浙江省水运工程竣工档案编制办法.docx
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浙江省水运工程竣工档案编制办法
浙江省水运工程项目竣工文件编制办法
（2011 年版）
第一章总 则
第一条 为规范我省水运工程建设项目竣工文件编制工作，
保证水运建设项目档案质量，根据《中华人民共和国档案法》、
《港口建设管理规定》（交通部 2007 年第 5 号令）、《航道建设管
理规定》（交通部 2007 年第 3 号令）、《交通档案管理办法》（交办
发〔2005〕431 号）、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理
规范》（DA/T28-2002）和《关于印发水运建设项目文件材料立卷
归档办法通知》（交办发〔2009〕225 号）等有关规定，制定本办法。
第二条 本办法适用于全省新建、改建和扩建水运建设项目
竣工文件材料的编制及立卷归档管理工作。
水运养护工程参照
执行。
第三条 本办法所称水运建设项目竣工文件材料，是指自项
目立项审批（或核准备案）至竣工验收过程中直接产生的，对建
成后的工程管理、维护及改建和扩建具有保存、查考利用价值的
各种不同载体形式的历史记录。
第四条竣工文件是竣工验收的基础资料，必须始终重视
资料的积累与管理，保证资料的真实、准确。
项目文件收集、整
理、归档和项目档案的移交应与项目的立项准备、建设和竣工验
收同步进行。
项目档案应完整、准确、系统。
第二章项目文件材料立卷归档工作管理
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第五条 各级交通运输主管部门（港口行政管理部门）应根
据统一领导、分级负责的原则，依法对所辖区域内水运建设项目
文件材料的立卷归档工作进行管理，同时接受项目所在地上级
及同级档案行政管理部门的检查和指导。
第六条 水运建设项目文件材料的立卷归档工作实行项目
法人（建设单位）负责制。
项目法人（建设单位）应做好自身形成
的项目文件材料的收集、整理和归档工作，并加强对各参建单位
文件材料收集归档工作的组织、协调和监督、指导；将项目文件
材料立卷归档工作纳入合同及监理工作内容，与工程建设同步
管理，保证项目文件材料立卷归档的及时、完整、准确和系统。
第七条 各参建单位应配备适应项目文件材料立卷归档工
作需要的工作人员，专人负责，并保持其稳定；明确本单位有关
岗位和人员项目文件材料收集归档的职责和要求；有关资料应
随工程建设同步积累与整理，工程竣工时竣工文件也应编制完
毕；按规定做好项目文件材料的整理归档和移交工作。
监理单位负责监督、检查项目建设中文件收集、积累和完整、
准确情况。
第八条属于县级以上重点建设项目的水运建设项目，在
项目竣工验收前须进行项目档案专项验收。
项目档案专项验收
应在项目竣工验收前 3 个月完成。
列入省重点的、符合档案专项
验收条件的工程项目，项目法人（建设单位）应及时按照项目管
理权限向项目主管部门提出项目档案专项验收申请，经审核同
意后，转报省交通运输厅。
省交通运输厅根据项目立项情况，转
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报部档案馆或省档案局。
水运工程竣工验收时，交通运输主管部
门档案机构应派人参加。
申请建设项目档案专项验收时，必须同时提交下列材料：
1.项目档案专项验收申请报告；
2.部立项项目：
《交通建设项目档案专项验收申请表》（见
附件 1）；
省立项项目：
《档案行政许可申请表》和《浙江省重点
建设项目档案专项验收评分标准》（浙江档
案网下载）；
3.建设项目档案自检报告或建设项目档案审查意见；
4.建设项目档案案卷目录。
第三章项目文件材料的收集
第九条 水运建设项目竣工文件材料的收集工作，按照“谁
形成谁负责”的原则，由项目文件材料的形成单位或部门负责。
具体收集范围及归档单位按《水运建设项目文件材料收集归档
范围》执行（见附件 2）。
第十条 各有关单位应建立健全项目文件材料收集编制及
归档制度，按水运建设项目基本建设程序的不同阶段和各合同
段单位（分部、分项）工程施工工序文件材料的自然形成过程，分
门别类，及时收集，适时归档。
单位（分部、分项、检验批）工程的划定按《水运工程质量检
验标准》（JTS257-2008）各类工程的划分表划定，在施工准备阶
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段完成（施工单位编制，监理单位审查，业主单位批准，报送监
督部门备案）。
第十一条 收集归档的项目文件材料应为原件。
其中项目立
项审批等文件，如原件保存在项目主管单位，项目法人（建设单
位）可收集复印件归档保存，同时注明情况；如供货商提供的原
材料及产品质量保证文件为复印件，应在复印件上加盖销售单
位正式公章并注明原件存放处后归档保存。
第十二条 收集归档的文件材料应能够全面、准确地反映工
程建设的实际过程。
其中勘测资料、检测及抽测资料、施工记录
应是现场原始记录，填写内容规范（根据施工、监理的不同要求
记录，即施工记录实测偏差值、监理记录抽查实测值），相关签
署手续完备。
第十三条 项目文件材料应书写工整，字迹、线条清晰，修
改规范；纸张优良，格式统一；禁止使用圆珠笔和铅笔等易褪色
笔书写、签批；如是热敏传真件，需复印保存，复印件应清晰。
第十四条 数码照片在刻录光盘保存的同时，还应冲印出纸
质照片连同说明一并归档；长期存储的电子文件应使用不可擦
写光盘保存。
第十五条 竣工图编制要求：
1.竣工图由施工单位负责编制。
编制完成的竣工图应由编制
单位逐张加盖竣工图章并签署，经监理审核签字认可；如项目法
人（建设单位）规定由设计单位编制或施工单位委托设计单位编
制的，应明确施工单位和监理单位的审核和签字认可责任；工程
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总平面布置图及综合管线竣工图由项目法人（建设单位）负责或
委托有关单位编制。
2.竣工图应完整、准确、清晰地反映项目竣工时的实际情况。
3.一般性的图纸变更，且能在原图上作修改补充的，可在原
施工图上做修改、说明后，加盖修正章（见附件 4），作为竣工图；
总平面布置、结构形式、工艺及其他重大变更，不宜在原施工图
上修改、补充的，均需重新绘制竣工图；重新绘制竣工图（见附
件 5），且图签能全面反映签署情况的，可不另加盖竣工图章（图
章式样见附件 6）。
重绘图纸在原施工图号前缀“竣”字。
第四章项目文件材料的整理
第十六条 水运建设项目文件材料归档前，应由文件材料收
集归档单位在文件材料收集的基础上，按照文件材料的内在联
系，进行分类整理组卷。
第十七条 水运建设项目文件材料组卷，应遵循水运工程基
本建设程序各阶段文件材料的自然形成规律和成套性原则，达
到分类科学，保持文件材料的内在有机联系，便于保管和查找利
用的目的。
1.立项审批阶段文件材料根据审批事项的内在联系分别整
理组卷。
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2.勘察设计阶段文件材料按照设计的不同阶段和专业分别
整理组卷。
3.招投标及合同管理文件材料按照招投标工作程序及合同
内容，分别整理组卷。
4.工程准备阶段文件材料按审批事项及相关手续办理过程
分别整理组卷。
5.工程管理文件材料按问题并结合时间，分别进行整理组卷。
6.计量支付报表、计划进度报表按合同段结合时间整理组卷。
7.各合同段施工管理文件材料以合同段为单位，按工作程序
并结合问题，分别集中整理组卷；原材料质量保证文件如属共用
的，则按单位工程整理组卷，如属专用的，则按分部工程分别整
理组卷；各项施工原始文件除各单位、分部、分项工程质量检验
表及汇总文件可按合同段集中整理组卷外，其余原始文件材料
均应按照单位、分部、分项工程，结合施工工序，归入相应部分，
分别整理组卷；设备文件材料按专业及用途分别整理组卷；竣工
图按照专业或单位工程结合图号分别整理组卷，并编制工程设
计变更一览表（见附件 3）。
8.监理工作活动中产生的文件材料，根据其工作内容，以合
同段为单位，按照监理工作依据性文件、合同管理文件、工程质
量控制文件、计划进度控制文件、费用控制文件、安全管理文件、
旁站监理记录、监理日志等，分别整理组卷；平行检验及独立抽
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检的文件材料按单位工程分别进行整理组卷。
9.工程试运行及竣工验收文件材料按照工作内容分别整理
组卷，即：
观测检测记录及报告、各专项验收和竣工验收等。
第十八条 卷内文件系统化排列
1.立项审批文件批复在前，请示在后，报批过程中有关审查
文件材料依次排列。
2.设计审批文件批复在前，请示在后，相关审查文件材料依
次排列。
3.工程准备阶段文件材料按照审批及协议事项办理程序依
次进行排列。
4.项目实施阶段文件材料排列
（1）工程管理文件材料按照问题结合时间依次排列；会议纪
要按时间进行排列，如属专题会议，按照专题分别进行排列；招
投标及合同文件按专业依次排列。
（2）各合同段施工管理文件材料，按工作程序结合问题的重
要程度依次排列；原材料质量保证文件按产品种类或使用部位
分别依次排列；按各单位、分部、分项分别整理组卷的文件材料，
依照施工工序，按开工批准、工程质量检测检验、各项施工原始
记录、试验检测及工程质量控制、安全管理、事故处理等往来文
件材料，依次进行排列。
（3）监理工作活动中产生的依据性文件、合同管理文件、工
程质量控制文件、计划进度控制文件、费用控制文件、安全管理
文件、旁站监理记录、监理日志等，按照监理工作内容结合问题
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的重要程度依次进行排列；平行检验及独立抽检记录按照单位、
分部、分项工程依次排列。
（4）计量支付文件及计划进度报表以合同段为单位，按时间
依次进行排列。
（5）设备文件材料按依据性、设备开箱验收、设备安装及调
试、设备运行维修、随机图纸等顺序依次排列。
（6）施工图（完工图）及竣工图按专业或单位工程结合图号
顺序依次排列。
5.试运行及竣工验收阶段文件按照各专项工作程序依次排
列。
第十九条 经系统化排列的卷内文件材料，双面书写的文件
材料，在其正面右下角、背面左下角，单面书写的文件材料，在
其正面右下角，用阿拉伯数字逐页编写页号；已装订成册的文件
材料，如自成一卷的，不需重新编写页号，如与其他文件材料组
成一卷的，将该册文件材料排列在其他文件材料之后，并将其作
为一份文件编写册号，不需重新编写页号。
第二十条 卷内文件目录（见附件 7）由下列项目组成：
1.序号按照文件排列顺序，用阿拉伯数字从 1 起依次标注。
2.文件编号或图号应填写文件材料的原始编号或图号。
3.责任者应填写文件材料的形成部门或主要责任者。
4.文件题名应填写卷内文件材料标题的全称，没有标题或标
题不能说明文件材料内容的，应自拟标题；案卷内每份独立成件
的文件材料均应逐件填写文件标题。
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5.日期指文件材料形成日期。
6.页数应填写每份文件材料总页数；如属已装订成册的材料，
在卷内文件目录页数中填写册数，并在备注栏中注明累计总页
数。
7.备注：
需要时填写。
8.卷内目录排列在卷内文件材料的首页之前。
第二十一条 项目档案除蓝图及成册文件材料外，均需装订。
不装订的图纸及成册文件材料，每份需加盖档号章（见附件 8）。
档号章内容包括该份文件材料所在案卷的档号和本案卷中所在
页次。
第二十二条 案卷装具为卷盒，卷盒正面及卷脊可只填写该
案卷的档号，需采用内封面形式。
内封面由以下内容构成：
案卷题名、立卷单位、起止时间、
保管期限、密级及档案号。
1.案卷题名应简明、准确地概括卷内文件材料的内容，主要
包括项目名称、阶段或单位工程（分部、分项）名称及文件材料名
称。
2.立卷单位指文件材料的组卷部门。
3.起止时间填写卷内文件材料形成的起止日期。
4.保管期限根据建设项目及文件材料的实际情况确定并填
写。
5.密级依据国家及部有关保密规定确定并填写。
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第二十三条案卷由案卷封面、卷脊、内封面、卷内文件目
录、卷内文件材料及备考表组成。
备考表排列在卷内文件材料之后。
备考表包括立卷说明、立
卷人及检查人签名、立卷时间等。
（见附件 9）
1.立卷说明应包括本案卷在编制过程中需要说明的问题，本
卷中文件材料的相关原件及其他载体文件材料所在案卷号。
2.立卷人指本案卷的组卷者。
3.检查人指负责案卷审核人员。
4.立卷日期应填写完成立卷的日期。
第二十四条 立卷单位应按照文件材料的自然形成过程对案
卷进行系统化排列，并用铅笔在案卷封面和卷脊编写案卷流水
号，同时编制档案归档目录一式二份（含电子版）。
第二十五条 案卷卷皮、卷内文件目录、备考表及档案归档
目录样式及内容，按照国家档案局《科学技术档案构成的一般要
求》（GB／T 11822-2008）和交通部《交通档案管理和交通文件材
料立卷归档统一表格样式》（交办发[1992]121 号）中所规定的科
技档案卷皮和卷内文件目录、备考表及科技档案归档目录的样
式内容执行。
文件装订采用三孔一线方法装订，每卷文件装订厚
度一般采用 20mm、30mm、40mm 为宜，特殊情况可用
50mm、60mm。
卷内文件目录、备考表及档案归档目录的尺寸为
297mm×210mm（A4 纸）。
多媒体数据格式、照片档案和电子文件的整理应符合国家
有关规定。
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第五章项目档案的移交与整理
第二十六条 项目法人（建设单位）、监理单位在合同段交工
验收时，应对施工单位项目档案的完整性、准确性和系统性情况
进行检查与审核，对不符合要求的，督促整改，符合要求后方可
进行合同段交工验收。
各参建单位应在合同段通过交工验收一
个月内，向项目法人（建设单位）移交项目档案原件和档案归档
目录（含电子版目录）。
如需复制档案，套数由项目法人（建设单
位）根据实际需要确定（或合同中明确的套数）。
第二十七条 属代建制项目，由代建单位负责接收各参建单
位移交的项目档案。
待全部工程完工后，将形成的项目档案，经
系统化整理后，连同档案归档目录（含电子版目录）一并向项目
法人（建设单位）移交。
第二十八条 项目法人（建设单位）负责对接收的全部项目
档案，连同自身形成的项目档案，按照项目基本建设程序，进行
系统化整理和排列。
其中，招投标、合同及计量支付、计划进度
报表类档案可单独整理编目。
第二十九条 项目法人（建设单位）对经过系统化整理排列
的全部档案编制档号，并编写档案归档目录一式二份（含电子版）
及项目档案整理情况说明。
说明内容包括项目立项审批及初步
设计审批情况、建设规模及主要建设内容、档案整理执行的标准、
项目档案整理情况及案卷数量、项目档案运用计算机管理情况
及其他需要说明的问题。
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档号由项目法人（建设单位）或接收单位根据保管和利用需
要进行编制，档号应简单明了。
第三十条 项目法人（建设单位）在水运建设项目通过竣工
验收三个月内，按有关规定向有关单位办理档案移交手续（见附
件 10），必须附移交目录。
档案原件保留在使用管理单位或项目
法人（建设单位），其他单位保存复制件。
第六章 附 则
第三十一条 本办法由省交通运输厅负责解释。
第三十二条 本办法自 2012 年 2 月 15 日起实行。
原《浙江
省水运工程项目竣工文件编制办法》》（2004 版）（浙交〔2004〕6 号）
同时废止。
附件：
1.交通建设项目档案专项验收申请表
2.水运建设项目文件材料收集归档范围
3.设计变更情况一览表
4.修正章
5.竣工图表式
6.竣工图图章（签）格式
7.卷内目录
8.档号章
9.卷内备考表
10.档案交接文据
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