一的一种按照窗口大小进行折行显示的视图方式（其它几种视图方式均是按页面大小进行显示），这样就避免了Word窗口比文字宽度要窄，用户必须左右移动光标才能看到整排文字的尴尬局面，并且Web版式视图方式显示字体较大，方便了用户的联机阅读。
另外，采用Web版式视图方式时，Word窗口中还包括一个可调整大小的查找窗格，称为【文档结构图】，专门用于显示文档结构的大纲视图，用户只需点击文档的某个大纲主题，即可迅速跳转到文档的相应部分，十分方便。
Web版式视图方式的排版效果与打印结果并不一致，它不要于用户查看Word文档内容时使用。
Web页预览显示了文档在Web浏览器中的外观。
MicrosoftWord先保存文档的副本，然后用默认浏览器打开文档。
如果Web浏览器没有运行，Word会自动启动它。
也可随时返回Word文档。
在Web版式视图中，可以创建能显示在屏幕上的Web页或文档。
在Web版式视图中，可看到背景和为适应窗口而换行显示的文本，且图形位置与在Web浏览器中的位置一致。
切换到该视图的方法是，单击【视图】菜单中的【Web版式】命令可切换到Web版式视图。
3．普通视图
普通视图是Word最基本的视图方式，也是Word默认的视图方式，其显示速度相对较快，因而非常适合于文字的录入阶段。
广大用户可在该视图方式下进行文字的录入及编辑工作，并对文字格式进行编排。
在普通视图中可以键入、编辑和设置文本格式。
普通视图可以显示文本格式，但简化了页面的布局，所以可便捷地进行键入和编辑。
在普通视图中，不显示页边距、页眉和页脚、背景、图形对象以及没有设置为【嵌于文字所在层】环绕方式的图片。
单击【视图】菜单上的【普通】命令，或按Alt+Ctrl+N组合键均可切换到普通视图方式。
4．大纲视图
对于一个具有多重标题的文档而言，用户往往需要按照文档中标题的层次来查看文档（如只查看某重标题或查看所有文档等），大纲视图方式则正好可解决这一问题。
大纲视图方式是按照文档中标题的层次来显示文档，用户可以折叠文档，只查看主标题，或者扩展文档，查看整个文档的内容，从而使得用户查看文档的结构变得十分容易。
在这种视图方式下，用户还可以通过拖动标题来移动、复制或重新组织正文，方便了用户对文档大纲的修改。
采用大纲视图方式显示文档的办法为：
执行【视图】菜单中的【大纲】命令，或按下Alt+Ctrl+O组合键在大纲视图中，能查看文档的结构（如图4.1所示），还可以通过拖动标题来移动、复制和重新组织文本。
还可以通过折叠文档来查看主要标题，或者展开文档以查看所有标题，以至正文内容。
大纲视图还使得主控文档的处理更为方便。
主控文档有助于使较长文档（如有很多部分的报告或多章节的书）的组织和维护更为简单易行。
大纲视图中不显示页边距、页眉和页脚、图片和背景。
大纲视图能够显示文档的结构。
大纲视图中的缩进和符号并不影响文档在普通视图中的外观，而且也不会打印出来。
使用大纲视图，可以方便地重新调整文档的结构。
用户可以在大纲视图中上下移动标题和文本，从而调整它们的顺序。
此外，用户还可以将正文或标题“提升”到更高的级别或“降低”到更低的级别。
要在大纲中提升、降低大纲级别，可以使用【大纲】工具栏上的各个按钮。
5．打印预览视图
打印预览，用于显示打印效果的打印预览（也称“模拟显示”）实际上也是Word文档视图方式中的一种，它在页面视图方式显示文档完整打印效果的基础上，增加了同时显示文档多个页面内容的功能，这就有助于用户检查文档的布局，并据此编辑或调整文档格式。
在打印预览中，可以通过缩小尺寸显示多页文档。
您还可以看到分页符、隐藏文字以及水印，还可在打印前编辑和改变格式。
要切换到打印预览模式，可执行【文件】菜单中的【打印预览】命令，另外按下组合键Alt+Ctrl+L也可达到同样的目的。
在打印预览方式下，如果要在打印预览中编辑文本，可以进行下面的操作：
（1）可在打印预览状态下显示需要编辑的页面。
（2）单击需要编辑的范围中的文字，Word会放大显示此区域。
（3）单击【放大镜】按钮
，鼠标指针会由放大镜形状变成I形，此时即可开始修改文档，可以像在正常视图一样进行编辑，如图4.1所示。
图4.1在打印预览中编辑文本
（4）单击【放大镜】按钮，再单击该文档，可以返回原显示比例。
（5）单击【关闭】按钮
可以退出打印预览，并返回文档的原视图。
6．文档结构图
“文档结构图”是一个独立的窗格，能够显示文档的标题列表。
使用“文档结构图”可以对整个文档进行浏览，同时还能够跟踪您在文档中的位置。
单击“文档结构图”中的标题后，Word就会跳转到文档中的相应标题，并将其显示在窗口的顶部，同时在“文档结构图”中突出显示该标题。
在【文档结构图】显示时，可看到两类格式的标题，即内置标题样式（标题1至标题9）或大纲级别段落格式（级别1到级别9）。
使用文档结构图不但可以方便地了解文档的层次结构，还可以快速定位长文档，大大加快阅读和排版的时间。
【文档结构图】将在一个单独的窗格中显示文档标题。
可通过【文档结构图】在整个文档中快速漫游并追踪特定位置。
例如，在文档结构图中单击某个标题可立即跳转至文档中相应位置，如图4.2所示。
图4.2文档结构图
Word在联机版式视图中自动显示文档结构图，但也可在其他视图中加以显示。
切换到文档结构图方法是在【常用】工具栏中单击【文档结构图】按钮
或单击【视图】|【文档结构图】命令。
如要指定跳转至哪一个标题，可以单击【文档结构图】中要指定地方。
此时Word将标题显示于页面上部。
在【文档结构图】中，此标题为突出显示，以指明在文档中的位置。
如果要调整【文档结构图】的大小，先将鼠标指针指向窗格右边，当指针变为
形状时，向左或向右拖动即可。
如果标题太长，超出【文档结构图】宽度，请不必调整窗格大小，只需将指针在标题上稍作停留，即可看到整个标题。
如果要关闭【文档结构图】，则单击【文档结构图】按钮
或双击窗格右边。
在【文档结构图】中，可只显示所需标题。
例如，要看到文档结构的高级别标题，可折叠（即隐藏）低级标题。
在需要看详细内容时，又可再显示低级标题。
如果要折叠某一标题下的低级标题，则单击标题旁的负号（-）。
如果要显示某一标题下的低级标题（每次一个级别），则单击标题旁的正号（+）。
如果想只显示某特定级别下的标题，可在【文档结构图】的标题上单击鼠标右键，然后在右键快捷菜单中的一个数字，例如，单击【显示至标题4】可显示标题级别1至4。
7．全屏显示
上面简要介绍了Word的各种视图方式的特点及适用范围，广大用户在日常操作中可根据实际情况及个人喜好从中加以选择。
另外，广大用户应注意不要将Word的视图方式与【全屏显示】相混淆。
【全屏显示】并不是Word的一种视图方式，而是一种独特的显示方式，即显示时去掉word所有的屏幕组件（如：
标题栏、菜单栏、工具栏和滚动条等），将整个屏幕全部用来显示Word文档的内容，以便在屏幕上显示更多的文档信息。
全屏显示与Word的视图方式并不相冲突，任何一种视图均可采用【全屏显示】，只需执行【视图】菜单中的【全屏显示】命令即可切换到全屏显示方式，此后单击【全屏显示】工具栏上的【关闭全屏显示】按钮，或者按Ese键则可关闭全屏显示，并切换到以前的视图方式，十分方便。
8．显示比例
无论哪一种视图方式，用户都可以调整文档的显示比例，然后在不同的显示比例中拖动滚动条来查看文档。
使用下面的两种方法，可以调整不同的显示比例。
（1）单击【常用】工具栏上的【显示比例】
下拉列表中的一项显示比例，也可以在该列表框中直接输入显示比例的百分比。
输入范围是10~500之间。
（2）依次选择【视图】|【显示比例】命令，可以打开一个对话框。
在此对话框中除了可以选择显示的比例为200%、100%、75%，如果选择按【页宽】方式显示文档后，不用水平滚动即可看到整行文字。
选择按【文字宽度】则使其与页面中的文本宽度一致。
选择【整页】则使整个页面可在文档窗口中显示。
而选择【多页】项则需要单击要显示的页数，此选项只能用于页面视图或打印预览，通过单击【多页显示】按钮后，拖动鼠标可以确定屏幕中的显示页数。
4.2在长文档中定位
使用Word的文档定位功能，可以快速地在长篇文档中定位在文档的某一位置。
如定位某页、某节、某行等。
使用Word时，大多数的操作只对选中的文本有效，这是“先选定，后操作”的规则。
因而，选择文本至关重要。
在排版过程中灵活使用各种工具，可以使工作量减少，如使用【定位】文档，可以快速定位和查看文档的各个结构框架。
4.2.1使用快捷键定位文档
Word不仅提供了静态的定位操作，而且还能够找到编辑过程中的刚才的文档编辑位置。
当在文档的某个位置进行编辑时，可能会需要查看文档的另一位置的信息，这时文档位置发生了改变，再回到原来的编辑处则需要使用文档移动功能键进行查找。
Word提供的快速恢复编辑位置的功能可使这个操作非常简单，在对文档进行排版时，排版篇幅较长的文档时，无法一次修改完毕，当再次打开该文档进行修改时，可以按下Shift＋F5组合键实现快速定位，可以迅速找到上次关闭时插入点所在的位置。
Word能够记忆你前三次的编辑位置，它使光标在最后编辑过的三个位置间循环，第四次按Shift＋F5组合键插入点会回到当前的编辑位置。
如果是在打开文档之后按Shift＋F5，可以将插入点移动到上次退出Word时最近一次的编辑位置。
4.2.2使用菜单定位文档
使用下述三种方法可以打开如图4.3所示的【定位】对话框。
（1）在已打开的【查找和替换】的对话框中，单击【定位】标签。
（2）使用快捷键方法，按下键盘上的Ctrl+H键后再单击【定位】选项卡，或者直接按下F5键。
（3）使用菜单方法，单击【编辑】|【定位】菜单命令。
图4.3【定位】对话框
用户可以按照各种目标进行定位，单击要移至的位置类型。
然后在【输入XX】中输入项目的编号，然后单击【下一处】。
如果需要浏览整个文档，以查看所选项目类型的每一处实例，请清除【输入XX】中的内容并单击【下一处】或【前一处】。
这里的【输入XX】中的XX是根据所选择的定位目标而改变。
可以定位的目标项目有页、节、行、书签、脚注、尾注、域、表格、图形、公式、对象、标题十二种。
用户可以根据需要选择定位的目标，如果选择的目标在文档中没有，则定位光标会停留在文档的开始处，如果定位的是页码，而页码大于文档的页码范围，则定位光标会停留在文档的结尾处。
4.2.3选择浏览对象进行定位
Word提供了一种更快速的定位文档的方法，可以快速地选择浏览对象。
用户可以注意到，在Word文档的右下角，有一个【选择浏览对象】按钮，如图4.4所示，单击【选择浏览对象】按钮，可以打开如图4.5所示的【选择浏览对象】窗口。
可通过单击所需项目来浏览活动文件，这里可选择目标项目与前面十二种目标项目相对应的。
若要继续浏览这类项目，请单击【前一...】按钮
或【下一...】按钮
。
图4.4单击【选择浏览对象】按钮图4.5【选择浏览对象】窗口
4.3合并文档
如果要把短篇文档合并为长文档，可以使用不同的办法来合并文档，各种合并方法各有不同，用户可以选择使用。
就文档合并操作而言，由于Word几乎能够打开任何格式的文件，所以采用Word的插入文件功能来合并文档，是到目前为止最为简单、最有效的文件合并手段。
4.3.1使用粘贴方法合并文档
使用复制和粘贴方法合并文档很简单，先打开已存在的其中一个文档，或新建一个文档，然后再打开需要合并文档的第二、第三……个文档，逐个把每个文档中的内容复制到先打开的文档或新建文档中去就可以了。
在复制过程中需要选择文本，这里顺便提及一些选择文本的技巧。
1选定文档
使用下面的方法可以选定指定的文本内容。
（1）在活动文档中，按Ctrl+A键，或者单击【编辑】|【全选】命令，可以选择当前文档的全部内容。
（2）双击鼠标可在文档中选定一个由空格和标点符号分隔的短句，或选定一个默认的词；连续三击鼠标，可选定一段文本。
（3）使用选定栏。
选定栏是文档窗口左边界和页面上文本区左边界之间不可见的一栏，当鼠标指针移到选定栏上时，指针形状会自动变成一个指向右上方的箭头，这时单击鼠标可以选定指针所指行的整行文字，如图4.6所示。
双击鼠标可以选定指针所指段的整段文字，如图4.7所示。
而三击鼠标可以将正在编辑的文档全部文字选定。
图4.6单击鼠标可以选定指针所指的整行文字
图4.7双击鼠标可以选定指针所指的整段文字
（4）选定一列文字。
假若文档中有两首并行排列的五言唐诗，只想选中其中的一首，对其进行诸如改变字体字号的操作，可以按下Alt键，再拖动鼠标，则屏幕上按列高亮显示文本了，如图4.8所示。
图4.8按住Alt键选定一列文字
按列纵向选择文本还有另一个方法，先将插入点（即光标）置于要选择文本的一角，按下Ctrl＋Shift＋F8组合键，然后按箭头键“↑”、“←”、“→”或“↓”进行选择，也可以单击或拖动鼠标进行选择。
此时，Word也是按列高亮显示文本。
（5）使用快捷键F8。
按F8第一次，打开“扩展”模式；按第二次，选中当前词；按第三次，选中整个句子；按第四次，选中当前段落；按第五次，选中整个文档。
（6）快速选择超长文字。
当想选择一段超过屏幕长度的文本时，屏幕会滚动得太快，很难一次就选正确。
这里有一种有效选择大段文本的方法，这个技巧可用于所有的文字处理器，因为它是一个基本的Windows功能。
点击您想选择部分的开始处，用滚动条代替光标键向下移动文档，直到您看到想要选择部分的结束处。
按下Shift键，然后点击想要亮显文本的结束处，这样从开始到结束处的这段文本内容，就会全部被加亮选中了。
（7）在文档中，无论当前光标在任何位置，按Ctrl+Home键，可以把当前光标定位到文档的开始处，按Ctrl+End键，可以把光标定位到文档的结尾处，利用这一个功能，用户在Ctrl+Home键同时再按住Shift键，就可以选择当前光标到文档开头处之间的所有文本，而Ctrl+End键同时按住Shift键，则可以选择当前光标到文档结尾处之间的所有文本。
2．复制文本
选定了文本之后，就可以进行复制操作，使用下面的方法可以复制所选定的文本。
（1）单击常用工具栏中的【复制】按钮。
（2）选择【编辑】|【复制】命令。
（3）按下快捷键Ctrl+C键。
3．粘贴文本
选定了文本并复制之后，就可以切换到要粘贴的文档进行进行粘贴操作，使用下面的方法可以粘贴已复制到剪贴板中的文本。
（1）单击常用工具栏中的【粘贴】按钮。
（2）选择【编辑】|【粘贴】命令。
（3）按下快捷键Ctrl+V键。
（4）快速移动文档：
近距离的文本移动时，一般的操作方法是先选定要移动的文本，然后把鼠标移到所选的区域中，待光标变为左指键头
时，再按下鼠标左键并拖至所要的位置。
如果在按鼠标左键之前先按下Ctrl键再进行拖曳还可实现文本的复制功能。
在进行远距离文本移动操作时，这种拖曳操作就显得很不方便。
因此，可以用下面的方法快速实现：
在选好要移动的文本以后，按下F2键，然后滚动窗口到要移入的位置单击鼠标后，这时，在状态栏的最左边会出现
这样的文字，而且光标变为一根垂直的虚线，按下Enter键即可完成所选文本的移动。
4.3.2使用【插入文件】的方法合并文档
除了可以用复制、粘贴的办法来合并文档以外，还可以用更简单的方法来合并文档，这就是利用Word的【插入文件】功能。
（1）打开要合并的文档中的第一个，而后将插入点移到下一个文档的开头要出现的位置，单击【插入】|【文件】命令，打开一个如图4.9所示的【插入文件】对话框。
图4.9【插入文件】对话框
（2）在这个对话框找到要合并的第二个文档，双击它，即可将其整个的内容插入到编辑区域。
（3）将新插入的文档安顿好以后，重复同样的操作，即可将第三个文档也插入进去。
依此类推地进行下去。
（4）当最后一个要合并的文档插入到编辑区以后，单击【文件】|【保存】进行保存操作，就可以得到合并出来的大文档。
或者使用【另存为】命令，重新命令一个文档。
比较起来，采用这种插入文件的方法来合并文档，它的魅力在于就地取材而立竿见影。
而且还能插入并合并其他Word能够打开的任何文件。
所以这是最有效最实用的合并文档方法。
另外，在【工具】菜单上，有一个【比较并合并文档】的命令，其实它并不是真正用来合并文档用的，他的作有是将当前文档与任何选定的文档进行比较，并给出合并两篇文档的选项，或以标记显示两者的不同（包括已有的修订或批注）。
在些允许用户选择是否将合并的结果显示在目标文档、当前文档中或新的第三篇文档中。
很明显，这明用作修订用的，在一个文档制作副本之后，进行修改后再作比较，并显示修订前后的不同之处。
4.4使用样式技巧
在编排一篇长文档或是一本书时，需要对许多的文字和段落进行相同的排版工作，如果只是利用字体格式编排和段落格式编排功能，不但很费时间，让人厌烦，更重要的是，很难使文档格式一直保持一致。
这时，就需要使用样式来实现这些功能。
4.4.1什么是样式
那么，什么是样式呢？
样式是应用于文档中的文本、表格和列表的一套格式特征，它是指一组已经命名的字符和段落格式。
它规定了文档中标题、题注以及正文等各个文本元素的格式。
用户可以将一种样式应用于某个段落，或者段落中选定的字符上。
使用样式定义文档中的各级标题，如标题1、标题2、标题3……标题9，就可以智能化地制作出文档的标题目录。
使用样式能减少许多重复的操作，在短时间内排出高质量的文档。
如，用户要一次改变使用某个样式的所有文字的格式时，只需修改该样式即可。
如，标题2样式最初为“四号、宋体、两端对齐、加粗”，如果用户希望标题2样式为“三号、隶书、居中、常规”，此时不必重新定义标题2的每一个实例，只需改变标题2样式的属性就可以了。
4.4.2样式的类型
样式按不同的定义来分，可以分为字符样和段落样式、也可以分为内置样式和自定义样式。
字符样式是指由样式名称来标识的字符格式的组合，它提供字符的字体、字号、字符间距和特殊效果等。
字符样式仅作用于段落中选定的字符。
段落样式是指由样式名称来标识的一套字符格式和段落格式。
包括字体、制表位、边框、段落格式等。
Word本身自带了许多样式，称为内置样式。
但有时候这些样式不能满足用户的全部要求，这时可以创建新的样式，称为自定义样式。
内置样式和自定义样式在使用和修改时没有任何区别。
但是用户可以删除自定义样式，却不能删除内置样式。
用户可以创建或应用下列类型的样式：
（1）段落样式：
控制段落外观的所有方面，如文本对齐、制表位、行间距和边框等，也可能包括字符格式。
（2）字符样式：
段落内选定文字的外观，如文字的字体、字号、加粗及倾斜格式。
（3）表格样式：
可为表格的边框、阴影、对齐方式和字体提供一致的外观。
（4）列表样式：
可为列表应用相似的对齐方式、编号或项目符号字符以及字体。
4.4.3如何使用样式
如果要在文档中使用样式，可以把光标定位在要使用样式的段落中任一位置，如果要应用多个段落，可以用鼠标选中多个段落然后使用下面的办法可进行应用样式的操作。
（1）用鼠标单击【格式】工具栏中【样式】列表框
，然后在打开的下拉列表框中选取一种样式名，所选择段落就会应用该样式而重排文字和段落的版式。
（2）默认的情况下，可以使用如下的快捷键（用户可以自定义）来应用其
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