招标项目档案资料管理.docx

招标项目档案资料管理.docx

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招标项目档案资料管理

招标项目档案资料管理

一、档案资料

招标过程中所有的文字资料（含电子资料）、视频资料都是档案资料的组成部分，在项目完成后都必须整理归档。

公司设立档案室和档案管理员，公司所有项目（含分公司项目）都必须统一归档，分公司项目除未中标人投标文件在分公司就地保管外，其余档案必须由总公司统一归档管理。

分公司撤销时，未到期的未中标投标文件必须统一交到总公司档案室，才能办理撤销手续。

各分公司应对自行保管的档案参照总公司的要求妥善保管，总公司将不定期的对各分公司保管的档案进行抽查。

二、归档及备案时间

总公司项目，在项目分成前必须完成档案资料的归档。

分公司项目在签发中标通知书前必须完成除中标通知书外的所有档案资料的归档，在下个项目资料归档前将该项目的中标通知书归档。

有总公司外派人员的分公司，该外派人员兼任分公司档案管理员，分公司档案管理员应督促分公司及时将应由总公司统一管理的档案包括电子资料及时交回总公司。

监管机构资料备案时间：

序号

项目类型

监管机构

最迟备案时间

备注

三、档案资料的整理

1、电子资料

电子资料文件夹格式为“项目编号+项目名称”（如：

HNZK-11368湖南省耒宜高速公路管理处“职工之家”房建工程施工招标），所有与本项目有关的电子资料（包括但不限于公告、资格预审文件、招标文件、补充文件、资格审查报告、评标报告、中标候选人公示、中标通知书、投标文件等）都拷贝到该文件夹下，在资料归档前上传到公司FTP网站（操作方法详见《公司电子档案归档指南》），正式归档前由档案管理员查看后才能办理归档手续。

中央投资项目，资料应上传中央投资项目管理网站，经公司资质管理人员审核确认后才能办理归档手续。

2、除未中标人投标文件外的所有档案资料，资料整理时应注意按过程顺序整理，特别是招标过程比较复杂的项目。

档案盒：

除未中标人投标文件外的所有档案资料必须装入专用档案盒，档案盒盒脊上贴上相应的标签，保存期限为15年。

实施时间

HNZK

11111

招标人名称

项目名称

1/1

保存期至：

湖南省政府采购项目档案资料

档案盒内应设盒内目录不装订，单独装订成册的资料首页设册目录，标注册内编码（用号码机编码），档案盒内资料一般包括如下资料：

盒内目录

备案资料

招标文件

投标文件正本

中标通知书

资料移交登记表

客户反馈意见表

其它资料

成册的资料要求胶装（中标通知书、资料移交登记表、客户反馈意见表不装订）。

公开招标采购归档盒内目录

招标编号：

HNZK-项目名称：

序号

公开招标采购归档内容

份数

保存位置

页码

备注

1

采购计划申报表

2

采购需求表

3

委托代理协议（或合同）

4

进口产品采购申请及论证

5

招标文件论证资料

6

采购人对招标文件的确认资料

7

招标文件（可另册装订）

8

招标公告（附打印的网页）

9

招标文件发售资料

10

澄清修改资料

11

评审专家抽取记录

12

投标文件递交登记表

13

开标唱标记录表

14

评标委员会签到表及有关工作人员签到表

15

评审专家评审承诺书

16

评标实施细则

17

评审报告

18

评审专家评审工作情况记录表

19

投标人投标文件正本（可另册装订）

20

采购人对评审结果的确认资料

21

中标公告（附打印的网页）

22

中标通知书

23

质疑投诉处理文件

24

采购合同

25

政府采购合同验收报告单

26

废标情况记录

27

资料移交登记表

28

客户反馈意见表

29

其他有关的重要文件

项目负责人：

日期：

邀请招标采购归档盒内目录

招标编号：

HNZK-项目名称：

序号

邀请招标采购归档内容

份数

保存位置

页码

备注

1

采购计划申报表

2

采购需求表

3

委托代理协议（或合同）

4

变更采购方式申请及审批文件

5

采购人对招标文件的确认资料

6

资格预审公告（附打印网页）

7

选择被邀请参与投标供应商的方式及名单

8

进口产品采购申请及论证

9

招标文件（可另册装订）

10

招标公告

11

招标文件论证资料

12

招标文件发售资料

13

澄清修改资料

14

评审专家抽取记录

15

投标文件递交登记表

16

开标唱标记录表

17

评审委员会签到表及有关工作人员签到表

18

评审专家评审承诺书

19

评标实施细则

20

评审报告

21

评审专家评审工作情况记录表

22

投标人投标文件正本（可另册装订）

23

采购人对评审记结果的确认资料

24

中标公告（附打印的网页）

25

中标通知书

26

质疑投诉处理文件

27

采购合同

28

政府采购合同验收报告单

29

废标情况

27

资料移交登记表

30

客户反馈意见表

31

其他有关的重要文件

项目负责人：

日期：

竞争性谈判采购归档盒内目录

招标编号：

HNZK-项目名称：

序号

竞争性谈判采购归档内容

份数

保存位置

页码

备注

1

采购计划申报表

2

采购需求表

3

委托代理协议

4

采购方式申请审批文件

5

谈判小组成员组建资料

6

采购人对谈判文件的确认资料

7

谈判小组对谈判文件的确认资料

8

谈判文件（可另册装订）

9

谈判采购信息公告（附打印的网页）

10

谈判文件的发售资料

11

澄清修改资料

12

谈判文件递交登记表

13

谈判记录及报价文件

14

谈判小组成员签到表及有关工作人员签到表

15

谈判小组成员评审承诺书

16

谈判小组评审报告

17

谈判小组评审专家评审情况记录表

18

供应商谈判响应文件正本（可另册装订）

19

采购人对谈判结果的确认资料

20

成交公告（附打印的网页）

21

成交通知书

22

质疑投诉处理文件

23

采购合同

24

政府采购合同验收报告单

25

资料移交登记表

26

客户反馈意见表

27

其他有关的重要文件

项目负责人：

日期：

询价采购归档盒内目录

招标编号：

HNZK-项目名称：

序号

询价采购归档内容

份数

保存位置

页码

备注

1

采购计划申报表

2

采购需求表

3

委托代理协议

4

采购方式申请审批文件

5

询价小组成员组建资料

6

采购人对询价文件的确认资料

7

询价小组对询价文件的确认资料

8

询价文件（可另册装订）

9

询价采购信息公告（附打印的网页）

10

询价文件发售资料

11

澄清修改资料

12

询价文件递交登记表

13

询价小组成员签到表及有关工作人员签到表

14

询价小组成员评审承诺书

15

询价小组评审报告

16

询价小组评审专家评审工作情况记录表

17

供应商报价文件正本（可另册装订）

18

采购人对询价采购结果的确认资料

19

成交公告（附打印的网页）

20

成交通知书

21

质疑投诉处理文件

22

采购合同

23

政府采购合同验收报告单

24

资料移交登记表

25

客户反馈意见表

26

其他有关的重要文件

项目负责人：

日期：

单一来源采购归档盒内目录

招标编号：

HNZK-项目名称：

序号

单一来源采购归档内容

份数

保存位置

页码

备注

1

采购计划申报表

2

采购需求表

3

委托代理协议

4

单一来源采购论证资料

5

单一来源采购批复文件

6

单一来源谈判文件

7

单一来源采购公告（附打印的网页）

8

谈判小组成员签到表及有关工作人员签到表

9

谈判小组成员评审承诺书

10

单一来源谈判报告

11

谈判小组评审专家评审情况记录表

12

供应商谈判文件正本（可另册装订）

13

成交公告

14

成交通知书

15

质疑投诉处理文件

16

采购合同

17

政府采购合同验收报告单

18

资料移交登记表

19

客户反馈意见表

20

其他有关的重要文件

项目负责人：

日期：

湖南省建设工程类项目档案资料

档案盒内应设盒内目录不装订，单独装订成册的资料首页设册目录，标注册内编码（用号码机编码），档案盒内资料一般包括如下资料：

盒内目录

招标投标情况报告

备案资料

招标文件、招标控制价或合理价及相关资料（含工程量清单）

中标人投标文件

中标通知书

资料移交登记表

客户反馈意见表

其它资料

其中：

招标投标情况报告一般包括招标投标情况报告说明、评标报告及附件；备案资料一般包括归档盒内目录中除招标投标情况报告及单独装订的资料、中标通知书、资料移交登记表、客户反馈意见表外的所有资料，招标投标情况报告也可和备案资料合为一册，要求胶装（中标通知书、资料移交登记表、客户反馈意见表不装订）。

湖南省建设工程招标投标归档盒内目录

招标编号：

HNZK-项目名称：

序号

资料内容

份数

保存位置

页码

备注

1

招标条件

（1）发改委招标方案批复（复印件）

（2）建设工程规划许可（复印件）

（3）初步设计审查批复（复印件）

（4）施工图审查备案表（复印件）

（5）建设方银行资金到位证明（复印件）

2

委托代理合同

3

招标代理中标通知书

4

招标计划书

5

招标方案

6

资格审查文件

另册

7

招标文件（邀请招标附投标人购买招标文件情况登记表）

另册

8

招标公告（含“两报两网”之一发布的）

9

资格审查评审报告

10

投标邀请函（邀请招标）

11

答疑纪要及补充通知

12

招标控制价或合理价及相关资料（含工程量清单）

13

招标投标情况报告

14

中标候选人公示（含“两报两网”之一发布的）

15

中标通知书

16

资格审查申请文件

另册

17

中标投标文件

另册

18

未中标投标文件（标注存放地点）

19

招标人评委资料

20

其他法律、法规、文件应提交的资料

21

资料移交登记表

22

客户意见反馈表（必需有，不装订）

项目负责人：

日期：

长沙市本级（各区县）政府采购项目档案资料

档案盒内应设盒内目录不装订，单独装订成册的资料首页设册目录，标注册内编码（用号码机编码），档案盒内资料一般包括如下资料：

盒内目录（参考长沙市政府采购归档表）

备案资料

招标文件

中标人投标文件

中标通知书

资料移交登记表

客户反馈意见表

其它资料

成册的资料要求胶装（资料移交登记表、客户反馈意见表不装订）。

政府采购一般项目归档盒内目录

类别

编号

归档编号

2010

一、基本情况（合同编号、申报表编号采购办填写，其他由代理机构填写）

项目名称

项目编号

政府采购编号：

代理机构编号：

原采购方式

变更采购方式

合同情况

标段

标段简称

合同编号

申报表编号

预算额

中标额

中标人简称

二、项目归档资料（代理机构填写）

序

项目资料

是否提交

页码

序

项目资料

是否提交

页码

一

项目前期

19

投标人授权代表签到表

1

政府采购申报审批表☆

20

评委监委采购人签到表

2

非公开方式审批表☆

21

开标会情况记录表

3

项目委托通知单☆

22

评委承诺书

二

进口产品审批

23

资格性符合性审查表

4

进口产品申请表

24

变更采购方式的通知

5

行业主管部门意见

25

更改谈判文件实质性条款的通知

6

专家组论证意见

26

询标答疑记录表

7

专家组成员名单

27

竞争性谈判投标报价汇总表

8

专家论证意见公示

28

评分统分表

三

项目专家论证

29

评委意见书

9

政府采购随机抽取表

30

评标结论书

10

专家组个人论证意见

六

定标上网公告

11

专家组综合论证意见

31

项目定标备案登记表★

12

论证意见采纳说明

32

中标（废标）公告

四

项目上网公告

33

中标人投标书副本

13

项目公告备案登记表★

34

中标结果变更公告

14

委托代理协议

七

合同备案

15

采购公告

35

项目合同备案登记表★

16

采购文件

36

中标通知书

17

项目变更公告

37

政府采购合同

五

开评标会资料

38

超预算单位来函

18

政府采购随机抽取表

说明：

1、“√”表示提交，“×”表示未提交。

2、凡公示公告均要求为网站打印版。

3、采用简单询价方式的，提交所有投标书正本。

4、标记“☆”的，由采购办经办人提交。

5、标记“★”的，要求紧随本表装订。

代理机构

经办人（签名）：

提交日期：

年月日

采购办监管一科

经办人（签名）：

审核日期：

年月日

采购办计划核算科

经办人（签名）：

备案日期：

年月日

三、公司要求的资料

序

项目资料

份数

保存位置

备注

1

未中标人投标文件

2

资料移交登记表

3

客户意见反馈表（必需有，不装订）

长沙市市本级（各区县）建设工程类项目档案资料

档案盒内应设盒内目录不装订，单独装订成册的资料首页设册目录，标注册内编码（用号码机编码），档案盒内资料一般包括如下资料：

盒内目录

招标投标情况报告

备案资料

招标文件、招标控制价或合理价及相关资料（含工程量清单）

中标人投标文件

中标通知书

资料移交登记表

客户反馈意见表

其它资料

其中：

招标投标情况报告一般包括招标投标情况报告说明、评标报告及附件；备案资料一般包括归档目录中除招标投标情况报告及单独装订的资料、客户反馈意见表外的所有资料，招标投标情况报告也可和备案资料合为一册，要求胶装（资料移交登记表、客户反馈意见表不装订）。

长沙市建设工程招标投标归档盒内目录

招标编号：

HNZK-项目名称：

序号

资料内容

份数

保存位置

页码

备注

1

招标条件

（1）发改委招标方案批复（复印件）

（2）规划局工作联系单（复印件）

（3）初步设计审查批复（复印件）

（4）建设方银行资金到位证明（复印件）

2

委托代理合同

3

招标申请书

4

招标文件（邀请招标附投标人购买招标文件情况登记表）

另册

5

招标公告（含“两报两网”之一发布的和交易中心发布的）

6

资格审查资料

7

投标邀请函

8

答疑纪要及补充通知

9

标底或上限值及相关资料

10

评标报告

11

中标候选人公示（含“两报两网”之一发布的和交易中心发布的）

12

中标通知书

13

投标文件（未中标投标文件标注存放地点）

另册

14

项目负责人招标备案资料

15

劳务分包招标备案资料

16

其他法律、法规、文件应提交的资料

17

（1）招标方法人代表证（复印件）或授权委托书（原件）

18

（2）建设方工程款支付承诺书

（3）投标文件电子光盘

另册

（4）招标人评委资料

（5）评委承诺词

19

项目招标投标分段征求意见表

20

资料移交登记表

21

客户意见反馈表（必需有，不装订）

项目负责人：

日期：

公路（交通）建设工程类项目档案资料

档案盒内应设盒内目录不装订，单独装订成册的资料首页设册目录，标注册内编码（用号码机编码），档案盒内资料一般包括如下资料：

盒内目录

招标投标情况报告

备案资料

招标文件、招标控制价或合理价及相关资料（含工程量清单）

中标人投标文件

中标通知书

资料移交登记表

客户反馈意见表

其它资料

其中：

招标投标情况报告一般包括招标投标情况报告说明、评标报告及附件；备案资料一般包括归档目录中除招标投标情况报告及单独装订的资料、客户反馈意见表外的所有资料，招标投标情况报告也可和备案资料合为一册，要求胶装（中标通知书、资料移交登记表、客户反馈意见表不装订）。

公路工程招标投标归档盒内目录

招标编号：

HNZK-项目名称：

序号

资料内容

份数

保存位置

页码

备注

1

招标条件

（1）发改委立项批复

（2）发改委招标方式核准

（3）施工图设计审查批复（交通主管部门）

2

委托代理合同

3

资格预审公告或招标公告（“湖南省招标投标监管网”和湖南日报）

4

资格预审文件

另册

5

答疑及补充通知

6

资格预审报告

7

资格预审申请文件

另册

8

招标文件、工程量清单或合理定价清单

另册

9

答疑纪要及补充通知

10

评标报告

11

中标候选人公示（“湖南省招标投标监管网”和湖南日报或湖南省交通运输厅网站）

12

中标通知书

13

中标投标文件

另册

14

未中标投标文件（标注存放地点）

15

资料移交登记表

16

客户意见反馈表（必需有，不装订）

项目负责人：

日期：

土地整理项目招标投标档案资料

档案盒内应设盒内目录不装订，单独装订成册的资料首页设册目录，标注册内编码（用号码机编码），档案盒内资料一般包括如下资料：

盒内目录

招标投标情况报告

备案资料

招标文件、招标控制价或合理价及相关资料（含工程量清单）

中标人投标文件

中标通知书

资料移交登记表

客户反馈意见表

其它资料

其中：

招标投标情况报告一般包括招标投标情况报告说明、评标报告及附件；备案资料一般包括归档目录中除招标投标情况报告及单独装订的资料、客户反馈意见表外的所有资料，招标投标情况报告也可和备案资料合为一册，要求胶装（中标通知书、资料移交登记表、客户反馈意见表不装订）。

土地整理招标投标归档盒内目录

招标编号：

HNZK-项目名称：

序号

资料内容

份数

保存位置

页码

备注

1

招标条件

发改委招标方式核准

2

委托代理合同

3

资格预审公告或招标公告（“湖南省招标投标监管网”）

4

资格预审文件

另册

5

答疑及补充通知

6

资格预审报告（省部级投资项目除外