适用于中小企业的财务管理制度和业务办理流程.docx

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适用于中小企业的财务管理制度和业务办理流程

财务工作岗位职责

财务管理工作

支票管理（含其它银行票据）

现金管理

会计档案管理

个人借款管理

发票管理

成本核算的管理

固定资产的管理

第四章、财务工作管理：

 一、     会计年度自一月一日起至十二月二十五日止

二、      会计凭证、会计账簿、会计报表和其它会计数据必须真实、准确、完整，并符合会计制度的规定。

三、       财务工作人员办理会计事项必须填制或取得原始凭证，并将审核的原始凭证编制记账凭证。

会计、出纳员记账，都必须在记账凭证上签字。

四、       财务工作人员应当会同总经理办公室专人定期进行财务清查，保证账簿记录与实物、款项相符。

五、       财务工作人员应根据账簿记录编制会计报表上报总经理。

会计报表每月由会计编制并上报一次。

会计报表须会计签名或盖章。

六、       财务工作人员对本公司实行会计监督。

财务工作人员对不真实、不合法的原始凭证，不予受理；对记载不准确、不完整的原始凭证，予以退回，要求更正、补充。

七、       财务工作人员发现账簿记录与实物、款项不符时，应及时向总经理报告，并请求查明原因，作出处理。

财务工作人员对上述事项无权自行作出处理。

八、       财务工作应当建立内部稽核制度，并做好内部审计，根据我们公司的实际情况，以财务部自查为主。

出纳人员不得兼管稽核、会计档案保管和收入、费用、债权和债务账目的登记工作。

第五章、支票管理（含其它银行票据）：

一、       支票由出纳员保管。

支票使用时须有“支票领用单”，经总经理批准签字，然后将支票按批准金额封头，加盖印章、填写日期、用途、登记号码、领用人在支票领用上签字备查。

二、       支票付款后凭支票存根入账，发票由经手人签字、财务进行核对（购置物品由保管员签字）、总经理批准审批。

填写金额要无误，完成后交出纳人员。

原支票领用人在“支票领用单”及登记簿上注销。

三、       财务出纳收取客户支票时，应识别填写等基本错误，在12小时内到银行进账处理，及时查清是否到款，对无效支票联系客户进行换票处理，同时上报会计。

所有操作要求做好支票及相关票据收、支、换记录。

第六章、现金管理：

一、       公司可以在下列范围内使用现金：

1、                员工工资、津贴、奖金。

2、                 个人劳务报酬。

3、                 出差人员必须携带的差旅费。

4、                 结算起点以下的零星支出。

5、                 总经理批准的其它开支。

6、                 现金结算起点定为100元，结算规定的调整，由总经理确定。

二、       除本规定第一条外，财务人员支付个人款项，超过使用现金限额的部分，应当以支票支付；确需全额支付现金的，经会计审核，总经理批准后由出纳支付现金。

三、       公司固定资产、办公用品、劳保、福利及其它工作用品应采取转账结算方式，尽量减少现金的使用。

四、       日常零星开支所需库存现金应按照常规现金支付量备用，超额部分应存入银行。

五、       财务人员支付现金，可以从公司库存现金限额中支付或从银行存款中提取，不得从现金收入中直接支付（即坐支）。

因特殊情况确需坐支的，应事先报经总经理批准。

六、  财务人员从银行提取现金，应当填写《现金支票使用申请表》，并写明用途和金额，由总经理批准后提取。

七、       公司职工因工作需要借用现金，需填写《借款单》，经主管经理签字确认、会计审核；交总经理批准签字后方可借用。

超过还款期限而未归还的借款，在其当月工资中扣还。

八、       符合本规定第一条的，凭发票、差旅费单及公司认可的有效报销或领款凭证，经手人签字，会计审核，总经理批准后由出纳支付现金。

九、       发票及报销单经总经理批准后，由会计审核，经手人签字，金额数量无误，填制记账凭证。

十、       差旅费及各种补助单（包括领用单），由总经理授权的部门领导签字，会计审核时间、天数无误后填制凭证，交出纳员付款，办理会计核算手续。

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十一、       无论何种汇款，财务人员都必须有审核过的《汇款通知单》，分别由经手人、采购部主任、总经理签字。

会计审核有关凭证。

十二、       出纳人员应当建立健全现金账目，逐笔记载现金收付。

账目应当日清日结，每日结算，账款相符。

第七章、会计档案管理：

一、       凡是本公司的会计凭证、会计账簿、会计报表、会计文件等其它有保存价值的数据，均应归档。

二、       会计凭证应按月、按编号顺序每月装订成册，标明月份、季度、年起止、号数、单据张数，由会计及有关人员签名盖章（包括制单、审核、记账、主管），由总经理指定专人归档保存，归档前应加以装订。

三、       会计报表应分月、季、年报、按时归档，由公司财务部负责保管，并分类填制目录。

四、       会计档案不得携带外出，凡查阅、复制、摘录会计档案，须经总经理批准。

第八章、借款管理部分：

一、适用范围：

1、需要出差到外地的员工

2、需要集中办公用品，零星采购的其它物资

3、其它需要的临时性借款

二、操作流程：

1、所有的个人借款都必须有当事人提出申请，经主管部门经理或者主管部门经理授权部门主任签字批准，到公司财务审核有无未归还借款并签署意见，然后上报公司总经理审批。

2、当事人凭获的批准后的正式借款单，到财务出纳处领取借款，出纳在借款单据上“现金付讫”印章，并交给会计做财务凭证入账！

3、还款时，将借款归还到出纳处，出纳向还款人开收据，出纳将收据记账联加盖“现金收讫”章后交到会计处，会计据此做记账凭证，冲减借款人的借款！

4、借款当事人办完相关业务后，应及时归还或者按公司费用报销的相关规定进行报销，以便及时冲减个人借款，仍有未归还借款的当事人严禁再行借款，其个人借款在报请公司总经理同意后，从其本人工资中予以扣除，工资不足于归还借款的，在以后月份的工资中予以扣除抵账，直至将个人借款归还完毕。

三、要求：

1、通过公司财务支付每一笔资金，都必须有总经理签字后方可支付。

2、借款当事人必须按照借款用途使用资金，不得挪做它用；否则，按情节严重程度追究相关当事人的责任。

3、每个月底公司各部门要会同财务部门清理个人借款。

对逾期未还，未报者，重报者，最后发送报销催办单仍未报销者，作为个人在公司借款信誉度，限制其个人借款，对违犯公司报销纪律的，应报请公司总经理进行严肃处理。

第九章，日常费用审批程序及报销流程：

一、每月费用报销正常截止日期为每个月25日，每月25日以后的费用随下月费用一起报销。

二、报销费用票据有当事人按{差旅费/通讯费/业务招待费/办公费用等}各个类别分别粘贴，并提供该期间所报费用的费用明细表，详细写明发生费用具体情况，不允许在原始票据上填写比较敏感的报销事由，报销粘贴单相关事项的填写及相关人员的签名必须用黑色签字笔或者黑色墨水钢笔签字，严禁使用圆珠笔填写签字。

涉及出差补贴的，仍按公司以前公布的相关政策进行执行。

三、粘贴完毕后先报请部门主管经理审批，再由公司会计审核票据的真实性/合法性并签字确认，最后再报送总经理审批，当事人把签字完毕的费用票据交到财务会计处，会计据此编制记账凭证，会计把编制完毕的记账凭证转交给出纳，有财务出纳通知当时人办理领款手续！

四、为了进行合理的税务筹划，报销费用中应控制“业务招待费”的报销比例。

在需要发生业务招待费时，由部门经理提出申请，经总经理审批后方可进行业务招待费的支出，招待餐费应另附单据写明招待人员或者用铅笔在费用粘贴单上写明原因，待报销完毕后用橡皮擦去！

另附属对“业务招待费”费用项的说明：

发生的各种餐费，烟酒，礼品费，娱乐费等等。

五、报销费用业务流程图：

报销人整理粘贴票据→部门经理签字审核→会计审核真实性/合法性→总经理签字审批→会计做记账凭证入账→出纳付现！

六、出差归来需要报销的员工，应按上述要求粘贴原始凭证，在出差归来三日内按上述要求进行报销，逾期未报销的费用一律不得报销！

第十章、费用报销的相关标准：

一、加班、夜班、值班和误餐费的规定：

1、           法定节日（春节、劳动节）因工作需要加班，按下列公式计发放：

基本工资/天×300%×加班天数（以国家规定为准）

2、         法定假日以外平时因工作需要加班，按下列公式计发加班费：

基本工资/天×150%×加班天数（以国家规定为准）

3、          员工加班要从严控制，事前报总经理经理批准、办公室备案。

加班只限于工程抢修，节假日值班和完成其它紧急任务等。

4、            员工加班后，可以补休而不领加班费，但须办理补休的登记手续。

5、           员工出差期间，如遇法定节假日和超过工作不计加班费。

6、            加班费经办公室审核后，经总经理批准，由财务部发放。

7、            值班费规定：

公司统一安排的值班，按相关规定标准执行，法定节日按公司规定的标准，适用以上公式，由办公室审核，报总经理审批送财务制表发放。

二 、出差开支标准及报销审批：

1、               住宿费的相关标准：

按公司原先公布的相关标准执行。

各部门负责人应严格控制外出人员，对外出人员进行必要管理。

2、       出差补助:

按公司原先公布的相关标准执行（应扣除人为因素占用天数）。

3、           公司工作人员参加在外地召开的各类会议、培训与学习，在有会议主办单位出具的食宿自理的有效证明情况下，可回公司按出差标准核报住宿费，住宿费凭住宿处发票和邀请函按公司规定标准执行外，不发放任何补助。

4、            车船票:

在每张票据上注明出差规定的往返地点、里程，凭票据核准报销。

5、            工作人员出差的交通费，具体对下列情况均以有关规定执行如下（按公司相关标准执行）：

           乘坐火车，从晚上8时至次日晨7时之间，在车上过夜六小时以上的，或连续乘车时间超过十二小时的，可购卧铺票（硬卧），未购置硬卧票的人员，可按以下标准享受卧铺补助：

（1）乘坐快、慢车硬坐的，按其票价的60%计发。

（2）乘坐普通特快硬坐的，按其票价的50%计发。

（3）乘坐新空调特快和新空调直达特快硬坐的，按其票价的30%计发。

           工作人员趁出差或调动工作之便，事先经单位领导批准就近回家省亲办事的，其绕道车、船费、扣除出差直线单程车、船费（按出差人应享受标准），多开支的部分由个人自理。

如果绕道车、船费少于直线单程车、船费时，应凭车船票价按实支报，不发绕道和在家期间的出差伙食补助费、住宿和交通费。

           夜间乘坐长途汽车（不含豪华旅游汽车）、轮船最低一等舱位（统舱）超过六小时的，每人每夜加发一天补助费17元。

副总经理及以上领导出差可乘坐火车软卧及二等舱位；主任级（含总经理助理、副主任）且年龄在35岁以上人员出共差可乘坐非空调列车软卧及二等舱位。

           出差人员在出差地因病住院期间，按标准发给伙食补助费，不发交通费和住宿费。

住院超过一个月的停发伙食补助费。

如遇到紧急任务或特殊情况，须乘坐飞机时，须事先报总经理批准，否则，不予报销。

第十一章，采购流程：

一、首先由需求部门提出申请，报请需求部门负责人审批，再上报总经理审批，最后把审批过的采购申请单报公司采购部门进行采购。

二、采购部门根据采购申请单向上游厂家进行采购，所有