关于会议管理及接待标准的制度.docx

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关于会议管理及接待标准的制度

呼和浩特市易衡小额贷款有限公司

关于会议管理及接待标准的制度

行政字[2011]1号

目的：

为推进公司会议高效、有序的进行，确立会议责能、保证会议质量、规范会议时间及相应接待标准，确保落实会议精神的同时加强各部门之间交流沟通与相互协作，特制定本制度。

适用范围：

公司各部门

内容：

一、会议接待基本流程：

1、会议主办部门在确定召开会议后，要提前协商会议场地及召开时间。

2、至少提前12小时下发会议通知，包括书面会议通知和口头强调通知。

3、在会议召开前3小时做好会前准备工作，包括会场布置、座位安排、茶水及果盘的准备、投影设备连接、会议签到及会议记录准备工作等。

4、会议召开前，由主办方组织服务人员做好参会人员入场引领工作，提示参会人员有序入场，依照事先安排好的座位次序入座，会议期间做好服务工作。

5、会议召开期间，讨论式会议由主办方事先指定会议主持人，会议主持人需要控制会议时间、把握会议主题、设计发言次序、以及会议突发事件的处理等，防止因跑题、无序或突发情况等所引起会期延误。

6、根据会议重要程度，在会议最后对有必要测评的会议进行会议测评（测评表见附表3），评选出第一名及最后一名，具体奖惩细则见本制度奖惩条例相关规定。

7、会议记录人员需要把握会议重点，记录主要内容，整理会议纪要，会后半个工作日内需将纸版记录整理为电子版，纸版和电子版同时备案存档，并将打印版交由主办方以便于会议确定事项的及时传达。

8、会议主办方需要在会后及时对会场进行复位整理，确保会场所有电气设备停止运转后方可离开会场。

二、会议通知：

在确定会议后，会议主办方在做好会议前期准备的同时，需要距会议正式召开至少12小时前（至少提前半天）发布会议通知，以确保会议顺利召开。

1、书面会议通知：

1）依照通知格式对会议相关内容发布通知，包括会议名称、会议时间、会议地点、参会人员及会议主题等相关事项，最终成文确认无错别字后，打印纸版在公告栏内公示。

2）由行政部门组建公司QQ群，QQ群只限于内部员工发布通知等（无工作事项不得在QQ群内进行随意闲聊，详见《呼和浩特市易衡小额贷款有限公司关于通讯工具管理办法》中相关条款规定），将会议通知依照附件1格式进行编写，在QQ群内进行发布并且要求在线的参会人员进行回复确认收到信息。

备注：

①具体通知格式详见附件1。

②发布会议通知要求纸版与电子版同步发布，即公告栏与QQ群同步公示。

2、口头强调通知：

1）对办公室内未因共外出参会人员进行确认强调，要求其及时查看会议通知。

2）因公外出或QQ不在线人员要进行打电话通知到位，确认其收到会议信息。

三、公司主要会议类型及相关事宜安排：

会议类型

时间

地点

参会人员

会议内容

备注

晨会

每日早

9：

00—9：

30

办公室

公司全员（有业务需求外出者除外）

总结前一个工作日工作，同时对当天工作进行交流布置、分配等

限时30分

周会

每周五下午

17：

00—18：

00

会议室

对一周以来工作情况及进展进行交流，相互说出工作中存在的困难，协商讨论共同研究，针对典型事件由行政部门人员做好记录，会后整编为案例分享学习

限时1小时

培训学习分享会

每周六上午

根据岗位要求，在日常工作中收集相关专业知识，会议当天由主持人安排顺序，有序一次讲解

规章制度

研讨会

每周六下午

根据公司运营实际情况，提出合理化建议，针对需要规范及整改的方面，拿出自己的合理制度规范，集体讨论，进行补充完善

审贷会

接待通知后及时组织筹备

待定

审贷组及被审项目责任人

项目负责人在与客户相关接洽完毕后，最终编写审贷报告，由审贷组成员对该比业务的可行性进行评判，并给出最终决议，由被审项目责任人依据会议要求执行

员工大会

每季度6日

下午15:

00

会议室

集团公

司全员

集团公司内部进行表彰（包括：

投资公司、广告公司、小贷公司等），对表现优秀者及时以奖品形式予以鼓励，增加其荣誉感，表彰先进激励优秀

限时3小时

财务分析会

每月15日

下午15:

00

财务部办公室

总经理及财务部

全员

财务部根据业务状况，及时商讨发现公司运营情况，对公司经营有效把控，并提出合理化建议

限时2小时

新员工入职沟通会

每批新进员工办理入职后续后集中召开

会议室

新入职员工及行政人事人员

消除新入职员工陌生感，使其了解企业，尽快融入企业

备注：

①以上会议为例行会议，其他临时性会议需要依据本制度之前明确的会议流程提前筹备，如遇特殊情况需要提前与总经理进行沟通，在得到许可后方可依照总经理确定的标准执行。

②以上统一安排的会议，各主办部门必须严格依照会议时间要求按时召开，如遇特殊情况需要与总经理申请协商，在得到许可后，方可另行安排时间。

③以上所有会议遵循小会服从大会原则，如果出现会议冲突情况，各主办方需要提前商榷，根据会议重要程度报总经理审批，在得到许可后方可另行调整时间。

四、会议接待标准：

为了有效推进成本把控，防止会议中出现不必要的浪费，会议主办方需要根据会议人数及会议主要内容确定会议接待标准，具体罗列如下：

参会人员（X）

单位：

人

会议性质

主要内容

花销标准（Y）

单位：

元

备注

5≥X

小型

1集团公司各分公司董事长、总经理、股东等内务业务洽谈；

2公司邀约外来客人商务洽谈；

3公司组织的产生相关接待费用的会议活动，需要提前填写《呼和浩特市易衡小额贷款有限公司会议申请表》（见附表2），报总经理签批后方可执行。

40≥X

10≥X＞5

80≥X＞40

20≥X＞10

中型

120≥X＞80

30≥X＞20

160≥X＞120

40≥X＞30

200≥X＞160

50≥X＞40

大型

240≥X＞200

60≥X＞50

280≥X＞240

60＞X

根据会议具体人数与总经理协商后确定

备注：

①会议花销主要支出方向：

果盘、茶点、咖啡、果汁、纸杯或会议必备物品开销。

②会议主办方需要严格依据花销标准严格把控成本，遵循物美价廉原则，保证有效支出的同时尽量将成本降至最低，确保会议顺利开展的同时减少不必要的浪费。

③针对某些产生费用的会议，待填写完《呼和浩特市易衡小额贷款有限公司会议申请表》后需要报总经理审批后方可生效，会议申请表一式三份，主办申请部门、综合行政事务部门及财务部各执一份。

④如遇特殊情况，如总经理因公出差等，需要通过便利的通讯方式与总经理进行沟通，在得到总经理许可的情况下可以执行相应的标准，待总经理回公司后补签相应的申请表。

五、会议管理规定：

1、会议主办方管理细则：

1）经研究确认会议时间后，至少提前1个工作日确定会议场地及会议主题，提前编写会议通知（公告栏与QQ群内提前发布）。

2）做好会前准备工作：

开会前做好会场的布置，包括桌椅的摆放、投影仪等设备的连接、茶水准备等，并且准时参加会议。

3）针对某些大型会议（如员工大会、新员工入职沟通会等）需要提前确认到会人员名单以便于座位的安排，同时会前需要出具严谨可行的会议流程以确保会议的顺利召开。

4）当会议发生冲突时，遵循小会服从大会原则，与总经理商定会议时间，在会议时间及地点调整后要及时发布更改通知，确定相关与会者通知到位。

5）提前确定会议人数，根据会议人数及会议内容确定是否产生花销，依据相关花销标准筹备会议。

6）提前准备好会议签到表（见附表3），以方便与会人员入场时有序签到。

7）科学设置会议各环节，针对可能出现的突发状况提早做好应急准备。

8）对于某些需要彩排演练的大型会议，主办方要提前召集相关人员做好准备工作，组织彩排、演练等。

9）根据会议性质，在会议期间要做好会议记录，并将电子版、纸版分别存档。

10）会议期间做好服务工作，如：

引领、茶水服务、会议主持、接递话筒、灯光控制、调音、摄像、拍照、礼仪服务等。

11）根据会议性质及重要程度决定是否需要在会议结束后进行会议测评（见附表4），如有需要提前准备测评表格。

12）会议结束后做好会议室的归位布置，确保电气设备切断电源，节能的同时预防安全隐患等。

2、与会人员管理细则：

1）会前配合主办方上报参会人数，以方便主办方方面会议安排。

2）会前自动将手机调整至震动或静音状态，以免因手机铃响扰乱正常会场秩序。

3）需在会议规定时间前进入会场，签到完毕后有序入座。

4）与会者不得迟到、早退、无故缺席，如遇特殊情况需要提前向会议主办方请假，得到许可后方可不参与会议或者在假期规定的时间范围内到达会场继续参加会议。

5）会议期间认真参与，不得大声喧哗、嬉笑打闹、随意走动、传递纸条（除会场服务人员外）等，如有特殊情况需向主办方举手示意，如：

需要接电话，首先向会议主办方举手示意之后轻轻走出会场接听电话，长话短说挂断电话后马上回到会场继续会议。

6）会议进行期间如有紧急情况需要外出，不得擅自离开，必须向会议主办方请假说明事由，在得到许可后方可离开会场。

7）会议期间认真参与，做好会议记录，与本部门有关系的要做详细记录，明确会上确定的责任人及完成时限，由主办方或主办方指定人员在会后监督检查、跟踪落实。

8）与会人员需要提前根据会议主题进行准备，将自己需要反馈的问题进行罗列，参会人员要根据主持人规定的发言次序依次进行，发言期间删繁就简、把握重点、提炼有效信息、根据会议要求进行反馈，确保会议质量与效率。

9）对于某些需要彩排、演练的大型会议，需要认真配合主办方工作，不得以任何借口推辞；遇特殊情况需想主办方说明事由，得到主办方许可后方可不参与。

10）会议结束后，对于有些需要进行测评会议，配合主办方要求认真填写会议测评表，上交主办方。

11）散会后，自觉将座位归位，同时随手将杂物带走，有序退场。

六、奖惩条例：

1、会议主办方奖惩管理规定：

1）会前没有提前协调会议场地致使会议无法正常进行，负激励主办部门负责人50元/次。

2）没有提前发布会议通知，导致会期延误，负激励主办部门负责人50元/次。

3）通知参会人员不到位，导致参会人员由于没有收到会议通知而缺席会议，负激励主办部门负责人50元/次。

4）当会议发生冲突，未及时发布会议时间、地点等事项更改通知，指示参会人员不知情，负激励主办部门负责人50元/次。

5）产生接待费用的会议，没有提前填写申请表报总经理审批，费用自行承担；无计划花销，超出标准者，超出部分自行承担；在总经理因公外出而未审批会议申请表，同时主办方没有与总经理进行沟通，产生的会议费用自行承担；如遇特殊情况，本制度规定的花销标准不能满足会议要求的，会议主办方要提前与总经理进行沟通，在得到许可的条件下，方可报财务执行，否则超出标准的费用部分由主办方承担。

6）针对产生接待费用的会议，遇特殊情况需要总经理会后补签申请表，会后在总经理外出结束回到公司的1个工作日内没有及时依照相关流程补签，负激励会议主办负责人50元/次。

7）没有在会议召开前布置会场，导致会期延误，负激励主办部门负责人50元/次。

8）主办方无故迟到、早退、缺席会议，负激励40元/次。

9）会议期间手机铃响，不认真参与会议，出现交头接耳、窃窃私语、传递纸条等行为，负激励20元/次。

10）会议临时取消，未通知到与会人员、通知错误另行安排的时间地点或通知人员有所遗漏，负激励主办方30元/次。

11）没有依照要求做好会议签到工作，会议期间未做会议记录，未对测评会议做会议测评工作，或会后将签到表、会议记录、会议测评表、会议申请表等遗漏、丢失、损坏等，负激励40元/次。

12）针对某些大型会议没有事先出具严谨可行的流程导致出现重大失误，对于会议中某些突发状况没有科学的应急预案使得正常会议秩序被打乱等情况，负激励会议主办方100元/次。

13）针对举办效果突出，构思新颖，会后落实到位，得到与会人员认可的会议，将对主办方依照100元/次的标准进行正激励。

2、与会人员奖惩管理规定：

1）没有配合会议主办方工作，在规定时间内上报参会人数，导致会议主办部门无法估测成本，负激励责任人100元/次。

2）无故迟到、早退、缺席会议，负激励20元/次。

3）会议期间手机铃响，不认真参与会议，出现交头接耳、窃窃私语、传递纸条等，负激励20元/次。

4）针对某些大型会议，不配合会议主办方工作，如无故缺席彩排、演练、会议签到、会议测评等，负激励30元/次。

5）对于会议测评综合排名第一的个人或团体，由于准备充分，表现突出，依照50元/次的标准进行正激励；综合排名最后的个人或团体，依照30元/次的标准进行相应负激励。

附则：

1、本制度由行政事务部制定和解释，报总经理审核，最终根据总经理修改建议修正完善，由总经理审批签字后方可生效；在具体实行过程中如有修改需要，程序亦同。

2、本制度自颁布之日起由要求公司全员配合执行，行政事务部负责监督。

3、本制度中所提相关单据及记录表详见附件内容。

附件1：

呼和浩特市易衡小额贷款有限公司关于召开XXXX会议的通知

会议目的：

会议时间：

XXXX年X月X日。

会议地点：

XXXXXXXXXX。

参会人员：

会议主题：

望参会人员提前做好相关准备，准时到达指定会议地点参加会议，以确保会议顺利有序进行，感谢配合！

附表2：

呼和浩特市易衡小额贷款有限公司会议申请表

会议名称

会议时间

会议地点

会议主题

会议花销内容

费用金额（元）

￥

大写

主办部门

申请人

部门负责人

财务审核人

审批人

审批日期

备注：

附表3：

呼和浩特市易衡小额贷款有限公司会议签到表

会议名称：

日期：

姓名

部门

到会时间

姓名

部门

到会时间

附表4：

呼和浩特市易衡小额贷款有限公司

___________会议测评表

测评人：

___________

日期：

___________

被评人/部门

测评结果

起草人：

审核人：

审批人：