屈臣氏投标标准.docx

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屈臣氏投标标准

WTC–H&BChina

ClosedTenderProcedure

PolicyNumber:

IA-001-ALL

RelevantOrganization:

HeadOffice,RegionalOfficeandallStores

PeriodicCompliancechecking:

RegionalGeneralManagers,FinanceDirector,HeadofInternalAudit

PreparedBy

ReviewedBy

EndorsedBy

ApprovedBy

___________________

ThomasLam

SSCController

___________________

KennyLo

HeadofInternalAudit

___________________

KennyChan

FinanceDirector

____________________

ChristianNothhaft

ManagingDirector

Date:

Date:

Date:

Date:

AmendmentHistory

RevisionNo.

Date

PreparedBy

ReasonsforAmendment

TableofContents

1.Objective

目标

2.Scope

适用范围

3.Definition

定义

4.基本原则

5.招投标流程

6.报价流程

7.报价/招标的资料留存

8.附件

Attachment1.NominationApprovalForm

附件1：

店铺负责人提名审批表

Attachment2.AppointmentAcceptanceLetter

附件2：

接受任命承诺书

附件3：

店铺负责人登记表

1.Objective

2.Scope

3.Definitions

4.GeneralRules

5.Qualification

6.Procedures

6.1

1.目标

1.1确保真实公平的竞争

1.2规范公司采购流程，为各职能部门的采购工作建立可遵循的依据

1.3为公司争取利益最大化，以合理的价格获取理想的服务；

2.适用范围

本流程适用于公司所有职能部门的外部采购，目前主要是开发部，市场部，人事部，IT部，仓库等招标项目较多。

3.定义

3.1公司采购是指各职能部门因项目的需要，以现金支付或公司资源交换等方式获得有形或无形的物质。

3.2交易金额是计划由同一个供应商执行一个项目所牵涉到的所有预算。

3.3招标投标方式是采购的基本方式，决定着招标投标的竞争程序，也是防止不当交易的重要手段

4.基本原则

4.1招标投标活动应当遵循公开、公平、公正和诚实信用的原则

4.2目前公司以60,000作为界限，交易金额小于

60,000的采用报价形式，交易金额大于或等于60,000的采用招标的形式；

4.3所有的合同最长服务期限不超过一年。

如果该合同需要竞标的，原供应商需要重新参加竞标，不能直接续约；

4.4任何与开标有利益相关的个人都必须在开标前申明；

4.5任何标书的信息都不能透露给屈臣氏以外的任何人；

4.6所有的竞标都至少有三个供应商参加；

4.7严格遵守回标期限。

所有超过截止日期的标书都需未拆封退还给供应商，除非它的邮戳日期是在截止日期之前；

4.8在开标之前，所有的标书都必须统一放在上锁的标箱中

5.招投标流程

5.1招标文件

a.简单明了的陈述屈臣氏需要购买的产品或服务；

b.采购产品或服务的部门经理必须对招标文件说明书和开标过程的具体环节进行控制

5.2发标：

a.必须向可鉴别的供应商发出邀标

b.邀标时发邮件给供应商必须是各自发出，不可以群发给所有的邀标供应商

c.发给供应商的邀标文件一般应载明下列几点：

●发标公司的商业背景介绍

●对标书的详细说明和/或绘画

●标书的条款和条件

●招标项目的性质、数量

●投标价格的要求及其计算方式

●评标的标准和方法

●交货、竣工或提供服务的时间

●投标文件的编制要求

●提供投标文件的方式、地点和截止日期

●开标、评标、定标的日程安排

●需要载明的其他事项

d.对于某一投标人提出的疑问，需同时将此问题的回复分别发邮件给其他投标人说明

5.3回标

a.只能提交一个版本的标书文件；

b.标书上必须盖有公司的有效章，包括：

公司章，合同章，财务章，业务章，其他章一律不被认可，标书也视为无效；

c.若为新供应商，需附上营业执照等有效资格、资信证明文件；若为旧供应商，营业执照在有效年限内就不需再提供；

d.投标人必须将标书放在密封的信封里，并且在信封封口盖上骑缝章；

e.所有回标的信封在未到开标时间之前，都放在上锁的标箱中；

f.任何超过回标截止日期的标书都将被拒收；

g.投标人可以撤回、补充或者修改已提交的投标文件，但是应当在提交投标文件截止日之前，书面通知招标人

5.4评标小组

评标小组成员是由…………组成

a.如果开标金额小于500,000,则必须由至少4个主任或以上级别的人见证开标过程：

●一个代表来自采购产品或服务的部门

●一个代表来自财务部

●一个代表来自审计部

●一个代表来自保安部

b.如果开标金额大于或等于500,000,则必须

由至少5个经理或以上级别的人见证开标过程：

●二个代表来自采购产品或服务的部门

●一个代表来自财务部

●一个代表来自审计部

●一个代表来自保安部

c.评标小组的成员必须与采购或工程没有任何利益冲突。

评标小组的核心任务就是确保开标过程完全依照以下流程和政策：

●回标的截止日期

●标书信封在未开标前是密封的

●确认真实准确记录投标人的金额

●确认中标方

5.5评标

a.当决定来自于投标人的最低价，评估标书的完整性以及是否符合规定的投标要求，是采购部门和评标小组的职责

b.合同并不总是授予出价最低的投资者。

投标者提供最好产品或者服务，最好的实现方法，时机或者提议说明里列出的任一标准，都适用于考虑授予合同的基础。

c.如果采纳了最物有所值的投标但并不是价格最低的，务必将理由注明并由招标会小组通过

d.若采购的是设备，则尽可能多的用以下因素来对标书进行评估：

（此点主要适用于仓库采购）

1）交货和安装成本

2）组建成本

3）维修成本

4）备用件/替代件成本

5）最终处置和重置成本

6）运作/能源成本

7）培训成本

8）转售价值（残值）

9）劳动力成本（例如：

操作设备成本的变化）

10）成本差异的评估和日后每个系统，设备或软件的扩充能力的评估

11）健康与安全事宜

e.价格并不是唯一评判标准。

例如设计类的标书，就需综合考虑多方面因素，包括价格，服务，设计方案，之前的合作经验等其他因素，最终采用加权方式来评定。

f.对于类似e项中的标书,如果评标小组有争议的，需最终由采购部门的经理来做最终判断

g.如果需要投标人现场详细讲解标书的，则应尽可能的安排在同一天内进行，以体现公平

5.6重新招标

a.有以下情形之一的，可以采取重新招标：

1）所有投标均做废标处理或被否决的

2）评标小组界定为不合格或废标后，因有效投标人不足3个使得投标明显缺乏竞争，评标小组决定否决全部投标的

3）同意延长投标有效期的投标人少于3个

b.参与之前投标且为有效标的投标人可重新再投标，但是不能给便利给任何被要求重新投标的投标人。

所有被选的供应商要给予同等待遇

c.如果已经有了明确的胜出者，而纯粹为了压低价格而重新投标是不允许的。

d.重新投标的所有程序与投标一样。

5.7公布投标协商

只允许与中标供应商协商程序。

这可以包括预期合同的任何方面，包括价格，交货，付款条款以及合同的条款和条件

5.8订立合同

a.公布投标协商完成后，由供应商草拟合同，其中必须包括的事项有：

交易的内容和要求、双方的权利义务、跟进评估的细节。

如果供应商事来自国外，则需要同时一同英文及中文版本的草拟合同。

b.里面的条款和条件必须由项目经理仔细审查，这可能会涉及到与供应商进一步协商。

采购的部门经理要确保条款和条件给屈臣氏在采购上有足够的保护

c.合同需要得到法律部门的书面确认方可正式签署。

5.9供应商评估

a.目的：

确保供应商在合同期限以内提供最优质的服务。

b.程序：

●评估不仅只针对完成的结果，而是审核供应商由参加竞标起到执行完成的整个流程。

●原则上每季度做一次书面的评估。

●若供应商未能按照合同规定的条款履行职责，屈臣氏有权力取消与供应商已定和计划进行的合作关系。

而且该条款需在每份合同上清晰注明

备注：

采购部门经理还必须通知所有的非中标者，对他们的参与表示感谢并承诺所有的资料将作保密

6.报价流程

报价是针对交易金额小于60,000的采购所采取的一种方法。

报价整个流程除了在提交方式上与招投标有所差别外，其他都一样。

a.报价方式

供应商报价通过传真，发邮件等方式递交报价即可

7.报价/投标的资料留存

a.所有的采购文件都需要编号、归档独立保存；

b.如果属于需要竞标的合同，归档中需要包括以下的资料：

1）项目计划书（需要包括预算和负责人的签名）；

2）候选者提交的公司资料和样板；

3）给候选者同一做的Brief；

4）候选者提交的方案及报价；

5）候选者方案和报价比较表；

6）最终合同（有签名和盖章的版本复印件）；

7）付款情况（包括发票复印件、付款表单复印件等）；

c.如果属于不需要竞标的合同，归档中需要包括以下的资料：

1）项目计划书（需要包括预算和负责人的签名）；

2）候选者提交的方案及报价；

3）最终合同（有签名和盖章的版本复印件）；

4）付款情况（包括发票复印件、付款表单复印件等）；

d.各部门合同保存年限请具体参照《屈臣氏中国权限手册-V1.3》版本中的第4项-合同审批步骤

8.附件

以下提供开发部和市场部开标的表格，各部门可根据各自的需要更改格式及内容

Attachment1开发部开标表格

Attachment2市场部开标表格