会展项目管理.docx

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第一章会展项目管理概述

²第一节项目与项目管理

1.项目的应用领域十分广泛，当今社会和经济发展的任务与工作越来越具有项目的特征。

2.项目定义应具有两大基本特征：

一是主观方面的特征，即项目是作为一定管理主体的被管理对象和管理手段而存在的；二是客观方面的特征，即项目在客观上必须具备单次性任务的属性。

3.项目是一个有计划的活动，是为了完成特定目标，按照规定时间，在预算范围内，有组织地完成的一组任务。

4.项目执行者要按照限定的时间和财务预算来完成任务所规定的目标。

5.项目具有如下几点特征：

目的性、阶段性、约束性。

6.项目可以按照规模、复杂程度、行业和管理特点进行分类。

7.项目管理是运用系统的管理理论和方法，利用现有的资源，对项目进行计划、组织、实施、协调、控制等专业化的活动，最终达到项目的预定目标。

8.项目管理目标主要包涵三要素：

专业目标（功能、质量、生产能力等）、工期目标和费用（成本、投资）目标。

9.它的管理主体是项目管理者，管理客体是项目周期中的工作任务。

10.项目管理的特征：

计划性、系统性、过程控制、资料调配。

11.项目管理学科起源于20世纪50年代。

项目管理分为两个阶段：

20世纪80年代之前为传统的项目管理阶段，20世纪80年代之后为现代项目管理阶段。

12.美国项目管理协会制定的项目管理知识体系历史最早，也最成熟，在国际上有较高的知名度。

13.1969年成立的美国项目管理学术组织是项目管理专业最大的全球性专业组织。

14.我国对项目管理的系统研究和行业实践起步较晚，直到1991年才成立全国性的项目管理研究会。

1991年6月，中国项目管理研究委员会正式成立。

²第二节会展项目管理

1.会展的含义：

狭义的会展仅指展览会和会议；广义的会展是会议、展览会、节事活动和奖励旅游的统称。

2.会议项目的分类：

按会议的组织形式，可分为年会、代表会议、论坛、专题学术讨论会、讨论会、座谈会。

按会议的内容，可分为商务型会议、度假型会议、展销会议、文化交流会议、专业学术会议、政治性会议、培训会议。

按会议的主办主体，可分为协会会议、公司会议和政府会议。

3.依据展览项目的性质，展览项目可以分为贸易类展览项目和消费类展览项目。

贸易类展览项目是指为产业及制造业、商业等行业举办的展览活动，参展商和参观者主体都是商人。

4.区分展览项目是贸易性质还是消费性质，主要标准是观众的组成，即观众是贸易商还是一般消费者，而不是以展品，即工业品或消费品来反映。

5.按展览项目内容，可以分为综合类展览项目和专业类展览项目。

专业展览指展示某一行业甚至某一项产品的展览会，如钟表展。

6.具备20%以上的展出者来自国外，或者20%以上的观众来自国外，或者20%以上的广告宣传费使用在国外的展览会，就可称作“国际展览会”。

7.会展项目管理的特征：

顾客导向性、客户广泛性、行业关联性、效益综合性。

8.会展项目管理的任务：

会展项目团队组织、会展成本控制、会展进度控制、会展质量控制、会展合同管理、会展风险管理。

第二章会展项目的可行性分析

²第一节会展项目可行性分析概念

1.可行性分析起源于美国20世纪60年代后期，有的称它为可行性分析，有的称它为技术经济论证。

2.会展项目的可行性分析，是对该项目“行得通”或“行不通”的方案分析。

3.会展项目可行性分析的原则：

科学性原则、客观性原则、公正性原则。

4.会展项目可行性分析的作用：

1）会展项目的可行性研究是科学的投资决策依据

2）会展项目的可行性研究是编制项目计划、设计、实施的依据

3）会展项目可行性研究是项目评估、筹措资金的依据

4）会展项目的可行性研究是提高投资效益的重要保证

²第二节会展项目可行性分析的阶段和实施步骤

1.可行性分析的初始阶段，重要任务是对项目投资或项目设想进行初步鉴定。

2.项目需求建议书一般包含以下主要内容：

①满足项目需求的工作陈述。

②客户提出的相关要求。

③项目所应提交的交付物、成果或达到的相关项目目标。

④客户供应条款、合同形式、付款方式。

⑤客户对项目建议书的要求。

⑥承包商的评价标准。

3.初步可行性分析，又称为预可行性分析，是介于机会研究和详细可行性分析之间的研究阶段。

4.详细可行性分析，又称技术经济可行性分析、详细（最终）可行性分析。

5.详细可行性分析的目的一般来说，应从以下几个方面进行论证：

①技术可行性：

②经济可行性：

③操作可行性

6.可行性分析的工作程序主要包括6个步骤：

开始阶段、实地调查和技术经济研究阶段、选优阶段、详细可行性分析阶段、编制可行性分析报告阶段、编制资金筹措计划阶段。

7.会展项目可行性分析的分析方法：

要素分层法研究、市场调查法、投资、成本和现金流量分析、静态评价方法、净现值分析方法。

8.编写会展项目可行性分析报告的主要依据包括：

①国家经济和社会发展的长期计划，部门与地区规划，经济建设的方针、任务、产业政策、投资政策和技术经济政策，以及国家和地方法规。

②已获批准的项目建议书和项目建议书批准后签订的意向性协议等。

③国家批准的会展业发展规划，以及相关行业领域的发展规划等。

④国家进出口贸易和关税政策。

⑤项目当地的自然、经济、社会等基础资料。

⑥有关国家、地区和行业的工程技术及经济方面的法令、法规、标准定额资料。

⑦国家颁布的项目经济评价方法与参数，如社会折现率、行业基准收益率，影子价格换算系数、影子汇率等。

⑧市场调查报告。

第三章会展项目组织管理

²第一节会展项目组织

1.会展项目组织的一般形式：

职能型项目组织形式、线性项目组织形式、矩阵型项目组织形式。

2.项目的矩阵型组织形式又可分为弱矩阵型、中矩阵型和强矩阵型三种形式。

3.强矩阵型具有线性项目组织形式的主要特征。

4.项目组织规划，要根据项目工作结构分解，确定组织结构形式，选择合适的人员，并进行责任和任务的分派。

5.在组织规划时考虑的原则包括：

①在项目涉及的所有部门之间建立一个契约。

②在工作分解结构上的所有层次上赋予角色和责任。

③采用一个简明的报告结构。

6.组织结构设计的要素：

工作部门的设置、工作部门的等级、管理层次和管理幅度。

7.管理层次和管理幅度取决于特定系统环境下的许多因素：

①管理人员的工作能力，性格，个人精力及授权程度等。

②工作的复杂性。

③信息传递速度的要求。

④下级的工作能力。

⑤工作地点的远近。

²第二节会展项目经理

1.会展项目经理的主要职责有：

①利用可用资源，在预定时间、成本和技术条件内完成一定的任务；②完成预定收益目标；③制定所有决策；④传递和沟通外部（如顾客、客户）与公司内部之间的信息；⑤处理和协调所有可能出现的冲突和矛盾。

2.会展项目经理处理冲突的方法主要有：

①运用组织行为相关理论建立项目班子积极竞争的环境，提高项目参与意识，降低影响生产效率的纠纷和冲突。

②通过与项目各级人员有效交流、沟通，及时了解他们的思想动态。

各种会议制度是交流沟通的重要手段之一。

③了解冲突起因，总结项目管理易产生冲突的阶段和时间。

3.会展项目团队的特征：

共同的目标、合理分工与协作、高度的凝聚力、团队成员相互信任、有效的沟通。

²第三节会展项目沟通

1.会展项目组织是由人员、职位、职责、关系和信息等组织结构要素所构成。

人员和职位是两个最基本的要素。

2.具体来说，进行项目沟通主要有以下几方面的作用：

1）是正确决策和计划的基础。

2）是科学组织和控制管理过程的依据和手段。

3）是建立和改善人际关系必不可少的条件。

4）是项目经理成功领导的重要手段。

3.会展项目沟通方式：

项目会议、项目报告、电子媒介沟通。

第四章会展项目计划管理

²第一节会展项目计划概述

1.会展项目计划的要素：

计划目标、项目范围、进度计划、资源配置、评估方法、潜在问题。

2.会展项目计划的作用：

1）会展项目计划可以清晰表述会展项目的总目标和各阶段目标。

。

。

2）会展项目计划可以确定为完成会展项目目标所需的各项任务。

。

。

3）会展项目计划可以确定各项任务所需的资源，包括人力、物力和财力资源，制定各项资源的预算，把最合适的人员、物资和资金分配给最合适的工作。

4）会展项目计划可以确立会展项目小组各成员的工作责任范围和地位以及相应的职权，以便各成员按计划要求实施工作，最大限度地降低风险。

5）会展项目计划所确定的各项工作任务和阶段性目标是项目控制的前提和基础。

²第二节会展项目计划管理的内容和步骤

1.会展项目目标分为：

总体目标、阶段目标、任务目标。

2.为了完成会展项目计划管理工作，在项目工作中担任的任务角色主要有：

1．总体项目计划编制员。

2．范围计划编制员。

3．进度计划编制员。

4．成本计划编制员。

5．质量计划编制员。

6．人力资源计划编制员。

7．沟通计划编制员。

8．风险管理计划编制员。

9．采购计划编制员。

10．项目经理。

11．单位总负责人。

12．客户负责人。

第五章会展项目采购与招投标管理

²第一节会展项目采购

1.采购工作是项目的物质基础。

2.在会展项目采购和会展项目采购管理中，主要涉及4个方面的利益主体，分别作为不同的买主和卖主，即：

1．会展项目客户。

2．会展项目实施组织。

3．会展供应商。

4．会展项目分包商和专家。

²第二节会展项目采购管理的类型和程序

1.会展项目采购管理的主要目的有一下几方面。

1．降低项目成本。

2．避免合同纠纷。

3．保证按期交付。

4．防止贪污浪费。

2.采购成本一般由三个部分组成，即招标成本、建设成本和所有权损耗成本。

²第三节会展项目的招投标管理

1.会展项目采购招投标流程包括以下10个步骤：

1．准备招标文件编写标书。

2．发布招标公告。

3．领取标书购买或领取标书。

4．现场勘查、答疑。

5．投递标书按时提交投标书。

6．组织评标小组。

7．开标。

8．评标、决标。

9．发出中标通知。

10．签订采购合同。

第六章会展项目范围管理

²第一节会展项目目标

1.会展项目目标的特点：

多目标性。

优先性。

层次性。

2.会展项目目标系统至少有以下3个层次：

系统目标、子目标、可执行目标。

²第二节会展项目范围

1.会展项目范围计划的主要方法：

成果分析法、成本效益分析方法。

²第三节会展项目结构分析

1.会展项目结构分析包括如下几方面的内容：

1）对会展项目的系统总目标和总任务进行全面研究。

。

。

2）会展项目的结构分解。

3）会展项目单元的定义。

4）会展项目单元之间界面的分析，包括界限的划分与定义、逻辑关系的分析，实施顺序安

2.会展项目结构分解的步骤

①识别会展项目的主要组成部分

②判断每个可支付成果层次划分的详细程度

③在上述分层的基础上进行更细致的划分

④核实分解的正确性

²第四节会展项目范围确认

1.会展项目范围核检表的主要内容

①会展项目目标是否完整和准确。

②会展项目目标的衡量标准是否科学、合理和有效。

③会展项目的约束条件、限制条件是否真实并符合实际。

④会展项目的假设前提是否合理，不确定性的程度是否较小。

⑤会展项目的风险是否可以接受。

⑥会展项目成功的把握是否很大。

⑦会展项目的范围界定是否能够保证上述目标的实现。

⑧会展项目范围所能产生的收益是否大于成本。

⑨会展项目范围界定是否需要进一步开展辅助性研究。

2．会展项目工作分解结构核检表的主要内容

①会展项目目标描述是否清楚明确。

②会展项目产出物的各项成果描述得是否清楚明确。

③