文秘专业基本素质及工作任务.docx

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文秘专业基本素质及工作任务

　　文秘专业需要哪些基本素质，文秘专业的工作任务是什么，下面是为大家整理的文秘专业基本素质及工作任务，欢迎大家阅读。

　　一、基本素质

　　1、身体素质：

　　健康的身体应该是做好任何工作的一个重要前提。

要有一个健康的体魄。

身体状况不佳的人是不能胜任秘书工作的。

　　2、心理素质：

　　要时刻保持良好的心态，心理状态要正常，不要被情绪所左右。

每一天都应以平和的心态从事自己的工作。

一个有着心理障碍的人，一个对社会充满仇恨的人，一个喜怒无常的人是不可能做好秘书工作的。

　　3、思想素质：

　　这是更高的一项要求，作为现代社会的高级管理人员，在一个国际知名的机构里工作，应当具有爱岗敬业精神、实事求是精神和开拓创新精神，此外，还应具备博大的胸怀、宽广的视野和高度的社会责任感。

在现代社会里，人们的工作生活的节奏加快，社会的变化日新月异，外边的世界很精彩，几乎每天都有令你感慨的事情发生，且不说每天的国内外形势，就在我们身边，就会经常有一些新奇事、突发事，今天你的一个亲戚玩股票挣了大钱;明天你的一个朋友倒房地产亏大发了;昨天，你的哥们当了大官，前天，你的一个熟人因腐败问题露馅，进去了。

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这些都会令你感慨，但不要受各种情况的影响，不能看人家发财了，就想到，做人就得胆大;而一看到出问题的，马上又一转念，做人还是谨慎为好!

　　二、业务素质

　　1、理论知识：

　　必须认识到理论学习的重要性，一方面要掌握扎实的基础知识，包括法律、外语、经贸以及对业务工作有帮助的其它知识。

另一方面也注意收集新的信息，关注的法学领域的新的发展动态。

　　2、实践经验：

　　要注意总结工作中好的经验，尽量避免走弯路，要经常进行经验交流，要多向有经验的人学习。

　　3、办事能力：

　　秘书工作繁杂、琐碎，这就要求我们必须具备较高的办事能力，无论是办案，办会，还是处理日常事务，都要注意锻炼自己的办事能力，提高办事效率并应掌握一定的办事方法与技巧。

（详见“四”）

　　三、文化素质

　　1、社会科学学好专业知识应是起码的要求，而懂得一点文史哲，具备一定的文化素养，也很有必要，可陶冶人生情趣，亦可对工作有所裨益。

相传，在清朝某年间，皇帝派朝廷官员到南方招考官吏，但先后派了几人均未能完成此任。

何故?

只为南方的秀才们嫌这些官员文化素养低，写诗做对皆不行。

后皇帝派了一个叫王尔烈的人又去江南办理此事。

那些江南才子们以出对联来试王的文化，上联曰：

江南千山千水千秀才，王尔烈即刻以此下联对之：

塞北一天一地一圣人。

语出惊人，顿受青睐。

江南秀才们进而问到，先生的学问究竟有多大?

王随口吟到：

天下文章属三江三江文章属吾乡吾乡文章属吾弟吾为吾弟改文章。

由此，一句对联，一首诗完成了招考工作。

　　2、自然科学：

　　仲裁、调解案件五花八门，常常要涉及自然科学的有关知识，如机械设备，建筑工程，医药化学等。

一方面，我们平时要注意积累;另一方面，在办理这方面的案子过程中，也要从中学一学这方面的知识。

　　3、外语：

　　我们办理的案件中，涉外案件占有很大的比例，经常涉及外国当事人，对外交往中，无论是书面的，还是口头的，都要经常运用外语。

我们要使自己成为既懂业务又懂外语的，“两条腿走路”的人才。

　　四、其他

　　学会一些有益的技能，如电脑、开车，琴棋书画等，也是很有好处的。

俗话说，“艺不压身”如果你具备了一定的素养，掌握了某种技能，总会有你显山露水那一天，同样，假如你在那一方面尚存缺陷，则一定会有你无地自容的那一刻。

　　但有一点要明确，我们必须始终围绕本职工作这个“重心”，在做好本职工作的前提下，才能再去充实自己的其它知识与技能，而绝不能冲淡“主题”，更不能“不务正业”。

　　五、秘书人员要掌握一定的工作原则、方法和艺术

　　工作原则：

　　在工作中应遵循的规律并使之作为我们行为的准则。

　　工作方法：

　　为了达到工作目标而采取的手段和途径。

比如过河:

你可以选择游泳，划船，架桥等，关键是要选择切实可行的方法。

工作艺术：

通过运用高超的、巧妙的、具有创造性的工作方法,顺利地完成工作任务，同时给人以美的感觉和享受。

　　作为现代社会的秘书人员或管理人员，我们应该学会：

坚持工作原则，运用工作方法，讲究工作艺术。

为此，我们要做到以下几点：

　　1、要协调好各种关系：

包括与本部门的领导之间，同事之间;与仲裁员/调解员之间的关系;与当事人的关系，与律师的关系;与有关部门的关系等。

在协调与本部门领导的关系时，要作到尊重领导，维护领导的威信，适应领导的工作习惯、工作方法、工作风格以及工作特点。

比如，有的领导逻辑性较强，凡是爱有个前因后果，对这样的领导就要在谈工作时要讲事实，摆观点，有分析有推理;而有的领导喜欢单刀直入、开门见山，对此就要言简意赅，直中问题的要害;而有的领导幽默风趣，你也不妨与他（她）开开玩笑。

了解领导的工作风格和特点，目的是为了更好地做好工作。

　　2、当然，在尊重领导的前提下，要敢于提出自己的观点，要有维护真理的精神。

那种对领导一味迎合，无原则地服从，则是不足取的。

那样，会使别人怀疑你的人格、人品，领导也不一定会欣赏这种人。

对待当事人要热情周到，庄重大方，言行得体，不卑不亢，树立良好的部门形象。

不要摆出官僚衙门的作风，也不要沾染市侩奸猾的习气。

　　六、秘书工作的任务

　　秘书工作的任务主要有以下7个方面：

　　1.调查研究与信息收集

　　调查研究是领导者了解情况、进行决策的基础，而领导的调查研究工作大部分，甚至全部要靠秘书人员进行，秘书应该通过访问、开会、问卷、查阅资料等形式获得真实的最新的全面的信息，及时提供给领导。

　　2.文书工作

　　文书工作包括收文和发文两个方面，收到的文件要分轻重缓急交给领导批阅处理，发文要在领导的指示下按程序认真进行，很多时候秘书还要进行文件、报告的起草，所以秘书对文书的写作规范、要求等要熟悉，处理完的文档要及时分类归档。

　　3.会议筹办

　　秘书应该按照领导的要求和会议的主题、风格等进行会议的准备、组织、后勤保障、安全保卫等工作。

注意不同的会议类型（大、中、小型）和会议形式（电视电话会议、圆桌会议等）都有不同的筹办要求。

　　4.来宾接待

　　秘书应负责来宾的接待工作，包括制订接待方案、组织迎送、安排宴会等。

在接待中要注意礼仪，力求树立单位的良好形象。

　　5.档案管理

　　如果一个单位没有专门的档案部门，秘书就要承担起档案管理工作。

要注意按照档案管理的科学方法和原则进行档案的采集、整理、保管和提取。

　　6.信访工作

　　信访工作包括信访的接待和处理。

秘书对于各种信函、来访或投诉要认真地对待，在领导的授权下可以作适当的处理，对自己处理不好或不在自己权限范围内的问题，要及时向领导汇报。

　　7.日常事务工作

　　如文印、交通、生活、福利、医疗保健、物资设备管理、环境管理等工作，常常都需要秘书来处理。

　　七、文秘基础知识试题及答案

　　一、单项选择题（下列各题备选答案中，只有一个是最符合题意的，请将其选出，并在答题卡上将对应题号后的字母涂黑。

每小题1分，共30分）

　　1、通用文书中知周类决定的特点是重在（）

　　A、执行B、要求C、说明D、宣告

　　2、通用文书中指示的正文一般包括三个组成部分（）

　　A、批示的根据、指示事项、执行要求B、指示的缘由、指示事项、执行要求

　　C、指示的缘由、执行方法、执行要求D、指示的缘由、指示事项、完成日期

　　3、通用文书中知照性文书有（）

　　A、公告、通告、报告等B、公告、通告、指示等

　　C、公告、通告、函等D、公告、通告、批复等

　　4、“标引”是主题词标引操作程序的（）

　　A、第一步骤B、初期工作C、中期工作D、最后步骤

　　5、巨化集团公司与浙江大学商洽工作，行文时应使用的文种是：

（）

　　A、报告B、函C、通报D、请示

　　6、案卷备考表应放在（）

　　A、全卷开首B、全卷目录之后

　　C、全卷后半部分D、全卷末尾

　　7、文书立卷的最后一个步骤是（）

　　A、结合运用、灵活运用文书特征组卷B、照顾文书的价值和数量组卷

　　C、填写案卷卷皮D、编目定卷

　　8、简报名称的正下方是简报的（）

　　A、编发单位B、印发日期

　　C、顺序期号D、印发份数

　　9、下列选项中，符合“仪表端庄”具体要求的是（）

　　A、着装华贵B、着装朴素大方

　　C、饰品俏丽D、发型突出个性

　　10、会议召开的时间应（）确定下来之后确定。

　　A、会议的名称B、会议的主持人

　　C、会议的规模D、会议的议题

　　11、声调的变化属于（）。

　　A、身体语言沟通B、语言沟通

　　C、副语言沟通D、物体的操纵

　　12、个人的沟通障碍中（）所导致的障碍属于个性因素所引起的障碍。

　　A、经验水平的差距B、个体记忆不佳

　　C、对信息的态度不同D、气质差别

　　13、“热”协调属于协调技巧中的（）。

　　A、善于捕捉协调时机B、方法协调配合

　　C、情绪控制D、恰当运用语言

　　14、国际商务谈判的核心（）。

　　A、交易条件B、价格

　　C、违约责任D、合同期限

　　15、“墙坏于其隙，木毁于其节”体现（）谈判策略的作用。

　　A、吊筑高台B、趁隙击虚

　　C、旁敲侧击D、浑水摸鱼

　　16、办公场所一旦发生火灾，工作人员应立即疏散，下列不可通行的通道是（）。

　　A、楼梯B、消防梯

　　C、电梯D、安全梯

　　17、会务筹备情况检查的方法最可靠的是（）。

　　A、听取会议筹备人员的汇报B、阅读报告

　　C、电话询问D、会前现场检查

　　18、在涉外商务活动中，选择的礼品应该（）。

　　A、印上送礼单位的名称B、包装讲究

　　C、贵重D、初次见面就送上

　　19、在负责特定任务工作小组内部进行的所有形式的沟通，都可以称为（）。

　　A、“间接沟通”B、“直接沟通”

　　C、“团队沟通”D、“语言沟通”

　　20、下列选项中表述不正确的是（）。

　　A、会议总结的形式因会议种类不同而有所区别

　　B、主持人的结论性意见就是小型会议的总结

　　C、职代会的闭幕词可以代替会议总结

　　D、会议纪要即会议总结

　　二、多项选择题（以下各题的备选答案中都有两个或两个以上是符合题意的，请将它们选出，少选、多选、错选均不得分，每小题1分，共10分）

　　31、档案整理工作的基本内容包括（）

　　A、区分全宗B、合理分类

　　C、编制案卷目录D、填写档号。

　　32、一个机关列为长期保管的文件材料包括（）

　　A、一般会议的主要文件B、重要会议的主要文件

　　C、下级报送的重要总结D、重要的请示

　　33、文书案卷标题的拟写要求是（）

　　A、结构完整B、对卷内文书内容的概括要准确

　　C、要新颖、醒目D、要简练、通顺

　　34、受双重领导的单位向上级行文（）

　　A、应根据内容写明主报单位和抄报单位

　　B、向上级的请示不要同时向下级抄送

　　C、接受抄送件的单位，不应再向其它单位抄送

　　D、可以请求抄报单位与主报单位共同解决所请示的问题

　　35、下行文有（）等几种方式

　　A、逐级行文B、多级行文

　　C、越级行文D、直达基层组织或群众的行文

　　36、贺信一般（）

　　A、篇幅比较简短B、感情充沛、文字明快

　　C、可以直接发给对方D、可以登报、广播

　　37、下列关于诚实守信的说法中，你认为正确的有（）

　　A、诚实守信是企业的无形资产B、诚实守信是社会主义市场经济的内在要求

　　C、诚实守信的企业最终能够取信于社会D、诚