09年秋期开放教育专科.docx

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09年秋期开放教育专科

09年秋期开放教育（专科）

《办公室管理》期末复习指导

2009年11月修订

第一部份课程考核说明

1．考核目的

通过本次考试，了解学生对本课程基本内容和重、难点的掌握程度，以及运用本课程的基本知识、基本理论和基本方法来分析和解决办公室中出现的问题的能力，同时还考察同学们对办公室事务的管理能力，理解和运用相结合。

2．考核方式

本课程期末考试为开卷笔试，考试时间为90分钟。

3．适用范围、教材

本复习指导适用于中央广播电视大学开放教育专科汉语言文学专业的选修课程。

本课程考试命题依据的教材采用陆瑜芳主编，上海复旦大学出版社出版的《办公室实务》（2005年2月第一版）。

4．命题依据

本课程的命题依据是《办公室管理》课程的教学大纲、教材、实施意见。

5．考试要求

考试主要是考核学生对基本理论和基本问题的理解和应用能力。

在能力层次上，从了解、一般掌握、重点掌握3个角度来要求。

主要考核学生对办公室管理的基本理论、重难点的理解和利用基本理论与知识综合分析的能力。

6．试题类型及结构

考题类型及分数比重大致为：

单项选择题（20%），判断题（20%），简答题（20%），设计题（10%），案例分析题（30%）。

第二部份期末复习重点范围

第一章办公室实务概述

一、重点掌握

1．文员办公室的布置。

2．办公用易耗品的种类。

二、一般掌握

1．办公室事务管理的特征。

2．办公器械的使用。

第二章文员实务

一、重点掌握

1．简要阐述文员工作的三个步骤，及相互关系。

2．文员进言的定义。

3．文员进言的作用。

4．文员进言的方法和要求。

二、一般掌握

1．文员管理好自己时间的措施。

2．如何节约开支。

第三章电话、电子通讯

一、一般掌握

1．文秘人员接触的专线电话的类型。

2．电话接打的礼仪。

3．交互式电话会议。

第四章邮件收发

一、重点掌握

1．邮件的处理。

2．上司不在时邮件的处理。

二、一般掌握

1．邮件的拆封。

2．邮件寄发前的准备。

第五章接待实务

一、重点掌握

1．接待方案的设计。

2．接待的基本礼节。

3．接待平时来访者的实务。

二、一般掌握

1．握手的礼仪。

第六章信访实务

一、重点掌握

1．来信受理的范围。

2．来信的受理与处理的程序和基本要求。

第七章会议及会谈实务

一、重点掌握

1．会议通知的拟写。

2．文员所作的完整的会议记录应该包括的事项。

3．座谈会召开的注意事项。

4．记者招待会召开的注意事项。

二、一般掌握

1．为上司参加会议作安排。

2．如何主持会议。

第八章日程安排

一、一般掌握

1．向对方要求约会时应注意的事项。

2．被要求约会时的处理。

第九章差旅事宜

一、重点掌握

1．文秘人员在单独或随同上司旅行结束后，要做好的工作。

二、一般掌握

1．差旅的预订工作。

第十章照料上司身边琐事

一、重点掌握

1．文秘人员经常要代替上司选择礼品，向他人赠送礼品，在处理这些事情应考虑的事情及做法。

二、一般掌握

1．文秘人员对上司主要工作的辅佐。

第十一章交际与礼仪

一、重点掌握

1．日常举止规范。

二、一般掌握

1．名片的使用。

2．宴会礼仪。

3．宴会的准备。

4．收赠礼品。

第十二章办公室用语

一、重点掌握

1．文员所作的口头报告的基本方法。

2．文员作口头报告的要求。

二、一般掌握

1．社交话题的选择。

2．拒绝的方法。

第十三章印信、值班工作

一、重点掌握

1．单位印章主要种类。

2．印章在使用上的规定。

二、一般掌握

1．公章的停用和销毁。

2．值班工作的任务和要求。

第十四章文书与档案实务

一、重点掌握

1．按照2000年《国务院行政机关公文处理办法》的规定，国务院规定的行政公文共有几类几种？

2．文书的立卷特征的定义。

通常可以按照哪几种特征立卷？

第三部分综合练习题

一、单项选择题

1．（）不是办公室事务管理的特征。

A．服务性B．决策性C．专业性D．主动性

2．办公室布置要注意（）。

A．上司单独用的办公桌椅靠墙放

B．一般办公室桌椅最好面对面放置

C．打字、复印间离上司办公室近些

D．各种沟通、保密

3．下列关于办公室环境布置的目的的说法中，不正确的是（）。

A．创造舒适而又工作效率高的环境有效辅助上司B．塑造组织形象

C．使上司办公室远离文秘办公室，建立挡驾制度D．有利于保密工作

4．在使用复印机的过程中，不恰当的做法是（）。

A．接通电源可立即复印操作B．选定复印纸后要抖松消除静电

C．选择复印倍率来决定复印纸尺寸D．复印完毕应取下复印品和原稿

5．关于传真机的使用，不正确的是（）。

A．发送前检查原稿质量B．随时随地可向对方发送

C．不宜发送礼仪性文本D．不宜发送私人、保密文本

6．传真机最好用来传送（）。

A．一般的图纸B．机密文件

C．很长的文件D．感谢信

7．关于录音机的使用，下列做法中不适宜的是（）。

A．文员可以利用录音机录下上司口述的内容

B．为了节约成本，文员在记录谈话时，使用普通磁带即可

C．在使用录音机之前应该仔细阅读使用说明书

D．将磁带盒两侧的防抹片除掉，可以保护已经录制好的内容

8．下列选项中，不属于办公用易耗品的是（）。

A．书报架B．修正带C．剪刀D．台历

9．以下文员订购和储备办公用品的行为中，不适宜的是（）。

A．保留一张购货订单，收到货物时一一核对打勾

B．让员工们随意领取办公用品

C．通过电话订购或传真订购，可以提高交货速度

D．用库存一览表来储备办公用品

10．（）不是文员在准备办公用品时的职责。

A．订购B．制造

C．分配D．储备

11．以下文员的工作顺序中，不正确的是（）。

A．没有任何设想就应着手从事该项工作

B．文员也应具有适当判断情况，机智应对的应变能力

C．上司分派两项以上工作时，按照先来后到顺序进行

D．上司所指示的工作如果不合适，可以不实施

12．文员按照“优先顺序”处理工作，不符合这一原则的行为是（）。

A．先将自己想做的工作以重要程度为标准分类

B．其次以紧急程度和重要程度为标准分类

C．同时考虑上司的意向和文员本身的工作效率

D．可以按照文员自己的习惯进行工作

13．文员必须管理好金钱，学会节约开支，以下行为中没有做到的是（）。

A．最好到价格便宜的商店去购买，质量并不重要

B．作出预算，按月或季度预计办公室的开销来控制开支

C．采购大量物品时可以享受批量折扣，就一次多购买一些办公用品

D．限制不必要的长途电话，轻易不要选择快递服务

14．以下文员对办公室零用现金管理的行为中，不适宜的是（）。

A．现金通常放在一个带锁的盒子里，再放在带锁的办公桌抽屉里

B．把每一次支出的数额都记在零用现金单据中

C．标准的零用现金单据有一个签名

D．不允许任何人从零用现金基金里借钱

15．文员传达上司的指示时，不应该（）。

A．传达可以根据上司主要意思，夹进自己的意见

B．必要时可形成文字材料，照本宣科

C．不可在普通电话、普通函件里传达有秘密内容的指示

D．重要的指示，应该要求被传达者复述一遍，以免漏听或漏记

16．文员接受和领会上司意图时，应该（）。

A．用大脑用心记住

B．随时借助录音机记录

C．只需接受和领会、并贯彻执行即可，不要提问

D．注意倾听，用心判断指示的用意

17．文员必须具有合作精神，以下合作方法中不适宜的是（）。

A．善于同他人合作，密切配合，步调一致

B．应该有自己的个性，尽可能使别人服从自己

C．配备文秘人员时遵从异质结合的原则

D．公允地与同事分享胜利的成果，分担失败的责任

18．下列选项中，不属于文秘人员解除的专线电话的种类的是（）。

A．市长电话B．报警电话

C．投诉电话D．监督电话

19．文秘人员在接听电话时，不应该（）。

A．如果上司不在办公室，先询问对方是谁，再告诉对方他要找的人不在

B．接听电话首先传达必要的信息

C．电话铃响3声就接听

D．由始至终保持礼貌和耐心

20．关于接打电话的行为，不正确的是（）。

A．受到通话对方极大的责难，应针锋相对予以回击

B．给上司的留言下面朝下放在他的办公桌上

C．做记录时可以在便笺下垫一张复写纸，以防遗失后备用

D．中途因有事需放下电话请对方等待时，应把话筒轻轻地朝下放置

21．以下文员应遵守的电话礼仪中，不适宜的是（）。

A．考虑打电话的时间是否合适

B．打出电话，而对方无人接听，等铃声响了二、三下可挂电话

C．有时候上司过于繁忙，要求文秘人员编织一些“美丽的谎言”

D．对待投诉电话先安抚他，以友善的态度表达歉意，并告知一定马上调查此事

22．以下关于交互式电话会议的功能中，不具备的有（）。

A．审查功能B．保密功能

C．欢迎词播放功能D．报数功能

23．邮件送到单位所租的信箱，由文员开启，取出邮件带回办公室，（）与文员的工作要求不一致。

A．每天开箱次数与邮局投递次数一致

B．取出邮件立即返回办公室

C．事先带上包袋返回办公室

D．应提高办事效率，把取邮件与其他事一起办

24．文员分拣邮件不应该遵守（）标准。

A．按收件人姓名分拣B．按收件部门名称分拣

C．按私人公务标准分拣D．换邮件重要性分拣

25．文员打印寄往欧美国家的信封，收信人内容的打印顺序应该是（）。

A．国名、地址、部门、姓名B．姓名、地址、部门、国名

C．姓名、部门、地址、国名D．姓名、国名、部门、地址

26．邮件的寄发不要考虑（）因素。

A．时间B．便利

C．经济D．爱好

27．文员在处理信访工作时，当（）情况发生时，要由收信人（单位）复信的情况。

A．初次写信，或有过激言行的B．有过激言行或漫骂领导的匿名信

C．已做结案处理的D．没有具体内容的匿名信

28．正确的握手方法应是（）。

A．男士与女士握手时，为了表示对对方加倍的亲切和尊敬，应双手相握

B．握手应保持较长时间

C．可以戴着帽子握手

D．很多人同时握手时，应按顺序进行

29．文员在带领来访者上下楼梯时，不应（）。

A．上楼梯时，自己紧跟在来访者后面

B．下楼梯时，自己走在前面，并将身体倒转向来访者

C．让来访者走在楼梯的中间，因为楼梯中间的位置是上位

D．上下楼梯时，提醒来访者：

“请小心”

30．在写会议通知时，下列选项中，不一定要有（）。

A．会议经费B．会议名称

C．会议的议事日程D．会议时间和地点

31．在会议开始前和进行过程中，文员的以下活动中，不恰当的是（）。

A．协助签到B．分发资料

C．作会议记录时离开会议室接听电话D．暂时保管与会者的物品

32．文员做会议记录时，可以在会议记录中（）。

A．加入自己的主观意见B．不记录议题

C．与发言者用词不一致但意思完全一致D．对所记内容作评论

33．有时应上司要求，文员参与会见或会谈，（）不是文员的任务。

A．准备资料B．发表意见

C．现场服务D．会议或会谈记录

34．（）型适合自由谈话、或是收集创意的会议。

A.口字B．教室

C．圆桌D.U字

35．文员制作日程安排计划表时，应避免（）。

A．上司没有经过文员而决定的日程安排计划，也必须填写在计划表上

B．如果表上的空白处太少，可以使用速记符号或自己能够了解的简单符号

C．制作日程安排计划表时，要留意上司改变思考的时间和路途上的时间

D．日程安排计划笔记本如果已经使用一年以上，可以废弃

36．文员根据上司指示，向对方要求约会时，（）是错误的。

A．如果用写信的方式，在估计对方收到信后，再打电话确认

B．告知你或上司的联系电话，以便有变化时可立即通知

C．对方越忙越必须早一点联络

D．如果上司出差，可以在他回来的当天安排约会

37．以下关于预订工作的行为中，不适宜的是（）。

A．与人联系要记下对方姓名（同时告知你的姓名），需再打电话弄清疑点应找同一人

B．首先要了解火车运行时间，上司对铺位的要求

C．如果预订需要有保证，应事先申明，如果想取消预订，也要在结帐之前打电话

D．不一定要弄到确认旅馆预订的传真或其他书面形式的证明

38．以下关于名片的使用方式，错误的是（）。

A．文员应在任何时候、任何场合携带名片

B．向别人递送名片时应双手捧交，将文字下面朝向对方

C．如果对方给你名片，而你恰好没有带在身边，应说明并表歉意

D．名片只能当面递送，寄去是不礼貌的

39．社交场合很讲究次序礼仪，一般（）。

A.以右为次B．以右为尊

C．以后为次D．以左为尊

40．以下关于文员的宴会礼仪中，正确的是（）。

A．用叉、匙进食时，将餐具的整体放入嘴里，或用舌头去舔

B．站起身来在餐桌的另一边夹取自己喜欢的食物

C．口内含有食物与人说话

D．吃西餐时，用左手把汤盘靠近自己一边方向稍稍提起，再用汤匙轻轻由里向外舀去

41．以下文员应遵守的参加宴会的礼仪中，不适宜的是（）。

A．应选择轻软而富于光泽的衣料，用黑、红、白等纯色为宜

B．白天赴宴应选用香味较浓的香水，夜晚则应选用香味优雅的香水

C．未用完一道菜时，应将刀叉平行排放在盘子上右侧，叉尖向上，刀刃向内

D．文员应在上司之后与对方碰杯，碰杯时应目视对方以示敬意

42．文员协助举行宴会时，不用考虑（）。

A．宴会的形式与气氛B．交通是否方便

C．有无停车场D．有无休息室

43．文秘人员在代替上司选择礼品，并向他人赠送礼品时，应该（）。

A．选择价值不菲的礼物B．去掉包装上的标价

C．不用特意包装D．不用在外包装上署名

44．以下关于说话的要领中，不正确的是（）

A．语句要简短B．由过程先说

C．利用重复的效果

D．说话时考虑时间、地点、场合、对象因素，使用模糊语言

45．接受忠告的正确反应是（）。

A．以烦躁的心情倾听B．尽量把责任推给别人

C．应辩解说：

“那是因为……”D．切勿感情用事

46．办公室人员在社交活动中应如何选择话题，（）属于合适的话题。

A．有共同利益的话题B．夸耀自己的话题

C．保密的话题D．应当忌讳的话题

47．将同文多页沿边取齐后均匀错开，从首页到末页，在页边加盖一完整公章，可以证明文件各页确实是同时形成，以杜绝日后篡改之嫌疑，这是（）。

A．骑边章B．封存章

C．骑缝章D．证见章

48．值班人员不应该做（）。

A．签发文件B．分发会议通知

C．询问情况D．传达指示

49．文员要做好档案收集，应该收集的文书资料是（）。

A．下级单位报送的报告，统计报表等B．未经签发的文电草稿

C．单位内部互相抄送的文件材料

D．本单位负责人兼任外单位职务所形成的文件材料

50．以本单位与外单位就某些问题的往来文书为标准立卷。

如问函与复函等用（）。

A.按通讯者特征立卷B．按地区特征立卷

C．按文种特征立卷D．按作者特征立卷

二、判断题

1．办公室的灯泡照明要避开自然光，最好用人工灯光。

2．办公室环境布置的目的之一是为了建立挡驾制度。

3．在阳光明亮的教室和会议室内使用投影机，效果不受影响。

4．收到新的办公用品应该分类摆放，把不常用的办公用品存放在架子的最上面或最下面，或放在储藏柜的最里面。

5．文员第一次做一项工作时应该快一些，如果错误可以再做一遍。

6．文员在工作中一旦有疑难时，应该及时向上司请示。

7．文员传达上司信息时，可以把上司的话语加多或减少，以个人的口吻来转达。

8．文员打电话给对方时，在对方接听电话后，应先问好，再请问对方的姓名。

9．替上司筛选电话，把不必由上司接触和知悉的电话挡驾在外，是文秘人员的职责之一。

10．文员对报纸和杂志的处理，可以挑出上司喜欢的报纸和杂志放在他的办公桌上，其他的放在报刊架上供大家阅读。

11．文员在寄发邮件时，应尽量避免不必要的通信和邮寄，尽可能把频繁的联系集中起来分批进行。

12．按英美国家习惯，文员接待来访者，应该站起来与来访者讲话。

13．文员作介绍，应先介绍地位高的人，再介绍地位低的人。

14．介绍地位相同的人时，应按照到职的先后，先介绍新进的职员；若同时到职，就先介绍年纪较轻的人。

15．文员作介绍，若年龄、地位都相同，应从较亲近的人开始介绍。

16．如果会客室的门是推开的，文员应先小步走进会客室，等客人进入后，再轻轻关上门。

17．如果会客室的门是拉开的，文员进入会客室后，才能让客人进入。

18．为来自外地的与会者安排宾馆住宿，最方便的安排是在同一家宾馆为与会者预定房间，只要弄清有多少人数即可。

19．如果是你主持会议，则要做好笔记，并把每次会议纪要的打印件存放进一个会议文件夹，如果以后出现问题，可以查看笔记，证实某一天你曾给某人安排了某件工作等。

20．假如上司不准备参加某个会议，应立即将会议通知丢掉，以免干扰其他事情。

21．办公会议的议题应该相对集中、具体。

每次会议讨论的议题不多，但力求解决。

通常每次议题几乎都不同，有新的变化、发展和补充。

22．代表会议依法定期召开，与会代表必须达到法定人数方为有效，因此文员应仔细核对出席人数。

23．文秘人员应该将上司自己安排的约会和自己为上司安排的约会都记录在日程表上；每天早上或前一天临近下班时，文秘人员都必须笑容可掬地坚持和上司核对当天或第二天的日程表。

24．如果不小心发生日程安排计划重复的情形，就要排定能够动用的空档，自己决定优先顺序。

25．假如对方所要求的日期已经被预约，除非有相当的确认，文秘人员切不可独断地拒绝，应该问明上司的意思，因为或许那是件必须取消原定约会的重要事情。

26．如果上司一年之中交往很多，但很难记住每一个人和每一次见面的情况，文员应把有关资料输入电脑，准备交往提示文件。

27．文秘人员对上司主要工作的辅佐主要有提神醒脑的服务、私事方面的协助、财物管理及其他活动。

28．文员对支票管理要谨慎，支票簿与印章应该一同锁入抽屉。

29．文员在工作时间如需要补妆，应随时随地进行。

30．男女之间，男士先伸手了，女土才能与之相握。

31．交际应酬要讲求时效，若时机错过再来补救，不但无法表达诚意，还会破坏彼此关系。

32．无论何种礼服都应考虑宴会的地点、时间、形式。

请帖上指定打“黑领结”，便表示穿无尾正式礼服。

33．宴请的请柬一般要提前一至二周发出，以便客人及早安排，已经口头约定的就不要补发请柬了。

34．宴请的菜谱应符合对方的饮食习惯，但必须有反映我国传统风味的土特产品，如茅台等烈性酒。

35．不要在酒宴上评论或附和别人对某人的议论，也不可评论菜肴的优劣。

36．拜访长辈或地位较高人士时，可先请人递上你的名片，以作通报。

37．如果要拒绝别人，最好是依照自己和对方的人际关系程度，分别使用表示方法，以避免因为拒绝而发生不必要的困扰。

38．对于重要的指示，文员在传达时应该要求被传达者备好纸和笔记录下来，以免遗漏。

39．要发问或有意见时，应该等上司说完话之后再发问，可以提出自己的看法。

如果上司不加采用，应说服上司。

40．受到直属上司以外的指派时，假如是文员自己能够安排办理，而且不会影响到直属上司所指示的工作就可以接受，否则要向直属上司请示后再作决定。

41．合适的话题可以有双方都感兴趣的、有共同利益的话题、比较高雅的话题和夸耀自己的话题。

42．凡是单位撤消，原公章应立即停用，不用通知有关单位。

43．公章停用后即为废章，由文秘人员或文秘部门统一丢弃即可。

44．值班人员要认真填写值班接待登记表或值班日志，直接解决不了的问题要报请领导批示或转交有关部门处理。

45．办公室人员值班工作的制度有交接班制度、请示报告制度和安全、保密制度，但没有岗位责任制度。

46．档案是指使用过的、文件中所指事情已经办理完毕、具有保存价值的文书。

47．文书部门立好的案卷，必须逐年移交给档案室集中保管，称为“归档”，有归档范围和要求，但没有期限。

48．在平时的归卷工作中，对于一些不便归卷的文件，可暂时不归卷；但要锁在自己的文件柜或者抽屉里。

49．年终组卷，简称组卷，指年终或次年年初对归卷的各个条款内的文件材料进行调整立卷、卷内文件排列和编号以及拟写案卷标题等一系列工作。

三、简答题

1．办公用易耗品主要包括哪些？

2．简要阐述文员工作的三个步骤，相互关系如何？

3．文员进言是指什么？

进言具有什么作用？

方法和要求是什么？

4．来信受理的范围包括哪些？

受理与处理的程序和基本要求是什么？

5．文员所作的完整的会议记录应该包括哪些事项？

6．文员所作的口头报告的基本方法是怎样的？

有什么要求？

7．单位印章主要有哪些？

印章在使用上有哪些规定？

8．按照2000年《国务院行政机关公文处理办法》的规定，国务院规定的行政公文共有几类几种？

9．什么是文书的立卷特征？

通常可以按照哪几种特征立卷？

四、设计题

1．小李是刚到公司的文员，公司办公室内有各种文件柜、储物架、书报架，办公室主任给她配置了带锁的办公桌、电脑、电话机，还给了她新的文件架、文具用品盒、各种笔、胶水、剪刀、参考书、需要翻译的资料、公司印章、印盒、墨水、复印纸（2包），要求小李整理好办公桌，把东西分门别类放置在适当的位置。

小李应该怎么做？

2．康桥宾馆位于本市南京西路45号，是个中型宾馆，有会议室、餐饮、停车场等，某企业准备在11月15日上午9:

00到12：

00召开全厂中层干部大会，讨论第二年产品发展和销售计划，地点就在康桥宾馆的12楼会议室。

这次会议由总经理办公室负责安排。

办公室主任让小付拟一个会议通知。

他应该考虑哪些问题？

3．麦格公司为了解新产品的科技含量和市场竞争力，以制定合适的价格打入市场，决定召开专家座谈会，对新产品进行评估，办公室人员应该如何准备和开好这次座谈会？

4．东南汽车公司为了推出三菱蓝瑟（lancer）这款新车型，准备召开一个记者招待会，办公室人员应该如何准备和开好这次记者招待会？

5．文秘人员经常要代替上司选择礼品，向他人赠送礼品，在处理这些事情应考虑什么，怎样做？

五、案例分析题

1．某年3月5日，新欣化工公司的总经理出差了，这次的期限是从3月5日至3月12日，预定12日上午回来。

文员小王负责处理公司的各类邮件。

小王从收发室取回了邮件，其中上司亲启的信一封，一个邮包，总经理办公室收件三封，其中有一封寄自河南分公司的信，总经理曾关照过让销售科科长处理。

正好销售科的小李走过办公室，小王说：

“小李，把这封信交给你们科长”，小李把信带走了。

小卫把总经理亲启件放在总经理办公桌的抽屉里，又拆开总经理办公室收件，一封是邀请总经理参加定于3月12日下午的研讨会，小王想，总经理前几天还谈到准备参加这次研讨会，12日他正好回来，一定会参加的。

于是小王打印了接受邀请的回信，明确告知对方总经理将参加会议，并替总经理签了名。

拆开第二封信，拿出信纸，里面还有两张产品样品的照片，小王看了信的内容，附件里说明有三张照片，小王不知道如何处理，她把照片又放回了信封中。

小王拆开邮包，发现是产品研发中心为了开发新产品，在前几天订购的新型材料，一共有五个品种，小王凭印象觉得订购的是三种，多了两种。

心想，是供