欠款管理制度.docx

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欠款管理制度

欠款管理制度

第一章准则

第一条为保护公司资产不受损失，维护公司信誉，保持良好的资金运转，加强债权债务的管理，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有业务欠款。

第二章部门职责

第三条销售部开发客户且对客户信用情况了解，催收账单款，追缴不良欠款，降低公司资金风险。

第四条客服部提供给客户账单，并跟进核对情况，核对无误跟进回款，并将回款情况反馈于财务部。

第五条运营部对客户进行信用分析、信用等级评定、确定客户的信用额度；对黑名单客户关闭通道。

第六条技术部人工智能组对客户运营中对于我司不利的消息进行预警，由财经法务部、财务部、总经办市场组三方给出解决方案。

第七条财务部负责欠款监管和账龄分析，对欠款跟进及坏账处理（发催款函等）。

第八条财经法务部对已报批执行法律程序的客户欠款跟进结案内容，并将结案情况反馈于财务部。

第三章欠款的定义与控制管理

第九条欠款定义及账龄逾期欠款计算方法：

1）欠款：

客户未付的账单款。

2）账期：

账期是指业务合同中规定的客户付款期限。

a）分类：

我司账期分为预付费、月结、季结、半年结

b）计算方法

①预付费：

客户计费方式为预付费的且客户信用良好的情况下会存在预充值，会有产生欠款的情况。

②后付费：

客户分为月结、季结、半年结，即账期分别为1月和3月和6月，自账单出具之日起至账单出具当月月底，记为1月账期。

自账单出具之日起至账单出具次月月底，为2月结客户账期，以此类推。

3）逾期欠款：

指客户未按照合同约定账期付款，我司超过合同规定账期仍未收回的账单款。

4）账龄：

指公司尚未收回的账单款的时间长度。

a）计算方法:

①账龄计算同账期计算方法，以月为单位计算。

欠款账龄逐月递增。

②多期间欠款账龄计算

我司采用最后账龄法，即客户存在多期间欠款时，账龄以第一次欠款账龄核算。

例：

账单周期即业务合同规定的付款周期，一般为一个自然月，例如：

某客户2016年1月、2月、3月各欠1000，其中1月款项未付，2、3月已付，按账龄从最早一期欠款起算的规则，该客户2016年4月1账龄为3，特殊情况的须经财务部审批。

5）逾期时间：

按照业务合同条款未在约定时间付款的，除我司原因导致的欠款不计算逾期。

a）计算方法：

①举例：

2017年5月出具的4月账单，如果在6.5号之前申请的发票，当月月底钱回款不算逾期，否则算逾期；如果6.5号之后申请发票，次月月底前回款不算逾期，否则算逾期。

②如果2017年5月出具4月账单且对方核对无误而6月未申请发票且当月未回款，算逾期。

第十条预充值额度控制，信誉良好，不存在未支付款项；承诺还款日期未超过5个工作日；未付款预充值不得超过两笔，同时满足以上条件的客户可申请预充值。

第十一条申请额度根据最近一次的充值金额来确定，无逾期欠款记录的客户，额度为最近一次充值金额；有逾期欠款的客户，经财务部一级主管审批后方可充值。

第十二条预充值统一由客户归属客服在财务系统上提交申请，并在备注中注明最近一次充值记录，由财务部审批确认充值，原则上节假日不允许预充值申请，特殊情况下由值班客服报备财务部一级主管，由财务部一级主管安排人员确认充值。

第十三条后付欠款信用额度控制，根据账龄、客户星级来判定给客户多少欠款额度（详见附件1）。

第十四条由运营部在客户建档前负责调查、收集客户信用评定所需信息资料，根据收集的信息材料在BI建档时维护客户的星级别，且后续合作客户产生的逾期欠款星级适时更新。

第十五条技术部BI&AI组根据运营部提供的关键字，比如：

欠款、离职、负债、拖欠工资等自动分析不利的具体因素和影响程度。

根据这些不利因素判定是否影响公司回款进度，如果影响资金方面则尽快通知销售、客服催客户回款，若未回款按照欠款额度处理（详见附件1）

第十六条财务部账单专员依据合同和账单数据，监管所有客户的欠款情况，编制“客户欠款汇总表”（详见附件2），每月前5个工作日内以邮件的形式将上上月出具账单生成的“客户欠款汇总表”发送于客服部市场客服组负责人和归属销售人员的销售主管，抄送总经理、财务一级主管。

第十七条客服部市场客服组月底前将客户预计到款时间等追款反馈信息报予财务部当月发送的“客户欠款汇总表”（参见附件2），发送于客服部市场客服组负责人并抄送总经理和财务部一级主管。

第十八条财务部账单专员根据客服市场客服组发送的“客户欠款汇总表”反馈信息，判定哪些客户属于逾期欠款，将逾期客户发送给销售人员确认，无误之后财务部将逾期客户分别发送催款函且将通知客服申请将客户使用的业务关停，给予客户10个工作日回款，若10个工作日未回款，由销售与客户沟通给予客户现金折扣，按照2/10，1/20，n/30，或者给客户打折，让客户尽快回款，将损失降到最低。

第十九条若损失降到最低的情况下，客户还未支付账单款，则财务部对于这类客户报于财经法务部走法律程序；判定为坏账处理的客户，由归属市场客服走相关OA申请流程，根据流程从销售毛利中扣除。

第二十条欠款责任人工作调动或离职时，应对其负责的欠款进行清理，在未清理完毕的情况下，人力资源部门不得办理调离手续。

第二十一条本制度自颁布之日起实施，由财务部负责解释。

附件1欠款额度控制表

短/彩信业务欠款额度预警

账龄（A）

客户等级

欠款额度（E）

A=3

★

E≤押金+历史月均费用

★★

E≤押金+（历史月均费用×1）

★★★

E≤押金+（历史月均费用×1.5）

★★★★

不设

3＜A≤5

★

E≤押金

★★

E≤押金+（历史月均费用×0.5）

★★★

E≤押金+（历史月均费用×1）

★★★★

E≤押金+（历史月均费用×2）

A>5

★

0

★★

0

★★★

E≤押金

★★★★

E≤押金+（历史月均费用×1）

注：

以上客户押金+历史月均费用（截止至计算日前三个月的月均账单（含））≤1000元的，按1000元设置欠款额度；未满三个月的按照实际使用月份计算月均账单；账龄按照欠款初始日期开始计算

新业务后付额度预警

账龄（A）

客户类型

后付额度（E）

无押金后付额度（E）

A=0

代理商

E≤押金

0

一般直客

E≤押金*2

E≤10000元

战略合作客户

E≤押金*3

E≤50000元

优质直客

E≤押金*5

E≤100000元

品牌直客

E≤押金*10

E≤200000元

1.无押金且无后付额度限制的客户，欠款额度参照短/彩信业务欠款额度执行；

2.有押金且超过后付额度的客户，未增加押金不得增加后付额度；

3.无押金但有后付额度限制的客户，以到款金额来增加后付额度，且需由财务部与市场部双方审批；

4.无欠款短/彩信或其它业务客户新增合作业务时，未超过欠款额度的，可申请无押金后付额度

超出欠款额度处理标准　

客户等级

账龄

催款函

法律程序

坏账处理

★

A=3

未确认最终回款期

否

——

3＜A≤5

最终回款期未全额回款

已发催款函无反馈

——

A>5

——

——

三方判定

★★

A=3

未确认最终回款期

否

——

3＜A≤5

最终回款期未部分回款

已发催款函无反馈

——

A>5

——

——

三方判定

★★★

A=3

未确认最终回款期

否

——

3＜A≤5

最终回款期未部分回款

否

——

5＜A≤7

最终回款期未全额回款

否

——

A>7

——

已发催款函无反馈

三方判定

★★★★

A=3

——

——

——

3＜A≤5

未确认最终回款期

否

——

5＜A≤7

最终回款期未部分回款

否

——

A>7

最终回款期未全额回款且三方判定

已发催款函无反馈

三方判定且总经理审批

注：

三方为财经法务部、总经办市场组和财务部

附件2：

客户欠款汇总表

截止到20xx年xx月xx日（以2016年5月31日为例）

客户基本信息

2016.4

2016.4

2016.5

2016.5

2016.5.31

财务建议

客服反馈

组别

客服

市场

公司

结算类型

业务类型

期末账龄

余额

本月到款

新增欠款

欠款

跟进时间

情况说明

附件3：

欠款处理流程图