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会计档案与会计档案管理

会计档案与会计档案管理

会计档案是各种社会实践主体在会计核算专业活动中形成的具有一定保存价值的会计文件,不论其记录方式和载体如何。

本文着重说明和介绍了会计档案的概念含义、属性与特征、价值与作用,以及会计档案管理工作中的前端控制、收集、整理、鉴定和利用服务等工作环节的内容。

在说明传统的会计档案管理理论和方法的同时,本章还注意介绍了电算化环境下的会计档案的管理规则和基本方法。

第一节会计档案概述

一、会计档案的定义

会计档案的定义可以表述为:

会计档案是各种社会实践主体在会计核算专业活动中形成的具有一定保存价值的会计文件,不论其记录方式和载体如何。

这一定义的基本含义如下:

首先,定义指明了会计档案的形成者——各种社会实践主体。

会计档案形成者的社会广泛性,决定了会计档案来源的广泛性。

可以说,只要具有经济活动的地方,一般就会产生会计记录,形成会计档案。

就人类社会的现状来说,社会上会计类型是多种多样的,如农业会计、工业会计、商业会计、税务会计、事业单位会计、企业会计、保险会计、交通运输会计等等。

从会计的专业詹『生来说,不仅有预算会计、管理会计、决算会计、责任会计,还有成本会计、涉外会计、国际会计等等。

第二,定义指明了会计档案的特定形成领域——会计核算专业活动。

专门档案的突出特点之一,就是具有明显的专业属性。

在定义中指明会计档案的主要形成领域,可以使我们的文档管理者更为有效地认识和把握会计文件的形成规律与特点,并且据此确定较为科学、合理的方案。

第三,定义指明了会计档案的价值詹眭特征——具有一定的保存价值。

并非所有的会计核算文件都可以作为会计档案保存,否则就会出现“有文必档”现象。

第四,定义揭示了会计档案的本质属性——会计核算专业活动的原始记录。

会计档案的管理实践表明,有一些会计文件是伴随着会计核算专业活动直接形成的,有一些会计文件是在一定的会计核算专业活动之后编制或刻录的,但是,就总体而论,各种会计档案依然是会计核算专业活动过程及其结果的有机组成部分,其所承载的会计信息也具有明显的原生性特点。

第五,定义说明了会计档案的存在形式特征。

二、会计档案的属性和特征

会计档案同其他门类的档案一样,都是人类社会活动的历史的原始记录,为此它们都具有原始性、记录性、文化性、信息性、知识性、有机联系性、凭证性、真实性和可靠性等一般属性和特征。

会计档案作为一种专门性的档案信息资源,它也具有自身的一些属性和特点。

概括起来说,主要包括突出的专业属性、形成过程的序时I生、承载信息内容的严肃性、数据记录的平衡性、会计记录与会计文件格式的规范性等。

(一)突出的专业属性

会计档案与文书档案或党政档案相比,它的产生领域和内容性质,都具有明显的专业性特点。

首先,就会计档案的产生领域来说,各个单位的会计档案都是在本单位的会计核算活动中逐渐形成的,是这种专业性会计活动的一个有机的组或部分。

会计档案是经济业务活动的重要依据,也是开展经济活动、进行经济分昕、开展经济研究、进行经济决策的重要根据和信息参考材料。

其次,就会计档羹的内容性质来说,无论是会计凭证、会计账簿还是会计报告及其他会计文件、全计记录,无论是传统手工条件下产生的会计记录、会计文件还是在电算化条件下生成的会计电子数据记录与会计电子文档,都具有反映和记录会计核算活动及其结果的特点。

突出的专业属性,是会计档案最基本的特征,也是我们鉴别会计档案和文书档案的广个重要尺度。

(二)形成过程的序时性

就总体而言,会计档案的形成过程具有明显的序时陛特点。

会计档案是按照会计年度逐年形成的,具有一定的时间连续性特点。

从会计档案中的各种记录和文件的形成程序来看,有关单位在会计活动中首先形成的是会计凭证,而后根据会计凭证所提供的数据制作各种会计账簿或按要求生成各种会计账册,最后根据会计账簿或会计账册编制各种会计报表等会计报告。

这些工作步骤环环相扣,依时顺序形成,否则就会违背会计法规和有关会计工作制度。

(三)承载信息内容的严肃性

会计档案作为国家和社会经济活动的历史原始记录,它所承载的信息内容是否严格按照有关会计工作的立法、制度和规范来形成,直接关系到社会基础的稳定。

试想如果所保存的会计档案的信息缺乏可信性或可靠性,那么据此所制定的社会经济与发展计划、所做出的经济管理决策等等,都将难以实现,甚至会给有关方面带来巨大的经济损失。

为此,国家往往通过严格的会计立法,建立和健全会计管理制度,明确相关责任,加强会计审计工作,强化从业人员的业务培训等措施,保证会计数据和会计活动信息的准确性、可靠性和真实性。

从具体单位的角度来看,为了保证本单位正常的生产秩序、工作秩序和科研秩序,各单位一般都从健全会计管理制度、明确责任目标、完善内部控制系统等方面,加强对会计文件乖口会计记录的管理和控制,以保证会计档案所承载的信息、数据的完整性、准确性和严肃性。

(四)数据记录的平衡性

会计档案的三种主要存在形式会计凭证、会计账簿和会计报告,所反映或记录的同一项经济活动或财政开支的记录数据必须相符,不能出现相互矛盾、弄虚作假、虚报或瞒报等方面的问题。

在传统的手工会计时代,由于会计人员的操作失误或有意识地篡改等方面的原因,往往会造成所记录和反映的有关数据的不准确或误差,从而引发会计凭证、会计账簿和会计报告所记录的数据之间的不平衡问题。

在会计电算化的今天,也会由于会计数据的录入不准确,会计系统操作人员的误操作,以及一些不法之徒有意篡改计算机系统程序或执行非法操作等方面的原因,造成各种相关会计核算数据的不平衡。

(五)会计记录与会计文件格式的规范性

为了严肃会计制度,保证会计核算工作正常有序地进行,各个国家、各个行、I匕和各个地区与单位,都无一例外地详细规定了会计记录、会计文件的具体格式或范式。

从历史上看,不同时期的会计档案的格式一般均有所不同,但是在一定的时间段限内,会计档案通常都是按照统一的规范格式形成的。

会计记录、会计文件的名称、类型与它们所记录和反映的会计数据性质的高度一致性,也是会计档案与其他类型档案的主要区别之一。

实行会计电算化以后,产生了许多依附于计算机磁性介质上的记录与文件,会计人员的所有日常工作以及历年会计档案的查找利用,均可在计算机上完成,这也为会计档案赋予了许多新的特点:

首先,会计信息的存储范围和领域的扩大化。

电算化会计档案不仅保留了传统意义的会计档案信息内容,而且还包括存储在计算机硬盘中的会计数据及其他磁性介质或光盘上的会计数据。

电算化会计档案存储的会计信息的范围和领域得到了扩大。

其次,会计信息对软硬件环境的依赖性。

传统的会计档案由于多采用模拟方式记录和存储会计信息和数据,因此一般具有直观可视性的特征;但是存储在磁性介质上的会计档案信息和数据则多采用数字方式来加以记录,所以必须在特定的计算机硬件与软件系统环境中才能够读取和利用。

电算化会计档案的系统依赖性是这种新型会计档案的一个需要注意的特点。

正因为如此,我们在注意留存相关的会计信息和数据的同时,更应当通过著录等方式保存反映其产生背景的各种元数据。

第三,存储介质的多样性。

电算化会计档案的载体除了传统意义上的纸张外,更主要的是磁性介质(磁带和磁盘)和光盘。

第四,会计信息的易复制性和易更改性。

电算化会计档案所记录的信息和数据等,具有易遭破坏、易被篡改但却难留痕迹的特征;同时它们又受介质的质量、存放环境、存储信息的有效期等因素的影响。

因此,对电算化会计档案保管的安全性、完整性要求,比对传统会计档案的要求更高。

第五,电算化会计档案的现代化管理要求更高。

一般来说,实行会计电算化的时间越长,会计档案涉及的计算机财务软件的版本数量越多,电算化会计档案也就更需要采用合理的理论和方法,进行更为系统的科学管理。

三、会计档案的价值、功能和作用’

(一)会计档案的价值概念及其构成

会计档案的价值,是指会计档案对人类社会的现实实践活动和长远的历史文化建设所具有的积极意义。

它是由各种有用性和有益性构成的一个概念体。

但是应当注意的是,会计档案的价值的产生根源,是各种会计记录、会计文件的形成者以及会计档案管理者等社会活动主体的各种有效付出的凝结。

其中包含了这些社会主体的创造性劳动、智慧、经验、知识、辛劳等。

因此,会计档案的价值实质上是反映了广大会计工作毒、档案工作者同其他社会实践主体之间的一种交互关系。

认识到会计档案价值的这种本质规定性,对于我们重视会计人员和会计档案人员等社会群体所承担职责的社会存在必要性,是十分有益的。

会计档案的价值构成,主要包括以下几个方面:

(1)会计档案是制定财务计划的重要数据源。

(2)会计档案是进行科学经济决策的信息源。

(3)会计档案是维护正常经济工作秩序的法律书证。

(4)会计档案是研究社会经济文化存在与发展规律的重要文献源。

(5)会计档案是开展历史研究的记忆库。

(6)会计档案是储备会计工作经验、技术、智慧和教训的知识库。

(二)会计档案的功能

会计档案的功能,就是指它对其形成单位或社会的经济管理活动和历史文化建设等所具有的作用能力。

在潜在的条件下,会计档案的功能是中性的,没有利弊、积极与消极之分。

但是在显现的条件下,会计档案的功能则会以一定的作用形式表现出来,并且具有一定的倾向性,同时也会具有利弊、好坏之分。

会计档案的基本功能主要包括:

(1)原始凭证功能。

(2)历史查考功能。

(3)历史记忆功能。

(4)维护经济秩序功能。

(三)会计档案的作用

会计档案的作用是会计档案功能的具体体现,主要包括以下几个方面:

1.信息保障作用

会计档案为国家经济建设实行综合平衡和制定国民经济发展计划,反映和考核国民经济各部门有关计划和预算的执行情况,提供重要的信息。

会计档案可以为制定经济计划,进行经济可行性研究,开展科学的经济决策,有效地领导经济工作等,提供各种有用的数据和信息;同时,会计档案也可以为研究国家的经济建设活动规律和特点,为合理的经济政策的制定等项工作,提供重要的数据和信息资源。

2.维系管理作用

会计档案是保护国家财产,打击经济领域犯罪活动和反对不正之风的有力工具。

会计档案的这种突出的维系管理作用,已经得到了世界各国政府的广泛重视,并且通过建立和健全有关的会计工作法律、法规、制度、规范等,保证会计档案内容信息的可靠性、完整性和系统性,以便充分发挥会计档案的这种作用。

3.监督检查作用

会计档案是监督、检查和维护国家财政纪律,确保国家利益不受侵犯的重要凭据。

实践经验表明,会计档案对保护国家财产,监督国家财务制度和财经纪律的执行情况,查处违法经济案件,打击经济领域的犯罪活动等,都具有重要的凭据作用。

4.经济、历史研究作用

会计档案是研究经济和财政历史的可靠史料。

会计档案是管理经济活动的历史真实记录,它的经济与历史研究作用,就是充分地开发利用高质量的会计信息资源,通过缜密的分析,总结与探索国民经济发展的经验、成果及教训,发现规律和所存在的问题,从而有针对性地进行相应的调整,正确地制定出一定时期的经济与社会发展战略、发展规划、发展方案。

诚然,会计档案作为社会经济历史的真实记录,作为社会记忆的一个有机的组成部分,也是“今世赖之以知古,后世赖之以知今”的不可或缺的宝贵史料资源。

5.凭证、查考作用

会计档案是机关工作、企业管理工作的必要手段和工具。

会计档案的凭证作用,是由会计档案的特点决定的。

从会计档案的形成过程来说,它是在各种会计核算活动中自然形成的,记录和反映了各个单位财政收支、资金使用及周转等项活动的具体过程信息。

它对任何依法建立的、相对独立的社会实践主体的经济活动和财务开支情况,都有明确的记录和反映。

因此,会计档案是各个单位从事经济管理活动和财政管理活动的重要凭据或历史证据。

凡是会计制度不健全,会计档案管理混乱的单位,常常会由于缺乏充分的会计核算证据而蒙受不应有的经济损失,有的企业单位甚至会因此而面临破产的危险。

相反,已经建立了正常的会计管理制度并能够认真组织施行的单位,不但其会计档案完整、系统,而且也能据此有效地保证其正常的工作、生产和科研秩序,及时地解决问题,化解各种经济业务纠纷和矛盾。

会计档案的查考作用也是会计档案在机关、组织、企事业单位工作管理中的一项重要作用。

因为会计档案之中蕴藏着十分丰富的经济、财务、资金来源和利用等方面的数据和信息资源,它可以为各有关单位进行经济决策,制定科学合理的财务工作计划,提供可信的查考信息依据。

第二节会计档案人员对现行会计文件、会计信息的监督与控制

一、会计档案人员对现行会计文件监督与控制工作的依据

(一)理论依据

会计档案人员对会计文件的形成、积累、整理和归档工作进行监督,是有着坚实的理论依据的。

会计信息的运动规律表明,任何载体上存储的会计核算信息都具有一定的生命活动周期,而且处于不同运动和发展阶段上的会计信息所具有的功能和作用形式、作用发生的频率等,也是有一定区别的。

一般认为,会计信息的运动生命周期可以划分为三个阶段,即会计信息的产生与形成阶段、会计信息的暂时保存阶段、会计信息的销毁或长期保存阶段。

其中第一个阶段是会计信息频繁发挥作用的活跃期,第二个阶段是会计信息发挥作用的半活跃期,第三个阶段是会计信息不活跃的销毁期或保存期,主要供日后的经济与历史研究使用。

为了保证作为会计档案保存的会计信息具有较高的质量(如完整性、系统性和可靠性等),会计档案管理人员必须切实地履行监督和指导职责,加强对会计记录,会计文件的形成、积累、整理和归档工作的指导。

文档一体化理论是会计档案人员对会计文件和会计记录等会计信息实行有效管理控制的重要理论依据之一。

(二)实践依据

实践工作的经验也表明,如果会计档案人员始终处于会计信息管理和控制的“后台”,而对会计记录,现行的会计文件的设计、形成、积累、平时使用,以及整理和归档等项“前台”的工作,漠不关心、缺乏认识、疏于监督和控制,那么就很难切实地保证会计档案及其所承载信息的完整性、系统性和可靠性。

(三)法规制度依据

实行有效的前端控制,会计档案机构和会计档案人员还必须以相关的法规制度为依据。

其中最为重要的依据就是《中华人民共和国会计法》(以下简称《会计法》)以及《会计档案管理办法》等法规性文件。

《会计法》的第二十三条规定:

各单位对会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料应当建立档案,妥善保管。

为了实现这一规定的目标,档案机构和档案人员必须了解会计文件或会计信息的前期形成和管理与控制方面的情况,才能实现建档目标,实现对会计信息记录的有效管理。

二、电算化环境条件下的会计文件信息的有效前端控制

在电算化条件下,传统的会计档案管理理论和方法已经显现出一定的不适应性。

为此,我们必须认真了解和掌握电算化条件下会计档案信息及其管理的新特点,及时对会计档案的管理理论和方法进行补充和完善,才能使会计档案的管理理论具有实践的品格,才能使其发挥对会计档案管理实践的指导作用。

那么,电算化会计档案信息系统与传统的手工会计系统相比,具有哪些特点呢?

第一,电算化会计档案信息系统缺乏交易处理痕迹。

由于以往手工会计系统中严格的凭证制度,在电算化会计系统中逐渐失去作用,凭证所起到的较强的控制功能会变得逐渐弱化,其中部分交易几乎没有留下什么痕迹。

这种问题的存在,无疑给会计信息的有效控制带来了一定的难度。

第二,内部控制的程序化使得内部控制具有一定的依赖性,同时也增加了会计档案信息系统差错反复发生的可能性。

电算化系统中内部控制具有人工控制与程序控制相结合的特点。

电算化系统的许多应用程序中都包含了一定的内部控制功能。

这些程序化的内部控制功能的有效性取决于应用程序,如程序发生差错或不起作用,由于人们的依赖性以及程序运行的重复性,就会使失效控制长期不被发现,从而造成系统在特定方面发生错误或违规行为的可能性增大。

第三,电算化会计档案信息系统的交易授权及其执行与手工会计系统存在差异。

授权、批准控制是一种常见的、基础性的内部控制。

手工会计系统对于一项经济业务的每一环节都要经过具有相应权限人员的签章。

但在电算化会计档案信息系统中,有关业务人员则可利用特殊的授权文件或口令,获得某种权力或运行特定程序,由此引起失控而造成损失的案件不胜枚举。

如:

业务人员被客户收买,非法取得他人口令绕过批准程序开出销售提单;非法核销客户应收款及相关文档;窃取公司顾客订单密码信息,开出假订单,骗走公司产品等。

第四,电算化条件下的会计档案信息的控制范围扩大了。

传统的内部控制主要针对交易处理,而电算化条件下,由于系统建立和运行的复杂性,内部控制的范围相应地扩大了。

它包含了传统手工系统所没有的控制内容,如修改程序、系统权限、网络系统安全等方面的控制。

第五,电算化会计档案信息系统中会计信息存储数字化。

我们知道,以文字、图像、声音等模拟方式记录的信息,通常具有可直接识读性。

但在电算化系统下,会计档案信息以电磁数字信号的形式存储在光磁介质中,不能直接识读,并且很容易被篡改或删除而不会留下任何痕迹;此外,光磁介质易受损,所以会计档案信息也面临着丢失或毁坏的威胁。

第六,网络技术的发展及其在会计活动中的进一步应用,带来了许多新问题。

网络技术无疑是目前IT发展的方向,电算化会计档案信息系统也不可避免受到其影响,特别是互联网在财务软件中的应用,对电算化会计档案信息系统的影响将会是革命性的。

目前财务软件的网络功能主要包括:

远程报账、远程报表、远程审计、网上支付、网上催账、网上报税、网上采购、网上销售、网上银行等,实现这些功能就必须有相应的控制,从而形成电算化会计档案信息系统内部控制的新问题。

针对上述种种新问题、新矛盾,我们认为必须采取相应的对策和措施,及时调整我们的传统管理理念、管理原则、管理方法等,努力探索电算化会计档案信息的有效控制措施和办法。

电算化会计档案信息系统环境下的内部控制,应当包括以下几个方面的主要内容:

(一)电算化会计档案信息系统的一般控制

一般控制是指对任何一个电算化会计档案信息系统都普遍适用的,为确保系统的安全可靠而对系统的构成要素(硬件、软件、操作人员)及其环境实施的控制。

其具体工作内容有:

1.组织与管理控制

组织与管理控制是指通过机构设置、工作分工、岗位职任的制定、权限的划分等形式施行的控制。

其基本目标是通过建立恰当的组织机构和职责分工机制,达到相互制约、相互牵制、防止或减少错误与舞弊发生的目的。

对系统管理岗位和审核岗位的控制尤为重要。

系统管理主要负责系统的硬软件管理工作,从技术上保证系统的正常运行。

具体包括:

掌握网络服务器及数据库的超级口令,负责网络资源分配,监控网络运行;按照主管人员的要求,对各岗位分配权限,对数据的安全保密负责;负责对硬件、软件、数据的管理与维护工作。

系统管理岗位应保持相对稳定,若有变动应办理严格的交接手续。

审核岗位主要负责监督计算机及电算化系统的运行,防止利用计算机进行舞弊。

具体包括:

审查机内会计数据与书面会计文件或会计记录的一致性;监督会计数据保存方式的安全性、可靠性和合法性,防止发生非法修改历史数据的现象;对系统运行各环节进行审查,防止存在漏洞等。

2.应用系统开发、建立和维护控制

应用系统开发控制是针对系统开发阶段而言的,具体包括:

系统开发前应进行可行性研究和需求分析;开发过程应进行适当的人员分工;按规范收集和保管有关系统的文档信息并加以保密等。

系统建立控制则是针对系统建立阶段而言的,具体包括:

资源的适当配置;系统的调试应有各岗位人员的参与;新的系统应与传统系统并行一段时间并经有关部门审批后才能替代传统系统使用;严格的验收程序等。

系统的维护是指日常为保障系统正常运行而对系统硬软件进行的安装、修正、更新、扩展、备份等方面的工作。

系统维护控制就是针对这些工作而实施的控制。

3.系统软件控制

系统软件控制是指为保证系统软件运行正常而预先在系统软件内部设计的各种处理故障、纠错、保证安全的控制。

4.系统操作控制

系统操作控制主要表现为操作权限控制和操作规程控制两个方面。

操作权限控制是指每个岗位的人员只能按照所授予的权限对系统进行作业,不得超越权限接触系统。

系统应制定适当的权限标准体系,使系统不被越权操作,以保证系统的安全性。

操作权限控制常采用设置口令等方式来实现。

操作规程控制是指系统操作必须遵循一定的标准操作规程进行。

标准操作规程包括:

软硬件操作规程,作业运行规程,用机时问记录规程等。

5.数据和程序控制

数据和程序控制主要是指对数据、程序的安全控制。

程序的安全与否直接影响着系统的运行,而数据的安全与否关系到会计档案信息的完整性、可靠性和安全保密性。

数据控制的目标就是要做到在任何情况下,数据都不会丢失、损毁、泄露或被非法侵入。

常用的控制包括:

接触控制、丢失会计档案数据的恢复与重建控制等。

数据的备份是数据恢复与重建的前提,是一种常规的数据控制手段。

在网络环境条件下,我们可利用两个服务器进行双机镜像映射备份。

程序的安全控制是要保证程序不被修改、不被损毁、不被病毒感染。

常用的控制包括接触控制、程序备份等。

接触控制是指非系统维护人员不得接触到程序的技术资料、源程序和加密文件,从而减少程序被修改的可能性;程序备份则是指有关人员要注明程序功能后备份存档,以备系统损坏后重建安装之需。

程序的安全控制还要求系统使用单位制定具体的防病毒措施,包括对所有来历不明的介质在使用前进行病毒检测,定期对系统进行病毒检测,使用网络病毒防火墙以防止日益猖獗的网络病毒侵入等。

6.网络的安全控制

网络安全性指标包括数据保密、访问控制、身份识别、不可否认和完整性。

(二)会计电算化系统的应用控制

应用控制是对会计电算化系统中具体的数据处理活动所进行的控制。

应用控制可划分为输入控制、计算机处理与数据文件控制和输出控制。

1.输入控制采用的控制方法

建立科目名称与代码对照文件,以防止会计科目输入错误;设计科目代码校验,以保证会计科目代码输入的正确性;设立对应关系参照文件,用来判断对应账户是否发生错误;试算平衡控制,对每笔分录和借贷方进行平衡校验,防止输入金额出错;顺序检查法,防止凭证编号重复;二次输入法,将数据先后两次输入或同时由两人分别输入,经对比后确定输入是否正确等。

2.计算机处理与数据文件控制所采用的控制措施

登账条件检验,即系统要有确认数据经复核后才能登账的控制能力;防错、纠错控制,即系统要有防止或及时发现在处理过程中数据丢失、重复或出错的控制措施;修改权限与修改痕迹控制,即对已入账的凭证,系统只能提供留有痕迹控制;对已人账的凭证,系统只能提供留有痕迹的更改功能;对已结账的凭证与账簿以及计算机内账簿生成的报表数据,系统不提供更改功能等。

3.输出控制可采取的控制措施

控制只有具有相应权限的人才能执行输出操作,并要登记操作记录,从而达到限制接触输出信息的目的;打印输出的信息记录要进行登记,并按会计档案要求保管。

第三节会计档案的收集

会计档案的收集,就是按照国家有关法律、法规和制度的要求,将具有一定保存价值的会计档案整理立卷,定期移交给档案机构集中管理的一项档案业务活动。

一、会计档案收集的一般要求

首先,会计档案收集必须贯彻执行“统一领导、分级管理”的基本原则。

会计档案必须集中统一管理,反对分散存放,这是会计档案收集工作的最基本的要求。

以个体形式形成的会计记录、会计文件,只有通过会计人员和会计档案管理人员的创造性劳动,按照会计记录和会计文件的形成规律加以集中和系统化,才能成为以有机体形式存在的会计档案。

残缺不全的会计档案,往往会因为其赖以生存和发挥作用的有机体受到致命的损伤,而使其现实利用价值和历史研究价值大打折扣,甚至丧失其本应具有的利用价值。

其次,会计档案的收集活动必须自觉地遵循会计档案的形成规律。

会计档案作为社会的一种重要的信息资源,其所承载的信息也同样要经历信息作用的活跃期、半活跃期和不活跃的保存期或死亡期等几个

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