采购管理流程相关制度628.docx
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采购管理流程相关制度628
采购成本的管理流程及方法
一、目的
为加强采购成本管理,降低采购成本消耗,提高公司的市场竞争力,现根据国家有关成本费用的管理规定,结合本公司实际情况,特制定本制度。
二、采购成本的构成
采购成本包括维持成本、订购成本及缺料成本,具体细分如下所示。
1、维持成本:
为维持物资的原有状态而发生的成本资金成本、搬运成本、仓储成本、折旧及陈腐成本、保险费用、管理费用等;
2、订购成本:
为实现一次采购而进行的各种活动的费用请购手续成本、采购成本、进货验收成本、进库成本等;
3、缺料成本由于物资供应中断而造成的损失安全库存成本、延期交货成本、试销成本、失去客户的成本等
三、采购成本控制的管理职责
1、采购负责人具体负责指导、监督采购成本控制工作。
2、商务专员负责采购成本具体控制工作。
3、采购部其他人员及其他部门需配合执行采购成本控制规定。
四、采购成本控制要点
公司采购成本控制包含对采购申请、计划、询价、谈判、合同签订、采购订单、物资入库、货款结算等采购作业全过程的控制。
采购部应结合公司的具体情况明确采购成本控制关键点:
1、确定最优的采购价格;
2、确定合理的采购订货量;
3、采购付款控制。
五、成本控制的详细措施
1、采购计划控制
a物料的采购计划应由采购部计划管理人员根据采购申请、库存情况及用料需求计划制订,经采购部负责人审核审批。
b同时,采购计划应报送财务部门或其他相关部门审核,以利于公司资金的安排。
c采购部在实施采购的过程中,必须严格执行采购计划。
若采购计划变更,必须由总经理签字确认后方可执行。
d未列入采购计划内的物资一般不能进行采购。
如确属急需物资,应填写“紧急采购申请表”,经公司总经理审批、采购部核准后方能列入采购范围。
2、采购价格控制
a采购部实施物资采购时需填制“采购申请表”,采购价格应受到最高限价的限制审核。
b采购方式包括招标采购、供应商长期定点采购、比价采购等。
采购部应将各种采购方式进行对比,找出成本最低的采购形式组合,降低采购成本。
c采购部在确定采购价格时,可遵循以下四个步骤:
询价、比价、估价、议价。
3、采购订货量控制
a采购部人员在制订采购计划时,应在充分分析现有存货量(包括供应商或第三方物流的未达存货)、货源情况、订货所需时间、物资需求量、货物运输到达时间等因素的基础上,结合各种货物的安全存货量确定最佳订货量及订货时点。
b采购部根据各部门采购申请制订采购计划时,应在充分研究同期的采购历史记录、下期的销售计划的基础上,协助物资计划人员确定最佳安全库存。
c仓库管理报表,应反映现有存货物资的名称、单价、储存位置、储存区域及分布状况等信息,并及时将此信息报送给采购部。
4、采购入库及付款控制
a相关人员办理采购物资入库时,必须同时满足以下两个条件,否则仓储部一律不予受理:
1、到库物资符合采购订单要求。
2、到库物资经质量管理部检验合格。
b采购物资登记入账时,价格、质量、数量、规格型号须完全符合采购订单的要求;
c支付物资采购费用时,必须同时满足以下三个条件,否则财务部一律不予付款:
1、已经列入当期货币资金支出预算;
2、双方往来账核对无误;
3、“付款申请单”已经财务部经理签字批准;
采购质量的管理流程及方法
一、目的
目的对采购过程质量进行控制,确保本公司采购的原材料及产品能满足规定的要求;
二、职责
1、公司的物料采购由采购部负责归口管理。
2、采购部组织实施供方的调查评定及业绩考核,并负责向合格供方采购所需物料;
3、技术部门、质量部门按管理分工的范围,参与对采购质量的控制。
三、质量管理工作流程
1、供方分类:
为便于供方评定及控制,公司按重要性及安全性分为A、B、C、D四个类:
A类:
直接影响最终产品使用或卫生安全性能,可能引起人员伤亡的物料;B类:
直接影响最终产品使用或卫生安全性能,但不会造成人员伤亡的重大质量问题;C类:
不影响产品使用性或稍有影响,会引起客户投诉的物料;D类:
不影响产品使用性或稍有影响但可补救的物资,包装及辅助材
2、供方控制:
采购部应执行供应商管理制度,每年度适当调整《合格供方名录》;另外,供应商管理人员应根据质量管理体系的要求,对供应商的生产过程进行监督控制,以确保产品质量在源头得以有效的控制,减少避免不合格批次产品的出现;
3、供方质量记录:
供应管理人员应执行供应商管理制度,记录供应商供货质量,对于出现A、B、C、D四类问题的供应商,给出相对应的处理结果;
A类:
淘汰其供应资格,并追究相应法律责任
B类:
限期整改合格后保留期合格供方资格,但对其加严入厂检验及年度考核,若再次出现执行淘汰制度;
C类:
提出警告,并限期整改,并要求举一反三进行质量改进,对其供货产品加严入厂检验,保证其产品质量;
D类:
提出警告,供应商管理人员应帮助其提升产品质量,以提升服务质量;
4、采购质量检验:
质量管理人员,应承担采购物料的入厂检验、过程跟踪检验及产品出厂使用的质量情况跟踪的工作,使得供方物料全生命周期内均可以得到有效的监督控制;
5、质量控制:
对于出现来料质量问题的物料,采购部应配合质量人员对物料进行隔离,并进行反馈供应商处,完成整改工作流程,使得不良品得到有效的解决;
四、检验、验证判定及入库
1、检验/验证合格的在《送检单》上签字“合格”。
检验中发现的不合格品,由质检员作好标记。
按照《不合格品控制制度》进行退货处理。
2、所采购的原材料由供方提供原材料检验合格证明或报告;
3、检验合格材料。
由仓库保管员根据《送检单》中检验员签字进行验收入库。
物料的分类流程及方法
一、物料分类
1、目的:
为便于统一规范本公司物料管理和索检。
2、适应范围:
本分类标准适应于本公司的物料清单(BOM)、领料单、入库单、检验单、退库单、物料台帐、物料卡等。
二、物料分类原则
1、物料分类的作用:
便于识别物料、提高物料管理效率、物料编码的前提、提升物料购买的正确性;
2、物料分类的步骤:
确认目标、确认分类小组、拟定物料分类的工作计划、进行分类、核准试行、修改复试、完成及更新;
3、分类原则:
一致性、互斥性、完整性、渐进性、通用性
三、物料分类的方式及作用
1、物料分类的一般模式采取:
大分类、中分类、小分类的层级分类法;
2、物料通用的分类方式:
依据材质分类、购买地区分类、用途分类、使用地方分类
3、物料编码:
利用字母、数字等形成剪短的编码,代替物料的特性、型号、功能、分类、使用地方等一系列的信息,利于:
物料管理的正确性、提升工作效率、降低库存、信息化管理、防止物料盘亏。
4、编码应遵循的原则:
简单性、整体性、单一性、弹性、组织性、充足性、易记性;
采购资金支付管理流程及方法
一、采购资金支付范围:
采购部门发生的采购物料所需资金。
二、采购资金支付计划:
1、采购部门负责编制月度采购资金支付计划,编制标准:
合同约定应付款项、挂账时间达到规定的款项、特殊原因需支付的款项。
2、采购资金支付额度、采购资金支付计划报总经理审批。
3、临时采购资金支付计划由采购部门提出申请,得到相关批准后执行;其中现金付款一次超过10万元的,报总经理批准。
三、资金支付有关要求和说明:
1、采购资金计划批复后由采购部门反馈给客户。
财务部门严格按照计划付款,逾期未支付的计划一律作废,确需支付的列入下月计划。
2、采购部门要建立健全客户应付款台账、发票登记台账、合同管理台账。
3、财务部门要建立健全采购资金支付计划执行台账,台账主要登记付款时间、付款金额、付款方式等内容。
4、审计部门应审计资金支付计划编制和执行情况,并报总经理。
5、采购资金支付计划主要包括客户名称、付款金额、付款方式等内容,其中付款方式指现金、承兑等支付形式。
采购管理信息化建设及应用
一、信息化的建立
1、完善采购信息化标准:
信息化的本质是标准化,建立完善的标准化制度是信息化的基础;如物料编码制度、供应商编码制度、销售合同信息化、采购合同订单信息化等;
2、完善供应商数据库:
供应商数据库是采购的核心资源之一,可对供应商进行订单跟踪、评价管理、更新优化等措施;
3、重视信息化安全:
建立完善信息安全等级保护、风险评估制度。
二、应用
1、供应商管理
2、采购合同、物料信息的建立
3、存货管理
4、质量管理
5、财务管理
6、人力资源系统管理
7、……
供应链的协同方法及流程
一、目的
1、提升整体效率和有效性,力图使总成本降至最低。
2、协调与供应商之间的关系,做到和供应商之间的共赢。
3、明确与相关部门的工作接口,规范工作流程。
二、供应链管理工作流程
1、合格供应商选择:
依据供应商开发管理办法,做好供应商开发、管理、考核等工作,做到选择合适的供应商作为我们的合作伙伴;
2、供应商的管理:
依据供应商的管理办法要求,做好供应商的过程监督管理,确保其的服务水平不降低;
3、加强供应商的交流:
协同质量、生产、技术、研发等相关的人员,与供应商进行相关的工作沟通,明确沟通的目的,使达到双方能够明白互相的术语、质量要求等信息,从而使供应商能够更好的提供服务;
4、信息传达:
采取信息沟通单的方式,利用书面的语言,传递需求信息,减少避免口语沟通带来的歧义与误解;
5、任务准确性:
与供应商沟通时,应确保订单的准确性,建立供应商的信任度,可达到供应商主动备货的目标,从而可以缩短公司采购所需的时间;
6、质量反馈与提升:
当出现质量问题时,应及时反馈供应商,与供应商一道去解决出现的问题,并举一反三避免问题的再次出现,达到供应商的质量水平、管理水平的提升,从而使得供应商的配合度提升;