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《合同管理办法》

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合同管理办法

深金客服发[2012]55号

第一条目的和依据

为规范对外签约行为，防范和控制经营风险，加强各类合同的管理，维护深圳金融联客户服务中心（以下简称“客服中心”）的合法权益，依据国家相关法律法规，结合集团公司的相关制度要求，特修订本管理办法。

第二条适用范围

本管理办法适用于深圳市金融联客服中心总部及各分支机构。

第三条适用对象

本管理办法适用于除人事合同（劳动合同、实习协议）外的其他各类型合同及补充协议，包括业务、采购、投资、招聘、财务等。

第四条合同管理流程

1.合同管理流程包括：

合同准备、合同评审、合同签订、合同履行、合同变更与解除、合同管理监督、合同保管与查阅七个主要环节。

2.参与合同评审的各部门应当在收到合同之日起一个工作日之内完成评审工作。

3.合同管理流程中各环节主要工作、责任主体、主要文件、注意事项等，请参阅附件一《合同管理审核流程表和审批权限》（表1、表2）。

第五条合同订立

1.承办部门在经过调研、洽谈确立意向后，拟定有关书面文件，经业务、法务、财务人员审核后，报有签订权限领导审批订立。

合同审核内容及相关职责，请参阅附件二《合同管理相关人员审核内容及职责》。

2.以公司名义签订合同的，必须由公司法定代表人或授权委托人签字。

法定代表人或授权委托人签字时，须确认合同必要、合法、审核完备。

3.签订合同时，合同承办部门有义务对合同对方当事人的资质进行严格审查，应要求对方提供相应证照和资信证明，对相关证件的真实性、有效性认真进行审查、核实，并对其资信状况进行调查。

4.合同文本，尽可能采用公司统一格式的书面文本。

并记录、保存相关传真、电子数据等信息。

5.合同分为格式合同与非格式合同；对于非格式合同则按重大合同与一般合同区分管理，一般合同按公司权限审批要求规定执行（参见附件三《一般合同评审及用印申请表》）。

重大合同必须经集团公司法务审核，并最终上报董事长审批后方可签署（参见附件四《下属公司重大类合同评审表》）。

6.重大合同是指，合同内容包括以下条件之一的合同：

对外投资（包括股权投资、风险投资以及其他投资）、财务（贷款、借款、融资）、对外担保、委托理财、委托律师、标的高于公司注册资本的百分之十以上或标的超过100万元以上的合同（对于同一业务多次或分批签订合同的，则以累计计算合同总金额）。

以上重大合同如果需要进行招投标的，应当在招投标之前，按照重大合同的审批程序报集团审批完成后方可进行招投标工作。

7.一般合同是指，除上述重大合同之外的合同。

8.对于特殊的或难以判断是否属重大类的合同，在签订前向集团公司审计部咨询后，再执行相关合同审批流程。

第六条合同履行

1.合同承办部门应尽职维护合同的履行，确保合同实际履行过程及结果与合同条款相符。

2.对方当事人不履行或不全面、不适当履行合同时，承办部门应在法定或约定期限内以法定或约定方式向对方提出异议，并及时调查了解，采取有效措施，避免给公司造成经济损失。

相关情况应及时汇报有关部门和领导。

3.经办人员应本着协商解决的原则处理发生履约困难的合同，若协商不成则通过诉讼或仲裁方式解决。

第七条合同变更和解除

1.发生特殊情况而不能全面履行时，应及时与对方协商变更或解除合同。

“补充、变更或合同解除”协议书的审批程序，与合同订立审批程序保持一致。

合同的变更、解除或补充必须采用书面形式，其份数应与原合同份数一致，并尽快送达有关执行、财务等部门。

2.收到合同对方要求变更或解除合同的通知后，应在合同约定的要约答复期内做出明确的书面答复。

3.出现下列情形之一时，须提出变更或解除合同：

继续履行合同，将给公司造成更大的经济损失；由于公司关闭、停产、转产而确实无法履行；由于不可抗力或合同约定的免责条件发生，使合同无法履行；由于对方违约，使我方履行已无必要。

4.基于上述理由变更或解除合同，应尽快通知对方。

第八条合同纠纷处理

合同发生纠纷时，应首先采用协商、调解方式解决。

协商或调解能够达成一致时，应依合同签订程序签订书面协议。

　　协商或调解不能达成协议时，可依合同约定选择仲裁或诉讼方式解决纠纷。

第九条合同日常管理

公司综合管理部负责合同的日常管理，合同原件应统一交综合管理部保管，并建立合同管理台账，合同管理人员收到合同文本后，应及时在本公司的合同管理台账上记录。

合同台账应包括以下基本内容：

签约日期、合同编号、合同名称、双方名称、到期日期、承办部门、备注。

第十条对分支机构合同管理要求

1.各分支机构应明确合同管理部门，配备合同管理人员（专兼职合同管理员），执行本合同管理制度。

各分支机构应将合同管理人员名单报公司总部综合管理部备案。

2.各分支机构合同的签署必须遵循权限设置执行审批程序，不得私自签订合同。

若违反本规定私自签署合同，视情节严重性和公司利益受损情况，对相关人员进行绩效处罚、纪律处罚，并追究相关责任人的经济责任和法律责任。

3.合同发生纠纷时，承办部门应及时通知公司总经理，需要通过诉讼或仲裁方式解决的，应及时向集团公司分管领导汇报，同时应迅速收集合同文本、票据、样品、检测结果、证人、证言等证据，与本公司法律顾问或者集团公司法务人员商定代理人、诉讼方案等。

4.各分支机构应每年进行至少一次内部合同管理检查，及时纠错整改，防范法律风险。

第十一条监督与奖惩

1.公司总部综合管理部负责对合同管理工作进行监督。

2.公司对在合同管理工作中做出成绩者及避免或挽回经济损失者予以表彰和奖励。

3.公司对以下情形，视情节严重性和公司利益受损情况，对相关人员进行绩效处罚、纪律处罚，并追究相关责任人的经济责任和法律责任。

（1）不按本办法规定签订、变更或解除合同的；

（2）使用非法手段签订合同的。

（3）签订有重大缺陷或无效合同的；

（4）丢失合同文本及相关文件的；

（5）提供虚假资料的；

（6）超越授权或滥用授权签约的；

（7）发生纠纷后，隐瞒或不及时汇报或不及时采取措施的；

（8）应当追究对方违约责任而擅自放弃的；

（9）恶意串通或收受贿赂的；

（10）泄漏合同意向、商业秘密或有关机密的。

第十二条附则

1、本管理办法适用于所有分支机构，总部综合管理部予以督导执行；

2、本办法自下发之日起更新生效，最终解释权属总部综合管理部。

3、附件

附件一：

《客服中心合同管理流程表及审批权限》（表1）（表2）

附件二：

《合同管理相关人员审核内容及职责》

附件三：

《一般合同评审及用印申请表》

附件四：

《下属公司重大类合同评审表》

附件五：

《合同编号规则》

深圳市金融联客户服务中心股份有限公司

二〇一二年十月十七日

附件一：

《客服中心合同管理审核流程表》（表1）

序号

流程

工作内容

责任者