关于设备招标采购体系优化的征求意见.docx

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关于设备招标采购体系优化的征求意见

关于设备招标采购体系优化的意见

一、计划管理

1、计划的申报

存在的问题：

A、流程过于复杂。

B、计划申报后无反馈，部分备件始终无法回货。

C、计划申报随意性大，水分多。

D、存在重复报计划、多报、不按时报、报完不按时领用的现象。

E、部分物料与图纸名称不符。

F、计划申报集中度低。

G、计划源头控制不严，申报单位只对计划进行汇总，没有认真审核落实，机动部人员有限，也没有严格把关，导致大量不需采购和无效的计划进入采购流程。

H、系统内申报有10项的上限。

I、二级厂没有按专业申报计划，不利于专业组审核，计划申报时间、次数过于随意，计划申报应充分利用SAP系统，提供更多的信息给采购部门。

改进建议：

A、建议由技术员申报，分厂领导审批。

B、推行采购预算管理，对二级厂的设备材料消耗考核指标，均按采购预算价格由申报人估价，再由采购部核定预算价，以预算价申报该厂当月物料消耗量，超预算的自动限制计划申报。

C、加强计划管理，实行报计划人终身责任制。

D、修改物料描述与实物一致。

E、每月只申报一次。

F、月度计划应集中下达，其余时间为急件计划，加强对计划的采购时间和交货时间的管理和考核。

G、在采购计划单上增加技术要求一列，申报计划时一并提供技术文件。

相关经办可将技术文件保存好，在下次采购中继续使用。

取消通用标准件和有图纸备件的技术文件编制。

H、建议由自动增加功能。

I、要求严格按专业分类申报需求计划，恢复计划正常申报时间，限定申报次数，SAP系统创建采购申请时可以再文本框里提供相关补充信息比如简单的技术要求等。

2、计划的审批

存在的问题：

A、流程时间长

B、审批反馈信息不详细

C、只能报急件计划扰乱了正常计划，降低了计划的计划性

D、对无图、无型号、规格不全的未退计划

E、同一物料申报计划反复编写技术文件

F、SAP计划审批界面不能提供有关库存、消耗等数据，计划审批要走两条线，SAP系统没有发挥应有的作用

G、物料采购分组错误，在采购部与进出口部来回折腾，延误采购时间；技术资料和计划下发不同步。

H、专控产品审批环节太多，找人签字耗时。

I、部分审批人员的资质、水平不高，审批只是个象征。

改进建议：

A、缩短审批流程和时间。

B、在ERP上反馈审批信息。

C、恢复申报正常月度计划，在其他方式上加强管理。

D、对技术文件不全面的退计划。

E、尽快上SAP设备管理模块解决。

F、使用单位要明确是否进口件；技术资料与计划同时审批下达，同时建议以下情况可不提供技术文件：

标准件符合国家、行业或企业标准，且物料描述已包含型号、规格、材质等参数齐全、正确的。

且建议，不提供技术资料的备件请在ERP系统内新增一列，做标识，因为招标文件最终交招标办，需要从系统内导出“不需要提供技术资料”的纸质说明。

G、简化审批环节，对于消耗类专控产品不需要太多人签字。

H、成立相关专家组，由专家组共同审查，再由首席研究员或副总工程师级别人员审核。

二、技术管理

1、技术文件的编制

存在的问题：

A、无图的难以编制。

B、技术文件编制无统一格式，部分技术文件不能反映出基本需求。

C、编制时间滞后，采购计划和技术文件提交不同步。

D、技术文件编制不具体、不完整、不严谨。

E、招标的技术文件不完整；备件材料性价比基础数据缺失；制造厂或修复厂商产品与技术文件要求偏离现象是造成备件物质材料质量问题主要因素。

F、同一备件的技术文件和图纸部每次招标均要反复提供

改进建议：

A、对技术文件分级、分类管理，规定技术文件的编制部门（需求单位、管理部门、设计部门），并由专人负责。

B、加强设备信息和使用情况、技术、图纸资料等基础管理和招标技术文件管理；加大出现产品质量问题的供应商的处理力度，建立供应商差评等级机制。

C、采购部门建立备件技术文档库和图纸库，以后需提供时直接调用。

2、技术文件的审批

存在的问题：

A、大多数技术文件按行政审批，没有起到技术人员审批纠错的效果。

B、所有技术文件都需要机动部签字认可，机动部不可能对每台设备的技术性能都了解，往往流于形式。

改进建议：

A、确定有履责能力并具有相当专业技术职务人员审查。

B、技术文件应该由使用单位负责。

三、组批采购管理

1、计划组批

存在的问题：

A、采购业务部门和机动部共同组批导致组批不充分、效率低。

B、采购流程长，从接受计划到签订合同需反复流转5次。

C、批复环节太多，拖延时间，造成效率太低"。

D、同类型不同档次的备件组批在一起。

改进建议：

A、急件计划和普通计划分开组批。

B、由采购业务部门组批。

C、缩短组批流程和时间。

D、由具备一定专业知识和实际经验的人进行组批。

E、同类型备件按不同档次进行组批，分别推荐相应能力的供应商入围。

2、供应商的推荐：

存在的问题

A、为凑齐5家推荐单位，低档次供应商被推荐入围。

B、采购部一家推荐不是很全面。

C、应尽可能以厂家作为供应商，而不是经销商。

D、对于有实力的供应商因未满足成立年限不能入围。

E、供应商的选择范围小，许多信誉高、质量好的供应商我们并不知道。

F、门槛太低，为了达到招标条件不得不拉一些单位凑数，使得产品质量下降。

G、加大供应商的推荐范围，不要局限于“合格供应商”的怪圈。

H、扩大招标标的对外发布的范围，允许同类业绩又多又好的供应商进来。

改进建议：

A、建议由二级厂、职能部门、采购部共同推荐。

B、有代理权限的供应商放宽准入条件。

C、公司多与其它钢厂沟通，相互交换同类物品的供应商名单，以扩大选择范围。

四、招标管理

1、预审会议

存在的问题：

A、技术文件的审核工作重复进行。

改进建议：

A、建议对已经审核审批的技术文件不再预审。

B、合格和临时供应商名录内的单位预审会时不需再提供资质。

C、建议取消预审会。

2、评标方法

存在的问题：

A、没有明确评标方法。

B、最低价中标不合理。

C、“低价中标”，不考虑品牌质量只考虑价格，实际上大大增加了维护成本。

改进建议：

A、在招标文件中明确评标方法。

B、主管部门制定评标的标准流程。

C、按技术与商务分开评标。

D、综合考虑性价比中标。

E、考虑性价比，特别是一些关键设备。

F、适当提高参评人员待遇，提高参评人员的积极性和责任心。

3、评委及工作人员配置

存在的问题：

A、人员变动后更新不及时。

B、管理设备的技术员未全数进入评委库。

C、二级单位的技术人员要参与备件采购的所有环节，占用了较多的在现场时间。

D、评委的选取和工作情况不了解,事前事后信息不灵通。

改进建议：

A、建议半年更新一次，并扩充人员。

B、以后标准件、材料等的采购最好不要求现场技术人员参加。

C、工作人员应将每次招评标的评委配置情况与相应各二级单位建立信息沟通渠道,各二级单位应集中进行管理。

4、评委抽取合理性

存在的问题：

A、没有针对性，随机性太强。

改进建议：

A、抽取评委时应专业对口。

五、合同管理

1、技术协议的签订

存在的问题：

A、部分单位因人员变更，没有授权人签订技术协议

B、3天时间有些不带合同章的单位做不到

C、系统内采购过的相同物料，如果没有特别要求说明，技术协议应不需要重复签订。

D、技术协议签订后,没有向相应二级单位进行通报,二级单位没有建档。

改进建议：

A、及时补充、更新授权人。

B、建议将签订时限改为1周。

C、规范技术协议签订流程。

D、二级单位备件计划员应主动及时掌握招投标情况,特别需要关注没有能够完成招投标备件的采购工作,并反馈给相应的技术员,以便做好应对工作。

2、商务合同的签订。

存在的问题：

A、4天签合同有些不带合同章的单位做不到。

改进建议：

A、放宽中标后的商务合同签订时限，并规定中标通知书送达的流程和期限。

B、建议将签订时限改为1周。

3、合同的执行

存在的问题：

A、经常不按时交货。

B、货物有时与技术文件要求有偏差。

C、涟钢不办理出库，供应商签订合同后不生产。

改进建议：

A、需加大延期交货处理力度。

B、签订合同时将技术文件一同纳入合同。

C、用出库单代替催货函。

六、质量管理

1、质量（数量）验收

存在的问题：

A、验收流于形式。

B、进出口备件提供报关单：

有些只能由产品国内总代理或生产厂国内办事处等签订合同的，由于量小或海关归类等原因无法提供，造成备件无法通过检验，影响生产单位领用，建议可由供货商出具证明。

C、有些设备特别是电气设备外观良好，仓库又不具备试运行的条件，上线后发现问题可能库存时间过长已过质保期。

改进建议：

A、建议公司成立专门的验收队伍。

B、加强质量管理，对于某些在使用前或短时间内无法准确判断的物品，实行延期考核，延期付款，提高质量保证金额度。

2、质量信息的反馈

存在的问题：

A、没有建立收集、反馈和对应的流程、制度，导致处理时依据不足。

改进建议：

A、对已出库并投入运行的供货产品建立质量性能定期反馈与评价制度和流程。

B、备件到货后（特别是改进型备件）仓储部与二级单位及时沟通，在保质期内，尽快试用。

3、质量异议的处理

存在的问题：

A、处理力度偏轻。

B、处理不及时，无法招厂家的申报后无处理。

C、质量异议没有和采购商务经办挂钩。

改进建议：

A、加大处理力度。

B、建议出现质量异议要同采购商务经办绩效工资挂钩。

七、供应商管理

1、供应商的评价

存在的问题：

A、流于形式。

B、供应商评价打分中资质、规模、等级的权重太大。

C、缺乏现场使用数据。

D、对新的供应商缺乏了解和考察。

改进建议：

A、重新修订供应商评价细则，提高可操作性。

B、使用单位按月提供使用情况数据，或增加二级厂参与评价的权限。

C、入围供应商统一归口由采购部门推荐、申报审批，计划申报单位不得指定供应商或入围单位，采购部门需对入围供应商进行考察或组织技术交流。

2、供应商的引入和淘汰

存在的问题：

A、淘汰力度不够。

B、供应商审批时间过长，反馈不及时。

C、供应商的淘汰、升级和降级缺少标准，没有一贯化操作。

D、引入或者淘汰供货商没有采纳二级单位意见。

E、供应商准入的门槛太低，仅有注册资金、注册年限，远远不够控制不合格供应商的进入。

质量很差，价格极低的供应商淘汰较少。

F、有的供应商淘汰又进来了。

改进建议：

A、建议处理淘汰每年超过3次质量异议的单位。

B、设置供应商审批时间，对供应商的淘汰、升级和降级建立操作标准与流程。

C、引入或淘汰供应商采纳二级单位合理意见。

D、增加供应商近几年在相关同类型钢厂的业绩报告及资信情况；采购部门有针对性的组织二级厂及相关职能部门对中标后的供应商进行实地考察。

E、直供供应商的引入首先其产品在二级单位使用合格后方可引入，供应商的淘汰应该严格执行。

3、供应商分级管理

存在的问题：

A、分级制度只规定了合格和临时两个级别，对不同级别的业务控制和管理上基本没区别。

改进建议：

A、由公司组织相关人员一起评定供应商级别。

B、与柳钢、韶钢等供应商管理较完善的同类钢厂对标，完善管理制度。

C、严格限制供应商跨类别供货。

D、供应商评价、准入应按照产品的用途、类型进行细分，不是目前简单的设备、电仪、修复等进行分类。

八、其他存在