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【word】公文处理单规范签批和办理示例

公文处理单规范签批和办理示例

文/姜树林

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公文处理单规范签批和办理示例

办公室在收到上级或是下级发

来的文件后,文书人员要按规定填

写《公文处理单》,然后将文件和公

文处理单一起送给办公室主任批办.

文件经办公室批办后,送相关部门或

是有关领导具体办理.在日常公文处

理中,由于一些领导和经办人员缺乏

规范意识,经常会出现在公文处理单

上不规范签批,签注及不规范办理问

题,主要表现为以下几方面:

称谓避免口语化.在公文处理

单上签批意见属于书面语言,应该

严谨和完整,特别要避力求准确

免使用口语化的语言.

口语化语言一般表现在对人的

称谓上.比如,平时人们见到某某

副部长时,习惯上都尊称其为某某

部长,很少有人称其为某某副部长.

然而,一些部门领导在公文上签批

时也像平时那样随意,经常使用一

些口语化的称谓.如:

赵部长让钱

副部长办理某事,签批时写为:

”请

钱部办”或”请钱部长办理”.这样

的签批既不准确也不严肃.

规范的签批应该是:

”请钱副部

长办理”.

一

些领导签批意见时用语过于

生硬,让人看了非常不舒服.比如:

部长让部室内的同志办理某事,签批

时直呼其名.”请孙晓亮办”,”请老

张,小李办”.用这种语气,平时说

话可以,因为大家在一起共事多年,

彼此互相熟悉,关系很融洽,直呼其

名地让部内的同志去做事,大家一般

不会计较.但是如果写在纸上,看了

就感觉很别扭,很不舒服.另外,又

不能把平日里大家见面的一些客套

话,或是一些尊称,写到公文处理单

上.比如:

”请李姐办”,”请张姨主

办,王爷配合”等等.

规范的写法应该是:

”请晓亮同

志办理”,或者也可以称呼其技术职

称,如:

”请王工程师办理”.

签批意见要明确.部室领导让

部室的同志办理某事,签批意见不

能含糊不清,模棱两可,让人不知

如何去做.

例如:

某部室收到下属单位呈

报的《关于新建XX产品储存货场

的请示》,部长签批给副部长去办

理.起初签批意见为”请李副部长阅

办”.如此签批就没有讲明此事应该

本着什么原则去办,是同意还是不

同意,办理的具体要求是什么?

这

样的签批意见就属于态度不明,含

糊不清.而李副部长看到部长签批

的意见后,也不知部长到底是什么

意见,只得再次请示.后来部长又

重新进行了签批.

新的签批意见为:

请李副部长

组织相关部室现场考察,如情况属

实,可同意立项.请晓亮同志按程

序下达工程立项投资计划,请李副

部长通知x×厂按程序组织施工,

并要求该厂在冬季前建成货场.工

程完成后,甫我部牵头组织相关部

室进行工程验收.

新的签批意见既有原则又具可

操作性,承办者也清楚明了,并能

按照领导的要求努力去把事情办好.

按先后次序送文.文件经部室

领导签署意见后,内勤人员要及时

将文件送给承办人.送文的先后次

序应严格按领导签批的意见.在签

署意见里,已明确有主办人的,文

件要先送给主办人,然后再送给协

办人.有些内勤人员认为,谁先谁

后无所谓,早晚都要看到,所以不

管是主办还是协办,先看到谁就给

谁.在签署意见里,有些承办部室

虽然提出了部室意见,但需要经公

司领导阅示同意后才可以实施,这

种情况,内勤人员一定要先把文件

送给公司领导阅示,待领导阅示同

意后,再把文件送给具体承办者.

对于需要传阅的文件,也要按照签

批的先后顺序传阅.

例如:

签批意见为:

请晓亮同

志主办此事,周雨同志配合.

此时文件要先送给晓亮同志

阅办.

签批意见为:

根据文件要求,

为做好公司稳定工作,拟召开会议

安排部署.

请吴副经理阅示.

请晓亮同志按领导要求提出进

一

步做好公司稳定工作的意见.

此文应该先送给吴副经理阅示,

只有吴副经理同意召开会议并签署

了意见后,才能再将文件送给晓亮

同志具体力,理.

事项办理后要有记述.承办者

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|彝公耋璺L备4:

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按领导签批意见完成事项办理后,

要在公文处理单上简要签注事项办

理情况及办理结果,目的是以文字

的形式予以记载备查.承办人在签

注办理结果时,要与领导签批的要

求相对应,不能领导说东你说西.

承办者一定不能图省事,或是认为

事项的办理过程和结果已经向领导

做过汇报,领导也知道了,因此在

公文处理单上写不写没有关系.

例如:

某部室收到下属×单

位呈报的《关于箱式变电站维修项

目的请示》,部长在公文处理单上签

批:

请郑副部长组织有关部门专业

人员到X×公司现场调研,根据调

研情况确定:

（1）此维修项目是否

属于技改项目;

（2）因今年技改项

目早在年初就已确定,能否定为明

年技改项目实施.

郑副部长收到此文件后在公文

处理单上只简单地签署”已阅”二

字.后来该部室的部长在签注办理

结果时也只简单地签注”已办理完

毕,请归卷”.这样的签注,只有这

个部室的部长和副部长知道这件事

的办理情况和结果,而对于其他人

来说,只看公文处理单根本就看不

出此事是如何办理的,其结果又是

如何?

这样的文件即使归档,也没

有实际意义,因为以后不论是谁调

档查阅也不会查到任何实质内容.

规范的签注应该是把逐一落实

部长意见的情况和办理结果都简要

地签注清楚.如:

（1）何日组织了

哪些部门人员到现场调研.

（2）通

过调研,实际情况如何?

（3）此维

修项目属于或不属于技改项目.（4）

可以定为或不能定为明年的技改项

目实施.

对请示事项要有明确回复.职

能部室在办理下属单位的请示事项

时,对文件中的所请之事,应在一

定期限内给以明确回复,同意还是

不同意,还是有其他意见,一定要

在公文处理单明确签署,绝不能对

下属单位所请之事不理不睬或是避

而不谈.有一些请示事项可能的确

很难办,需要经过调研后才能作出

决定,遇到这种情况时,在公文处

理单上也要签署”需调研后再提出

处理意见”,还要及时通知下属单

位,总之不能没有回复,或是等调

研结束后再给下属单位回复,那样

就会让下属单位等待的时间太长了,

一

是不符合文件办理时限的要求,

二是也会影响正常工作.

例如:

某部室收到下属××厂

呈报的《关于调结构促转变扭亏为

盈的请示》后,及时召开了专题会

议研究,提出了处理意见,并呈报

公司领导研究同意.然后在公文处

理单上签注了具体意见:

“××厂调结构,促转变,扭

亏为盈”的意见,已组织生产,设

备,人事,财务,销售,安全等专

业部室研究,并报请公司经理办公

会研究同意,公司领导要求××厂

要抓紧实施,特别要注重调整效果,

力争扭亏为盈,实现新突破.同时

要求相关部室做好配合,确保达到

预期效果.

请晓亮同志拟文正式批复.

请生产部,设备部,人事部,

财务部,销售部,安全部阅,并按领

导要求协助XX厂做好相关工作.

在处理单上,晓亮同志也按要

求签注了办理情况:

”已按要求于

×年×月X曰,以X××企字

【2010】30号文件回复××厂.”

相关部室负责人也都在处理单

上签注了阅处意见.

签注办理结果再归档.”办理

结果”是公文处理单上的最后一项

内容,此项内容由事项承办部门的

主要负责人签注,要求用简洁的文

字概述事项办理结果,以备日后查

找.在实际工作中,一些部室的负

责人对此没有足够重视,经常是不

填办理结果就把文件送到办公室归

档,或是只简单地签注:

”已办理,

请归档.”有的部室负责人还错误地

认为,文件是办公室批转的,办理

结果也应该由办公室负责签注.

例如:

某部室收到上级《关于

加强安全,环境污染事故风险控制

的通知》,×部长在公文处理单上签

批意见:

请晓亮同志将此通知转发各单

位,要求各单位结合实际认真做好

此项工作的落实.

请晓军,晓辉同志按照上级通

知要求检查督促各单位的落实情况,

并将公司落实情况上报主管部门.

请王副经理阅示.

王副经理签批意见是:

同意×部长意见,要对排查出

的隐患逐一落实整改措施,并做好

整改验收;同时完善应急预案并择

期组织好演练,确保安全稳定,环

保达标.

此文件事项办理完毕后,×部

长在”办理结果”栏里签注:

×年×月×日将文件转发各

单位,并提出具体要求.组成专业

小组每周对各单位进行督查,并对

整改问题进行了专项验收.×月×

曰已将公司落实情况呈报上级主管

部门.×月×日在××厂组织了

应急演练.

此文件事项已办理完毕,请

归档.

签注办理结果后,承办部室主

要负责人要签上姓名和时间.

（作者单位:

天津长芦海晶集团

有限公司总经办）