《会计信息系统及其课程设计》八.docx
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《会计信息系统及其课程设计》八
《会计信息系统及其课程设计》八
《会计信息系统及其课程设计》八
第八章采购与付款子系统
本章目标
【本章目标】
1、手工采购与付款业务流程
2、采购与付款子系统的特点
3、采购与付款子系统的目标
4、电算化环境下采购与付款子系统的主要流程
5、采购与付款子系统主要数据文件和功能结构
【学习内容】
8.1采购与付款循环的核算与管理需求分析
8.2电算化环境下采购与付款子系统的流程分析
8.3采购与付款子系统总体结构设计
第一节
8.1采购与付款循环的核算与管理需求分析
采购与付款业务循环是企业经营活动中一个非常重要的业务循环。
一般来讲，企业从采购到付款经历的步骤如图8-1所示:
图8-1：
采购到付款业务的主要步骤
从图中可知，当企业物资不足时，请购部门发出请购单进行采购申请；采购部门接受请购申请后，确认需求，选择货源和供应商，编制和发出采购订单；当货物抵达企业时，验收部门检验货物并进行确认；当采购发票到达企业后，财务部门确认发票，并在规定的时间内进行付款。
一、采购与付款业务流程分析（重点）
1、采购与付款业务涉及的部门
一般来讲，采购与付款业务涉及五个重要的部门：
①请购部门；
②采购部门；
③验收部门；
④财务部门；
⑤供应商（外部部门）。
2、基本流程概述
行业不同，采购与付款处理流程也不同，即使是同一行业，有些企业采购货物品种多、流程复杂，有些企业采购业务简单，流程也简单。
一般说来，手工环境下，采购与付款的基本流程如图8-2所示：
图8-2：
采购的基本业务流程
3．流程说明
①请购。
当企业需要采购存货时，请购部门提交购买存货的请购单，并送到采购部门。
②采购审批。
采购部门收到请购单，由专职人员负责确认请购需求，即确定请购单的数量等是否在规定的限额之内，如果在限额之内，审批通过。
③选择供应商。
采购部门要根据供应商的报价、存货的规格、送货条件、存货质量、售后服务等要素选择优质供应商。
④编制采购订单。
反映所选择供应商、采购数据、付款方式等信息。
⑤发出订单。
将订单发给供应商，同时将采购订单提供给财会部门、验收部门。
⑥验收。
当存货送到验收部门（仓库）时，验收部门的承办人首先在采购订单档案中找出采购订单，进行核对。
如果验收合格，编制验收报告，并将验收报告送到财会部门，同时将相应信息传递到存货子系统。
⑦处理采购发票。
当财会部门收到供应商寄来的发票和其他单据时，将其与验收报告、采购订单进行核对，计算存货成本，编制记账凭证并登记账簿。
借：
原材料或物资采购等
应交税金——应交增值税（进项税额）
贷：
应付账款
⑧付款。
在付款到期时，财会部门向供应商签发支票付款。
同时编制记账凭证，进行账务处理。
借：
应付账款
贷：
银行存款
某些供应商对于快速还款提供折扣。
例如，折扣政策：
2/10，n/30，表示购买者在发票寄出10天内付款可以享受发票金额2％的折扣，如果不享受折扣则须在30天之内支付全部款项。
当企业决定要享受这种折扣，则以特殊的账户记录折扣的金额，并编制记账凭证、登记账簿，更新应付账款等账户。
借：
应付账款
贷：
银行存款
财务费用
二、采购与付款核算和管理的特点
通过上述流程分析可以看出，采购与付款业务核算与管理有以下特点：
1．数据存储量大
企业为了满足生产需求，采购大量的物资、材料，商业企业为了用于销售也要采购大量的商品，这些存货品种规格繁多，有的多达几万种，对每一项采购业务都要进行详细全面的反映，此外，每一个供应商信息、每一笔应付款业务都需要完整的保存。
因此，采购与付款需要存储和处理大量数据。
2．数据变化频繁
要保证生产或销售的顺利进行，必须经常进行存货的采购活动；要保障采购质量必须动态了解供应商的报价、存货的品种和质量等信息；当确认发票时，需要动态获取订单、发票、验收报告，并经过审核后方可确认；无论在确认发票时，还是在付款后，都要进行大量的会计核算和账务处理，保证财务信息的正确反映。
因此，采购与付款子系统的数据输入频率和处理频率都相当高，数据变化相当频繁。
3．管理要求高
采购与付款业务流程不仅要正确地反映采购订货、验收入库、采购发票以及付款等经济活动，而且还要严格进行采购管理。
因为过多的库存会给企业带来一系列不良影响，如过多的库存会产生额外的库存管理费用；造成资本的僵化，使周转资金紧张；会因陈旧而变成废料，或削价出售，导致收益的恶化。
因此，采购与付款流程必须提供丰富的管理信息，杜绝因管理不善所导致的生产缺料或物料过剩问题。
4．与其他子系统联系广泛
采购与付款流程要为存货子系统提供货到与检验合格的信息，与存货子系统联合使用可以追踪存货的出库信息，把握存货的畅滞信息，从而减少盲目采购，避免库存积压，并且可以将采购结算成本自动记录到存货成本（原材料、库存商品）账中，便于财务部门及时掌握存货采购成本；要为总账子系统提供各种账务处理信息，正确反映存货的价值变化，流动负债的增减变化，以及现金流出等信息。
三、手工环境下采购与付款管理困惑的案例分析
[案例]图8-3为福特北美公司在手工环境下的采购与付款流程。
图8-3：
福特北美公司手工环境下的采购与付款流程
①采购部门向供货商发出订单，并将订单的复印件送往财务部门；
②供货商发货，福特的验收部门收检，并将验收报告送到财务部门；
③供货商将产品发票送至财务部门；
④当订单、验收报告以及发票三者一致时，财务部门才能付款。
在这种流程下，由于人工数据处理和数据传递的局限性，使得财务部门成为瓶颈：
当质检部门不及时提供验收报告、采购部门不及时提供采购订单时，财务部门就不得不因单据的传递效率低下，延误采购结算和付款；当采购订单或者验收报告因两个部门分别编制而出现数据不一致时，财务部门又要把大量的时间花费在处理这三单是否吻合上，从而造成了人员、资金和时间的浪费。
当时福特北美财务部门雇用员工500余人，冗员严重，效率低下。
因此，该公司决心运用信息技术，改变现有流程，削减不必要的流程，在信息系统的支持下，提高了信息传递的速度、信息的准确性和共享程度。
在裁员20％以上的情况下，仍然能够实现企业的管理目标。
第二节
8.2电算化环境下采购与付款子系统的流程分析
目前很多企业采购业务流程相差较大，采购订单或订单管理差别较大，因此，加大了系统设计的难度。
与此同时，采购与付款业务在核算和管理上还有诸多的特点和要求，也为利用信息技术构建采购与付款系统提供了广阔的应用空间。
下面，我们从系统目标、流程方面进行深入讨论。
一、采购与付款子系统的目标
采购与付款子系统的目标包括以下几个方面：
1．灵活、正确地反映企业个性化特征
不同企业其采购类型、结算方式、付款条件，乃至供应商都不尽相同，即使同一企业在不同时期，上述特征也会变化。
因此，采购与付款子系统能够灵活、正确地反映企业这些个性化特征，满足不同时期企业的管理变革的需求。
2．正确反映采购与付款日常业务，并进行实时控制
采购与付款子系统能够及时、准确地反映采购订单、采购入库、采购发票等日常工作的运作信息，并对关键环节进行实时控制。
3．加强对资金的管理
在采购与付款子系统中，能够动态体现从收到供应商的发票到处理付款为止的数据处理过程，反映和监督存货采购交易过程资金的支出和应付情况，跟踪应付账款的到期日，及时提供债务总额和现金需要量，加强对应付账款的核算和管理。
4．提供各种核算和管理信息
提供各种管理信息功能是指系统应及时、准确地为企业各部门和管理者提供采购与付款账款的各种核算和管理信息，并通过网络将各种信息传递到其他子系统。
5．充分应用网络技术实现无纸采购与付款系统
随着网络技术的不断发展，特别是Internet、EDI电子数据交换的发展和应用，采购与付款子系统应该充分利用先进技术，建立无纸采购与付款系统。
二、电算化环境下采购与付款业务流程构建的原则
在电算化环境下，利用信息技术改变传统流程，做到部门之间信息实时传递、信息共享，在保证信息正确性的同时，提高采购与付款流程的运作效率。
采购与付款流程构建的原则是：
①“数出一门，共同使用”。
②整个流程采用统一的数据库。
③在关键环节设计控制点，强化实时控制。
三、电算化采购与付款流程的内容（重点）
主要包括请购与采购流程、验收流程、发票管理流程以及应付与付款流程。
1、请购与采购流程
图8-3：
请购与采购流程
流程说明：
①请购岗位处理请购单。
当企业各部门需要采购存货时首先编制请购单。
处理请购单的方法有多种：
Ⅰ录入。
请购者编制购买存货的请购单，通过录入模块将采购订单送人计算机，并保存在请购单文件中。
Ⅱ存货子系统自动传入。
存货子系统可以自动判断每项存货的再订点（最低储量），一旦存货数量低于或等于再订点，存货子系统就自动产生一份要求订货的记录存人请购单文件。
Ⅲ物料需求计划传入。
有些企业建立了物料需求计划系统，该系统经过运算后自动生成了采购计划，并将其传递到请购单文件。
②采购订单编制岗位进行实时控制。
采购部门由专职人员从请购单文件调出请购单、从存货子系统的存货文件中获取信息，并将请购单与存货文件中的最高库存量和最低库存量进行比较。
如果审核没有通过，则将不合理信息反馈给请购岗位有关人员；如果审核通过，则进行下一个环节。
③选择供应商。
采购订单编制人员根据请购单的请求，从供应商档案文件和采购价格文件中提取数据，以及订单交货情况文件等获取信息。
系统自动按照供应商的选择条件，供应商的交货记录、服务、价格、质量等给出供应商的排名，并保存在供应商排名文件中。
④编制采购订单。
按照采购合同的要求，编制采购订单。
采购订单以请购单信息为基础信息，在确定采购订单供应商时，首先从供应商排名文件获取排名结果，然后按照企业采购管理办法，选择排名前列的供应商，并分配相应的采购数量。
当所有信息编制完成后，将其保存在采购订单文件中。
该文件是整个采购到付款循环的最重要的数据文件之一。
⑤采购订单审核岗位审核订单。
一般来讲，为了有效地控制采购活动，将采购订单编制人员和采购订单审核和发出人员进行职责分离，降低采购风险。
⑥如果审核通过，将订单发送给供应商。
2、存货验收流程
存货验收流程仍然以采购订单文件为主线，进行相应的质检和验收业务，如图8-5所示。
图8-5：
存货验收流程
说明：
当供应商将存货送入企业，由检验岗位的人员对存货进行检验：
检验人眼从采购订单文件中获取信息，并将存货信息与实物进行核对，如果检验合格，将检验合格信息写入采购订单文件，将自动生成入库单传递到存货子系统的入库单文件中。
3、发票管理流程
发票管理流程仍然以采购订单文件为基础，经过与发票文件中的关键要素——采购金额进行对比和实时控制后，生成记账凭证传递到总账系统的临时凭证文件中。
其流程如图8-6所示。
图8-6：
发票管理流程
说明：
①发票处理。
当采购部门或财会部门收到供应商的发票时，从采购发票文件中获取数据，自动生成采购发票的基本信息。
②发票管理岗位人员只将采购发票上的金额录入计算机，并保存在临时发票文件中。
经过发票与采购订单核对后的发票，才能保存在采购发票文件中。
③实时控制。
对采购发票进行实时控制，计算机自动从采购订单文件中获取合同金额，从临时采购发票文件中获取录入发票金额。
如果发票金额大于合同金额，此发票不能处理，即对采购发票进行实时刚性控制；否则，生成采购发票，并将结果保存在采购发票文件中。
这是一个非常重要的控制点，为杜绝不合法的采购事件发生起到重要的控制作用。
在电算化环境下，发票管理岗位可以设在财务部门，也可以设在采购部门，但该岗位的人员必须是财务人员，并受财务部门管理。
④采购结算。
根据采购发票信息、入库单信息确认采购成本，并根据财会人员预先设置的凭证模板，自动生成记账凭证，传递到总账系统的临时凭证文件中。
4、应付与付款流程
应付与付款流程仍然以采购订单文件为基础数据，通过应付款管理、出纳付款，将资金送给供应商，完成整个采购和付款流程。
应付与付款流程如图8-7所示。
图8-7：
应付与付款流程
说明：
①财会人员从采购订单文件中获取的满足条件的采购订单有应付期限已满、质检合格、入库的采购订单。
②财会人员从数据库中获取请购单、入库单、采购发票，进行复查，这是对采购活动必要的控制措施。
③如果复查通过，自动生成付款准备通知书，存入相应的数据文件。
④出纳从付款准备通知书文件中获取信息并付款。
⑤根据付款准备通知书生成付款单，并通过凭证模版自动生成记账凭证，传递到总账系统的临时凭证文件中。
综上所述，我们讨论了请购与采购管理、存货验收、发票管理以及应付与付款四个子流程，这些子流程连接起来就构成了采购与付款的完整流程。
虽然不同企业采购与付款流程千差万别，但是通过上述讨论，可以了解电算化环境下采购子系统的流程的构建思路。
四、电算化环境与手工环境采购与付款流程的区别
1、电算化环境下能实现数据的高度共享和及时传递。
在手工环境下，采购、仓库、财务等部门之间不能实现信息共享和传递，在电算化环境下，采购、应付、存货、总账子系统之间保持密切的联系，子系统之间的数据能够及时传递，采购、财务、仓库等部门可以共享信息。
2、电算化环境保证了数据一致性和工作高效性。
在手工环境下，由于采购、仓库、财务等部门之间不能实现信息共享和传递，采购部门常常因得不到准确的存货信息而盲目采购；财务、采购部门都重复处理采购发票，采购、仓库都重复处理入库单，因而造成数据不一致、效率低下。
在电算化环境下，采购、应付、存货、总账子系统之间实现了数据共享和及时传递，采购、财务、仓库等部门可以共享信息，并实现数据一次录入、多处使用，保证了数据的一致性和高效性。
3、电算化环境加强了统计分析能力。
在手工环境下，由于数据不能共享、不能及时得到所需的数据，各种统计分析工作受到极大的影响。
在IT环境下，实现了数据共享，同时充分发挥计算机的高速处理能力，使得统计分析能力大大加强，用户可以随时随地得到各种分析信息，如采购统计表、入库统计表、暂估统计表、在途统计表、采购资金分析表、采购货龄分析表、应付账款账龄分析表等。
4、电算化环境使得无纸采购、付款业务成为可能。
在西方发达国家，信息高速公路已经四通八达，采购子系统的订单通过电子数据交换（electronicdatainterchange，EDl）系统“寄”给供应商，甚至订单上审批主管人员的签字也可原原本本传送。
在我国，随着Internet和EDI的广泛使用，无纸采购系统将要或正在成为可能。
与此同时，随着银行电子结算系统（electroniccorporatetradepaymentssystem，ECTPS）的广泛使用，应付子系统与其相连接，每天计算机自动检查付款计划，把到期应付的款项通过网络通知银行划款同时修改企业付款信息，使无纸付款系统成为可能。
第三节
8.3采购与付款子系统总体结构设计
采购与付款子系统是用于支持各种材料物资采购（原材料、外购半成品、修理用备件、包装物、燃料、低值易耗品）或商品的采购、付款有关业务处理、计划制定、会计核算、采购与付款控制等业务活动的子系统。
在现有的商品化软件中，有些将采购与付款子系统作为一个子系统，有些将其划分为两个子系统独立运行，即采购子系统和付款子系统允许独立，采购子系统、存货子系统、销售子系统共同构成分销系统；应付账款子系统与总账、应收账款等子系统构成往来核算系统。
无论系统如何划分，采购与付款之间都保持密切的联系。
一、采购与付款子系统的数据编码设计
采购与付款子系统涉及大量数据编码设计的问题。
例如，存货编码、存货类别编码、仓库编码、供应商编码等。
因此，数据编码设计的好与坏，直接影响到系统运行的效率和数据的正确性。
数据编码设计是任何一家企业建立信息系统时必须要做的基础工作，有些企业存货品种多、仓库多、供应商多，使得编码工作需要持续几个月的时间。
因此，必须认真研究编码设计问题。
有关存货编码、存货类型编码、仓库编码等设计将在存货子系统中详细讨论，下面只对供应商编码的设计进行讨论。
1、制定编码原则
按照一致性原则、层次性原则、易用性原则等设计供应商编码。
①一致性原则。
②层次性原则。
③易用性原则。
2、选择合理的编码方法
常用的编码有顺序编码、位数编码和分组编码。
对供应商进行编码时可以采用位数编码和分组编码相结合的方法。
因为供应商来自全国各省、地区，因此，可以采用分组编码的方法，将供应商编码分成两组，例如如下的编码方式：
××××—××××××××
第1位～第4位表示供应商所在城市或地区的区号，可以采用国家统一规定的区号，如北京010，石家庄0311，不足4位补空格。
第5位～第12位表示供应商编号，可以用电话号码作为编号。
二、数据文件设计
采购与付款子系统涉及的数据文件非常多，这些文件中有些是供各个处理模块查询参照用的“字典文件”（如供应商档案文件），有些是在处理过程中要频繁使用的主数据文件（如采购订单文件、发票文件），有些则是用过后立即删除其数据的暂存文件（如临时入库单文件）。
1、采购与付款子系统的主要数据文件：
☆请购单文件
☆采购发票文件
☆采购订单文件（采购合同文件）
☆供应商档案文件
☆采购价格文件（定期根据供应商提供的信息进行更新）
☆入库单文件（与存货子系统共享）
☆临时凭证文件（与总账子系统共享）
2、主要数据文件及其作用
①供应商档案文件
供应商档案文件用于存储所有供应商的固定信息，文件中每个记录对应一个供应商，根据此文件可以查阅供应商的各种信息。
该文件的建立主要是为企业的采购核算和管理、存货核算和管理、应付账款核算和管理服务，并保证在填制采购入库单、采购发票和进行采购结算、应付款结算和有关供应单位统计时提供一致的供应商信息，提高数据处理速度，减少工作差错。
供应商文件必须为每个供应商建立一个独立的供应商编码，该编码具有唯一性，是该数据文件的关键字,按供应商编码建立索引文件。
供应商档案文件作为查询用的目录文件，因此可以采用一年一个文件。
供应商档案文件如表8-1所示：
表8-1：
供应商文件
序号项目说明
1供应商编码编码必须惟一
2供应商名称汉字或英文字母
3供应商地址汉字、数字或英文字母
4邮政编码供应商通讯地址所在的邮政编码
5供应商电话数字
6开户银行供应商所在开户银行名称
7银行账号供应商在其开户银行中的账号
8纳税编号供应商的工商登记税号
9法人供应商企业法人代表的姓名
10E_mail供应商的电子邮件地址
11信用等级供应商的信用等级
12信用额度供应商提供的赊购额度
13信用期限作为结算供应商超期应付款项的计算依据，其度量单位为“天”
14付款条件用于采购单据中付款条件的缺省值
15发展日期与供应商建立供货关系的日期
16停用日期供应商停止供货关系的具体日期
17交货评价对供应商交货是否及时的评价指标值
18服务评价对供应商服务质量的评价指标值
19质量评价对供应商提供货物质量的评价指标值
②采购订单文件
采购订单文件用来存储企业确认的各种采购订单的数据文件，该文件是整个流程的核心和基础文件。
采购订单文件的结构设计如表8-2所示：
表8-2：
采购订单文件
序号项目说明
1日期订单日期
2订单号每张采购订单有惟一的编号，该编号由计算机自动产生
3供应商编码与供应商档案一致
4付款条件这是指企业为了鼓励客户偿还货款而允诺在一定期限内给予的折扣优待。
这种折扣条件通常可表示为5／10，2／20，n／30
5订货部门与部门档案文件中的部门一致
6运费如运输费等
7业务员业务员姓名
8计划周期采购计划周期，如旬、月、季、年等
9运货方式如铁路、公路等
10送货地址企业指定的送货地点
11存货编码与存货档案文件一致
12订货数量
13订货单价
14税率
15已收数量入库数量
16存货质检状态具体取值：
合格，不合格
17发票处理状态具体取值：
处理，未处理
18付款状况具体取值：
已付，未付
19付款到期日每一订单的具体付款到期日
20制单人制单人姓名
21审核人审核人姓名
22状态用于记录订单的状态，如录入、审核等
采购订单文件中一张采购订单只能和一个供应商签订采购业务，一张采购订单又可以同时包含数笔不同内容的采购业务。
因此，既可将采购订单文件设计为一个文件，也可将采购订单文件分成两个相互联系的文件：
采购订单固定信息和采购订单变动信息文件，两个文件用一个关键字——订单号连接。
存储方式可以采用一年一个文件。
三、采购与付款子系统的功能结构
根据前面对采购与付款子系统的流程分析，可以得出采购与付款功能结构，如图8-8所示：
图8-8：
采购与付款子系统的功能结构
不同的企业核算与管理需求不同，有些企业将采购与付款分开，付款属于往来核算的内容。
四、采购发票实时控制方式的设计
在手工环境下，采购发票的控制受人为影响因素比较大，其结果是使无效的采购发票进入企业，财会人员被动地编制凭证、记账，导致采购过程失控，采购成本居高不下。
在电算化环境下，由于财会人员能够实时从数据库中获得采购订单、入库单等控制依据，因此，对采购发票进行实时控制成为可能。
在设计采购与付款子系统时，应该改变观念，将事后控制转变为实时控制，并用实时控制的方法控制采购活动。
1．用结构化描述语言描述准则
事实上，现代企业为了保证运作有效，在经营过程中采用了个各种各样的控制规则，在采购发票处理流程中也常常采用这样的控制规则：
如果采购发票金额大于采购订单金额，则采购发票不予处理。
在IT环境下只有将各种控制规则按照专门的描述语言进行结构化描述，将规则转换成准则后，才能嵌入系统，为刚性控制提供支持。
采购发票控制准则的结构化语言描述如下：
IF发票金额>采购订单金额
THEN不允许通过
显示“采购发票金额：
×××，采购订单金额：
×××，超标金额：
×××”
ELSE
允许通过
RNDIF
2．在系统中设置控制准则
通过设置控制准则模块将准则保存在控制准则文件中。
当采购业务发生时，系统会自动从控制准则文件中提取相应的准则，并对采购发票处理业务进行实时控制。
3．实时控制原理
对采购发票进行实时控制的基本原理是：
系统自动从采购订单文件中提取数据，从控制方法文件中提取控制准则，并与采购发票进行对比，将结果显示在屏幕上。
其控制基本原理如图8-9所示。
图8-9：
采购发票实时控制原理图
五、采购、付款业务和财务的一体化策略
总账子系统是总括反映企业经营活动全过程信息的子系统，因此，采购与付款业务都必须转化为会计信息——记账凭证，传递到总账子系统。
为了实现采购与付款业务与财务的一体化策略，首先应该建立采购与付款业务和财务联系的纽带——凭证模板，并将其保存在动态会计平台中；在日常
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