展会招展方案.docx

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展会招展方案

展会招展运作方案

要办好一届展览会，首先应该对展览会的操作过程了如指掌。

展览会的工作包括计划、组织、运作、实施及评估等五个阶段。

第一阶段：

计划、组织

　　1、市场调查

　　2、可行性分析

　3、立项

第二阶段：

运作

　　1、招展

　　2、招商

　　3、供应商选择

　　4、相关活动

　　5、宣传

第三阶段：

实施

　　1、展前准备

　　2、现场操作

第四阶段：

总结、反馈　

展会招展方案

一、招展方案的基本内容

招展的目的是招揽到合适的企业参展，实现主办单位参展企业的价值传递。

招展工作的好坏直接影响着展览会的效果，它是展览会取得成功的关键，也是展览会取得成功的基础。

　　招商的目的是吸引参展商需要的贸易观众前来参观并进行贸易洽谈。

它是展览会的生命线。

具体步骤：

一是贸易观众群体的确立；二是建立贸易观众数据库。

贸易观众数据库建立的步骤基本上与参展商数据库的建立方式相同；三是观众请柬的编印与邮寄；四是电话招展；五是观众预登记表回收和确认。

招展方案是对展会招展工作的总体规划和全面部署。

招展方案包括十项内容：

1、产业分布特点

2、展区和展位的划分

3、招展价格

4、招展函的编制与发送

5、招展分工

6、招展代理

7、招展宣传推广

8、展位营销办法

9、招展预算

10、招展总体进度安排

二、招展方案具体实施

（一）产业分布特点

行业的研究

如今有90个行业有展览会。

本行业值不值得办展览会？

本行业是否成熟到能办展览会？

有无需要办展览会？

这是我们在办展览时首先要问的几个问题。

如80年代提出发展汽车行业，94年提出大力发展汽车的政策，以市场换技术，这样不久才开始办汽车展览，从而推动了汽车业的发展，用产业换技术、发展，从而具备了发展汽车展的条件。

原本汽车展在北京隔年办，由于汽车技术发展太快，北京隔年办，无法跟上国际汽车技术的发展，于是上海也办、广州也办。

例如机床展，80年代世界机床发展很快，于是中国为了出口，引进技术，这样才使机床展览有了可能，于是机械部开始办机床展览。

许多展览失败的根本原因就是行业不需要，重复办展也是因为行业是否需要导致的。

国家法规政策研究

办某个展览室，研究国家法规政策对本展览有什么限制和要求等。

如梁文博士任中岱展览公司总经理时，想在前任的基础上有所创新，提出了办农业、石油、防务展（即武器装备展）、高科技展四大展。

结果都否决了。

原因是武器展——中国在世界上主张和平；石油展——中国发展原本就需要能源，这会引起世界各国对我们的不满。

农业展——国内已经够多了；最急需的是国外农业机械展，而不是农产品展，因为中国本身就是农业大国，农产品丰富，无需进口，但是农业机械技术落后。

以上是展览题目好，但国家政策不允许你做。

差异性研究

即市场细分过程的研究。

人们从事展览希望寻找大行业，因为市场大、市场多，可持续发展，即注意了普遍性，但却忽视了差异性。

因差异性往往就决定了能否办这个展览。

如机床展，一机部十一引进技术为主，而机械展览协会则是以本国机械技术为主。

虽同在北京办展，时间也差不多，然而却非常成功，就是注意了差异性。

地域性研究

展览不分国内外、广东广西，提倡国际化。

这个区域是否符合办展览，即硬件条件、产业群有没有，场馆、区域的特点、吸引办展览的人文条件。

客观条件研究的越细，越深入全面，那么成功的可能性就越大。

但是靠公司来解决这个问题不太可能，因为办展览者受专业限制（策划师是系统论的集大成者）。

解决的办法就是通过行业协会的合作。

若办本专业的展览就最好请一两个这方面的资深专家。

（国外不允许协会参加展览的筹备等工作，因为有寻组行为。

）他能够决定哪个单位来参展，来得都是什么东西，因为他是这个行业的专家，最了解情况。

搞展览的灵魂人物并非是办展人，二是懂专业的专家，他策划时有很深的专业背景，了解世界最先进的技术。

发展趋势。

（二）展区和展位的划分

展位划分原则

专业分类（按专业题材划分展区）

专业和综合性结合

有利于提高展会的档次

有利于提高参展商的展出效果

易于观众参观

易于现场管理和服务（方便展位的搭建和拆卸）

营造展馆气氛

划分展区和展位应注意的问题

统筹兼顾（统一安排，尽可能地照顾办展机构、参展商、观众以及展会服务商各方面的利益和便利性）

因地制宜（展厅的柱子、参展商的不同展位要求、死角等）

不能遮挡展馆的服务设施（电箱、安全通道、消防设施等）

注意适应参观人流的规律（直走，向右走、入口处形成围观等）

合理地安排展会的功能服务区（登记处、咨询处、洽谈区、休息区、新闻中心等）

展位种类

道边形：

最常见的展台形状，在走道两侧，为单面开，三面为墙。

内角形：

展位为两面开。

面对的两个通道里都可以看到该展台。

外角形：

也是两面开，但它位于岔道口。

（适合设立咨询台、展示焦点）

半岛形：

为三面开。

岛形：

为四面开，不适宜标准展架。

通道形：

为两端开面，其性价比较高。

（三）招展价格

招展价格目标

一般地，办展机构的定价目标有5种

利润目标（一是以当前利润最大化为目标来给展会定价；二是以办展机构满意的利润为目标来定价）

市场份额目标（最大限度地增加展位销售、扩大展会规模、提高展会的市场占有率，因此价格低、甚至不惜放弃目前利润。

这种情况在展会举办初期和培育期常见）

市场撇取目标（定出尽可能的高价，前几届尽可能地获取利润，一旦竞争激烈，有充分的主动权逐步降低价格）

展会质量领先目标（价格高质量就优良）

生存目标（获取生存可能关键，价格低）

招展机构的三种定价方法

办展机构选择哪种定价目标，主要受三个因素的影响：

顾客、成本、竞争。

成本导向定价法（一般以办展成本作为展会定价的基础：

固定成本和变动成本）。

第一，成本加成定价法（在单位成本的基础上附加一定的加成金额）；

第二，边际成本定价法（展会增加一个站为时所增加的成本，即追加支出成本）

第三，目标利润定价法（展位销售能保证办展机构达到与其的目标利润率）

需求导向定价法（着重考虑参展商对展会价格的期望和反应、接受能力与程度、）

第一，市场认可价值定价法（参展商对展会的认可程度和认可价值的定价法）

第二，需求差别定价法（根据市场需求强度的不同而定出不同的价格）

第三，需求心理定价法（根据消费者的心理特点，例如“从众”心理）

竞争导向定价法（以与本展会竞争关系的展会的价格作为本展会定价基础）

第一，随行就市定价法（依据本题材展会或本地区展会的一般价格水准）

第二，渗透定价法（以打进新市场或扩大市场占有率加强市场地位为目标）

第三，投标定价法（办展机构根据竞争者可能的报价为基础，兼顾自己应有的利润所采用的定价法）

招展价格折扣

统一折扣

差别折扣

特别折扣

位置折扣

案例：

2007年山东糖酒会[2007-7-6]

展位价格：

1、标准展位（3×3=9㎡）：

RMB2600元/9㎡；

2、室内光地（36㎡起租）：

RMB300元/㎡（空地不带任何展具、展商自行设计）；

3、凡上届参展商和提前预订展位的企业可享受2300元∕9㎡；

4、光地280/㎡的优惠价格，并可优先选择展位。

执行招展价格应注意的问题

严格执行价格及价格折扣标准

加强对招展代理的招展价格管理

避免在招展末期低价倾销展位

严格控制差别折扣和特别折扣的适用范围

（四）招展函的编制与发送

招展函的主要内容

（1）展会的基本内容

名称

标志

展会时间地点

办展机构名单

办展起因和办展目的

展会特色

展品范围

价格

（2）市场状况介绍

行业状况

地区状况

（3）展会招商和宣传推广计划

招商计划

宣传推广计划

相关活动

服务项目

（4）参展办法

如何办理参展手续

付款方式

参展申请表

联系办法

各种图片和图案

（5）编制招展函的原则

内容描述有吸引力

言简意赅，目的明确

美观大方

便于邮寄和携带

招展函的编制文案案例：

《地球生命和平》人物画大展招商函

正值“世界和平日”三周年之际，为了响应国家开展精神文明建设的倡导，首届“地球、生命、和平”大型人物画优秀创作展系列公益活动将于2006年9月在北京开展，届时我们还将举办大型的“市场高峰”论坛。

活动汇集了中国内地及海外一流画家。

这是一次以绘画艺术与公益事业相结合的大型活动，是一次极高艺术水平的具有世界影响力的文化交流盛会。

一、组织机构：

由文化部艺术服务中心、首都美术记者协会、中国美术家协会、徐悲鸿纪念馆、中泰国际拍卖公司、北京文之杰文化艺术中心联合举办。

二、活动时间：

2006年9月

三、活动内容：

国内以及港澳台地区画稿征集、特邀着名画家笔会、新闻发布会、媒体见面会、部分征集作品巡展、征集作品评选、获奖作品展览、作品集结成册、颁奖晚会、《艺术创作与市场》高峰论坛、文化交流鸡尾酒会、获奖作品校园巡展、公益拍卖、“地球、生命、和平”主题单元活动（1、“热爱生命”百家艺术创作系列展；2、“绿色家园”共植和平林；3、“地球家园”百名儿童绘长卷）（具体内容见执行方案）

四、活动商机：

1、活动拥有全国一流的画家，稿件质量极高，届时有众多名家作品展售。

2、此次活动得到国家相关部委及领导的大力支持，并参加此次活动全过程。

3、活动期间将举办二次新闻发布会（可以配合企业新品发布会，加强文化气息）和三次媒体见面会，受到中央电视台、北京电视台、《新华日报》、新浪网、搜狐网等三十余家媒体强势宣传支持。

4、活动期间贯穿大量公关活动，为企业发展公关及交流提供机会。

5、活动期间将举办部分作品分期预展周和校园巡展周，这些活动都将和企业紧密配合，将企业文化及其产品带进社会的各个层面。

6、活动前期做过大量宣传，拥有极高的社会知名度，社会曝光率高。

7、活动宣传具有持久性，宣传效果可持续六个多月，贯穿于整个大展始末。

可以给企业带来持久的形象宣传，以及新品的推广。

8、活动给企业提供更广的社会接触面，为企业之间合作搭建桥梁。

9、活动期间的多次主题单元活动，提升企业良好社会形象和广泛的知名度，带来无限商机。

10、活动期间有许多特邀佳作以及比赛评选出的优秀作品可以为企业内部认购，或收藏，或由组委会对认购的作品进行增值运作，体验艺术品投资的深厚文化底蕴。

（注：

本次大赛活动中我方将负责撰写投资方所投资项目的策划方案工作，具体细节可详谈。

）

五、组委会联系方式：

地址：

北京市西城区新街口北大街53号（徐悲鸿纪念馆内）?

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邮编：

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100035?

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E-mail:

传真：

网站：

现面向全国各广告及相关文化公司诚征活动招商代理，共同打造绘画市场品牌旗舰！

活动详情请来电咨询或登陆网站查询。

《地球?

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生命?

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和平》组委会作业：

要求学员编制一份招展函。

招展函的发送

根据招商招展的对象的不同，采取灵活多样的发送方式：

登门拜访；

召开新闻发布会；

邮寄信函；

发送电子邮件；

在相关展会发送招展函

（五）招展分工

展会的招展单位一般不止一个。

各单位招展工作混乱和招展地区出现交叉是展会招展工作中的大忌。

展会招展分工涉及作两方面的内容；各招展单位之间的分工安排和本单位那招展人员及其分工的安排。

各招展单位之间的分工安排

各招展单位必须共同遵守的招展原则

各招展单位的计划招展面积

各单位负责的招展地区和重点目标参展商、展位费的收取办法

如何具体安排各参展商的具体展位

案例：

第九届高交会山东代表团组展工作方案

一、第九届高交会的基本情况：

第九届高交会将于10月12日-17日在深圳国际会展中心举行。

高交会由商务部、科技部、信息产业部、国家发改委、教育部、人事部、国家知识产权局、中国科学院、中国工程院和深圳市人民政府共同主办，农业部协办，深圳市中国高新技术成果交易中心承办。

第九届高交会将确定“推进开放创新”、“保护知识产权”和“创建和谐社会”三大主题，继续突出“技术、产品、人才、资金”四大板块，搭建“成果交易、招商引资、人才与智力交流”三大平台，进一步提升“国际化、精品化、专业化、市场化”的展会特色，不断创新和丰富高新技术成果交易模式，整合专业产品展优质资源，增强专题活动实效，完善人才交流手段，首次推出“1+3”（1个展览和3项活动）系列活动。

即创新设立了“海外高新技术与产品馆”，配套推出“中美民用高新技术与产品贸易论坛”、“外国产品采购大会”、“国外产品采购政策及采购程序推介会”等三项活动。

使高交会成为增强国家创新能力的舞台、激发全社会创新活力的引擎、引进消化吸收再创新战略的中介、科技成果转化的平台、招商引资的桥梁和国际性的科技人才交流基地。

第九届高交会主要包括如下内容：

（一）高新技术创新成果交易活动

成果展示与交易区由外国政府（机构）及国内各省、自治区、直辖市、计划单列市和港澳台、国家有关部委、着名高校以组团形式参展；交易洽谈区的项目配对洽谈活动、投资中介展示与洽谈活动、创业型企业展示与洽谈活动、个人技术创新展示与洽谈活动分别设有展位或洽谈区，以企业、机构或个人形式参展。

今年新设立了“海外高新技术与产品馆”。

（二）高新技术专业产品展

信息技术、光电子及平板显示和电子三大专业展分别以企业或机构为单位组织参展。

（三）论坛

本届设有“部长论坛”、“全球CEO论坛”、“跨国投融资论坛”、“跨国公司专业论坛”及今年新增的“中美民用高新技术与产品贸易论坛”等主题论坛，将组织包括中外政府高层、诺贝尔奖得主在内的知名政要、专家学者、名校校长、知名企业领袖、投资金融专家等，通过演讲、对话、高层会晤等多种形式，对世界科技、经济、贸易、融资、经营与合作等热点话题进行广泛深入的探讨。

（四）super-SUPER专题活动

该活动由合作配对洽谈和海外上市系列活动两部分组成。

主要是根据大会安排或中外政府要员、中外企业CEO、海内外着名学府校长、着名科学家、国际证券交易机构及中介机构高层、工商社团领袖等参会“超级人士”的需求，提供一对一、一对多、多对多的个性化“超级”服务，包括商务交流、高层会晤等多种形式，同时包括中国企业海外上市及配对洽谈等系列对话活动。

今年新推出了“外国产品采购大会”、“国外产品采购政策及采购程序推介会”。

（五）高新技术人才与智力交易会

今年将移师深圳人才大市场举行。

组织留学人员创业园、国家引进国外智力成果示范基地、博士后工作站等以企业或机构为单位参展，并进行人才资源管理和开发论坛以及校长企业家对话等活动.

我省组团主要参加科技成果展示与交易。

我省展位设在深圳会展中心9号馆，展位面积约200平方米。

二、我省高交会组团承办部门及任务

（一）组展部门

省外经贸厅、省科技厅、省信息产业厅、省发改委。

（二）组展部门的主要任务

组织各市和有关园区、企业参展，负责展区总体形象设计和装修，为参展企业提供会务方面的服务；组织参加高新技术项目配对洽谈；组织参展单位参加有关论坛活动和我省组织的有关活动；负责我省高交会期间的宣传工作，指导和协调有关市在高交会期间举办的新闻发布会、推介会及系列招商引资活动；安排省领导参观、会见等重大活动；负责领导交办其他重要事项。

三、组展原则和参展重点

（一）组展原则

本届高交会按照“成果交易和产品展示与成交相结合”的原则，通过形象展示、技术交流、产品交易等手段，搭建基地园区和企业宣传推介、高新技术成果交易、招商引资三大平台，展示我省基地园区建设成就和企业最新科技成果，促进我省高新技术项目的交易，加强我省高新技术出口企业对外交流与合作，扩大招商引资，推动我省高新技术产业发展。

（二）组展重点

根据高交会组委会主题明确的总体要求，结合我省高新技术产业发展状况和趋势，本届高交会我省将把“突出自主创新项目、突出出口创新基地，突出技术引进消化吸收再创新”作为主题。

重点组织我省具有自主知识产权的高新技术研发项目、国家出口创新基地和拟申报省级出口创新基地的园区和企业参会参展，组织有技术引进需求的企业参加大会组织的技术和产品采购系列活动。

把新能源、资源综合利用、新材料、环保节能、现代农业、电子信息、医药、医疗保健、现代制造业等自主创新技术以及有出口潜力和前景的新产品作为今年参展项目的征集重点。

通过认真筛选项目和参展单位，把代表各市高新技术发展水平和产业特色的项目征集上来，确保参展项目的质量和水平，充分展现我省高新技术产业发展水平和企业的核心竞争力。

展会期间还将组织参展单位参加有关论坛，特别是中美民用高新技术与产品贸易论坛，海外上市活动、外国产品采购大会等。

组织参会园区的宣传推介和招商引资活动，组织参展单位与高交会邀请的具有技术需求的投资顾问机构、技术转让及咨询机构、上市公司、企业集团和实业投资商洽谈交易，参观深圳知名高新技术企业。

四、高交会组织机构及任务分工

（一）组织机构

组建第九届高交会山东代表团，由省政府领导同志任团长，省外经贸厅、科技厅、信息产业厅、发改委领导任副团长。

山东代表团由三部分组成，一是省政府代表团，由省政府领导及省外经贸厅、科技厅、信息产业厅、发改委等部门人员组成。

二是参展团，由各参展单位人员组成。

三是参观招商团，由各市相关部门及企业代表组成。

筹备期间，代表团成立筹备工作小组，组长由省外经贸厅领导兼任，工作小组下设办公室，设在省外经贸厅（科技处），科技厅、信息产业厅、发改委等部门人员参与办公室工作，具体负责制订组展工作方案、对外联络、省内招组展、项目汇总审定、展区统一布置装修、展团组织、领导活动安排、会务安排等工作。

各承办部门按筹备工作分工安排，各负其责。

（二）筹备工作分工

建立部门联合工作机制，各部门承办处室与工作人员明确分工与职责，按照各自分工开展工作，定期汇总情况，沟通信息，研究商定具体事项。

具体分工如下：

省组展部门责任分工一览表

责任部门

工作内容

省外经贸厅

1.牵头负责山东省代表团前期筹备工作的策划和协调

2.负责与高交会组委会的联络衔接

3.牵头召集省各组展部门参加的全省组展工作会议，负责招组展情况的调度工作

4.负责筛选省内参展单位，并最终确定各部门、各市筛选的参展内容、项目和企业，报高交会组委会。

5.负责组织第九届高交会成交案例征集

6.负责山东展区设计与布展

7.负责高交会专项经费的申请、经费预算和财务管理

8.负责落实省领导会议期间有关活动的安排

9.有关外经贸方面的文字材料

10.负责高交会总结材料

11.负责省团的票证办理、在深食宿及交通安排

省科技厅

1.参与山东省代表团前期组团的策划与协调

2.参与组展部门联合召开的全省组展工作会议

3.负责筛选3家省内高新技术开发区、2家科研院所参展

4.负责省领导在深圳活动有关高新技术产业方面的文字材料

5.参与高交会期间各项活动

省信息产业厅

1.参与山东省代表团前期组团的策划与协调

2.参与组展部门联合召开的全省组展工作会议

3.负责筛选1家软件园区、3家相关企业参展

4.负责省领导在深圳活动有关电子信息产业方面的文字材料

5.参与高交会期间各项活动

省发改委

1.参与山东省代表团前期组团的策划与协调

2.参与组展部门联合召开的全省组展工作会议

3.负责筛选5个重点高新技术企业项目参展

4.参与高交会期间各项活动

本单位内招展人员及其分工的安排

确定招展的人员名单

明确各招展人员负责招展的地区范围和重点目标客户名单

制定各招展人员的信息沟通和工作协调办法

制定统一安排展位的措施

（六）招展代理

招展代理的种类和来源

独家代理

排他代理

一般代理

承包代理

讨论题：

公司、相关协会和商会、有关媒体、个人、国外驻华商务处、贸易代表处是否都可成为招展代理？

公司的资质考察

过去的代理业绩

所熟悉的行业和业务范围

业务覆盖区域

营业执照，关注发证单位和有效期

人员数量

业务规模

办公地点

负责人的情况

协会和商会资质考察

成立的时间

覆盖的地域

会员数量

对行业内企业的感召力

媒体的资质考察

发行量的大小

发行覆盖的地域

在行业内的权威性

对行业内企业的感召力和影响力

讨论题：

如果你想请某公司、协会和商会或媒体作为招展代理，应从哪些方面来对代理进行资质考核？

代理的聘用及代理期限（见案例）

代理商的权利和责任

权利：

1、按合同规定收取佣金；2、从办展机构获取招展必须的完整资料；3、

按合同享受办展机构对展会及代理商的宣传推广支持；4、在规定的时间内预定的展位能得到保证。

责任：

1、按合同规定的代理形式和条件切实履行职责，依法经营；2有责任对所代理的展览项目进行宣传推广；3；定期向办展机构有关负责人汇报情况；4、对办展机构划定的展位不得有异议；5、维护办展机构和展会的声誉和形象；6、按办展机构规定的价格（或价格范围）招展，按时收取和缴纳参展款（含定金）；7、不得对办展机构制定的参展条件作私自改动；8、必须协助办展机构做好参展商的服务工作。

案例：

2007第六届浙江国际工业博览会招展代理协议书

甲方：

乙方：

经双方协商一致，甲方确定乙方为“2007第六届浙江国际工业博览会”在领域内的全国活动代理方，负责相应参展、参观人员的召集、广告宣传及赞助洽谈等活动代理。

为明确双方责任，现协议如下：

一、甲方的权利与义务：

1．确认乙方为该领域的活动代理方，允许其在展会召开前的有效期限内，以甲方的名义开展相应工作；

2．为乙方开展工作提供必要的文件证明、招商资料，并配合乙方工作；

3．与工博会组委会协商，邀请全国及当地专业媒体对此次会议做全方位报道，为乙方开展相关工作提供便利；

4．确认乙方的代理成效，并须在展会结束后7个工作日内，向乙方支付代理提成费。

二、乙方的权利与义务：

1．须在法律规定的范围内开展工作，保证不发生与工博会活动精神相悖的言行，违者将承担由此引起的一切法律责任；

2．按照市场化运作方式，组织人员单独开展工作，相关费用包括可能发生的债务问题自行处理；

3．按照甲方要求开展代理工作（附件）；

4、要求甲方按本协议规定划拨提成费，相应税额自行负担。

三、代理收益分配：

1.招展部分

2006年11月31日前,乙方代理招商的展位按7折优惠计价，提成比例如附件所示.

2.广告宣传及活动赞助部分：

乙方代理收益为5万元以内（含5万元），乙方提成为30%；5万元以上,乙方提成为40%.

3.美金展位：

（另议）

四、备注

此协议书一式两份，双方各持一份；自签订之日起生效。

特殊情况和未尽事宜，双方协商解决。

甲方：

乙方：

单位公章：

单位公章：

负责人（签字）：

负责人（签字）：

电话：

电话：

年月日年月日

附件：

（个人）代理工作程序

1.乙方在招商资料上显示其联系方式，但不得更改招商资料上本次会展的指定帐户；

2.乙方在其招商单位填写完整的“参展申请表”右上角加盖乙方公章，并由乙方经办人签字后传真给甲方；

3.甲方收到“参展申请表”,确认系乙方所代理，待参展费到达指定帐户后,即可确定该参展单位的展位；

4.乙方招展提成比例如下：

乙方招展位数

乙方提成比例

1-5

20%

6-20

5个为20%;其余为30%

21以上

5个为20%;15个为30%;其余为40%

5.展会结束后15个工作日内，甲乙双方结算并兑现乙方的代理提成费。

代理佣金

支付给代理商的佣金要根据代理的形成、代