如何起草好公文.docx
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如何起草好公文
如何起草好公文
——在全市党委办公室系统公文处理培训班上的讲座
公文起草是公文形成的第一步，是公文处理工作的“始发站”，具有很强的政治性和业务性。
这方面的内容很多，简要介绍五点（即步骤、方式、准备、要求、修改）。
一、公文起草的步骤（5）
1、准备；2、写作；3、修改；4、报批；5、校核（大家都清楚，不再细讲。
）
二、公文起草的方式（5）
1、办公室起草。
公文起草是办公室的一项重要任务和经常性工作，是为党委领导工作服务的一个重要方面。
主要有4个特点：
一是内容广的广泛性，综合性强，涉及党委工作的各个方面；二是文种的多样性，从重要批示性文件到简单事务性文件，从上行文到下行文，从讲话稿到信函等，都要去办；三是时限紧迫性，往往比较仓促，有些文稿说要就要；四是影响的全局性，一些重要公文和紧急公文，常常事关全局，影响全面，牵一发而动全身。
办公室起草公文，其有利条件是靠近领导，了解领导意图和全局情况；不利条件是对某些方面或专业性问题不够熟悉，有些紧急公文常常缺少较为充裕的调研和准备时间。
所以，工作中要注意扬长避短。
2、部门起草。
即部门主管范围内的工作需要党委办公室行文时，由部门代为拟稿。
也就是站在全局的高度和党委政府的角度起草本部门的工作文稿。
这是部门应尽的职责和义务。
优势是：
情况较熟，研究较深，较易抓住问题的要害，提出可行的解决办法。
不足的是有时带有局限性，容易强调本部门工作的重要，而对其它方面的问题照顾不够，或者站不到全局应有的高度。
3、联合起草。
部门主管范围内的工作需要党委办公室行文，涉及两个以上部门时，由一个主管部门牵头，相关部门参与共同起草。
优势是力量充足，各显其能；缺点是不易衔接整合，有时难免堆砌拼列，出现几张皮。
4、组成起草小组起草。
起草特别重要的公文用此形式。
如党代会报告等。
如十六、十七大报告，由胡锦涛同志任起草组组长，组织各路好手，历时一年多时间，做了大量艰苦细致的调查研究、起草修改工作，拿出了高质量的报告，体现全党的意志、代表了全国各族人民的愿望，成为我党在新世纪新阶段的政治宣言和行动纲领。
省市及县市区党代会报告，一般都采取起草组的方式。
5、领导亲自起草或主持起草。
这有助于加强领导工作和保证公文质量。
写作，历来被认为是“经国之大业，不朽之盛事”。
古今中外，很多政治家都高度重视自身的文字修养。
唐代公文有严格的“职述”和“代拟”规定。
“职述”就是担任某种职务的官员，必须亲自动手撰写与其职务相称的公文，不得假手他人，如有违例，轻则贬官，重则治罪。
毛泽东同志更是亲拟公文的高手，无论战争年代还是建设时期，亲拟公文都成为领导艺术和超凡能力的标志之一。
如湖南农民运动的考察报告、纪念白求恩、为人民服务、愚公移山老三篇、中原我军占领南阳等，脍炙人口，不胜枚举。
在以科学、法治、人本为主要特征的现代社会，写作更是一项高素质领导干部不可或缺的能力。
小平同志这样说过：
“实现领导最广泛的方法是用笔杆子。
用笔写出传播就广，而且经过写，思想就提炼了，比较周密。
所以用笔领导是领导的主要方法。
”中央指出：
“各级领导干部亲自动手起草重要文件，这不是技术性的问题，而是领导工作中的原则性的问题。
现在重申这一原则，是在新的历史条件下提高党的各级领导干部的认识能力和领导能力，改善和加强对社会主义现代化建设各项事业领导的一项重要措施。
”可见领导同志亲自起草公文，既十分重要，又无可替代。
在这一过程中，办公室和有关部门要积极做好服务工作。
三、公文起草的准备工作（3）
1。
明确发文目的。
定位不准，累死三军。
作为领导要交待清楚，作为撰稿人要问清楚起草公文的目的，即主题或叫主旨。
如公文的基本观点是什么？
需要解决的主要问题是什么？
发文的依据是什么？
发文的范围有多大等等。
做到任务明确、方向清晰，防止在主要观点和内容上偏离要求。
2。
认真领会领导意图。
领导交待任务和意图，往往是原则性的指点，只能是粗线条的轮廓，因而，起草人还要进一步开动脑筋、周密思考，深刻领会领导交待的精神实质，融会贯通，使领导交待的意图深入化、具体化和条理化，进而变成自己的思想，用自己的语言表达出来。
有句话说得好：
“领会上头，摸清下头，两头一碰，才有写头”。
举例原秘书长交办向尹应哲学习的决定：
坚强如钢、执法如山、清廉如水、求知如渴。
（司法为民、任劳任怨、克己奉公）
3。
收集整理有关材料。
常言道：
巧妇难为无米之饮。
公文起草更是如此，来不得半点杜撰和假想。
要通过查阅资料、调查研究，收集有关情况、事例、问题、经验和数据等材料，通过有关材料表现公文的思想观点。
另外，要注意平时的积累。
（1）要多看多记，养成勤奋读书、阅报、看文件、记笔记和思考的好习惯，对一些重要文件的关键段落要能够背诵，对文件格式和主要公文的写作特点要熟烂于心。
只有厚积薄发，任务来时才能不慌不忙，一挥而就。
汉字约有6万字，常用的只有3000多字，一些词语、成语要常读读、看看，用时才会信手拈来。
人脑不怕用，就怕空。
其记忆力的容量是无比巨大的，相当于全世界图书馆的信息储存总量，是数字计算机的100万倍。
只要用心，积累大量的语言材料丝毫没有问题。
（2）要建立资料库，常言道好记性不如赖笔头，如电子资料库，公文处理重要范文，如对省汇报、工作总结、述职报告、节假日通知等，平时都分门别类，储存于电脑，用时随手拈来，非常方便。
大家都知道，市委办公室对中层以上干部提出的目标要求有三条：
一是政策水平达到同级服务对象所要求的水平；二是政治理论水平达到同级党校讲师以上的水平；三是对全局情况了解和掌握程度达到同级综合部门的水平。
要达到这个要求，不勤奋学习，不认真钻研，不积累大量的知识，那肯定是不行的。
四、公文起草的基本要求（9）
1。
公文起草要符合党和国家的路线、方针政策和法律法规。
这是首先要遵循的原则，也是在公文起草中贯彻讲政治的要求，同党中央保持高度一致的问题，也叫首要原则。
党和国家的路线、方针、政策和法律、法规，是我们进行各项工作的依据和准绳，也是起草公文的依据和准绳。
如果制发的公文不符合党和国家的路线、方针、政策和法律、法规，那就会造成严重的后果。
公文的政治性首先体现于此，出了政治问题就是重大问题，这是毫无疑问的。
办文人员一定要把握政策规定，要有政治头脑，有政策水平，特别是对一些敏感问题、带有倾向性的问题，要有自己正确的主见，不能人云亦云、随波逐流。
2。
要符合上级机关的有关指示、规定
下级服从上级，全党服从中央，是我们党的民主集中制原则。
公文起草工作中也必须贯彻这一原则，各级机关起草的公文必须符合各自上级机关的有关指示，而不能脱离或违背上级机关的指示。
一般来说，上级机关比本机关更为熟悉党和国家的方针政策，更能把握全局，因而它的指示对下级机关具有较强的针对性。
所以，各地、各部门起草公文，不但需要研究党和国家的有关政策，法规，而且还要了解研究自己上级机关的有关指示，并同本地、本部门的实际结合起来。
（举例公文处理中对拿不准的一定要发文依据，彭雪枫纪念馆扩建问题）
3。
要同现行有关公文相衔接
一是在同一个问题上，各有关公文不能相互矛盾，以免执行者无所适从。
《条例》规定，“部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文”，就是为了防止相关公文之间发生“打架”。
（如2001年关于乡镇财政归属管理问题。
）二是当根据新的情况需要对现行公文的有关规定作出某些改变时，就制发的公文要以适当形式有所交待、说明。
（如一律以……为准之类。
）
4。
要完整、准确地体现机关和领导同志的意图
行文目的决定于行政目的，而行政目的决定于机关和领导同志的意图。
如果公文没有明确意图，缺乏个性，内涵不清，就成了“空文”。
这样的公文还有什么实际意义呢？
它甚至会给正常工作带来干扰。
在起草公文时，有人总感到提笔难以下手，说起来就是思想盲目，不知谁云、对谁云、为何云、云什么，其原因就是没有准确把握发文机关和领导同志的意图。
因此，在动笔写作之前要准确把握发文机关对某事物的基本态度，抓住要义，对于提倡什么，限制什么，支持什么，反对什么，一定要旗帜鲜明；对于必须怎样做，不能怎样做，出现何种情况怎么办，一定要明确具体，不能含糊不清，模棱两可，也不能一味宣讲道理谈原则。
这里需要强调的是行文意图绝不是个人意图，公文姓“公”不姓“私”，有的公文以领导人署名发出，但并不是领导人以私人身份，而是以机关代表的身份行文，体现的是发文机关领导集体的意图。
公文起草人必须切实注意，要“出以公心”，绝不能凭个人好恶在公文中掺杂个人感情及小集团的私利，不能主动地把自己的想法当成机关的意图。
要仔细了解和听取领导的意见和要求，学会“换位思考”，“不在其位，学谋其政”，从领导角度和工作大局来认识形势、分析问题、提出对策。
5。
要全面、准确地反映客观实际情况
关键是突出“三性”，即全面性、准确性、客观性。
所谓全面性，就是对反映情况的“量”的方面的要求。
即要包括事物的各个方面和各个部分的情况（现状、历史、发展趋势等等），不能以偏概全，也不能报喜不报忧。
所谓准确性，就是对反映情况的“质”的方面的要求。
就是反映的应是体现事物的实质和规律性的情况，而不只是某些表面现象，更不能是虚假情况。
所谓客观性，就是反映的是客观存在的实际情况，而不是主观臆造或故意编造的东西。
不能搞“科学幻想”或“文学创作”，随意修饰，笔下生花。
只有全面、准确、客观地反映实际情况，才能对问题作出正确结论，找到解决问题的有效办法，公文才有说服力，才能够发挥应有作用。
6。
提出的政策、措施要切实可行
这是公文的核心问题，必须慎重对待。
因为发公文总是为了解决一定的问题，所以公文中有关解决问题的政策、措施，就很自然地成为公文的主体和关键所在。
具体政策、措施归纳起来，基本上是两类。
一是属于行为规范方面的，主要是指：
什么事，要怎样做，不能怎样做，违反了怎么办等。
二是属于物质条件方面的，主要是解决人、财、物的问题。
解决问题离开必要的政策、措施是空谈，空谈是要误国的。
但如果提出的政策、措施要求过高，也难以实现。
所以公文中提出的政策、措施一定要切实可行，办不到的不要说、不要提，否则会出现麻烦。
7。
表述要准确严密
怎么样做到“表述要准确严密”呢？
主要须把握5点：
一是观点明确。
主题要鲜明突出，提出的各种主张、意见、要求、措施等，都要清楚明白。
二是条理清晰。
公文中涉及事项多、内容较复杂时，要按照逻辑关系分成若干部分，依次进行表述。
不要搞成一团乱麻。
三是内容充实。
不仅要有明确的观点，还要有丰富的材料和充分的论据。
以增强说服力，使人不仅知其然，而且知其所以然。
四是结构严谨。
这里说的结构，指的是公文内容上各个部分的安排问题。
公文的结构，包括如何开头和结尾，怎样安排层次和段落，以及如何进行过渡和照应等。
（1）公文的开头以朴实、平直、开门见山为特色，结尾以自然果决为特色。
（2）公文的过渡即由一层意思转到另一层意思，由总述到分述或由分述到总述，由叙述到议论或由议论到叙述，都需要采用适当的过渡形式。
根据情况，可以用过渡词过渡，如：
“综上所述”、“由此可见”等；可以用过渡句子过渡，如“现将有关情况报告如下”等；有时也可以用过渡落过渡。
通过过渡承上启下，使文意流畅自然。
（3）公文的照应，指的主要是公文内部相互衬托、呼应，如开头与结尾相照应，题目与正文相照应等，以此加强公文各部分的联系性，增强表达效果。
总之，公文的结构安排是一个重要问题。
比方做衣服，没有衣料不行，但有了衣料，剪裁不好也不行，甚至会把衣料给毁掉了。
起草公文也一样，即使有了必要的材料，如果结构安排不好，仍然写不出好的文稿来。
这一点要引起重视。
公文开头、结尾和中间各层次、各部分要安排有序，严密紧凑，使全文形成一个有机的整体。
公文结构安排的原则大致两点：
（1）联系性和层次性。
即一篇公文的各个部分或段落之间，应当按照它们内容上是否属于同一层次进行安排，不要把没有联系和属于不同层次的内容并列在一起论述。
否则就会造成条理还不清、层次混乱。
如公文拟制与起草工作就不能并列论述。
（2）专一性和完整性。
即公文的每个部分或段落内部，应保持有关内容的专一和完整。
就是既不要把不同内容的拉到同一部分或段落里来，也不要把同一内容的分散到不同的部分工落中去。
如有的报告，前边部分已讲了成绩，后边讲经验时又讲成绩，不必要的重复，造成结构的不严谨。
五是表述准确。
要用最准确的语言、最精炼的文字来表达本机关的意图，观点、论述都要客观准确。
防止疏忽漏误，避免发生歧义，尤其涉及政策性较强的公文，更要注意这个问题，防止读者误解，在政策执行中产生混乱，造成政治、经济上不必要的损失。
因此在表达手段上，主要用叙述、说明、议论，不得使用含糊不清的概念，不得使用模棱两可的双关语，一般情况下不使用描写、夸张、比喻、讽刺、虚拟、幽默等修饰方法。
8。
要注意行文关系和行文方式，合理使用文种
行文关系有三种：
一是上下级之间领导与被领导的关系；二是上下级之间业务指导与被指导的关系；三是平行机关或不相隶属机关之间的关系。
与上述行文关系相联系，根据不同的行文对象和工作需要，可以采取不同的行文方式：
即上行文、下行文、平行文、联合行文及受双重领导的机关的行文。
文种格式和规范既是公文的“包装”，又是公文的规矩。
如何选择使用适当的文种格式是机关文字工作中常常遇到的问题。
许多同志在文种的选定上不很清楚，这样在无形之中弱化了行文目的和中心思想的表达效果，也给工作带来了不便，影响了公文的严肃性、准确性。
因此正确选择文种格式是机关文字工作的基本要求。
日常工作中，我们常常遇到一些公文文种格式和规范错误（大都是对文种的用途、使用资格、行文特点及其效力认识不清，概念混淆，选用原则掌握不好所致）。
一是规范文种中常有“报告”与“请示”两者混淆。
在运用“报告”与“请示”两种规范性公文文种时，应注意两者的区别。
一般来讲，“报告”与“请示”有两个共同点、四个不同点。
共同点是：
（１）方向同，两者都是上行公文，即由下级向上级行文。
（２）目的同，两者都是用于反映情况。
其不同点是（１）回应不同，“报告送达上级后，上级可给予批复，也可以不批复。
但“请示”必须给予批复或答复。
（２）时间不同，“报告”的发送时间可以在事情办理或发生之前，也可以在办理之后。
但“请示”必须在事情办理之前。
（３）项数不同，“报告”可以同时报告若干情况或事。
但“请示”必须一事一文，否则由于上级分管的部门不同，多事一文无法办理或答复（用于口头汇报用的汇报稿例外，但事后必须正式行文。
）。
（４）对象不同，“报告”可以向上级主管部门行文，也可向上级领导人或非主管部门报告，但“请示”必须向上级直接主管部门行文。
总之，报告和请示是明显不同的。
千万不能混为一谈。
否则就会延时误事出问题。
（如南阳“清官祠”事件。
其他原因不讲和办公厅（室）工作不到位是有直接关系的。
南阳市委、市政府转发卧龙区的一个报告，里面加杂请示事项。
秘书部门按照办文规定，把此件作为一般性报告分送给了领导，致使没有一个领导批示，酿成重大政治事件，教训十分深刻）。
规范性公文应用中，还存在“决议”与“决定”、“通告”与“公告”、“函”与非规范公文“便函”等概念不清，使用混淆的问题。
二是非规范文种中常有“讲话”与“发言”两者混淆。
“讲话”与“发言”属于两者相近的非正式公文，既有相似之处，也有较大区别。
在机关中也常见把两者混淆起来的情况。
两者相比，有３个相同点，有４个不同点。
相同之处：
（１）两者都是口头表达的附属文字材料，有口语的思维和逻辑表达方式。
（２）其使用都是在公开或一定范围的公开会场上发表。
（３）在同一个会议上两者都对同一对象围绕一个共同的主题。
其不同点：
（１）“讲话”是属于会议上领导者使用的体裁，而“发言”则是属于被领导或其他非领导人使用的体裁。
（２）“讲话”体现会议的中心思想，一定意义上讲是总体性的，而“发言”体现的是局部性的。
（３）“讲话”有下行文的许多特征，“发言”则有平行文和上行文的特征。
特征不同，因而两者使用的语气也就不同。
（４）体现主题的则重点不同。
“讲话”一般用于对一个事情讲应当做什么，如何去做；而“发言”一般常用于介绍现有的客观情况和工作情况，今后怎样具体做得更好。
三是法定规范性公文常有的标题错误。
公文标题由三部分组成，即由“机关规范简称、事由（主要内容）和文种”三要素组成。
常见错误有：
（１）不分条件省略机关名称。
一些内容重要的决定、公告、通知等文种，不可省略机关名称。
（２）事由概括不清，题意不鲜明，有的省略不当，产生歧义。
（３）自造文种，用“意见”、“安排”、“规划”、“情况”、“汇报”等非规范文件名称直接当做法定规范性文件的文种。
（４）书名号使用不当。
除法律法规性文件名称外，其它文件名称在公文标题中不用书名号，也不用其它标点符号。
但是违反这种规范的错误较为常见，如《关于转发〈×××××通知〉的通知》，就属这种类型。
五是落款、时间、编号等规范错误。
例如，单位名称落款和时间落款错误。
单位落款错误常出现在正式格式公文之中，也就是常见的红头文件中。
有许多同志起草法定公文时，都在题目上写明单位全称，还要把本单位的全名称落在最后一页的右下方，然后再注明时间，最后再加盖机关公章。
一般的来讲，只要文头已注明单位文件或单位名称的，文件的内容除非十分严肃、庄重，正文最后就不必再落款，直接加盖公章即可。
六是报、送文的概念和要求把握不准，确定不当。
应注意区别开主送、发送，抄送、抄报有什么不同。
（１）主送，公文的主送单位即该公文的主要受理单位，一般在公文正文之首，即抬头称谓。
按照格式规定，在文首不写抬头称谓的公文，如命令、决定等等，主送单位放在文尾。
“主送”放在文尾时，习惯上使用“发送”或“发”，也可写“主送”。
“主送”与“发送”无实质性区别。
（２）抄送，在向主送单位发文的同时，向不相隶属的有关单位发文，称抄送。
抄送有三种情况：
一是上行文抄送有关业务主管机关，二是下行文抄不相隶属机关，三是向受双重领导的下级机关行文抄送该下级机关的另一上级机关。
（３）抄报，向非主送的上级机关发文称抄报。
抄报有两种情况：
一是下行文需报请上级了解掌握的公文，二是受双重领导的单位向一上级机关行文的同时向另一非主报机关行文时用抄报。
（４）报送书写的顺序是先报后送。
9。
文字要精确、简练、朴实、庄重和规范
公文的思想内容，经过一系列组织安排，最后都要通过语言表达出来。
要确保公文质量，一定要重视语言的提炼，在文字方面狠下功夫。
一是要精确。
遣词造句要恰当、周密、明确，尽量少使用基本、几乎、不少、绝大多数等模精语言，做到观点鲜明、是非清楚、褒贬分明、扬弃适度。
如毛泽东同志在1949年4月21日撰写的《向全国进军的命令》一文中写道：
“奋勇前进，坚决、彻底、干净、全部地歼灭中国境内一切敢于抵抗的国民党反动派。
”这里用了四个词来修饰“歼灭”这个动词。
“坚决”表达了歼敌的决心；“彻底”表达了歼敌的程度；“干净”表达了歼敌的的标准；“全部”表达了歼敌的范围。
四个词表达了歼敌的全部意义，用法贴切完整，读来气势恢宏，语气坚定，令人振奋，由此可见主席练字功夫之深。
公文的语言有自身的特殊要求，而且其自身的语体要求比较明显，如同样是表现不允许的意思，“不得”、“不准”、“严禁”存在着明显的差别，语气的轻重也不相同，必须将它们细加区分。
同时，公文的语言要考虑到文体、文体的服务对象、含义等的多重影响，要使语言所表达的意思准确、全面、不留漏洞。
如有的教育部门在下达关于加强校园秩序管理的通告的时候，有“上课期间不准学生在校园走动”的句子，这一句子在表意上是存在严重问题的，试想，如果学生在体育课上不走动，那么体育课又如何锻炼学生的运动技能呢?
所以，不能随意、乱用词汇，诸如“上课不许说话”、“不该收的礼坚决不收”之类，还有“对发现使用上述无效证件者，请扣留交我局”。
这里，到底扣留谁，是扣留“发现者”还是“使用者”，由于语言表述有问题，则使这里闹出了笑话，其实只须将句中的“对”字去掉即可。
二是要简练。
开门见山，简明扼要，别拖泥带水。
要大力提倡写短文，在“文字精炼”、“篇幅短小”上下功夫，努力用最少的文字表达尽可能多的意思。
山不在高，有仙则名。
言不在多，达意则灵。
要语不烦，字字珠玑，简练有力，自然使人愉悦；冗词赘语，唠唠叨叨，不得要领，怎不令人生烦？
文学大师林语堂说：
“绅士的演说应该象女人穿的迷你裙，越短越好。
”为文者大多倡导、力求精简，多数人都是喜短不喜长的。
古今中外，概莫属外。
先说古代——明朝初年刑部尚书茹太素向洪武皇帝朱元璋奏事，写了一万七千字。
朱元璋叫中书郎王敏读给他听，读到过半还未谈到正题，朱皇帝龙颜大怒，训斥并让人狠揍了他一顿。
第二天又叫人接着读，读到最后的五百字才知道他要讲的正事。
这就是说前面一万六千五百字全是废话。
此后，下令，凡上书者均照后五百字的格式来写，违者论罪。
此事载于明史，绝非虚构。
贾岛、韩愈“鸟宿池边树，僧敲月下门”的“推敲”故事，也已成为精心琢磨用字的典故。
大家琢磨一下“推敲”二字：
一个是孤寂之意，一个是幽静之美；一个是莽撞闯入，一个是礼貌拜访；一个是音节阻滞，一个是音节响亮，给人的感觉绝对是不一样的。
杜甫有个名句“朱门酒肉臭，路有冻死骨”，两句10字，就把阶级矛盾深刻地揭露出来了。
诗仙李白《早发白帝城》中云“两岸猿声啼不住，轻舟已过万重山”，两句14个字，就把三峡两岸崇山峻岭的秀美景色、长江的急流及个人的心情都写出来了。
荆轲《易水歌》仅两句（风萧萧兮易水寒，壮士一去兮不复还！
），陈子昂《登幽州台歌》仅有四句（前不见古人，后不见来者。
念天地之悠悠，独怆然而涕下。
），但都壮怀激烈，语短意长。
苏辙作《六国论》，总结六国灭亡的教训，也仅用了600来字。
所以，炼字就是要删繁就简，选词就是要有高度概括性，这样才能做到简炼。
以上说了这么多，无意让大家都去当诗人、骚客，而只是想说明一词一语如果用得好、炼得精，往往会使全篇生辉。
公文语言虽不能如文学作品那样“为求一字稳，耐得半宵寒”、“两句三年得，一吟双泪流”，达到“语不惊人死不休”的地步，但也要严格锤炼，惜墨如金，努力做到“一字入公文，九牛拉不出”，必须有的内容一个字不能少，无关的内容半个字不能多。
再说当代——现在国际上通行领导者人站着讲话，为什么？
就是让人讲得少一些、短一些、精一些，不讲废话。
周总理四届人大会议的报告，因总理身体有恙，毛主席指定小平同志负责组织起草，要求不超过5000字，小平同志认真照办。
5000字不也很管用吗？
党的十五大报告中的第一部分“世纪之交的回顾与展望”，只用了四个自然段，通过“三个伟人”、“三次巨变”的高度概括，便把自鸦片战争以来中国一个半世纪的社会历史进程简述得十分清楚，极富内涵。
党的十六大报告通过八个成就、十条经验，便把十五大以来的五年及江总书记在位的13年的工作总结得一清二楚。
在起草十六大报告时，江泽民同志强调，是政治报告，要抓住重点，切中要害，讲大的方针、政策和原则，要下决心精简文字。
有人提出对13年的成就的评价应有分量，建议用“几个最”，有人提出用“几个新”。
起草组经过认真斟酌，用“三个时期”（即：
综合国力大幅度跃升、人民得到实惠最多的时期，社会长期保持安定团结、政通人和的时期，国际影响显著扩大、民族凝聚力极大增强的时期。
）对13年的历程作出恰如其分的评价。
十六大报告还把全面建设小康社会概括为６个“更加”（经济更加发展、民主更加健全、科教更加进步、文化更加繁荣、社会更加和谐、人民生活更加殷实），６句话３６个字，就描绘出一幅新世纪前２０年宏伟蓝图，可以说是公文“要言不繁”的典范。
三说国外——能文者惜墨，善辩者寡言。
国外也这么认为。
恩格斯在马克思墓前的演说只有1260字；列宁在马克思、恩格斯纪念碑揭幕典礼上的讲话只有552字；斯大林在1941年7月3日发表的反对法西斯德国入侵的重要广播演说只有3800字；罗斯福的总统就职演说仅有985字；最短的总统就职演说是1793年华盛顿的演说，仅135字；林肯著名的葛提斯堡演说只有10个句子。
他的演讲重点突出，一气呵成，仅600多
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